Kincsesbánya Község Önkormányzata Képviselő-testületének

14/2015 (VIII. 3.) önkormányzati rendelete

a kötelező adatkezelés szabályairól

Kincsesbánya Község Önkormányzata Képviselő-testülete az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 5. § (3) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, az Alaptörvény 32. cikk. (1) bekezdés a) pontjában meghatározott feladatkörében eljárva a következőket rendeli el:

1. § Kincsesbánya Község Önkormányzata és intézményei által folytatott kötelező adatkezelés tekintetében a kezelendő adatok fajtáira, az adatkezelés céljára és feltételeire és az adatkezelés időtartamára vonatkozó szabályokat a Kincsesbányai Közös Önkormányzati Hivatal Adatvédelmi és Informatikai Biztonsági Szabályzatának V. fejezete tartalmazza, amely jelen rendelet 1. mellékletét képezi. 

2. § (1)   A kötelezően kezelt adatok megismerhetősége érdekében az adatkezeléssel érintett kérelmére a Kincsesbányai Közös Önkormányzati Hivatal adatvédelmi felelőse tájékoztatást ad az érintett általa kezelt és feldolgozott adatairól, azok forrásáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá – az érintett személyes adatainak továbbítása esetén – az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről.

(2)   A Kincsesbányai Közös Önkormányzati Hivatal adatvédelmi felelőse köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő, de legfeljebb 30 napon belül közérthető formában, az érintett erre irányuló kérelmére írásban megadni a tájékoztatást.

(3)   Az adatkezelés megismerhetőségét szolgáló (1) bekezdésben meghatározott tájékoztatás ingyenes.

(4)   Az érintett tájékoztatását az adatvédelmi felelős csak akkor tagadhatja meg, ha azt törvény lehetővé teszi. Ebben az esetben az adatvédelmi felelős köteles a felvilágosítás megtagadásának az indokát közölni, és a jogorvoslati lehetőségekről az érintettet tájékoztatni.

3. § Ez a rendelet a kihirdetést követő napon lép hatályba.

                     Bajkai János                                 Jankovicsné Huszár Mónika

                     polgármester                                                              jegyző

A rendeletet a mai napon kihirdettem:

Kincsesbánya, 2015. augusztus 3.

Jankovicsné Huszár Mónika

jegyző

1.melléklet

V. Részletes szabályok

5. A személyes adatok kezelésével kapcsolatos szabályok

5.1.  Személyes adatok kezelésének jogszerűsége

A Hivatal belső szervezetei egységeinek feladatkörük ellátása céljából részben jogszabály alapján elrendelt nyilvántartások, részben saját készítésű dokumentumok felfektetése, adatbázisok létesítése, aktualizálása, az adott ellátási formát igénybevevők, közfeladatra jelentkezők azonosítása közbeszerzésre, vállalkozási feladatra pályázók, illetve e pályázatok stb. nyilvántartásba vétele, irányítási jogkör gyakorlása, döntés előkészítése érdekében személyes adatkezelésre az Isztv. és az adott feladatra vonatkozó külön törvény előírásai alapján kerül(het) sor.

Ennek megfelelően:

a)az érintett hozzájárulása alapján, a hozzájárulás beszerzésével, illetőleg a hozzájárulás megadásáról szóló dokumentumnak az érintett részéről történő átadásával (aláírásával), és az iratokhoz csatolásával;

b)a  kérelem alapján induló eljárás esetén az alapeljárás keretében benyújtott kérelem figyelembevételével az érintett (a kérelmező) az eljárás szerint szükséges adatai kezeléséhez való hozzájárulásának a vélelmezésével kerülhet sor; mely tényre az érintett figyelmét fel kell hívni. Ennek megtörténtét az iraton rögzíteni kell.

c)A közszereplés során az érintett által már nyilvánosságra hozott (a nyilvánosságra hozatal dokumentálható helyének, idejének, módjának az iraton történő feltüntetésével), illetőleg kifejezetten a nyilvánosságra hozatal céljából átadott adatok esetében a hozzájárulást megadottnak kell tekinteni;

d)Ha jogszabály a következő adatkezelést az adatkezelés céljának és feltételeinek, a kezelendő adatok körének és megismerhetőségének, az adatkezelés időtartamának, valamint az adatkezelő személyének a meghatározásával elrendelte;

e)A különleges adatok esetében az érintett előzetes írásbeli nyilatkozata alapján, annak csatolásával, valamint az Isztv. 3. § 3. a. pontban foglalt adatok esetében nemzetközi egyezményen alapul vagy az Alaptörvényben biztosított alapvető jog érvényesítése érdekében törvény elrendeli;

f)Az érintettel írásban kötött szerződés alapján, ha az abban foglaltak teljesítése érdekében a hozzájárulást megtagadta.

A szerződének tartalmaznia kell:

f.a) a kezelendő adatok meghatározását,

f.b) az adatkezelés időtartamát,

f.c) a felhasználás célját, (például közérdekű adatok keretében történő nyilvánosságra hozatal tényét, és 5 éves nyilvános kezelést),

f.d) az érintett azon nyilatkozatát, hogy a szerződés aláírásával hozzájárul adatainak a szerződésben foglaltaknak megfelelő kezeléséhez, nyilvánosságra hozatalához, amennyiben az adatok továbbításra kerülnek, illetőleg adatfeldolgozó igénybevételre kerül sor, ahhoz is hozzájárulását adja.

5.2. Személyes adatok kezelésének célhoz kötöttsége

5.2.1.Az Adtakezelő a személyes adatokat – azok keletkezésétől a megsemmisítésükig – kizárólag az eredeti rendeltetési célra használhatja. Az eredeti rendeltetéstől eltérő célú felhasználásra csak akkor kerülhet sor, ha a törvény azt lehetővé teszi, vagy az érintett ahhoz írásban hozzájárult.

A közérdekű feladatok, illetőleg a jogszabályon alapuló kötelezettségek teljesítése során felmerült személyes adatok csak a jogszabályi előírásoknak megfelelő célra és ideig használhatóak fel. Az Adatkezelő felelős azért, hogy a tudomásra jutott személyes adatokat, illetőleg ilyen adatokat tartalmazó dokumentumokat kizárólag a jogszabály előírásainak megfelelően használja fel, és azokat harmadik személyek részére nem teheti hozzáférhetővé.

5.2.2.A képviselő-testület, illetőleg bizottságai részére készülő előterjesztések, tájékoztatók és azok mellékletei személyes adatokat csak a jogszabály szerinti kötelezettség teljesítése érdekében és csak a jogszabály szerinti terjedelemben tartalmazhatnak.

Az irányítási jogkör gyakorlása, a döntés előkészítés keretében az Isztv. 26.§ (1) – (3) bekezdésében, illetőleg az egyéb jogszabályokban meghatározott adtakört meghaladó, a személyes, az üzleti titok fogalomkörébe tartozó adatokat vagy ilyen adatokat tartalmazó dokumentumokat keletkezésüktől, illetőleg a Hivatal belső szervezeti egységeihez érkezéstől számítottan elkülönítetten „nem nyilvános” adat vagy dokumentumként kell kezelni, és azokat csak az adott ügyben hozandó döntés során lehet felhasználni.

A kezelés során folyamatosan dokumentálni kell egyrészt a betekintésre feljogosítottak nevét, besorolását, másrészt, hogy az adott iratokat, dokumentumokat, ki, mikor és milyen célból tekintette meg.

Ezen dokumentumok nem sokszorosíthatók az ezzel kapcsolatosan a képviselő-testület vagy az illetékes bizottságok részére készülő előterjesztéshez nem csatolhatók. Az előterjesztésben a megjelölt helyen tekinthetik meg a betekintésre jogosultak. (A dokumentumok megtekinthetők az előterjesztés előkészítésért felelős belsőszervezeti egység meghatározott helyiségében, a betekintésre megjelölt időpont, vagy időtartam meghatározásával.)

Az ezzel kapcsolatos előterjesztések az Mötv. szerint zárt ülés keretében tárgyalhatók és a zárt ülésen résztvevők tekinthetik meg a dokumentumokat.

Ezen adatokat, illetőleg dokumentumokat az Isztv. 4. § (2) bekezdése szerint csak a cél megvalósításához szükséges mértékben és ideig lehet kezelni.

5.2.3.A pályázatok, ajánlatok keretében benyújtott dokumentumokat azok tartalma szerint kell megítélni, és a vonatkozó jogszabályok előírásai szerint kell kezelni.

Amennyiben az ajánlatok bontása során megállapításra kerül, hogy az ajánlattevő az üzleti titok körébe tartozó adatokat, dokumentumokat közöl, csatol be azokat a bontást követően elkülönítetten az 5.2.2. pontban foglaltak szerint kell kezelni.

5.2.4.Az érintett írásbeli hozzájárulása alapján olyan adatok kezelésére is sor kerülhet, amelyet jogszabály nem ír elő. Az így kezelt adatok csak arra a célra használhatóak, amelyekre az érintett hozzájárulását megadta.

A személyes adatok kezelésének biztonsága

Az adatkezelés teljes folyamatában az Adatkezelő köteles biztosítani, hogy a személyes adatokhoz mind a manuális, mind az automatizált feldolgozás (nyilvántartás), mind az elektronikus ügyintézés során csak az Isztv. És a külön törvény szerinti felhatalmazással rendelkezők férhessenek hozzá. Az automatizált feldolgozás során olyan intézkedések szükségese, amelyek:

a)megakadályozzák, hogy illetéktelen személyek a számítógépes

      adatállományhoz hozzáférjenek,

b)megakadályozzák a tárolóeszközök jogosulatlan olvasását, másolását, módosítását, eltávolítását, megváltoztatását, stb;

c)megakadályozzák, hogy illetéktelen személyek az adatfeldolgozó rendszert adatátviteli eszközök útján elérjék, károsítsák,

d)biztosítják, hogy a jogosult felhasználók csak a hozzáférési joguk szerinti személyes adatok köréhez férjenek hozzá,

e)rögzítik, hogy az adatfeldolgozó rendszert ki, mikor milyen célból érte el továbbá ki és milyen adatrögzítést, módosítást, másolást, stb. hajtott végre,

f)   biztosítsák annak az ellenőrzését, hogy mikor, mely személyes adat került kezelésre és azt ki végezte.

A konkrét egyedi ügyekben az eljáró belső szervezeti egység vezetője felelős azért, hogy az eljárás minden mozzanata és az abban közreműködő személyek megállapíthatóak legyenek, az eljárás sorén keletkezett iratok illetéktelen személyek birtokába ne kerülhessenek.

5.3.Az érintettek jogai

5.3.1.Az érintett jogosult tájékoztatást kérni személyes adatai kezeléséről: sor került-e személyes adatai kezelésére, nyilvántartására, ha igen tájékoztatást kérhet, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, kik és milyen célból kapták meg az adatait.

Az érintett kérelmére lehetővé kell tenni, hogy személyes adatait tartalmazó nyilvántartásba, az adott feladat ellátására vonatkozó külön törvény szabályai szerint betekinthesse.

5.3.2.Az érintett elírás, tévedés esetén kérheti azok helyesbítését. Amennyiben a pontosítást jogszabályi feltételei biztosítottak úgy az Adatfelelős a jogszabályi előírásoknak megfelelően a szükséges intézkedést megteszi, ellenkező esetben tájékoztatja az érintettet a helyesbítés jogszabály szerinti lehetőségekről.

Az érintett személyes adatai kezelésével kapcsolatos kérelmét szóban vagy írásban terjesztheti elő. A szóban előterjesztett kérelemről jegyzőkönyvet kell felvenni. Az előterjesztett kérelemre 30 napon belül kell választ adni.

5.3.3.A betekintésnél biztosítani kell, hogy a betekintő csak a rá vonatkozó, és a külön törvény előírásai szerint általa megismerhető adatokat tekintse, illetőleg ismerje meg. A betekintésről szükség szerint jegyzőkönyvet kell felvenni, vagy azt az iraton rögzíteni kell, úgy hogy az tartalmazza:

a)a betekintés időpontját és célját

b)a jelenlévők nevét és minőségét

c)a betekintés során tett megállapítást vagy észrevételt

d)a jelenlévők aláírását.

5.3.4.Az érintett tiltakozhat személyes adatai kezelése ellen, ha

a)a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az adatkezelő vagy az adatátvevő jogának vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el;

b)a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik;

c)a tiltakozás jogának gyakorlását egyébként jogszabály lehetővé teszi.

Az érintett tiltakozásában foglaltakat haladéktalanul ki kell vizsgálni, és a vizsgálat eredményéről az érintett legkésőbb 15 napon belül írásban tájékoztatni.

A személyes adatok törlésére kerül sor. Ha azok nyilvántartása törvényellenes, vagy az adatok a valóságnak nem felelnek meg és nem korrigálhatóak, az adatkezelés megszűnt, illetőleg a tárolásra a jogszabály által megállapított határidő lejárt, vagy a törlést arra jogosult szerv elrendelte.

5.5. Az adatkezelés, az adattovábbítás összekapcsolása

A Hivatal belső szervezeti egységei által kezelt személyes adatokat tartalmazó rendszerek összekapcsolására, továbbítására csak akkor kerülhet sor,

a)ha azt törvény megengedi, vagy

b)az érintett ahhoz előzetesen hozzájárult

és az adatkezelés jogszabályi feltételei minden esetben teljesülnek.

5.6. A személyes adatokkal kapcsolatos nyilvántartások

A nyilvántartás során – egyedi ügyben az iraton vagy az előadói íven – rögzíteni kell, hogy:

a. ki, vagy mely szervezet kérte a személyes adatok kiadását, illetőleg a betekintés   lehetőségét,

b. milyen célból,

c. a teljesítésre milyen jogcímen került sor.

c.a)  törvény alapján

c.b)  az érintett írásbeli hozzájárulásával vagy az Isztv. 6. § (7) bekezdése alapján a közszereplése során általa már közölt vagy nyilvánosságra hozatal céljából átadott adatokról van szó,

c.c)  az Isztv. 6. § (6) bekezdése alapján az – érintett kérelmére – indult eljárásban a hozzájárulás vélelmezésével,

d) mikor történt az adatszolgáltatás, a betekintés.

Az érintett kérheti, hogy a rá vonatkozó adatokat, illetőleg a személyes adatait megismerőkről információt kapjon.

5.7. Személyes adatok kezelésének különös szabályai

a)Az érintettel kötendő és a kötelezően közzéteendő közérdekű adatok körébe tartozó szerződések esetén a szerződésben rögzíteni kell, hogy az érintett tudomásul veszi és hozzájárul személyes adatai (neve, a szerződés megnevezése, típusa, tárgya, értéke, időtartama, és esetleges módosulásuk) közérdekű adatként történő nyilvánossá tételéhez, és 5 éven keresztül történő nyilvános kezeléséhez. Amennyiben az érintett nem járul hozzá úgy a szerződés megkötésére, nem kerülhet sor.

b)Pályázat kiírásakor, az érintettekkel közölni kell, hogy pályázatuk, ajánlatuk érvényességi feltétele, az a) pont szerinti adatok nyilvánosságra hozatalához történő hozzájárulásuk. Ennek korlátozására irányuló nyilatkozat érvénytelen.

c)Amennyiben az érintett személyes adatának kiadását harmadik személy (természetes vagy jogi személy) az adatszolgáltatás jogcímének megjelölésével kéri, és az nem tartozik az a) vagy a b) pont hatálya alá, és azt törvény nem zárja ki úgy az adatszolgáltatás teljesítése előtt az érintettet tájékoztatni kell törvényes jogairól és az adatszolgáltatás teljesítésére nyilatkozata alapján kerülhet sor.

d)A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásából történő adatszolgáltatás engedélyezése során a kérelem benyújtására és teljesíthetőségének elbírálására az Nytv. Valamit a végrehajtására kiadott 146/1993. (X. 26.) Korm. Rendelet rendelkezéseit kell alkalmazni. Az adatszolgáltatásért fizetendő igazgatási szolgáltatási díjra- a 16/2007. (III. 13.) IRM-MeHVM együttes rendelet előírásait kell alkalmazni.