A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény végrehajtásáról szóló 146/1993. (X. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 27. § (1) bekezdése értelmében a jegyző az általa vezetett nyilvántartásból külön kérelem nélkül is felhasználhat, illetve szolgáltathat adatot ugyanazon települési önkormányzat képviselő-testületének, bizottságának, polgármesterének, illetve a polgármesteri hivatal ügyintézőjének feladatai ellátásához, feltéve, hogy ezt törvény vagy törvény felhatalmazása alapján önkormányzati rendelet lehetővé teszi.

A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Nytv.) 33. § (2) bekezdése értelmében önkormányzati rendelet alapján a helyi nyilvántartás csak az Nytv. 17. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott adatokat, melyek:

adhatja át a képviselő-testület, a polgármester vagy a jegyző hatáskörébe utalt hatósági ügyekhez, illetve hatósági nyilvántartás vezetéséhez.

Az Nytv. 21. § a) pontja szerint e törvény felhatalmazása alapján a 17. § (2) bekezdésének b) pontja szerinti fenti adatokat jogosultak igényelni a helyi önkormányzatok szervei törvényben vagy önkormányzati rendeletben meghatározott feladataik ellátásához.

Tekintettel arra, hogy az Esztergom Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala ( a továbbiakban: Hivatal) minden olyan szakirodáján - mely a Hivatal ügyrendje szerinti feladatkörében hatósági ügyekben jár el, illetve törvényben vagy önkormányzati rendeletben meghatározott feladatot lát el - felmerül az ügyfelek természetes személyazonosító adatának, lakcím vagy egyéb adatainak kezelése, szükséges, hogy az Nytv. alapján a jegyző ezeket az adatokat a személyiadat- és lakcímnyilvántartás kezelési jogosultsággal rendelkező munkakörben dolgozó kollégák útján átadhassa a hatósági ügyben eljáró hivatali szakirodának, megkönnyítve és gyorsabbá téve ezáltal az ügyintézést. Ilyen esetekben elkerülhetővé válik a kormányzati szervek útján – ugyanazon nyilvántartásból - történő adatbeszerzés szükségessége. A rendelet, elfogadása esetén megteremti annak feltételét, hogy ebben a tekintetben hatékonyabb legyen az ügyintézés, valamint ezen okból ne merüljön fel az ügyek intézésének indokolatlan elhúzódása az adatkezelésre és iratkezelésre vonatkozó szabályok szigorú betartása mellett.