1.1. A Hivatalban a jegyzői, aljegyzői kinevezésen túlmenően irodavezető és kirendeltségvezető elnevezésű vezetői megbízás adható.

1.2. Az irodavezetői, kirendeltségvezetői megbízás főosztályvezető-helyettesi szintnek felel.

1.3. A Képviselő-testület a hivatalban egy önkormányzati tanácsadói munkakört hoz létre.

2. Az egyes irodák, szervezeti egységek feladatai

2.1. Önkormányzati Iroda

2.1.1. képviselő-testület, nemzetiségi önkormányzat, bizottságok munkájához kapcsolódó általános szervezési, nyilvántartási feladatok,

2.1.2. választások, népszavazások szervezése, lebonyolítása,

2.1.3. központi iktatási feladatok, tisztségviselők melletti ügyviteli, titkári feladatok ellátása,

2.1.4. közművelődési, köznevelési, művészeti és sport ügyek döntés-előkészítése, végrehajtása,

2.1.5. köznevelési, közművelődési és sport intézmények szakmai munkájának segítése,

2.1.6. informatikai rendszer működtetése, fejlesztése, szervezése;

2.1.7. polgármester/alpolgármester programjainak, tárgyalásainak szervezése, háttéranyagok beszerzése, készítése,

2.1.8. uniós forrásokkal támogatott fejlesztések lebonyolításának hatáskörébe tartozó feladatok lebonyolítása,

2.1.9. esélyegyenlőségi feladatok ellátása,

2.1.10. „Ajka Városért” Alapítvánnyal kapcsolatos koordinációs feladatok ellátása,

2.2. Szociális és Igazgatási Iroda

2.2.1. ellátja a jogszabályokban meghatározott szociális és egészségügyi feladatokat,

2.2.2. szociális ügyekhez kapcsolódó képviselő-testületi és bizottsági előterjesztések elkészítése, rendelet-tervezetek előkészítése,

2.2.3. szociális és bérlakásokkal kapcsolatos feladatok ellátása, nyilvántartás vezetése,

2.2.4. szociális szolgáltatások ellenőrzése,

2.2.5. önkormányzati lakásvásárlási támogatások ügyeinek intézése,

2.2.6. közfoglalkoztatás szervezése,

2.2.7. hagyatéki ügyek intézése, vagyonleltár készítése,

2.2.8. általános igazgatási ügyek, hatósági bizonyítványok, igazolások kiadása,

2.2.9. kereskedelmi igazgatási ügyek,

2.2.10. népesség-nyilvántartási és anyakönyvi feladatok ellátása,

2.2.11. birtokvédelmi ügyek ellátása,

2.2.12. termőföld haszonbérleti és adásvételi ajánlatok kezelése, közzététele,

2.2.13. talált tárgyak kezelése,

2.2.14. uniós forrásokkal támogatott fejlesztések lebonyolításának hatáskörébe tartozó feladatok lebonyolítása.

2.3. Építési és Városgazdálkodási Iroda

2.3.1. építésügyi igazgatási és környezetvédelmi feladatok ellátása,

2.3.2. városépítési, tervezési feladatok szervezési, döntés-előkészítése,

2.3.3. közműnyilvántartások vezetése,

2.3.4. beruházások előkészítése, szervezése, bonyolítása,

2.3.5. az önkormányzat vagyonának felújításával és karbantartásával kapcsolatos feladatok ellátása,

2.3.6. városüzemeltetési feladatok ellátása,

2.3.7. a közterületek rendjének és tisztaságának fokozottabb védelme, ellenőrzése a jogszabályok külön rendelkezése szerint,

2.3.8. az önkormányzat vagyonának működtetésével, hasznosításával, gyarapításával kapcsolatos feladatok ellátása,

2.3.9. közbeszerzések bonyolítása,

2.3.10. uniós forrásokkal támogatott fejlesztések lebonyolításának folyamatba épített műszaki ellenőrzése.

2.3.11. a közterületek rendjének és tisztaságának védelme, ellenőrzése, közterület-felügyeleti feladatok ellátása

2.3.12. közbiztonsági-, védelmi ügyek döntés-előkészítése.

2.4. Pénzügyi Iroda

2.4.1. gazdálkodási, pénzügyi feladatok döntés-előkészítése, végrehajtás szervezése,

2.4.2. költségvetési tervezési-, számviteli-, pénzellátási feladatok ellátása,

2.4.3. intézményi gazdálkodás koordinálása,

2.4.4. intézményi költségvetési ellenőrzés lebonyolítása,

2.4.5. európai uniós források igénybevételének, felhasználásának pénzügyi elszámolása.

2.5. Adóügyi Iroda

2.5.1. Adóigazgatási ügyek döntés-előkészítése

2.5.2. Adóhatósági határozatok végrehajtása,

2.5.3. Adó-és értékbizonyítvány kiállítása,

2.5.4. Mindazon adóigazgatási feladatok ellátása, melyet jogszabály az önkormányzati adóhatóság feladatkörébe utal.

2.6. Stratégiai és fejlesztési referens

2.6.1. pályázatfigyelési feladatok,

2.6.2. fejlesztési pályázatok elkészítése,

2.6.3. kapcsolattartás a térségben működő állami szakértői hálózattal,

2.6.4. európai uniós pályázatokkal kapcsolatos önkormányzati szintű pályázatkoordinálás.

2.7. Gazdasági referens

2.7.1. Teljeskörű tanácsadó és ellenőrző tevékenység ellátása az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok működésére és gazdálkodására vonatkozóan.

2.7.2. A társaságok működésének, gazdálkodásának szabályszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi vizsgálata.

2.7.3. A társaságok belső szabályzatainak, döntéshozatali és irányítási folyamatainak áttekintése, jogszabályi megfelelőségük értékelése.

2.7.4. A tulajdonosi ellenőrzés keretében vizsgálat különösen az éves beszámoló, pénzügyi kimutatások, vagyongazdálkodás, beruházások, szerződéskötések és a vezetői döntéshozatal tekintetében.

2.7.5. Kockázatelemzés alapján éves ellenőrzési terv készítése a gazdasági társaságokra, annak végrehajtása.

2.7.6. Ellenőrzési jelentések készítése és javaslatok megfogalmazása a tulajdonosi joggyakorló (képviselő-testület, polgármester) számára.

2.7.7. Az intézkedési tervek végrehajtásának nyomon követése, utóellenőrzések lefolytatása.

2.7.8. Kapcsolattartás a gazdasági társaság ügyvezetésével, felügyelőbizottságával és a tulajdonosi joggyakorló szervvel.

2.7.9. Az ellenőrzési dokumentumok nyilvántartása és megőrzése.

2.7.10. Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok üzemeltetési szerződéseivel és finanszírozásával összefüggő tulajdonosi döntések előkészítése vagy véleményezése.

2.7.11. Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok alaptevékenységét/feladatellátását érintő képviselő-testületi előterjesztések, rendelettervezetek előkészítése/szakmai véleményezése.

2.7.12. Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságokkal kapcsolatos pénzeszközátadási megállapodások előkészítése, azok végrehajtásának ellenőrzése.

2.7.13. Az önkormányzat tárgyévi költségvetésének tervezésekor részletes javaslatot tesz az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok bevételnövelő tevékenységének fokozására, költségeinek esetleges csökkentésére vonatkozóan.

2.7.14. Az egyes gazdasági folyamatok hatékonyságának elemzése, etalon ajánlások készítése.

2.7.15. Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságokat érintő (velük és általuk megkötött) szerződések teljeskörű aktualizálása, különös tekintettel a vállalkozási, bérleti, haszonbérleti és egyéb 500.000 Ft-ot meghaladó mértékű kötelezettséget keletkeztető szerződésekre.

2.7.16. Pénzügyi instrumentumok vizsgálata és azok igénybevételére vonatkozó állásfoglalások kialakítása.

2.7.17. Javaslattétel a társasági adó- és járulékfizetések körében a költségszint optimalizálására.

2.8. Belső ellenőr

2.8.1. Független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység ellátása a Hivatal működésének fejlesztése és eredményességének növelése érdekében.

2.8.2. A jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelés, valamint a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség vizsgálata, megállapítások és ajánlások készítése a költségvetési szerv vezetője részére.

2.8.3. Kockázatelemzés alapján éves ellenőrzési terv készítése, egyeztetése és végrehajtása, eseti ellenőrzések lefolytatása.

2.8.4. Az ellenőrzések lefolytatása, bizonyítékok összegyűjtése, értékelése, dokumentálása és jelentések készítése.

2.8.5. Az intézkedési tervek végrehajtásának nyomon követése, utóellenőrzések végrehajtása.

2.8.6. A Hivatal belső szabályzatainak, eljárásainak és folyamatainak vizsgálata, jogszabályi megfelelőségük értékelése.

2.8.7. A gazdálkodási folyamatok ellenőrzése, különösen a pénz- és értékkezelés, beszerzések, szerződéskötések, kötelezettségvállalások és költségvetési gazdálkodás területén.

2.8.8. Kapcsolattartás a külső ellenőrző szervekkel, az ellenőrzési dokumentumok rendelkezésre bocsátása.

2.8.9. A belső ellenőrzési tevékenység függetlenségének biztosítása, az összeférhetetlenségi helyzetek jelzése.

2.8.10. A belső ellenőrzési dokumentáció és nyilvántartások vezetése, megőrzése.

2.8.11. A szakmai felkészültség folyamatos fenntartása, a jogszabályi változások követése.

2.8.12. Az önkormányzat által biztosított támogatások felhasználásának ellenőrzése, változtatási javaslatok kidolgozása.

2.9. Önkormányzati tanácsadó

2.10. Aljegyző

2.10.1. A jegyző munkájának segítése, távollétében teljes jogkörű helyettesítése.

2.10.2. Közreműködés az önkormányzati rendeletek előzetes normakontrolljában.

2.10.3. Személyzeti ügyek döntés-előkészítése, a döntések végrehajtásnak szervezése, önkormányzati kitüntetések adományozásának előkészítése.

2.10.4. A Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti egységei közötti folyamatos koordináció biztosítása.

2.10.5. Az önkormányzat hivatalos honlapja adattartalma jogszerűségének biztosítása.

2.10.6. Az önkormányzati intézmények alapító okirataival kapcsolatos feladatok ellátása.

2.10.7. A társasházak törvényességi felügyelete.

2.11. Halimba Kirendeltség

3. A Hivatal munkarendje, ügyfélfogadása

3.1. A munkaidő heti elosztása: Hétfő, kedd, szerda, csütörtök 7.30 - 16.00 óráig, péntek 7.30 - 13.30 óráig, kivéve: - az informatikai rendszergazdák, akiknek a munkaideje és munkarendje: hétfő, kedd, szerda, csütörtök, péntek munkanap, a munkaidő: maximum napi 12 óra, a heti 40 órás munkaidő kéthavi munkaidő keretben, egyenlőtlen munkaidő beosztásban kerül ledolgozásra az előzetes vezénylés alapján; - a közterület felügyelők, környezetrendezési munkatársak, önkormányzati tanácsadók, akiknek a munkaideje és munkarendje: minden nap munkanap. A munkaidő: maximum napi 12 óra, a heti 40 órás munkaidő kéthavi munkaidő keretben, egyenlőtlen munkaidő beosztásban kerül ledolgozásra az előzetes vezénylés alapján.

3.2. A hivatal ügyfélfogadási rendje: hétfő, szerda 8.00 - 15.30 óráig”