Baks Községi Önkormányzata Képviselő-testületének 8/2018. (XI. 28.) önkormányzati rendelete
a Baksi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról
Hatályos: 2018. 11. 29Baks Községi Önkormányzata Képviselő-testületének 8/2018. (XI. 28.) önkormányzati rendelete
a Baksi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról
Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 9. § b) pontjában kapott felhatalmazás alapján – figyelemmel az Áht. 10. § (5) bekezdésére, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet 13. § (1) bekezdésében foglaltakra – Baksi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát (a továbbiakban: PH SZMSZ) a Képviselő-testület az alábbiak szerint hagyja jóvá.
Általános rendelkezések
1. § A Polgármesteri Hivatal megnevezése, címe, bélyegzői és számlája
(1) A Polgármesteri Hivatal megnevezése: Baksi Polgármesteri Hivatal (a továbbiakban: hivatal).
(2) A hivatal
2. § A hivatal jogállása, képviselete
(1) A hivatal Baks Községi Önkormányzat Képviselő-testületének szerve, amelyet a testület a helyi önkormányzatokról szóló Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény szerint hozott létre. A hivatal Alapító Okiratát a Képviselő-testület 2014.06.12-én a 70/2014. (V.30.) számú határozatával fogadta el, a Magyar Államkincstár által vezetett közhiteles törzskönyvi nyilvántartásban a 354282 törzskönyvi nyilvántartási számon szerepel. Az egységes szerkezetbe foglalt Alapító okirat a hivatali SZMSZ 1. számú mellékletét képezi.
(2) A hivatal költségvetési szerv. Nincs a hivatalhoz rendelt más költségvetési szerv.
(3) A hivatal jogi személy, általános képviseletét a jegyző látja el.
3. § A hivatal tevékenysége
(1) A hivatal által ellátandó, és a kormányzati funkció szerint besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott vállalkozási tevékenységek, valamint az alaptevékenységet meghatározó jogszabályok jegyzékét a hivatali SZMSZ 1. számú mellékletét képező Alapító okirat rögzíti.
(2) Az Alapító Okiratban meghatározott tevékenységek, feladatok forrásait, a költségvetés végrehajtásával kapcsolatos sajátos előírásokat, feltételeket Baks Községi Önkormányzatának mindenkor hatályos költségvetési rendelete tartalmazza.
(3) A vagyonnal való gazdálkodás vonatkozásában Baks Községi Önkormányzat Képviselő-testületének az 5/2013. (V.29.) számú az önkormányzat vagyongazdálkodásáról szóló önkormányzati rendeletében foglaltak szerint kell eljárni.
(4) A hivatal vagyonkezelésébe, illetve tulajdonosi jogkörébe gazdálkodó szerv nem tartozik.
A hivatal irányítása, vezetése
4. § Polgármester
(1) A polgármester a képviselő-testület döntései szerint és saját hatáskörében irányítja a hivatalt. Önkormányzati, valamint az államigazgatási feladat- és hatásköreit a hivatal közreműködésével látja el.
(2) A polgármester
a) a jegyző javaslatainak figyelembevételével meghatározza a hivatal feladatait az önkormányzat munkájának a szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában,
b) dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági hatáskörökben, egyes hatásköreinek a gyakorlását átruházhatja az alpolgármesterre, a jegyzőre, a hivatal ügyintézőjére,
c) a jegyző javaslatára előterjesztést nyújt be a képviselő-testületnek a hivatal belső szervezeti tagozódásának, létszámának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására,
d) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét,
e) gyakorolja a munkáltatói jogokat a jegyző és – az egyéb munkáltatói jogok kivételével - az aljegyző tekintetében,
f) gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az alpolgármesterek és az önkormányzati intézményvezetők tekintetében.
(3) A polgármester az aktuális önkormányzati feladatok végrehajtása, a megfelelő információcsere biztosítása érdekében munkatársi értekezletet tart.
(4) A munkatársi értekezleten a polgármester, a jegyző, az önkormányzati ügyekkel érintett munkatársak és a polgármester által meghívottak vesznek részt.
5. § Alpolgármester
(1) A polgármester helyettesítésére, munkájának segítésére - a Képviselő-testület által, a Polgármester javaslatára - megválasztott alpolgármester a polgármester irányításával látja el feladatát.
(2) Az alpolgármester feladatát a polgármester külön utasításban határozza meg.
(3) Az alpolgármester a polgármester által meghatározott feladatkörben, továbbá kiadmányozási jogkörben intézkedést tesz.
(4) Az alpolgármester a feladatához megfelelően igényelheti az érintett munkatársak közreműködését az önkormányzati ügyek előkészítése és végrehajtása során.
6. § Jegyző
(1) A jegyző vezeti a hivatalt.
(2) A jegyző
a) gondoskodik az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról, rendszeres kapcsolatot tart a képviselő-testület tisztségviselőivel, a bizottságok elnökeivel és a képviselőkkel
b) közreműködik a bizottság, a bizottság elnöke, a polgármester, az alpolgármester képviselő-testületi előterjesztéseinek előkészítésében
c) az aljegyző és az intézményvezetők bevonásával folyamatosan figyelemmel kíséri és ellenőrzi a képviselő-testület elé kerülő előterjesztések, határozat- és rendelet-tervezetek törvényességét,
d) tanácskozási joggal rész veszt a Képviselő-testület ülésén
e) jelzi a Képviselő-testületnek, annak szervezetének és a Polgármesternek, ha a döntésük, működésük jogszabályellenesek
f) figyelemmel kíséri és segíti a Nemzetiségi önkormányzat működését
g) biztosítja a lakosság tájékoztatását a képviselő-testület működéséről, közérdekű döntéseiről, valamint a hivatal aktuális, az állampolgárok széles körét érintő feladatairól
h) beszámol a hivatal tevékenységéről szükség szerint a polgármesternek, évente a képviselő-testületnek
i) döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket
j) dönt a hatáskörébe utalt önkormányzati és önkormányzati hatósági ügyekben,
k) gondoskodik a hivatal működésének személyi és tárgyi feltételeiről a költségvetés által meghatározott keretek között és meghatározza az egyes szervezeti egységek elhelyezését, az ellátott feladatok és a létszám figyelembevételével
l) gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az aljegyző tekintetében, gyakorolja a munkáltatói jogokat a hivatal köztisztviselői és munkavállalói tekintetében azzal, hogy a kinevezéshez, a munkaviszony létesítéséhez, bérezéshez, a vezetői megbízáshoz és annak visszavonásához, a felmentéshez, jutalmazáshoz – a polgármester által meghatározott körben – a polgármester egyetértése szükséges
m) jóváhagyja a dolgozók munkaköri leírását
n) összehangolja és értékeli a Hivatal szervezeti egységeinek munkáját
o) jogszabályban megállapított hatósági ügyekben hatósági jogkört gyakorol
p) munkatársi értekezleteken számon kéri a hivatal aktuális feladatainak végrehajtását; biztosítja a résztvevők számára az információcserét
q) ellátja a hivatal költségvetésének végrehajtásával kapcsolatos feladatokat.
(3) Gondoskodik a belső ellenőrzéssel kapcsolatos feladatok ellátásáról, ennek keretében különösen:
a) előkészíti az önkormányzat belső ellenőrzésének meghatározására vonatkozó testületi döntéseket,
b) testületi jóváhagyásra előkészíti az önkormányzat éves belső ellenőrzési tervét,
c) értékeli a belső ellenőrzési jelentéseket, előkészíti a szükséges intézkedéseket, indokolt esetben gondoskodik ezek testületi előterjesztésre történő előkészítéséről,
d) előkészíti a testületi előterjesztést a tárgyévre vonatkozó éves összefoglaló ellenőrzési jelentésről
e) megszervezi és működteti a belső ellenőrzést, biztosítja annak függetlenségét.
(4) A hivatal működésének és gazdálkodásának, valamint a feladat ellátási kötelezettségébe tartozó önkormányzati költségvetések végrehajtásának eredményessége érdekében működteti a belső kontrollrendszert:
a) meghatározza a hivatal szervezeti stratégiáját és célkitűzéseit,
b) a belső kontrollrendszer keretében kialakítja és működteti – a szervezet minden szintjén érvényesülő – megfelelő kontrollkörnyezetet, kockázatkezelési rendszert, kontrolltevékenységeket, információs és kommunikációs rendszert, és nyomon követési rendszert (monitoring),
c) elkészíti és rendszeresen aktualizálja a hivatal ellenőrzési nyomvonalát, amely működési folyamatok szöveges, táblázatokkal vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.
A b) és c) pontban meghatározottak részletes szabályait a belső kontroll kialakításával kapcsolatos szabályzat tartalmazza.
(5) Gondoskodik a kötelező statisztikai adatszolgáltatások elkészítéséről.
(6) Kialakítja és működteti a belső kontrollrendszer keretében a független belső ellenőrzést.
(7) Dönt azokban a hatósági ügyekben, amelyeket a polgármester ad át.
(8) Dönt a hatáskörébe utalt önkormányzati és önkormányzati hatósági ügyekben.
7. § Aljegyző
(1) A polgármester által - a jegyző javaslatára - kinevezett aljegyző helyettesíti a jegyzőt és ellátja a jegyző által meghatározott feladatokat.
(2) A jegyzői és az aljegyzői tisztség egyidejű betöltetlensége, illetve tartós akadályoztatásuk esetére - legfeljebb hat hónap időtartamra - a Jegyzői Titkárság vezetője látja el a jegyzői feladatokat.
A hivatal belső szervezeti egységei
8. § Szervezeti egységek
(1) A hivatal engedélyezett létszámát az önkormányzat mindenkor hatályos költségvetési rendelete tartalmazza. A képviselő-testület által engedélyezett létszám alapján a jegyző külön utasításban állapítja meg az egyes szervezeti egységek engedélyezett létszámát.
(2) A hivatal belső szervezeti egységei nem jogi személyek.
(3) A hivatal az alábbi belső szervezeti egységekre tagolódik:
A hivatal belső szervezeti egységeinek személyi állománya
9. § Ügyintéző
(1) A jogszabályban meghatározott hatáskörrel rendelkező ügyintéző a munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelően gyakorolja a hatósági jogkörét, s ellátja mindazon egyéb feladatokat, amelyeket a jogszabályok számára előírnak.
(2) Az ügyintéző feladata a képviselő-testület, a polgármester és a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre való előkészítése, valamint a végrehajtás szervezése.
(3) A kapott utasítások és határidők figyelembevételével munkaterületén felelős a hivatal állandó és időszakos feladatainak megvalósításáért.
(4) Ügykezelési (iratkezelési) feladatokat is ellát az ügyintézés előtt, alatt és az ügyintézés lezárását követően is (pl.: érkeztetés, átadás, iktatás).
10. § Fizikai alkalmazott
(1) Tevékenységével segíti az érdemi ügyintézői és ügyviteli feladatok ellátását a munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelően.
(2) Ellátja mindazokat az egyéb feladatokat, amellyel a munkáltatói jogkör gyakorlója megbízza.
A hivatal általános feladatai
11. § Általános feladatok
(1) A hivatal általános feladatai körében köteles elősegíteni elsősorban a törvényesség betartását, a Képviselő-testület rendeleteinek és határozatainak végrehajtását, az állampolgári jogok érvényesülését.
(2) A Hivatalnak az ügyintézés során törekedni kell:
a) az anyagi és eljárási jogszabályok maradéktalan érvényre juttatására,
b) a hatékony, humánus, gyors ügyintézésre, az ügyintézési határidők betartására,
c) az ügyintézés színvonalának emelésére, az ügyintézés jogszabályi kereteken belül történő egyszerűsítésére,
d) a gyakrabban előforduló államigazgatási ügyekben az ügyfelek felkészültségét, tájékoztatását írásban is elősegítő szórólapok, irat- és nyomtatványminták stb. biztosítására.
(3) A Hivatal feladatai a Képviselő-testület működésével kapcsolatban:
a) A Képviselő-testület rendeleteinek, határozatainak végrehajtása.
b) Az egyes irodák ügykörét érintő képviselő-testületi előterjesztések előkészítése.
c) A képviselők interpellációi, kérdései kivizsgálása és azokra a vonatkozó hatályos jogszabályok szerinti válaszadás.
d) A Képviselő-testület működésének adminisztratív előkészítése, technikai feltételek biztosítása.
(4) A Hivatal feladatai a Képviselő-testület bizottságainak és a nemzetiségi önkormányzat működésével kapcsolatban:
a) a Képviselő-testület illetékes bizottsága és - meghatározott tárgykörben - a nemzetiségi önkormányzat véleményének kikérése a testületi előterjesztésekkel kapcsolatban.
b) a bizottság és nemzetiségi önkormányzat működéséhez szükséges tájékoztatás megadása és szükség szerint ügyviteli adminisztratív segítségnyújtás szükség szerint.
VI.
A hivatal belső szervezeti egységeinek feladatai
12. § Szociális iroda
(1) A Hatósági Iroda a közigazgatási hatósági ügyek közül ellátja a szociális, a gyermekvédelmi, a kereskedelmi feladatokat.
(2) Feladata az üzletek működési engedélyének kiadása, kereskedelmi tevékenységek bejelentésének nyilvántartásba vétele, módosítása, visszavonása, új üzletkörrel történő bővítése, nyilvántartás vezetése, nyilvántartás közzététele az önkormányzat honlapján.
a) Vásárlók könyvének hitelesítése, nyilvántartása,
b) Kereskedelmi tevékenységek bejelentése hatóságokhoz,
c) Kereskedelmi nyilvántartó rendszer vezetése,
d) Kereskedelmi és vendéglátóüzletek hatósági ellenőrzése, ideiglenes ill. végleges bezáratása,
e) statisztikai jelentések készítése a működő üzletekről, a bekövetkező változásokról,
f) ipari és szolgáltató tevékenység telepengedélyének kiadása, bejelentés köteles tevékenység nyilvántartásba vétele, hatósági ellenőrzése, nyilvántartás vezetése, nyilvántartás közzététele az önkormányzat honlapján,
g) szálláshely-szolgáltatatási tevékenység nyilvántartásba vétele, hatósági ellenőrzése, nyilvántartás vezetése, nyilvántartás közzététele az önkormányzat honlapján, KSH statisztikai adatszolgáltatások elkészítése,
h) zenés, táncos rendezvények engedélyezése, módosítása, visszavonása, ellenőrzése, nyilvántartás vezetése.
i) részvétel az alkalmi árusítások bejelentési eljárásban.
(3) Szociális feladatai keretében:
a) közreműködik a Képviselő-testület, valamint a szociális bizottság döntéseinek előkészítésében és végrehajtásában, továbbá ellátja a Szociális Bizottság működésével kapcsolatos szervezési és adminisztratív feladatokat,
b) a Képviselő-testület, a Polgármester és a Jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó szociális és gyermekvédelmi - elsősorban pénzbeli és természetbeni ellátások - feladatokat döntésre előkészíti és végrehajtja,
c) jegyzői gyámhatósági ügykörében ellátja a rendszeres gyermekvédelmi kedvezménnyel, a gyermekétkeztetéssel (szünidei gyermekétkeztetés), hátrányos helyzet, halmozottan hátrányos helyzet megállapításával kapcsolatos feladatokat, gyámhatósági ügyekben környezettanulmányt készít,
d) ellátja a köztemetéssel kapcsolatos feladatokat,
e) intézi a védendő fogyasztóvá nyilvánítást,
f) hatósági bizonyítványokat állít ki,
g) figyelemmel kíséri - a szakfeladatot érintően - az előirányzattal való gazdálkodást,
h) a jogosulatlanul és rosszhiszeműen igénybe vett támogatás megtérítése érdekében a végrehajtást előkészíti és átadja a jegyzőnek,
i) javaslatot tesz a szociális, gyermekvédelmi tárgyú rendeletek megalkotására, módosítására, hatályon kívül helyezésére,
j) a működését érintő ügyekben tájékoztatást ad a Képviselő-testületnek és a bizottságoknak,
k) nyilvántartásokat vezet az ellátásokról, statisztikai adatszolgáltatást nyújt,
l) WinMankó és PTR nyilvántartások vezetése,
m) folyamatosan tájékoztatja a lakosságot a szociális és gyermekvédelmi ellátásokról, aktuális változásokról.
13. § Adó iroda
(1) Ellátja Baks Községi Önkormányzat közigazgatási területén a jegyző hatáskörébe utalt adók megállapításával, nyilvántartásával, beszedésével, kezelésével, adóellenőrzésével, hatósági bizonyítványok kiadásával, valamint az információs szolgáltatással kapcsolatosan előírt feladatokat.
(2) Vezeti a szükséges nyilvántartásokat, kimutatást és beszámolót készít az információ-szolgáltatás meghatározott rendje keretében.
(3) Évente tájékoztatja az adózókat az önkormányzati adóhatóságnál vezetett számláik állásáról.
(4) Általános feladatai különösen:
a) Ellátja a helyi adókkal, a talajterhelési díjjal és az átengedett központi adókkal kapcsolatos jegyzői feladatokat, valamint az adóbevallásokkal kapcsolatos teendőket.
b) Az adózó kérelmére adóigazolást állít ki.
c) Vagyoni bizonyítványt állít ki.
d) Adó- és értékbizonyítványt állít ki.
e) Adóellenőrzéseket folytat le.
f) Jogszabály rendelkezése alapján törli az adótartozást.
g) Ellátja az adóügyi számítógépes program helyi felügyeletét.
h) Elkészíti a jogszabály által kötelező, továbbá az egyedi igények szerint felmerülő adatszolgáltatásokat, listákat, kimutatásokat, fizetési értesítéseket.
i) Évente tájékoztatja az adózókat az önkormányzati adóhatóságnál vezetett számláik állásáról.
j) Intézi a hagyatéki, póthagyatéki ügyeket.
k) Elvégzi a kiskorú örökösök, a gondnokoltak és gyámság alá helyezettek ingó és ingatlan vagyonának leltározását.
l) Hagyatéki leltár és mellékleteinek közjegyző részére történő továbbítását végzi.
(5) Könyvelési feladatai különösen:
a) Ellátja az adótartozások behajtásával továbbá az adók módjára behajtandó köztartozások nyilvántartásával, beszedésével és visszajelentésével kapcsolatos feladatokat.
b) Jogszabályi rendelkezés alapján törli az adók módjára behajtandó köztartozást. Eredménytelen adóvégrehajtás esetén behajthatóvá válásig vagy elévülésig behajthatatlannak jelöli az adótételt a nyilvántartásban.
c) Intézi a súlyos mozgáskorlátozottak gépjárműadó ügyeit.
d) Könyveli az adószámlákra beérkező tételeket, vezeti az ezzel kapcsolatos nyilvántartásokat.
e) A Gazdálkodási iroda felé jelentéseket készít, zárási adatokat egyeztet.
f) Előkészíti az utalásokat a központi és önkormányzati számlákra, az adók módjára behajtandó köztartozások jogosultjai, valamint az adózók tekintetében.
14. § Igazgatási iroda
(1) Előkészíti a feladatkörébe tartozó önkormányzati és államigazgatási hatósági ügyeket, intézi a szabálysértési végrehajtási, birtokvitás, anyakönyvi ügyeket.
(2) Titkárság általános feladata
a) A Jegyzői Titkárság a jegyzőnek közvetlenül alárendelt irodájaként működik.
b) Ellátja a jegyző munkájához kapcsolódó, a jegyző által meghatározott feladatokat.
(3) Képviselő-testülettel, döntéseikkel, választásokkal kapcsolatos feladatok:
a) A Képviselő-testület munkatervének összeállítása.
b) Ellátja a működésével kapcsolatos jogi és adminisztratív feladatokat. Ennek keretében előkészíti a Képviselő-testület, a bizottságok, a nemzetiségi önkormányzat üléseit, részt vesz azok lebonyolításában.
c) Gondoskodik a rendeletek és normatív határozatok kihirdetéséről, honlapon történő megjelentetéséről, a rendeletek Nemzeti Jogszabálytárban történő megjelentetéséről, publikálásáról.
d) Nyilvántartást vezet a hozott határozatokról, rendeletekről, azt a témafelelősnek átadja az érintetteknek való továbbítás és végrehajtás céljából.
e) Gondoskodik a Képviselő-testület és valamennyi bizottság üléséről, továbbá a nemzetiségi önkormányzatok üléséről készült jegyzőkönyvek előzetes törvényességi ellenőrzéséről és azok Csongrád Megyei Kormányhivatalhoz történő megküldéséről.
f) Ellátja az önkormányzati rendeletek egységes szerkezetbe foglalását, továbbá a rendeletek szükség szerinti deregulációját.
g) A Képviselő-testület jegyzőkönyvéből, igény szerint a bizottságok jegyzőkönyvéből, a döntésekről adatot szolgáltat a képviselők részére, illetve közérdekű adatot szolgáltat más személyek részére.
h) Gondoskodik a testületi jegyzőkönyvek bekötésének folyamatos nyomdai előkészítéséről.
i) Ellátja az országgyűlési, helyi önkormányzati választások, valamint a nemzetiségi önkormányzati választások, az Európai Parlamenti választások, a népszavazások előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos feladatokat.
(4) Iktatási feladatai:
a) Elvégzi a Hivatalhoz beérkező posta érkeztetését, nyilvántartásba vételét, csoportosítását szignáláshoz.
b) A beérkező és kimenő postával kapcsolatos iktatási feladatokat ellátja.
c) Az elektronikus iktatási rendszert működteti.
d) A kézi irattárat és a központi irattárat kezeli.
e) Az irattári anyag határidőben történő selejtezését végrehajtja.
f) Szükséges anyagokat átadja a Levéltár részére.
g) A hatósági statisztikákat előkészíti.
h) Bélyegzők, pecsétlenyomókat nyilvántartja, a bélyegzőket szükség szerint selejtezi.
(5) Népesség-nyilvántartással kapcsolatos feladatok:
a) A címnyilvántartási adatok kezelése és a változások átvezetése.
b) A személyes adatok védelme.
(6) Egyéb feladatok:
a) A hirdetmények, valamint a termőföld értékesítésével és haszonbérletével kapcsolatos kifüggesztések.
b) Ellátja az elővásárlási és előhaszonbérleti jog gyakorlása érdekében az adás-vételi és a haszonbérleti szerződés hirdetményi úton történő közlésére vonatkozó jegyzői feladatokat.
c) Eljár a jegyző hatáskörébe tartozó fakivágások ügyében
d) Intézi a birtokvitás ügyeket.
e) Intézi a szabálysértési végrehajtási ügyeket.
f) Ellátja a szabálysértési bírságok közérdekű munkára történő átváltásával kapcsolatos feladatokat.
g) Intézkedik a bíróság által kiszabott pénzbírság és a bíróság által megállapított egyéb pénzösszeg végrehajtásáról.
h) Végrehajtja a tiltott, közösségellenes magatartás elkövetőjével szemben kiszabott közigazgatási bírságot.
i) Földmérési és Távérzékelési Intézet „TakarNet” hálózat adatainak használata a hivatal hatásköréhez kapcsolódóan, a vonatkozó szabályoknak megfelelően.
j) Állattartási és állatvédelmi ügyek intézése. Méhészek és méhvándorlás nyilvántartása.
k) Vadkár, vadászati kár, vadban okozott kárügyek.
15. § Anyakönyvi iroda
(1) Vezeti a születési, házassági és a bejegyezett élettársi kapcsolatok, valamint az elektronikus halotti anyakönyveket.
(2) Közreműködik a házasságkötéseknél, a bejegyzett élettársi kapcsolatok létesítésénél és a családi események szertartásainál.
(3) Intézi az állampolgársági esküvel kapcsolatos ügyeket, valamint a névváltoztatási kérelmeket.
(4) Átvezeti az anyakönyvi alapbejegyzéseket, valamint az utólagos bejegyzésekből és kijavításokból eredő adatváltozásokat a személyi adat-és lakcímnyilvántartáson.
(5) Kiadja a hatósági bizonyítványokat.
16. § Gazdálkodási iroda
(1) A Gazdálkodási Iroda ellátja a tervezéssel, előirányzat-felhasználással, az előirányzat-módosítással, az üzemeltetéssel, fenntartással, működtetéssel, beruházással, a vagyonhasználattal és hasznosítással, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel és a beszámolási kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos átfogó pénzügyi, gazdálkodási és számviteli feladatokat, kiemelt figyelmet fordítva a gazdaságosságra, hatékonyságra, eredményességre, valamint az ellenőrzési nyomvonal és a belső kontrollok folyamatos működésére.
(2) Feladatok az előirányzatokkal kapcsolatban:
a) Képviselő-testületi döntésre előkészíti az önkormányzat költségvetési rendelet-tervezetét, valamint a költségvetési rendelet módosításának tervezetét, szervezi a végrehajtás feladatait.
b) Elkészíti az önkormányzat és a hivatal elemi költségvetését, továbbá intézkedik az önkormányzat intézményei elemi költségvetésének összeállításáról, felülvizsgálja azokat, majd továbbítja a Magyar Államkincstár Csongrád Megyei Igazgatóságához.
c) Vezeti az önkormányzat intézményei éves előirányzatát.
d) Figyelemmel kíséri az intézmények gazdálkodásának szabályszerűségét a jóváhagyott előirányzatok felhasználása vonatkozásában.
e) Ellátja a polgármesterre átruházott hatáskörű előirányzatok (céltartalékok) átcsoportosításával kapcsolatos feladatokat, gondoskodik a döntés végrehajtásáról.
f) Kiszámítja az állami hozzájárulás feladatmutatóhoz kötött normatívái alapján a költségvetési bevételeket, azokat továbbítja a Magyar Államkincstár Csongrád Megyei Igazgatóságához és a beszámoló keretében azokkal elszámol. Elkészíti az önkormányzat pótlólagos támogatási igényeit és továbbítja a Magyar Államkincstár Csongrád Megyei Igazgatósága felé. Nyilvántartást vezet a központi költségvetésből származó bevételi előirányzatokról.
g) A finanszírozással kapcsolatosan havi ütemterveket készít, biztosítja a költségvetési szervek pénzellátását finanszírozás keretében és figyelemmel kíséri az intézmények költségvetési támogatásának alakulását.
(3) Nyilvántartási kötelezettségek:
a) Az adók kivételével nyilvántartja az önkormányzat követeléseit, gondoskodik behajtásukról, vagy amennyiben a behajtás más szervezeti egység vagy szerv feladatkörébe tartozik, a behajtásokat nyomon követi.
b) Gondoskodik a kötelezettségvállalások nyilvántartásáról.
c) Gondoskodik az önkormányzat adósságállományának, kezességvállalásának analitikus nyilvántartásáról.
d) Nyilvántartja az önkormányzat tulajdonában lévő értékpapírokat, illetve a vagyoni befektetéseket.
e) Nyilvántartja, elkészíti az általános forgalmi adó bevallást, a cégautó adó bevallást és teljesíti az állami adóhatósággal szembeni kötelezettséget.
f) Végzi az önkormányzati tulajdonú lakások forgalmazásával kapcsolatos nyilvántartási és pénzügyi feladatokat.
g) Gondoskodik a főkönyvi könyvelés és a bevételekről vezetett analitikus könyvelés egyeztetéséről. Analitikus nyilvántartásokból - negyedévenként - részletes adatszolgáltatást teljesít a főkönyvi könyvelésnek.
h) Nyilvántartja az önkormányzati vagyont, egyeztetést végez a vagyon kataszteri nyilvántartással. Gondoskodik a vagyonkezelési szerződés alapján átadott vagyon értékcsökkenése elszámolásának és vagyonra visszaforgatásának év végi egyeztetéséről.
i) Elkészíti a hivatal éves leltárát, vezeti a szükséges analitikus nyilvántartásokat és gondoskodik a leltárértékelés elvégzéséről.
j) Nyilvántartja a jogszabály alapján meghatározott hatósági határozatokban foglalt pénzfizetési kötelezettségeket.
k) Vezeti a tárgyi eszközök és készletek analitikus nyilvántartását, negyedévenként egyezteti az ingatlanvagyont a vagyonkataszterrel.
l) Gondoskodik az üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök leltár és nyilvántartás szerinti egyezőségéről, az üzemeltetők leltározási feladatainak elvégzéséről.
(4) Könyveléssel kapcsolatos feladatok:
a) Kötelezettségvállalási szabályzat alapján ellátja az utalványozással, ellenjegyzéssel, szakmai teljesítéssel, valamint az érvényesítéssel kapcsolatos feladatokat.
b) Előkészíti a hitel igénybevételéhez szükséges dokumentációt, közreműködik a hitelszerződések előkészítésében, gondoskodik a hitelek és hitelkamatok törlesztéséről és nyilvántartásáról.
c) Gondoskodik az átmenetileg szabad pénzeszközök lekötéséről.
d) Gondoskodik a pályázatokon nyert támogatások lehívásáról, az ezzel kapcsolatos számlanyitási feladatokról.
e) Ellátja az önkormányzati vagyongazdálkodással, az üzleti vagyon hasznosításával, az önkormányzati ingatlanvagyon kataszteri nyilvántartással kapcsolatos feladatokat.
f) Behajthatatlan követelésekről tájékoztatót készít a képviselő-testület részére.
g) Meg nem valósuló beruházások (befejezetlen) vagyonból történő kivezetéséről előterjesztést készít a képviselő-testület részére.
h) Figyelemmel kíséri az adóbevételek alakulását. Az adóirodával napi kapcsolatot tart fenn.
i) Ellátja a főkönyvi könyvelési feladatokat, a gazdasági események számviteli rögzítését végzi.
j) Gondoskodik a főkönyvi és az analitikus könyvelés, valamint az egyéb számviteli nyilvántartások egyeztetéséről.
k) Elvégzi az éves értékelési feladatokat.
l) Ellátja hivatalnál kezelt eszközök és források éves leltárának kiértékelésével kapcsolatos feladatokat.
m) Döntésre előkészíti a Bursa Hungarica ösztöndíjpályázat szabályzatát, továbbá előkészíti és lebonyolítja a Bursa Hungarica ösztöndíjpályázatot.
n) Megköti és nyilvántartja a közüzemi szerződéseket a Hivatal és az intézmények vonatkozásában
(5) Beszámolási kötelezettségek:
a) Teljesíti az önkormányzat intézményeivel kapcsolatos valamennyi pénzügyi adatszolgáltatást.
b) Elkészíti a negyedéves mérlegjelentést, továbbá gondoskodik arról, hogy a gazdasági szervezettel rendelkező intézmények eleget tegyenek a negyedéves mérlegkészítési kötelezettségüknek.
c) Elkészíti a havi pénzforgalmi jelentést, továbbá gondoskodik arról, hogy a gazdasági szervezettel rendelkező intézmények eleget tegyenek a havi pénzforgalmi jelentéskészítési kötelezettségüknek
d) Gondoskodik az éves beszámolók számszaki adatainak összeállításáról, intézkedik az intézmények felé beszámolási kötelezettségük teljesítésére.
e) Gondoskodik az önkormányzat költségvetésének végrehajtásáról szóló éves beszámoló, valamint a képviselő-testület elé kerülő zárszámadás elkészítéséről.
f) Közreműködik az intézményi éves pénzmaradványok felülvizsgálatában, elkészíti a hivatal pénzmaradványának elszámolását.
g) Vezeti a bizottságokra átruházott céltartalékok bizottsági döntésen alapuló felhasználásának analitikáját, és elkészíti a kapcsolódó beszámolókat.
(6) Egyéb feladatok:
a) Ellátja a hivatal székhelyével és telephelyeivel kapcsolatos üzemeltetési feladatokat, azokat koordinálja, naprakészen felügyeli az azzal kapcsolatos teendők ellátását.
b) Az együttműködési megállapodásoknak megfelelően ellátja Baks Községi Roma Nemzetiségi Önkormányzatának gazdálkodási feladatait. Elkészíti a települési nemzetiségi önkormányzatok határozatai alapján az elemi költségvetésüket, illetve a költségvetés végrehajtásáról szóló beszámolókat. Segítséget nyújt költségvetésük módosításának előkészítéséhez. Vezeti a könyvviteli nyilvántartásukat.
c) Napi információkat szolgáltat a banki folyamatokról, a bankszámlán rendelkezésre álló pénzkészletről.
d) Értékeli az intézmények havi adósságállományáról küldött jelentéseket, szükség szerint intézkedést kezdeményez.
e) Képviselő-testületi előterjesztést készít az intézményi térítési díj módosítására.
f) Képviselő-testületi, illetve bizottsági döntésre előkészíti az önkormányzat költségvetését érintő előterjesztéseket, gondoskodik a döntések végrehajtásáról.
g) Egyezteti és karbantartja az intézmények törzskönyvi nyilvántartását.
h) Közreműködik az önkormányzat által irányított és működtetett intézmények közötti feladatmegosztást tartalmazó Munkamegosztási Megállapodás elkészítésében.
17. § Pénzügyi-, és munkaügyi iroda
(1) Pénztárral kapcsolatos teendők:
a) Intézi a bevételek beszedésével kapcsolatos pénzügyi teendőket, a számlakibocsátást és vezeti a bevételekhez kapcsolódó analitikus nyilvántartásokat. Adatokat szolgáltat a társirodáknak.
b) Kötelezettségvállalási szabályzat alapján ellátja az utalványozással, ellenjegyzéssel, szakmai teljesítéssel, valamint az érvényesítéssel kapcsolatos feladatokat.
c) Ellátja a költségvetés végrehajtására vonatkozó kötelezettségvállalások pénzügyi teljesítését.
d) Ellátja a házipénztár működésével kapcsolatos feladatokat.
e) Gondoskodik a segélyek kifizetéséről.
(2) Munkaügyi feladatok:
a) Gondoskodik a személyi és munkaügyi feladatok Közszolgálati tisztviselőkről szóló és Munka Törvénykönyve szerinti ellátásáról, a közszolgálati munka- és megbízási jogviszonyok létesítésével és megszűnésével kapcsolatos iratok előkészítéséről és a szükséges nyilvántartások vezetéséről.
b) Tervezi az önkormányzat, valamint a hivatal bér-és létszám előirányzatát, gondoskodik az illetmény és a külső személyi juttatások számfejtéséről. A Magyar Államkincstár Csongrád Megyei Igazgatósága által megküldött adatok alapján elkészíti a bérfeladást a főkönyvi könyvelés részére. Gondoskodik az illetmény, a bér, tiszteletdíj, megbízási díj és egyéb személyi jellegű kifizetések számfejtéséről, az ehhez kapcsolódó nyilvántartások vezetéséről, a szükséges egyeztetések elvégzéséről.
c) Előkészíti a bérfejlesztéssel, jutalmazással, jubileumi jutalommal, nyugdíjazással, minősítésekkel, teljesítménykövetelményekkel, teljesítményértékeléssel, vagyonnyilatkozattal, belső képzéssel, továbbképzéssel, tanulmányi szerződésekkel kapcsolatos döntéseket.
d) Szervezi a közigazgatási alapvizsgán, szakvizsgán és ügykezelői vizsgán való részvételt.
e) Ellátja a köztisztviselői munkakörök betöltéséhez szükséges pályázatok előkészítését és gondoskodik ezek meghirdetéséről.
f) Gondoskodik a közszolgálati nyilvántartások vezetéséről.
g) Megállapítja a dolgozók éves szabadságát, összegyűjti az éves szabadságterveket és havonta a jelenléti íveket. Gondoskodik a szabadság-nyilvántartás vezetéséről.
h) Nyilvántartást vezet a hivatalban foglalkoztatottak kötelező munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatáról és elkészíti az esedékes orvosi beutalókat.
i) Előkészíti az önkormányzati intézmények vezetőinek köztisztviselői (közalkalmazotti) szolgálati jogviszonyával összefüggő, a Polgármester hatáskörébe tartozó döntéseket.
j) Kezeli a választott tisztségviselők, gazdasági társaságok vezetőinek személyi anyagait.
k) Ellátja a feladatköréhez tartozó közfoglalkoztatással kapcsolatos feladatokat.
l) Képviselők, bizottsági tagok az egyéb vagyonnyilatkozat tételre kötelezett köztisztviselők vagyonnyilatkozat tételével összefüggő feladatok.
m) Ellátja a bevallásokkal, adóigazolásokkal, jövedelemigazolásokkal kapcsolatos feladatokat.
n) Ellátja a cafetéria rendszer működtetésével kapcsolatos feladatokat.
(3) Közfoglalkoztatási feladatok:
a) tervezési, szervezési és koordinálási feladatokat lát el,
b) kapcsolatot tart a Csongrád Megyei Kormányhivatal Csongrádi Járási Hivatal Foglalkoztatási Osztályával, kiemelten a STARTMUNKA mintaprogramok vonatkozásában
c) Nyilvántartja és szervezi a mezőgazdasági földterületek hasznosításával kapcsolatos feladatokat.
(4) Bérlemények, ingatlanhasznosítás tekintetében:
a) Ellátja az önkormányzati tulajdonú ingatlanokkal kapcsolatos döntés- előkészítési feladatokat.
b) Előkészíti a bérlő kiválasztási jog biztosítására vonatkozó megállapodásokat, eljár a bérleti szerződések megkötése ügyében.
c) Közreműködik a nem lakás célra szolgáló helyiségek, ingatlanok hasznosításában, üzemeltetésében.
18. § Pályázatkezelési iroda
(1) A pályázatok előkészítése, végrehajtása, elszámolási kötelezettségeiben való részvétel a fő feladata. Kapcsolatot tart a társirodákkal, illetve egyéb külső szervezetekkel.
(2) Ellátja az önkormányzat pályázatai, projektjei megvalósításával kapcsolatos projektmenedzseri feladatokat.
(3) Ellátja az EU-s és egyéb pályázatok adminisztrációs, technikai, pályázatfigyelési és pályázatírási teendőit.
(4) A társirodák közreműködésével ellátja a közbeszerzésekkel és a helyben központosított közbeszerzésekkel kapcsolatos szakmai, jogi és koordinációs feladatokat.
(5) Figyelemmel kíséri az éves költségvetésben jóváhagyott feladatokkal összefüggő pályázatokat, s azok eredményéről, illetve nyertes pályázat esetén annak végrehajtásáról tájékoztatja a testületet.
(5) Kapcsolatot tart a pályázatokhoz kapcsolódó szolgáltatásokat ellátó külső szervezetekkel.
(6) A pályázati lehetőségekről tájékoztatja a hivatal belső szervezeti egységeit és az intézményeket.
(7) Közreműködik az önkormányzat által benyújtandó pályázatok előkészítésében, általános adatszolgáltatásban. Nyilvántartja az önkormányzat és intézményei által benyújtott pályázatokat, azokról rendszeres időközönként tájékoztatja a képviselő-testületet.
19. § Településüzemeltetési iroda
(1) Közterület-felügyelet:
a) ellenőrzi a közterületen folytatott engedélyhez, illetve útkezelői hozzájáruláshoz kötött tevékenység szabályszerűségét,
b) felderíti az engedély nélküli közterület-használatot,
c) felkutatja a közterületen hagyott üzemképtelen járművek tulajdonosait, tulajdonos hiányában a járművet elszállíttatja.
(2) Köztisztasággal kapcsolatos feladatkörök:
a) a közterületek és ingatlanok tisztántartásáról szóló jogszabályokban foglalt előírások betartásának ellenőrzése, felszólítások kiküldése, visszaellenőrzés.
b) közreműködés a köztisztaságra vonatkozó jogszabályok végrehajtásának ellenőrzésében, a lakókörnyezet rendben tartásával kapcsolatos feladatok végrehajtásában, a közterület, az épített és a természeti környezet védelmében.
(3) Közbiztonsággal kapcsolatos feladatok:
a) Közreműködés a társadalmi bűnmegelőzési feladatok megvalósításban, a közbiztonság és a közrend védelmében.
b) Önkormányzati vagyon védelme.
c) Közreműködés az állategészségügyi és ebrendészeti feladatok ellátásában és a birtokvédelmi eljárások lefolytatásában.
d) Ellátja a belvízvédelemmel és polgárvédelemmel kapcsolatos önkormányzati feladatokat a katasztrófavédelem együttműködésével, áradás esetén a szükséges védekezési feladatok ellátása.
e) Ellenőrzi és felügyeli a település közvilágítási szolgáltatását, közreműködik a szolgáltatási szerződés megkötésénél.
f) Önkormányzati utak, kerékpárutak, járdák létesítésével kapcsolatos feladatok koordinálása.
20. § Jegyzői iroda
(1) Ellátja az önkormányzat és a hivatal peres és peren kívüli jogi képviseletét, a szerződések önkormányzati érdekeknek való megfelelőségének és jogszerűségének előzetes kontrollját.
(2) Közreműködik a szabályzatok, belső utasítások jogszerű kidolgozásában, a kifejezetten jogi szakértelmet igénylő vagy komplex feladatok előkészítésében.
(3) Ellátja az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságokkal és az önkormányzat által alapított vagy részvételével működő alapítványokkal és közalapítványokkal kapcsolatos alapító döntések előkészítését és végrehajtását.
(4) Véleményezi a jogszabályoknak és az önkormányzat érdekeinek való megfelelőség szempontjából az önkormányzat és a hivatal által kötött szerződéseket.
(5) Közreműködik a képviselő-testületi és bizottsági anyagok törvényességi ellenőrzésében.
(6) Részt vesz a választás, népszavazás előkészítésével, megszervezésével és lebonyolításával kapcsolatos jegyzői feladatok ellátásában.
(7) Koordinálja a hivatalban a személyes adatok kezelését, továbbítását és az önkormányzat működésével kapcsolatos információk, adatok megismerhetővé tételét.
(8) Intézi az egyéb szerződésekből keletkezett hátralékosok felszólítását.
A hivatal működési rendje
21. § Általános szabályok
(1) A hivatal működését a jogszabályok, az ezekre épülő hivatali SZMSZ, a belső szabályzatok, valamint a képviselő-testület és a polgármester döntései, továbbá a jegyző utasításai határozzák meg.
(2) Az ügyintéző és a fizikai alkalmazott feladatait a hivatali SZMSZ és a munkaköri leírás szabályozza.
(3) A munkaköri leírás a felelősség megállapítására is alkalmas módon – többek között – tartalmazza: a munkakörben ellátandó feladat jellegét, a tevékenységi kört, a munkakört betöltők alá- és fölérendeltségi viszonyait, a munkáltatói jogkör gyakorlójának a megjelölését, a munkakörre vonatkozó sajátos előírásokat és a helyettesítés módját.
(4) Az ügy intézésére kijelölt köteles a vezető utasítása szerint eljárni, figyelembe véve a Kttv. rendelkezéseit.
22. § Munkarend és ügyfélfogadás
(1) A hivatal dolgozói munkarendjét, az ügyfélfogadás rendjét a képviselő-testület mindenkori hatályos SZMSZ-e tartalmazza.
(2) Az országgyűlési képviselőket, a képviselő-testület tagjait, a települési nemzetiségi önkormányzati képviselőket ügyfélfogadási időn kívül is soron kívül fogadni kell és részükre a szükséges felvilágosítást meg kell adni.
(3) A jegyző hetente szerdai napon tart ügyfélfogadást a hivatali ügyfélfogadáshoz igazodva.
(4) Az intézményvezetők gondoskodnak arról, hogy az általános ügyfélfogadási időben az irodák feladatkörébe tartozó kérdésekben felvilágosításra, intézkedésre jogosult ügyintézők a munkahelyükön tartózkodjanak.
23. § A kiadmányozás rendje
(1) Kiadmányozásra a hatáskör címzettje jogosult.
(2) A jogszabályban meghatározott hatáskörében
a) a polgármester (saját és átruházott hatáskörben),
b) a jegyző,
(3) A kiadmányozási jog jogosultja e jogkörét részben vagy egészben átruházhatja, az átruházott kiadmányozási jogot visszavonhatja. Az átruházott kiadmányozási jog tovább nem delegálható. Az átruházás nem érinti a hatáskör jogosultjának a személyét és felelősségét.
(4) A polgármester és a jegyző a kiadmányozás rendjét külön utasításban határozza meg.
24. § A helyettesítés rendje
(1) A hivatal köztisztviselői, munkavállalói a munkaköri leírásukban leírtak szerint helyettesítik egymást.
25. § Az adatvédelmi tevékenység irányítása
(1) A hivatalban a személyes adatkezelési, adatbiztonsági és adatszolgáltatási, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságával összefüggő tevékenységet a jegyző által kijelölt adatvédelmi felelős látja el a hivatal belső szabályzataiban és a munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelően.
Záró rendelkezések
26. § Záró rendelkezés
1. melléklet
1. A költségvetési szerv
megnevezése, székhelye, telephelye
1.1. A költségvetési szerv
1.1.1. megnevezése: Baksi Polgármesteri Hivatal
1.2. A költségvetési szerv
1.2.1. székhelye:6768 Baks, Fő utca 92.
2. A költségvetési szerv
alapításával és megszűnésével összefüggő rendelkezések
2.1. A költségvetési szerv alapításának dátuma:1990. szeptember 30.
3. A költségvetési szerv irányítása, felügyelete
3.1. A költségvetési szerv irányító szervének
3.1.1. megnevezése: Baks Községi Önkormányzat Képviselő-testülete
3.1.2. székhelye: 6768 Baks, Fő utca 92.
4. A költségvetési szerv tevékenysége
4.1. A költségvetési szerv közfeladata: Az Önkormányzat igazgatási tevékenysége. Az Önkormányzat működésével és az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása.
4.2. 1. számú melléklet
4.2. A költségvetési szerv főtevékenységének államháztartási szakágazati besorolása:
szakágazat száma |
szakágazat megnevezése |
|
1 |
841105 |
Helyi önkormányzatok és társulások igazgatási tevékenysége |
4.3. A költségvetési szerv alaptevékenysége: Helyi szintű általános végrehajtó igazgatási tevékenység.
4.4. A költségvetési szerv alaptevékenységének kormányzati funkció szerinti megjelölése:
kormányzati funkciószám |
kormányzati funkció megnevezése |
|
1 |
011130 |
Önkormányzatok és önkormányzati hivatalok jogalkotó és általános igazgatási tevékenysége |
2 |
011220 |
Adó-, vám-, és jövedéki igazgatás |
3 |
013350 |
Önkormányzati vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok |
4 |
016010 |
Országgyűlési, önkormányzati és európai parlamenti képviselőválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek |
6 |
031030 |
Közterület rendjének fenntartása |
7 |
106020 |
Lakásfenntartással, lakhatással összefüggő ellátások |
4.5. A költségvetési szerv illetékessége, működési területe: Baks község közigazgatási területe
5. A költségvetési szerv szervezete és működése
5.2. A költségvetési szerv vezetőjének megbízási rendje: A jegyzői állást nyilvános pályázat útján kell betölteni, mely eljárás a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló CLXXXIX. törvény 82. §-a, valamint a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény rendelkezéseinek megfelelően történik, a kinevezés határozatlan időre szól.
5.3. A költségvetési szervnél alkalmazásban álló személyek jogviszonya:
foglalkoztatási jogviszony |
jogviszonyt szabályozó jogszabály |
|
|---|---|---|
1 |
Köztisztviselői jogviszony |
A közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény |
2 |
Munkajogviszony |
Munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény |
3 |
Megbízási jogviszony |
A Polgári Törvénykönyvéről szóló 2013. évi V. törvény |
1. számú melléklet
6. Záró rendelkezés
2. melléklet
