Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 9.§ (1) bekezdés a,) pontjában kapott felhatalmazás alapján - figyelemmel a végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 13.§ (1) bekezdésében foglaltakra - Eger Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése Eger Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) Szervezeti és Működési szabályzatát az alábbiak szerint hagyja jóvá:

1. Fejezet

A Hivatalt a Polgármester, Alpolgármester, a Jegyző, illetve a Polgármester vagy a Jegyző által megbízott dolgozó, az irodákat az irodavezetők, illetve az általuk – a Jegyző egyetértésével – megbízott dolgozó jogosult képviselni.

5. §

A Hivatal belső szervezeti egységeinek feladata:

1. a testületek működésével, valamint a Polgármester, az alpolgármesterek és a Jegyző tevékenységével kapcsolatban meghatározott feladatok ellátása.

2. a települési önkormányzati képviselők és az országgyűlési képviselők munkájának segítése,

3. a lakosság tájékoztatása és véleményének kikérése,

4. a társadalmi szervezetekkel, társszervekkel, közszolgáltatást végző szervekkel való együttműködés,

5. az önkormányzati társulások megállapodásaiban foglalt feladatok végrehajtása,

6. a fenntartásában lévő intézmények általános irányításában, szakmai felügyeletében és ellenőrzésében történő részvétel,

7. a Hivatal belső szervezeti egységei közötti hatékony együttműködés érvényesítése, 

6. §.

A Hivatal feladata a Közgyűlés tevékenységével kapcsolatban

1. szakmailag előkészíti az önkormányzati rendelet-tervezeteket, előterjesztéseket, tájékoztatókat, biztosítja azok törvényességét,

2. szervezi a Közgyűlés rendeleteinek és határozatainak végrehajtását, a végrehajtás ellenőrzését,

3. ellátja a Közgyűlés döntéseivel, munkájával kapcsolatos adminisztrációs, szervezési, ügyviteli, és nyilvántartási feladatokat.
   

7. §.

A Hivatal feladata a Bizottságok tevékenységével kapcsolatban

1. biztosítja a feladat jellegének megfelelően a bizottságok működéséhez szükséges ügyviteli feltételeket,

2. a bizottsági előterjesztések, jelentések, beszámolók, tájékoztatók szakmai előkészítését végzi, biztosítja azok törvényességét,

3. a bizottsági döntéseket végrehajtja.
   

8. §.

A Hivatal feladata a helyi képviselők munkájának segítése érdekében

1. elősegíti a képviselők jogainak gyakorlását;

2. közreműködik a képviselők tájékoztatásának megszervezésében;

3. az Alapokmány rendelkezéseinek megfelelően köteles a képviselők részére szükséges felvilágosítást megadni, igény esetén - a Jegyzőn keresztül - az illetékes iroda segítséget ad előterjesztéseik elkészítéséhez. 

9. §.

A Hivatal feladata a köztisztviselők munkájának segítése érdekében

1. a döntéseket előkészíti, szervezi azok végrehajtását;

2. segíti a közgyűlési munkával kapcsolatos tisztségviselői tevékenységet

10. §

A Hivatal pénzügyi, gazdálkodási, vagyonkezelési, intézményi gazdálkodási ellenőrzési feladatai

1. intézményi tervezés, beszámoltatás, intézményi gazdálkodás irányítása;

2. beruházás, felújítás előkészítése, lebonyolítása;

3. belső gazdálkodás szervezése, belső létszám- és bérgazdálkodás, intézményi pénzellátás;

4. költségvetési intézmények ellenőrzése, intézmények számviteli munkájának felügyelete;

5. számítástechnikai, informatikai rendszer kezelése;

6. területi tervezés, vállalkozásszervezés;

7. az önkormányzat ingatlanvagyonával, vagyoni érdekeltségeivel és egyéb vagyonával kapcsolatos közgazdasági, pénzügyi, jogi és nyilvántartási feladatok;

8. a költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges előírásokat, feltételeket a mindenkori költségvetési koncepció és költségvetési rendelet valamint a költségvetés és zárszámadási rendelet tartalmának meghatározásáról szóló mindenkor hatályos rendelet tartalmazza.

11. §

A Hivatal nemzetiségi önkormányzatokkal kapcsolatos feladatai:

1. A Hivatal Pénzügyi csoportja ellátja a nemzetiségi önkormányzat bevételeivel és kiadásaival kapcsolatban a tervezési, gazdálkodási, ellenőrzési, finanszírozási, adatszolgáltatási és beszámolási feladatokat. Az együttműködés részletes szabályait külön együttműködési megállapodás tartalmazza, mely kiterjed a költségvetési koncepció készítésére, a költségvetés elkészítésére, jóváhagyásának rendjére, a költségvetési gazdálkodás bonyolítására, az államháztartás rendszerén elüli információ szolgáltatására, a költségvetési beszámoló elkészítésére és jóváhagyására, a vagyontárgyak kezelésére, a jogszabályban előírt közzétételi kötelezettség megtartására.

2. Kötelezettségvállalásra, utalványozásra a nemzetiségi önkormányzat elnöke vagy az általa írásban meghatalmazott nemzetiségi önkormányzati képviselő kötelezettségvállalás ellenjegyzésére a Hivatal Gazdasági Iroda vezetője, vagy az általa írásban meghatalmazott Gazdasági Iroda munkatársa jogosult.  A nemzetiségi önkormányzat gazdálkodásával kapcsolatos feladat- és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét és az ezzel összefüggő felelősségi szabályokat a Gazdasági Iroda Pénzügyi Csoportja köztisztviselői munkaköri leírásában kerülnek meghatározásra.

3. A nemzetiségi önkormányzat önálló pénzforgalmi számlával rendelkezik, melyről készpénzt vehet fel, és amely készpénzmozgás a Hivatal házipénztárának bevonásával történik.

4. A nemzetiségi önkormányzat testületi működésével kapcsolatos jogi, ügyviteli, szakmai és technikai segítséget a Hivatal Jogi és Hatósági Irodája adja meg.

tagozódásuk, ügyfélfogadás

17. §

A Hivatal belső szervezeti egységei az irodák és az önálló csoportok, amelyek jogi személyiséggel nem rendelkeznek.

18. §

Hivatal belső szervezeti egységei és elnevezésük:

1. Adó Iroda

aa) Adó Nyilvántartási és Kivetési Csoport,

ab)Ellenőrzési és Elemzési Csoport,

                         ac) Pénzügyi és Hátralékkezelési Csoport

b, Gazdasági Iroda

ba) Költségvetési Csoport

bb) Pénzügyi Csoport

bc) Ellátási csoport

c,Jogi és Hatósági Iroda

ca) Jogi Csoport

cb) Hatósági Csoport

d, Informatikai Iroda

da) Informatikai Csoport

db) Iktató Csoport

e,Humán Szolgáltatási Iroda

ea) Szociális Csoport

eb) Ifjúsági Csoport

ec) Idegenforgalmi és Kulturális Csoport

f, Városüzemeltetési Iroda

fa) Üzemeltetési és Beruházási Csoport

fb) Városfejlesztési Csoport

fc) Építéshatósági Csoport

fd) Közterület-felügyelet

g,Főépítészi Csoport

h,Vagyongazdálkodási Csoport

i,Titkársági Csoport

j  Belső ellenőrzés

(3) Az irodák élén az irodavezetők állnak, az önálló csoportokat a csoportvezető vezeti.

Az ügyfélfogadás rendje, a Hivatal munkarendje

1. Az ügyfélfogadás általános rendje:

Hétfő                                                13.00-16.00 óráig

Szerda                                               8.00-12.00 óráig és 13.00-17.00 óráig

Péntek                                              8.00-12.00 óráig

2.Általános ügyfélfogadási időtől eltérő ügyfélfogadási rend:

Adóiroda:

Kedd, csütörtök                              9.00-16.00 óráig

Szerda                                           9.00-17.00 óráig

A Hivatal dolgozóinak általános munkarendje (magában foglalja a munkaközi szünetet is) a következő:

(3)    A Polgármester az általa meghatározott időpontban tart fogadónapot.

(4)    Az irodavezetők gondoskodnak arról, hogy a tisztségviselői fogadónapokon, valamint az ügyfélfogadási időben az irodák feladatkörébe tartozó kérdésekben felvilágosításra, intézkedésre jogosult ügyintézők a munkahelyükön tartózkodjanak.

(5)    Országgyűlési képviselőket, a Közgyűlés tagjait, a központi közigazgatási szervek képviselőit ügyfélfogadási időn túl is soron kívül kell fogadni és részükre a szükséges felvilágosítást meg kell adni.

• a Közgyűlés feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben keletkezett ügyiratokat, testületi beszámolókat, tájékoztatókat, az alapító okiratokat,
  
• központi szervekkel folytatott levelezéseket, kérelmeket, felterjesztéseket,
• önkormányzati ügyekben a tömegkommunikáció részére adott tájékoztatásokat,
• önkormányzati ügyekben, jogi képviseletre vonatkozó megbízást,
• az önkormányzatok közötti kül- és belkapcsolatok ügyében keletkezett iratokat,
• külső szervekhez irányuló önkormányzati feladatokkal összefüggő megkereséseket, illetve e körben polgármesterhez címzett megkeresésekre adott válaszokat.
• a törvény által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben és hatósági jogkörben keletkezett ügyiratokat,
• a Hivatalt érintő polgármesteri utasításokat, körleveleket,
• intézményeknek szóló körleveleket,
• a saját nevére érkező kérelmekre, levelekre, megkeresésekre adott válaszokat.
  
• a Közgyűlés által, az Alapokmányban vagy más helyi rendeletben a polgármesterre átruházott feladat- és hatáskörben hozott döntéseket.
• a Hivatal irányítási körébe tartozó belső szabályzatokat, egyéb intézkedéseket.
• hatáskörébe tartozó munkáltatói jogok gyakorlása során keletkezett iratokat.
• kötelezettségvállalási, utalványozási jogkörébe tartozó iratokat,
•          külföldiek ingatlanszerzése ügyében tett nyilatkozatot
  

(2.)   A polgármester akadályoztatása esetén helyette az általános helyetteseként megjelölt alpolgármester jogosult aláírni.

21. §

A Jegyző kiadmányozási jogköre

1. A Jegyző jogosult kiadmányozni:
   

• a központi államigazgatási szervek és azok területi, helyi szerveivel folytatott levelezéseket, felterjesztéseket, tájékoztatókat, jelentéseket,
  
• a hatáskörébe tartozó jogorvoslattal megtámadott ügyek felterjesztését az elbíráló szervhez,
• a Hivatal tevékenységére vonatkozó jelentéseket,
• állásfoglalás kérését önkormányzati és hatósági ügyben,
• a hatáskörébe tartozó közszolgálati tárgykörben keletkezett ügyiratokat,
• a saját nevére, érkező kérelmekre, levelekre, megkeresésekre adott válaszokat,
• az országgyűlési képviselőknek, a települési képviselőknek írt leveleket,
• a hatáskörébe tartozó munkaügyi ügyekben keletkező ügyiratokat, a munkáltatói jog gyakorlása során keletkezett iratokat,
  
• az általános feladat- és hatáskörében keletkező ügyiratokat,
• a költségvetés végrehajtásával összefüggő döntéseket, határozatokat,
• az országos, helyi önkormányzati nemzetiségi választás, népszavazás, népi kezdeményezéssel kapcsolatos iratokat,
• köztartozásról kiállított hatósági bizonyítványt,
• a polgári védelem, katasztrófavédelemmel kapcsolatos ügyeket,
• a Közgyűlés és bizottságok részére készülő feladat- és hatáskörébe tartozó előterjesztéseket, döntéstervezeteket,
• a hivatali gépjármű magáncélú igénybevételének engedélyezését,
• saját gépjárművel történő kiküldetés engedélyezését,
• a Hivatal jogi képviseletére vonatkozó döntéseket,
• kötelezettségvállalási, utalványozási jogkörében keletkezett iratokat, ügyeket,
•  mindazokban az ügyeket, amelyekben a Hivatal dolgozója e szabályzat szerint nem kapott kiadmányozási jogot.

(2)    A Jegyző akadályoztatása esetén helyette az aljegyző jogosult aláírni.

22. §

Együttes kiadmányozás

1. A Polgármester és a Jegyző együttesen kiadmányozza:

a,Közgyűlési jegyzőkönyvet,

b,Önkormányzati rendeletet,

c,Együttesen kiadott utasításokat, körleveleket, felhívásokat, nyilatkozatokat.

Egyéb kiadmányozás

1. Az 20-22. §-okban meg nem határozott ügyek tekintetében kiadmányozásra jogosult feladat és hatáskörében:

1. Az irodavezető, akadályoztatása esetén- az általa kiadmányozandó iratok tekintetében- az irodavezető által kijelölt helyettes,
2. anyakönyvi okiratok tekintetében az illetékes ügyintéző.

2. Az irodavezető által felhatalmazott ügyintéző jogosult kiadmányozni az eljárás során keletkezett közbenső intézkedéseket.

3. A kiadmányozás során – a kiadmányozó aláírása felett- fel kell tüntetni: „a Jegyző nevében és megbízásából” szövegrészt.

4. A Jegyző hatáskörébe tartozó közigazgatási hatósági ügyekben hozott első fokú határozat jogorvoslatról szóló tájékoztatást tartalmazó részében rendelkezni kell arról is, hogy az érdekelt a jogorvoslat iránti kérelmét a II. fokú hatósághoz címzett, de a határozatot kiadmányozó szervezeti egységhez nyújthatja be.

5. A közérdekű kérelmekre, panaszokra és bejelentésekre adott válaszokat az Ügyrend szerint illetékes szervezeti egység jogosult kiadmányozni.

6. A Közgyűlés döntéseinek végrehajtása során keletkezett iratokat a végrehajtásért, illetve a koordinálásért felelős szervezeti egység kiadmányozza.

24. §

Iratkezelés

1. Eger Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Egyedi Iratkezelési Szabályzata  tartalmazza az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

25. §

Bélyegző-használat, nyilvántartás

1. Eger Megyei Jogú Város Polgármestere, Alpolgármestere, Jegyzője feliratú körbélyegzők használatára a nevesített tisztségviselők a saját személyükben jogosultak.

2. A hivatalos bélyegző lenyomatát csak a kiadmányozásra jogosult aláírásával ellátott kiadmányokon lehet használni.

A Hivatalban használt bélyegzők lenyomatát, valamint a sorszámokkal azonosíthatóan az egyes bélyegzők használatra feljogosított személyeket, szervezeti egységeket a Hivatal bélyegző nyilvántartása tartalmazza

1. Fejezet

VEGYES ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

26. §

Vegyes rendelkezések

1. Az Irodavezetők vezetik a dolgozók szabadság-nyilvántartását, külön figyelemmel a tanulmányi szabadságok pontos nyilvántartására. Az adott hónapban tervezett szabadságok időpontjáról a tárgyhót megelőző ötödik napig kötelesek írásban tájékoztatni a Jegyzőt.

2. Ha a Hivatal vezetése egy adott pályázat kapcsán projekt- team felállításáról dönt, az irodavezető haladéktalanul köteles kijelölni a projektben résztvevő szakirodai munkatársat. A projekt feladatok tekintetében ezek a munkatársak a team vezetőjének közvetlen irányítása alá tartoznak, az irodavezetők erre is figyelemmel kötelesek biztosítani az irodai munkavégzés folyamatosságát és a munkatársak egyenlő leterheltségét.

3. Településfejlesztési Munkacsoport: a munkacsoport feladata a városi és térségi területfejlesztési elképzelések megfogalmazásában és végrehajtásában való szakmai közreműködés, javaslatok tétele, és a Polgármester, illetve a Jegyző felkérése alapján egyéb, a területfejlesztéssel kapcsolatos feladatok ellátása. A munkacsoport munkájában valamennyi iroda köteles aktívan közreműködni.

4. A lakossági panaszbejelentések kezelése az összes szervezeti egység feladata. Ha a panasz kivizsgálása során egyértelműen megállapítható, hogy az ügy más iroda vagy csoport feladata vagy az ügy több egységet is érint, az ügyet az egyeztetést követően lehet áttenni a panasz kivizsgálására hatáskörrel rendelkező szervezeti egységhez.

5. Az egyes vagyon-nyilatkozat tételi kötelezettségről szóló 2007. évi CLII. törvény (a továbbiakban: Vnytv.) szerint a vagyon-nyilatkozat tételre kötelezett munkakörök felsorolását jelen rendelet 1. Melléklete, a Hivatal Ügyrendjét az I. Függelék, a Hivatal Szervezeti ábráját a II. Függelék tartalmazza.

Záró rendelkezések:

27. §

(1) Jelen rendelet a kihirdetést követő napon lép hatályba.

(2) jelen rendelet hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti a 77/2012.(XII.21.) önkormányzati rendelet és az azt módosító 8/2014. (II.28.) önkormányzati rendelet