A köztisztviselők szabadságának összehangolt kiadása érdekében az eddigi évekhez hasonlóan rendelet szabályozza az igazgatási szünetet. Az igazgatási szünet ideje alatt a Polgármesteri Hivatal zavartalan ügymenet és hatékony feladatellátás biztosított, elrendelésének egyik elengedhetetlen feltétele a Hivatalban foglalkoztatott munkatársakat megillető szabadság előrelátható ütemezése, a szabadság felhalmozódásának elkerülése.

A közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 232. § (3) bekezdése szerint a „képviselő-testület – a Kormány ajánlásának figyelembevételével – a rendes szabadság kiadására igazgatási szünetet rendelhet el. Az ilyen módon kiadott rendes szabadság nem haladhatja meg a köztisztviselő adott évre megállapított alapszabadságának a háromötödét”.

Az igazgatási szünet elrendelése során figyelembe veendő ajánlásokat a közszolgálati tisztviselők munka- és pihenő idejéről, az igazgatási szünetről, a közszolgálati tisztviselőt és a munkáltatót terhelő egyes kötelezettségekről, valamint a távmunka végzésről szóló 30/2012. (III. 7.) Korm. rendelet szabályozza, melynek 13. § (1) bekezdése szerint „az igazgatási szünet időtartama

a) nyáron öt egybefüggő naptári hét, amely augusztus 20-át közvetlenül követő vasárnapig tart,

b) télen két egybefüggő naptári hét, amely január 1-jét közvetlenül követő vasárnapig tart.”

Az igazgatási szünet ideje alatt ügyfélfogadás nincs, de a halaszthatatlan ügyekben – elsősorban anyakönyvi ügyintézés – ügyelet tartására kerül sor, melynek szabályozása jegyzői utasításban történik. Az igazgatási szünet elrendeléséről szóló döntését követően az ügyfeleket haladéktalanul tájékoztatjuk, így időben fel tudnak készülni a munkarendváltozásra.