Sarkad Város Önkormányzata Képviselő-testületének 16/2003. (V. 23.) önkormányzati rendelete
Sarkad Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzatáról
Hatályos: 2003. 06. 01- 2007. 12. 30
Sarkad Város Önkormányzata Képviselő-testületének 16/2003. (V. 23.) önkormányzati rendelete
Sarkad Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzatáról1
2003.06.01.
Sarkad Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a helyi önkormányzatokról szóló módosított 1990. évi LXV. tv. (a továbbiakban: Ötv.) 18. §. (1) bekezdésének felhatalmazása alapján a polgármesteri hivatal szervezeti és működési szabályzatát (a továbbiakban: SZMSZ) tárgyában a következő rendeletet alkotja:
I. Fejezet
1. § (1) Sarkad Város Önkormányzata Képviselő-testületének egységes hivatala a Polgármesteri Hivatal, (a továbbiakban: hivatal) amely jogi személyiséggel rendelkező önálló költségvetési szerv.
(2)2 A Polgármesteri Hivatal elnevezése: Sarkad Város Polgármesteri Hivatala
- Székhelye: Sarkad, Kossuth u. 25-27.
- Irányítószáma: 5721
- Postafiókszám: 1.
- Telefonszám: 66/585-710
- Telefaxszám: 66/271-030
- Internet: www.sarkad.hu
- E-mail: titkarsag@sarkad.hu”
(3) A Polgármesteri Hivatal illetékességi területe Sarkad város közigazgatási területére
terjed ki, amennyiben jogszabály vagy önkormányzatok közötti megállapodás ettől eltérően nem rendelkezik.
A kiemelt építéshatósági feladatot ellátó csoportra, az okmányirodára, valamint a Polgármesteri Hivatalon belül viszonylagos önállósággal rendelkező anyakönyvi hivatalra és gyámhivatalra, azok illetékességi területére eltérő rendelkezések vonatkoznak.
(4) A Polgármesteri Hivatal hatásköre a képviselő-testület, annak bizottságai, a kisebbségi önkormányzatok, a polgármester, valamint a jegyző feladat- és hatáskörébe utalt és általuk a hivatalra bízott feladatok ellátására terjed ki.
II. Fejezet
A Polgármesteri Hivatal alapfeladatai
2. § A Polgármesteri Hivatal segíti a képviselő-testület, a bizottságok, a polgármester, az alpolgármester(ek), a tanácsnok(ok) és a képviselők munkáját. E körben általános feladata a döntések szakmai előkészítése, valamint a döntések végrehajtásának szervezése és ellenőrzése. Ellátja a polgármester és a jegyző hatáskörébe utalt és egyes szakmai területeken ügyintézői feladatkörbe utalt államigazgatási feladatokat, illetve közreműködik azok ellátásában.
3. § (1) A Polgármesteri Hivatal
a./ a képviselő-testület tevékenységével kapcsolatban
szakmailag előkészíti a testületi előterjesztéseket, határozattervezeteket és önkormányzati rendelet tervezeteket, előzetesen vizsgálja azok törvényességét és pénzügyi megalapozottságát,
nyilvántartja a testület határozatait, rendeleteit, gondoskodik azok végrehajtásáról,
szervezi a testület ellenőrzésre vonatkozó rendelkezéseinek végrehajtását, ellátja az azzal kapcsolatos nyilvántartási feladatokat,
ellátja a képviselő-testület munkájával kapcsolatos egyéb ügyviteli és adminisztrációs tevékenységet.
b./ a képviselő-testület bizottságainak működésével kapcsolatos feladatokat alapvetően az
ezzel a feladattal megbízott személyek közreműködésén keresztül látja el.
Ennek keretében:
biztosítja az ügyviteli teendők ellátását,
előkészíti a bizottságok elé kerülő anyagokat,
szervezi a bizottsági döntések végrehajtását,
a jegyző által kijelölt köztisztviselő útján segíti a településen működő kisebbségi önkormányzatok munkáját, és biztosítja működésük feltételeit.
c./ a helyi képviselők munkájának támogatása során
elősegíti a képviselők jogainak, kötelezettségeinek teljesítését, gyakorlását,
közreműködik a képviselők tájékoztatásának megszervezésében,
fogadja a képviselőt, és részére a szükséges felvilágosítást megadja
d./ a polgármester, az alpolgármester(ek) az esetleges tanácsnok(ok) és a jegyző munkájával
kapcsolatosan:
segíti a testületi munkával összefüggő tisztségviselői tevékenységet és a tanácsnoki feladatok ellátását – az önkormányzati és államigazgatási döntéseket előkészíti és szervezi, valamint ellenőrzi azok végrehajtását.
e./ részt vesz az önkormányzati intézményekkel kapcsolatos felügyeleti, irányítási,
ellenőrzési feladatok ellátásában, szakmailag segítve azok munkáját.
Előkészíti az intézményvezetők feletti munkáltatói jog gyakorlója részére a döntésre
vonatkozó tervezeteket.
f./ a pénzügyi gazdálkodási, vagyonkezelési, intézménygazdálkodási ellenőrzési
tevékenységi körben
gondoskodik a belső gazdálkodás megszervezéséről,
összehangolja az intézményi tervezést, ellenőrzi az intézményi gazdálkodást,
előkészíti a beruházási, felújítási feladatokat, és segíti az intézmények ezirányú munkáját,
irányítja az intézmények számviteli munkáját,
működteti a számítástechnikai, informatikai rendszert.
g./ ellátja a testület és a tisztségviselők kapcsolatrendszerének működését elősegítő
feladatokat.
h./ kapcsolatot tart más államigazgatási és önkormányzati hivatali szervekkel. Biztosítja a
működés technikai feltételeit, ellátja az ügyiratkezelési tevékenységet.
i./3 közreműködik az európai uniós, az országgyűlési és helyi önkormányzati és
kisebbségi képviselő-választások, népszavazások, népi kezdeményezések lebonyolításában.
j./ Közreműködik
az óvodai nevelés, az általános iskolai oktatás és nevelés, a középiskolai nevelés, az egészségügyi és a szociális alapellátás intézményi feladatainak ellátásában,
a település múltjának és hagyományainak feltárására irányuló társadalmi tevékenység támogatásában,
a könyvtári és a közművelődési feladatok intézményi és városi szintű ellátásában,
a helyi sporttevékenység támogatásában.
k./ végrehajtja a rá, illetőleg a belső szervezeti egységekre vonatkozó képviselő-testületi
határozatokat és helyi önkormányzati rendeleteket.
l./4 Ellátja a Sarkad és Környéke Többcélú Kistérségi Társulás munkaszervezeti feladatait a
Társulási Tanács és az Önkormányzat közötti egyezségnek megfelelően.
(2) A hivatal tevékenységi körébe tartozik a hatályos jogszabályok által megállapított államigazgatási és hatósági feladatok és hatáskörök ellátása.
(3) A polgármesteri hivatal, a hivatal vezetője, a belső szervezeti egység vezetője, valamint a kiadmányozási joggal felruházott személy a papír alapú és elektronikus adathordozó útján továbbított levelezései során egységes fejlécet használ. A fejléc tartalmát és formáját szervezeti egységenként a jegyző határozza meg.
A jegyző általános feladatai és hatásköre
(1) A jegyzőt a képviselő-testület nevezi ki a jogszabályban meghatározott feltételek és eljárási rend alkalmazása mellett.
(2) A jegyző helyettesítésére a képviselő-testület a jegyző javaslatára – a jegyzőre vonatkozó szabályok szerint – aljegyzőt nevez ki a jegyző által meghatározott feladatok ellátására.
(3) A jegyző
a./ Az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok során:
biztosítja a testület és a bizottságok működésének feltételeit,
gondoskodik a testület és a bizottságok üléseinek előkészítéséről, a jegyzőkönyv elkészítéséről, a határozatok és rendeletek érintettek részére történő eljuttatásáról, valamint a hozott határozatok végrehajtásáról,
előkészíti a testület elé kerülő rendelet-tervezeteket,
előzetesen szakmailag és jogilag felülvizsgálja a testület elé kerülő határozati javaslatokat,
segítséget nyújt a polgármesternek és az alpolgármester(ek)nek munkájuk végzéséhez,
5szervezi az európai uniós, az országos és a helyi választások, népszavazások, lakossági fórumok, illetve a közmeghallgatás lebonyolítását.
b./ A polgármesteri hivatal vezetője, aki
a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét,
gyakorolja – a törvényben, illetőleg annak alapján az SZMSZ-ben meghatározott kivételektől eltekintve – a munkáltatói jogokat a hivatal köztisztviselői tekintetében, meghatározza a dolgozók feladatát, és a jogszabályban meghatározott gyakorisággal értékeli a teljesítményt,
javaslatot készít a polgármester részére a hivatal belső szervezeti tagozódására, munkarendjére, az ügyfélfogadás rendjére,
koordinálja és ellenőrzi a hivatal belső szervezeti egységeiben folyó munkát,
irányítja a hivatal dolgozóinak szakmai továbbképzését,
szükség szerint értékelést készít a hatósági munka helyzetéről, a polgármesteri hivatal tevékenységéről,
irányítja a hivatal operatív gazdálkodási tevékenységét,
ellenjegyzi a kötelezettségvállalásokat, utalványozásokat, erre más köztisztviselőt is felhatalmazhat.
c./ Döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket.
d./ Átruházott hatáskörben dönt azokban a hatósági ügyekben, amelyeket a polgármester részére átadott.
e./ Tanácskozási joggal részt vesz a testület és a bizottságok ülésein.
f./ Dönt a jogszabályok által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben.
III. Fejezet
A Polgármesteri Hivatal szervezeti tagozódása
5. § (1) Az egységes polgármesteri hivatal a testület döntésének megfelelő szervezeti egységekre tagozódik.
(2)6 A szervezeti egységek vezetői az előző bekezdésben foglaltak keretei között érvényesítik és képviselik az általuk vezetett szervezeti egységen belül a jogszabályok végrehajtásából, a vezetői döntésekből eredő prioritásokat, és ellátják a vezetői megbízatásból eredő szakmai és a törvény keretei között rájuk átruházott munkairányítási feladatokat.
(3) A szervezeti egységek élén osztályvezetők állnak, amely vezetői megbízás megfelel a köztisztviselői törvény 45. §. (9) bekezdésében foglalt osztályvezetői szintnek.
Az osztályvezetők munkáját a munkaköri leírásban rögzítetteknek megfelelően osztályvezetőt helyettesítők segítik, akik az osztályvezetőt akadályoztatása esetén helyettesítik is, amely megbízás azonban nem minősül vezetői megbízásnak.
(4) Az osztályok a feladatok és a létszám függvényében csoportokra tagozódhatnak, a csoport munkáját irányító személy megbízása szintén nem minősül vezetői megbízásnak.
(1) A belső szervezeti egységek elnevezése
a./ Általános Igazgatási, Koordinációs és Népjóléti Osztály
b./ Műszaki és Beruházási Osztály
c./ Pénzügyi és Terv Osztály
d./ Belső ellenőr
e./ Városmenedzser
IV. Fejezet
A hivatal szervezeti egységei által ellátott feladatok
(1) Általános Igazgatási, Koordinációs és Népjóléti Osztály
Általános Igazgatási Csoport
ellátja a képviselő-testület üléseinek előkészítésével, szervezésével és adminisztrációjával kapcsolatos feladatokat,
segíti a képviselőket a tisztségükkel együtt járó feladataik ellátásában,
a polgármester felügyelete mellett közreműködik az önkormányzat és intézményei dolgozóinak munkáltatói támogatásával együtt járó feladatai ellátásában,
végzi a sokszorosítást,
közreműködik az önkormányzati számítástechnikai, informatikai feladatok ellátásában, a hivatalon belül szervezi és biztosítja ezek megvalósítását,
az eddigiekben fel nem sorolt egyéb szervezési és információs feladatok elvégzése,
lebonyolítja az ifjúsági, testnevelési és sportszervezési feladatokat, jogszabályi felhatalmazás alapján ellátja az ezzel kapcsolatos teendőket,
előkészíti az önkormányzati lakások bérbeadását, ellátja a lakásokkal kapcsolatos végrehajtási jogosítványokat,
ellátja a kereskedelmi ágazathoz tartozó üzletek működésével és a telephely engedélyezésével kapcsolatos feladatokat,
a hatósági adatszolgáltatással kapcsolatos teendőket,
Eljár az első lakáshoz jutók, valamint a belvízkárosultak támogatási ügyeiben,
gondoskodik a hagyatékkal kapcsolatos önkormányzati feladatok elvégzéséről,
birtokháborítási, valamint a Ptk-ból eredő egyéb államigazgatási ügyekben jár el,
lebonyolítja a katonai és mozgósítási teendők önkormányzati, igazgatási körébe tartozó feladatokat,
gondoskodik a hatáskörébe utalt anyakönyvi nyilvántartás vezetéséről, az ezzel kapcsolatos teendők ellátásáról,
kezeli a központi irattárat, ellátja az iktató ügyiratkezelése révén jelentkező feladatokat,
gondoskodik az osztályhoz tartozó bizottságok (ügyrendi, művelődési, ifjúsági és sport) működésének ügyviteléről,
közreműködik az oktatási, közművelődési intézmények felügyeletében,
ellátja a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői állományával összefüggő személyzeti és munkaügyi feladatot a munkáltató megbízása alapján,
közreműködik a nemzetiségi önkormányzatok működésével kapcsolatos szervezési és egyéb feladatok ellátásában.
- ellátja a rendszeres szociális segély megállapításával, felülvizsgálatával, megszüntetésével kapcsolatos feladatokat
- végzi a lakásfenntartási támogatás megállapításával és megszüntetésével kapcsolatos feladatokat
- ellátja az aktív korúak rendszeres szociális segélyének, foglalkozást helyettesítő támogatásának megállapításával, felülvizsgálatával, megszüntetésével kapcsolatos feladatokat
- végzi méltányossági alapon közgyógyellátásra jogosultak ellátásának megállapításával kapcsolatos feladatokat,
- ellátja az átmeneti, a temetési segéllyel és a köztemetéssel kapcsolatos feladatokat
- ellátja a jegyző hatáskörébe utalt gyermekvédelmi feladatokat
- ellátja az ágazat statisztikai jelentéssel kapcsolatos feladatokat, a nyilvántartási feladatokat
- ellátja a szociális és egészségügyi intézmények felügyeletéből eredő feladatokat
- ellátja az Egészségügyi, Szociális és Lakásügyi Bizottság ügyviteli teendőit
- végzi a méltányossági alapon korábban megállapított ápolási díjak felülvizsgálatával és megszüntetésével kapcsolatos feladatokat,
- egyéb hatóságok megkeresése alapján környezettanulmányt készít, valamint szociális és gyermekvédelmi ellátásokról adatot szolgáltat,
- felülvizsgálja, megszünteti a lakáscélú hitelhátralék törlesztési kötelezettség felfüggesztésére való jogosultságot,
- végzi a Bursa Hungarica ösztöndíj pályázatokkal, valamint a szilárdhulladék szállítási díjkedvezményekkel kapcsolatos helyi rendeletből adódó feladatokat.
Kistérségi Koordinációs Csoport
- ellátja a Sarkad és környéke Többcélú Kistérségi Társulás Társulási Tanácsa, valamint Pénzügyi Bizottsága üléseinek, döntéseinek előkészítésével, szervezésével, adminisztrációjával és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat
- közreműködésével segíti a Társulás által vállalt szociális és gyermekjóléti alapellátási, egészségügyi alapellátási, belső ellenőrzési feladatok végrehajtását
- segíti a tanács tagjait a tisztségükkel együtt járó feladataik ellátásában
- ellátja a társulási költségvetés előkészítésével és végrehajtásának szervezésével kapcsolatos feladatokat
- költségvetési beszámolót és zárszámadást készít elő társulási tanácsi döntésre
- információt szolgáltat a központi költségvetés számára.
(2) Műszaki és Beruházási Osztály
elvégzi az építési igazgatás és ellenőrzés körébe tartozó feladatokat, beleértve azt az illetékességi területet, amelyet az épített környezet alakításáról és védelméről szóló törvény, e tárgyú kormányrendeletében meghatároz,
ellátja az önkormányzati út- és közlekedési igazgatási teendőket,
gondoskodik a környezetvédelemmel kapcsolatos feladatok ellátásáról,
intézi a földművelésüggyel és mezőgazdasággal kapcsolatos önkormányzati teendőket,
gondoskodik a vízügyi igazgatás önkormányzati feladatainak ellátásáról,
a kommunális feladatok köréből ellátja a helyi önkormányzathoz tartozó ügyeket,
elvégzi az önkormányzati vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatokat,
közreműködik az ágazati önkormányzati intézmények feletti felügyeleti jogkör gyakorlásában,
intézi az önkormányzati felújításokat, fejlesztéseket, beruházásokat, valamint az ezekhez kapcsolódó közbeszerzési feladatokat,
ellátja a Gazdasági Bizottság, a Közbeszerzési Bizottság ügyviteli teendőit.
ellátja a Polgármesteri Hivatal gondnoksági feladatait.
(3) Pénzügyi és Tervosztály
ellátja a költségvetés előkészítésével kapcsolatos feladatokat,
költségvetési beszámolót és zárszámadást készít elő testületi döntésre,
előkészíti a hitelfelvétellel és kötvény kibocsátással kapcsolatos ügyeket,
információt szolgáltat a központi költségvetés számára,
lebonyolítja a polgármesteri hivatal költségvetésével kapcsolatos operatív feladatokat,
ellátja a selejtezéssel, leltározással kapcsolatos feladatokat,
kezeli a letéti és lakásalapot,
ellátja az önkormányzati intézmények pénzügyi, költségvetési felügyeletéből adódó feladatokat, illetve a Közétkeztetési Intézmény és az Intézményi Gondnokság felügyeletével kapcsolatos teendőket,
biztosítja a Pénzügyi Bizottság ügyvitelét,
ellátja a nemzetiségi önkormányzatok pénzügyi, számviteli feladatait.
beszedi és nyilvántartja a helyi adót és a gépjárműadót,
előkészíti az adóigazgatási eljáráshoz kapcsolódó méltányossági és mentességi ügyeket,
adó és értékbizonyítványt, valamint vagyoni bizonyítványt állít ki hivatalos megkeresésre,
adók módjára behajtható köztartozások kezelése.
(4) Belső ellenőr
éves munkaterv alapján a polgármesteri hivatalnál pénzügyi-gazdasági ellenőrzést végez,
utó-cél és témavizsgálatot tart terv szerint, illetve eseti megbízás alapján,
elvégzi a helyi önkormányzati intézmények, illetve az e tárgyú megállapodásban rögzítetteknek megfelelően a kistérségi önkormányzati intézmények és polgármesteri hivatalok pénzügyi-gazdasági ellenőrzését.
(5) Városmenedzser
Segítséget nyújt a város gazdasági jellegű ügyletkötései előkészítésében, a végrehajtás ellenőrzésében,
kialakítja és folyamatában kezeli a település megyén belüli és kívüli, esetleg határon túli jobb megítélését, részt vesz a város "image" megteremtésében,
koordinálja az önkormányzatot érintő pályázatokat a hivatalon belül és az önkormányzati intézmények körében.”
V. Fejezet
A hivatal munkarendje, ügyfélfogadás
8. § (1) A polgármesteri hivatal általános munkarendje osztatlan, heti 40 óra.
A munkaidő kezdete: 7.30 óra
A munkaidő befejezte hétfőtől csütörtökig 16.00 óra
pénteken 13.30 óra
(2) A hivatal dolgozói, a jegyző, illetve a belső szervezeti egység vezetőjének utasítására kötelesek a munkaidőn túl is ellátni a rájuk bízott feladatokat. A munkaidőn túli munkavégzésért a Ktv. szabályai alapján azonos tartamú szabadidő jár. A túlmunka elrendelését, nyilvántartását, a túlmunkával töltött idő kiadását a jegyző külön utasításban szabályozza.
(3) Az általános munkarenden túl alkalmazandó gyakorlat az egyenlőtlen és rugalmas munkaidő beosztás, melynek részletes szabályait a hivatal Közszolgálati Szabályzatához kapcsolódó melléklet tartalmazza.
(1) A Polgármesteri Hivatal ügyfélfogadása:
Hétfő 13.00 – 16.00 óráig
Kedd 7.30 – 12.00 óráig
Szerda 7.30 – 16.00 óráig
Csütörtök 7.30 – 12.00 óráig
Péntek 7.30 – 12.00 óráig
(2) Munkaidőben ügyfélfogadási időn kívül is intézhető ügyek:
anyakönyvi ügyek,
élet- és vagyonbiztonságot veszélyeztető események bejelentése.
VI. Fejezet
A hivatal működésével kapcsolatos egyéb feladatok
10. § (1) A jegyző vonatkozásában az egyéb munkáltatói jogokat a polgármester gyakorolja.
(2) A polgármesteri hivatal köztisztviselőit a jegyző nevezi ki és menti fel. E tekintetben köteles kikérni a polgármester egyetértését (a polgármester által meghatározott körben az aljegyző kivételével) a kinevezéshez, a vezetői megbízáshoz, felmentéshez, a megbízás visszavonásához és a jutalmazáshoz.
(3) Az osztály vezetője felelős az osztályon dolgozók köztisztviselőhöz méltó magatartásáért, a fegyelmi helyzetért, az osztály feladatkörébe tartozó munka jó színvonalú ellátásáért.
Munkáltatói jogokat nem gyakorol, fegyelmi jogköre nincs, ugyanakkor ezekkel kapcsolatos javaslattételi, véleményezési jog illeti meg.
(4) A jegyző az alábbi munkáltatói jogköreit az osztály vezetői megbízással rendelkező köztisztviselőkre ruházza át.
a./ A munkaköri feladatok meghatározása, munkaköri leírások elkészítése, aktualizálása
b./ Belső helyettesítés megállapítása távollét esetén
c./ Szabadság engedélyezése
d./ Munkaidő alatti rövid eltávozás engedélyezése
e./ Javaslattétel:
minősítésre, előlépésre, jutalmazásra
felelősségre vonásra,
teljesítménykövetelmény meghatározására és a teljesítmény értékelésére,
kiküldetésre, konferencián, továbbképzésen való részvételre,
munkáltatói támogatásra.
11. § A polgármesteri hivatalban a kiadmányozási jogot a polgármester és a jegyző külön utasításban szabályozza.
12. § (1) A hivatali munka hatékonyságának növelése, a feladatok meghatározása, megosztása teljesítésének ellenőrzése vezetői értekezleten, hivatali és szervezeti szintű munkaértekezleten történik.
(2) A vezetői értekezletet és a hivatali munkaértekezletet a polgármester vagy a jegyző a szervezeti szintű (osztály) munkaértekezletet – az érintett osztályvezető indítványára is tekintettel - a jegyző hívja össze.
(3) A vezetői értekezlet gyakorisága szükség szerinti, de legalább havonta egy alkalommal történik. Hivatali szintű munkaértekezletet évente legalább egyszer, szervezeti szintű munkaértekezletet évente legalább két alkalommal kell összehívni.
(4) Az értekezletek témái különösen:
új feladatok intézése,
a feladatok végrehajtásának áttekintése, értékelése,
a munkavégzés koordinálása,
a testületi döntések értelmezése, a döntések előkészítése,
a feladat végrehajtás feltételeinek biztosítása, a munkamódszerek fejlesztése.
(5) Fentieken túl az osztályvezetők jogosultak saját szervezeti egységeikre vonatkozóan munkaértekezletet összehívni és tartani, melyről a jegyzőt kötelesek értesíteni.
13. § (1) A Polgármesteri Hivatalnál alkalmazott egyes köztisztviselők a köztisztviselőkről szóló törvényben meghatározott időközönként vagyonnyilatkozat tételére kötelesek. E munkakörök és beosztások felsorolását a szabályzat 1. sz. melléklete tartalmazza.
(2) A hivatalban képzettségi pótlékra jogosító munkakörök felsorolása az Önkormányzat Képviselő-testületének és Szerveinek Szervezeti és Működési Szabályzatában történik.
VII. Fejezet10
Költségvetés tervezése, végrehajtása, gazdálkodás
15. § (1) A polgármesteri hivatal gazdálkodása a pénzügyi és terv osztály keretein belül történik.
(2) A gazdálkodáshoz tapadó kötelezettségei az alábbiak:
költségvetési tervezéssel,
az előirányzat felhasználásával,
a hatáskörébe tartozó előirányzat módosításával,
az üzemeltetéssel,
fenntartással,
működtetéssel,
beruházással,
a vagyon használatával, hasznosításával,
a munkaerő-gazdálkodással,
a pénzkezeléssel,
a könyvvezetéssel,
a beszámolási kötelezettséggel,
az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatok.
VIII. Fejezet
Képviselet, szerződéskötés
16. § (1)11 A városi önkormányzatot a polgármester képviseli. Meghatalmazással a polgármester – a vonatkozó szabályoknak való megfelelés esetén - a hivatal köztisztviselőjét, dolgozóját is megbízhatja az önkormányzat képviseletével.
(2) Bíróság előtti képviseletre a jogtanácsosi névjegyzékbe bejegyzett hivatali dolgozó jogosult, egyéb esetben a hivatal dolgozója részére írásos meghatalmazás szükséges.
(3) A polgármesteri hivatalt a jegyző vagy meghatalmazásával a hivatal dolgozója képviseli.
(4) Az önkormányzat nevében szerződéskötésre a jegyző ellenjegyzésével a polgármester jogosult.
IX. Fejezet
Utalványozás, kötelezettségvállalás
17. § Az utalványozás, kötelezettségvállalás részletes szabályait a Polgármesteri Hivatal külön – a számviteli szabályzat keretei közötti – szabályzata tartalmazza.
X. Fejezet
A bélyegző használat szabályai
18. § (1)12 Azokról a bélyegzőkről, amelyeken Magyarország címere van, vagy amelyekre nézve azt elrendelték, nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetéséről az Általános Igazgatás, Koordinációs és Népjóléti Osztály vezetője gondoskodik. Hivatalos bélyegzőt csak a legszükségesebb számban – jegyzői engedéllyel – lehet forgalomban tartani.
(2) A fent említett nyilvántartásnak az alábbiakat kell tartalmaznia:
a./ Sorszám
b./ A bélyegző lenyomata
c./ A bélyegző kiadásának napja
d./ A bélyegzőt használó szervezeti egység neve
e./ A bélyegzőt őrző, illetőleg a használatra jogosult dolgozó neve és az átvételt igazoló aláírás.
(3) Megszűnt bélyegzőt és az avult bélyegzőt a levéltári szabályok szerint kell kezelni, nyilvántartani, megsemmisíteni.
(4) A bélyegző használattal kapcsolatos szabályok megtartásáról és ellenőrzéséről a jegyző gondoskodik.
XI. Fejezet
19. § Az ügyiratkezelés rendjét külön szabályzat határozza meg.
XII. Fejezet
A polgármesteri hivatal helyiségei igénybevételének szabályai
20. § (1) Sarkad Város Polgármesteri Hivatal a (Sarkad, Kossuth u. 25-27 alatti) épületében található termek igénybevételének és használatának igényét a polgármesteri hivatal gondnoki feladatait ellátó osztályán kell bejelenteni, olyan időpontban, amely a rendezvény idejéhez és annak berendezéséhez szükséges előkészítést lehetővé teszi, de legalább a rendezvény megtartása előtt 5 nappal.
(2) A helyiségek használatáért díjat kell fizetni, melyet jegyzői utasítás állapít meg.
(3) Nem kell használati díjat fizetni az önkormányzat és bizottságai, illetve a hivatal által szervezett rendezvények esetén.
(4) A jegyző közérdekű célból vagy rendkívüli esetben önköltségi díj fizetésére, illetve térítés mentességre adhat engedélyt.
21. § (1) A teremhasználati díjak, a takarítás, a fűtés, a világítás, berendezés-használat szolgáltatásait is tartalmazzák.
(2) Külön igény esetén hangosítás is igényelhető.
(3) A fizetendő díjat a Pénzügyi és Terv Osztály számlázza, melyet 8 napon belül készpénzzel vagy átutalással kell kiegyenlíteni
XIII. Fejezet
22. § (1) A Szervezeti és Működési Szabályzat hatálya kiterjed a polgármesteri hivatal szervezeti egységeire és valamennyi hivatali dolgozóra.
(2)13 A Szabályzatban nevesített és a jegyző saját hatáskörében kiadott belső szabályzatok és utasítások egy eredeti példányát az Általános Igazgatási, Koordinációs és Népjóléti Osztály vezetője tartja nyilván és kezeli.
(3) E rendelet 2003. június 1. napján lép hatályba, rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekre is alkalmazni kell.