1. § (1) A hivatal a képviselő-testület által létrehozott egységes szervezet, mely a saját költségvetési előirányzata körében önálló költségvetési szerv.

(2) A hivatal megnevezése, székhelye:

2. § A hivatal szervezeti felépítése: Általános hatáskörű, szervezeti egységekre nem tagolt egységes önkormányzati szerv, mely ellátja a jogszabályok által a feladat, illetve hatáskörébe utalt államigazgatási feladatokat is.

3. § (1) A hivatal a polgármester irányítása alatt áll, azt a jegyző vezeti. Az alpolgármester a polgármester tartós távollétében az SZMSZ szerinti jogkörében jár el.

(2) A jegyzőt tartós távollétében Écs község jegyzője helyettesíti külön megállapodásnak megfelelően.

(3) A polgármester szükség szerint munkaértekezletet tart, meghatározza a munkavégzés fő irányait.

(4) A hivatal köztisztviselőinek tevékenységét a jegyző irányítja, ellátja a jogszabályokban és az SZMSZ-ben meghatározott feladatokat.

(5) A polgármester és a jegyző rendszeresen tájékoztatják egymást intézkedéseikről, a hivatal működését érintő feladatokról és tényekről.

4. § (1) A jegyző gondoskodik a dolgozók rendszeres továbbképzéséről. A köztisztviselő a továbbképzési terv szerint ütemezett képzésben való részvételét nem tagadhatja meg.

(2) A köztisztviselő részére idegen nyelvtudási pótlék, valamint az SZMSZ szerinti munkakörben képzettségi pótlék jár.

(3) A hivatal köztisztviselőinek munkaköri leírását a jegyző határozza meg.

(4) A hivatal köztisztviselői esetén a munkáltatói jogokat a jegyző az alábbiak szerint gyakorolja:

(5) A (4) bekezdés a), b) és d) pontok esetében a polgármesternek egyetértési, egyéb munkáltatói intézkedéseknél véleményezési joga van.

5. § (1) A hivatal dolgozói heti 40 órás időtartamban dolgoznak. A munkaidőt a 7. § szerinti munkarendben kell letölteni.

(2) A megállapított munkaidőben a hivatal dolgozói munkahelyükön köteles a munkakörük szerinti munkát végezni.

(3) A munkahely munkaidő alatti elhagyására a jegyző, távollétében a polgármester adhat engedélyt. A munkaidő alatt engedélyezett távollét időtartamának megfelelő időt a dolgozó köteles ledolgozni.

(4) Rendkívüli esetben a köztisztviselő az (1) bekezdésben meghatározott munkaidején felül is köteles munkahelyén munkát végezni (túlmunka), illetve meghatározott helyen és időtartamban munkavégzésre készen állni (ügyelet).

6. § (1) A megállapított napi munkaidőkereten túl végzett munka: túlmunka. (Ilyenek különösen: a testületi üléseken való részvétel, önkormányzati rendezvények, választási iroda munkájában részvétel, stb. ideje, illetőleg a munkaszüneti napon végzett hatósági tevékenység, pl. anyakönyvezés.)

(2) A túlmunkát a jegyző, távollétében a polgármester a túlmunka-végzés napját 2 munkanappal megelőzően írásban rendeli el. A túlmunka elrendeléséről, a teljesített munkaidőről és szolgálati helyről, a teljesített túlmunka alapján kiadott szabadidőről nyilvántartást kell vezetni.

(3) A köztisztviselők által végzett túlmunka időtartama napi 4, heti 8, illetve évente 160 órát nem haladhat meg, és nem veszélyeztetheti a munkaköri feladatok ellátását.

(4) A munkanapokon végzett túlmunkáért azzal azonos időtartamú, a heti szabad, illetve pihenőnapokon, fizetett ünnepnapon végzett munkáért a teljesített munkaidő kétszeresének megfelelő szabadidőt kell kiadni.

(5) A szabadidőt 30 napon belül a jegyző adja ki a dolgozó kérésének megfelelően. Ha ez nem lehetséges, meg kell váltani. A megválás mértéke: a köztisztviselő kifizetéskori illetményének a szabadidőre járó arányos része.

(6) A családi ünnepségek megrendezésében közreműködő köztisztviselőnek a 7. §-ban megállapított hivatalos időn kívül végzett szertartások esetén szertartásonként 1-1 szabadnap jár.

(7) Ügyelet - készenléti szolgálat - elrendelésre, az időtartamának korlátozására, a nyilvántartásra és szabadidő pótlásra a túlmunkára vonatkozó szabályokat kell alkalmazni azzal a különbséggel, hogy ha az ügyeletre kirendelt köztisztviselő az ügyeletet lakásán teljesíti, az ügyelet időtartama 50%-ának megfelelő szabadidőt kell biztosítani. A nem lakáson teljesített ügyelet esetén a (4) bekezdés szerinti szabadidő pótlás jár.

(8) A túlmunkára, szabadidő pótlásra vonatkozó rendelkezések a polgármester és a jegyző munkaidőn túl végzett munkájára nem vonatkoztathatók.

7. § (1) A hivatal dolgozóinak munkarendje:

8. § (1) Tartós távollét esetén a helyettesítésre kirendelt köztisztviselőt - amennyiben munkakörébe nem tartozó munkát végez és eredeti munkakörét is ellátja - helyettesítési díj illeti meg, melynek összege a helyettesítést ellátó köztisztviselő illetményének időarányos 25-50%-a, attól függően, hogy a tartósan távollévőt egy vagy több személy helyettesíti. A díjazás a helyettesítés első napjától jár.

(2) Az (1) bekezdés alapján nem állapítható meg díjazás, ha a helyettesítés a rendes évi szabadság miatt szükséges, az a vezetői munkaköri kötelezettség és a helyettesítés időtartama 30 napot nem ért el.

9. § (1) A jegyző az ügyrendtől, a munkaköri leírástól eltérő feladattal is megbízhatja a köztisztviselőket. Az ügyintézői kijelölést a köztisztviselők köteles teljesíteni, kivéve, ha az utasítás végrehajtásával bűncselekményt vagy szabálysértést valósítanának meg, saját vagy más életét, testi épségét, egészségét közvetlenül súlyosan sértené, vagy veszélyeztetné.

(2) A köztisztviselő kérheti az utasítás írásba foglalását, ha annak végrehajtása jogszabályba ütközne, teljesítése kárt idézne elő és a köztisztviselő a következményekkel számolhat, vagy az utasítás az érintettek jogos érdekeit sérti. Az utasítás írásba foglalása ilyen esetben nem tagadható meg, és a köztisztviselőt az írásba foglalás iránti kérelme miatt hátrány nem érheti.

10. § (1) A hivatal ügyiratkezelése központosított. Az ügyiratok érkeztetését, iktatását, kezelését az ügyiratkezelő végzi.

(2) Az ügyintéző az ügyet a törvényes elintézési határidőn belül köteles elintézni, az ügyiratot irattári jellel ellátva az ügyiratkezelőnek visszaadni.

(3) Amennyiben az ügy 30 napon belül nem elintézhető az 1957. évi IV. tv. rendelkezései szerint a jegyző adhat engedélyt az ügyintézési határidő meghosszabbítására.

(4) A titkos iratok kezelését és megőrzését a TÜK szabályok szerint a jegyző végzi, a köztisztviselők személyi anyagainak kezelésére a Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat rendelkezése irányadó.

11. § (1) A hivatalhoz érkező postát a polgármester és a jegyző együttesen bontja. A polgármester és a jegyző együttes távolléte esetén az iktatással megbízott ügykezelő bontja a postát.

(2) A hivatalhoz érkezett beadványokat függetlenül az érkezés módjától legkésőbb az érkezésnapját követő munkanapon iktatni kell. Amennyiben a beadványt az ügyfél vagy megbízottja személyesen adja át az ügyintézőnek, vagy az ügy jegyzőkönyvbe mondott kérelemmel indul, az iratot (jegyzőkönyvet) be kell a polgármesternek és a jegyzőnek mutatni.

(3) A hivatalhoz beérkezett ügyiratokat a jegyző szignálja. A sürgős vagy különleges ügyintézést igénylő ügyeknél az erre vonatkozó jelzést az iratra feljegyzi.

(4) Az ügyintéző az elkészített ügyiratokat naponta összevárva délután 13 órától kiadmányozásra átadja a jegyzőnek (polgármesteri hatáskör esetén a polgármesternek), aki kézjegyével ellátva visszaadja postázásra, illetve egyéb iratkezelési tevékenységre az ügykezelőnek.

(5) Fő szabályként valamennyi külső szervtől beérkező iratot, továbbá a saját keletkezésű induló iratot be kell iktatni.

(6) Nem kell iktatni külön vezetői utasítás hiányában a hivatalon belüli leveleket, a meghívókat, kereskedelmi reklámanyagokat, közlönyöket.

(6a)

(7) Az irattárba a véglegesen elintézett ügyek kerülhetnek. Az irattári anyag kezelését, tárolását, selejtezését az ügyiratkezelési utasítás alapján kell végezni.

(8) A hivatal egészére vonatkozóan a jegyző köteles az ügyiratkezelés és kiadmányozás rendjét - a jogszabályi előírás alapján - megállapítani és felügyelni.

12. § (1) A tisztségviselők a jogszabály vagy az SZMSZ által megállapított hatáskörükben gyakorolják kiadmányozási jogukat.

(2) A jegyző a jogszabály által jegyzői hatáskörbe utalt ügyekben, az SZMSZ által meghatározott átruházott hatáskörben kiadmányoz.

(3) Az anyakönyvvezetőket saját feladatkörükben önálló kiadmányozási jog illeti meg.

(4) A kiadmányt aláírás után hivatalos körbélyegzővel kell ellátni. A polgármestert, valamint a tisztségviselők a képviselőtestület képviseletében aláírásukhoz a Magyar Köztársaság címerével ellátott, Nyúl Község Önkormányzata köriratú bélyegzőt, hatósági ügyben a Polgármesteri Hivatal Nyúl köriratú bélyegzőt, a jegyző hatósági ügyben a Nyúl Község Jegyzője köriratú bélyegzőt használják, míg az anyakönyvvezető a saját kiadmányaihoz az anyakönyvvezető Nyúl köriratú bélyegzőt.

13. § (1) A bélyegzők megrendeléséről a jegyző gondoskodik.

(2) A bélyegzőket az iktatásért és iratkezelésért felelős igazgatási előadó zárt szekrényben köteles őrizni a szigorú számadású iratokra vonatkozó szabályok szerint. A bélyegzők csak személyes felelősséggel adhatók ki. A személynek használatba adott bélyegzők meglétét a megbízott előadó évente ellenőrizni köteles.

(3) A bélyegző a felelős részére használatba történő átadásáról az ügyintéző nyilvántartást vezet, melynek során a bélyegző nyilvántartás mellett az alábbi szövegű nyilatkozatot íratja alá: "Alulírott a mai napon a bélyegző-nyilvántartásban a sorszámú lapon szereplő és lenyomatú bélyegzőt átvettem.Gondoskodom arról, hogy bélyegző illetéktelenek kezébe ne kerüljön. A bélyegzőt csak a hivatal céljaira, rendeltetésének megfelelően használom,, elvesztését vagy megsemmisülését 24 órán belül köteles vagyok jelenteni. Amennyiben a bélyegző használatára vonatkozó szabályok megszegéséből az önkormányzatot anyagi kár éri, azt köteles vagyok megtéríteni. Dátum, bélyegző lenyomat, az átadó és átvevő aláírása."

(4) Az átvett bélyegzőért a kezelő fegyelmi, kártérítési és büntetőjogi felelősséggel tartozik a bélyegző jogszerű használatáért. Ha valamely dolgozó a rábízott bélyegzőt elveszti, a jegyzőnek köteles haladéktalanul jelentést tenni. A jegyző köteles az elvesztés körülményeit és a dolgozó felelősségét megvizsgálni és a polgármestert az ügyről haladéktalanul tájékoztatni, és megtenni mindazon intézkedést, mellyel egy esetleges jogosulatlan bélyegzőhasználat által okozott kár megelőzhető.

(5) Az elhasználódott, megrongálódott vagy feleslegessé vált bélyegzőt a jegyzőnek vissza kell adnia, aki azt az irattári anyag védelmére és a levéltárnak történő átadásra vonatkozó szabályok szerint jár el.

(6) Ha megszűnik a bélyegző kezelő dolgozó munkaviszonya a bélyegző visszaadását az átvevő nyilatkozaton igazolni kell.

14. § A kiküldetéssel kapcsolatos munkáltatói jogokat az ügyintézők esetében a jegyző gyakorolja. A Közszolgálati Szabályzat határozza meg az elszámolható költség és napidíj összegét.

15. § (1) A polgármester, ha jogszabály eltérően nem rendelkezik - a jegyző ellenjegyzésével - minden kifizetést jogosult utalványozni.

(2) A hivatal gazdálkodásával összefüggő utalványozási, ellenjegyzési, utalvány érvényesítési szabályokat a polgármester és a jegyző külön utasításban szabályozza.

(3) A pénzügyi okmányok aláírására az aláírásra bejelentett személyek a bejelentésben szereplő módon jogosultak.

16. § (1) Az ügyrendben foglaltak megtartását a jegyző folyamatosan figyelemmel kíséri. A jogszabályi változtatások esetén a szükséges mdosításra tesz előterjesztést.

(2) A rendelet kihirdetését követő 15 napján lép hatályba.

(3) A kihirdetésről a jegyző gondoskodik.