BEVEZETÉS

Tolna Város Önkormányzatának Képviselő-testülete az Alaptörvény 32. Cikk (1) bekezdésének d.) pontjában, valamint Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 53. § (1) bekezdésében meghatározott feladatkörében eljárva – Tolna Város Önkormányzata Képviselő-testületének Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 18/2019. (X.28.) önkormányzati rendeletének 3. melléklete I. Állandó bizottságok feladatai címe Jogi Bizottság feladatai 10/a) alpontjában meghatározott feladatkörében eljáró Jogi Bizottság véleményének kikérésével – Tolna Város Önkormányzata és Szervei Szervezeti és Működési Szabályzatát az alábbiak szerint alkotja meg:

I.

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

Városi Önkormányzat

1. §

(1) Az önkormányzat hivatalos megnevezése: Tolna Város Önkormányzata (továbbiakban: önkormányzat).

(2) Székhelye:          Tolna

     Címe:                    7130 Tolna, Hősök tere 1.

     Alapítása:             Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 3.§ (2) bekezdés alapján

     Gazdálkodó szervezete: Thelena Városi Szolgáltató Kft. 7130 Tolna, Bajcsy-Zs. u. 72/2.

     Törzskönyvi azonosító száma: 733371

(3) Az önkormányzat illetékességi területe: Tolna Város közigazgatási területe.

(4) Tolna Város Önkormányzata jogi személy.

(5) Az önkormányzat feladatait és hatáskörét a képviselő-testület látja el. Az önkormányzatot a polgármester képviseli.

A városi jelképek és kitüntetések

2. §

(1) Tolna járásszékhely város lakosságának összetartozás-érzését fejezik ki és erősítik az önkormányzat (város) jelképei, valamint a kitüntető címei.

A város jelképei:

• a városi címer, a városi logó
• a városi zászló, illetve lobogó

(2) Az önkormányzat képviselő-testülete a város jelképeiről, valamint kitüntető címek, díjak alapításáról és adományozásáról külön rendeletet alkot.

3. §

Az önkormányzat az év május 25. napját – Tolna mezővárosként való 1494. május 25-i oklevélbeli említésére tekintettel – a Város Napjává nyilvánítja.

II.

Az önkormányzás általános szabályai

Önkormányzati jogok

4. §

(1) Tolna Város választópolgárai választott képviselőik útján, valamint a helyi népszavazáson való részvételükkel gyakorolják az önkormányzáshoz való közösségi jogokat.

(2) A képviselő-testület tagjainak száma – a polgármesterrel együtt – 11 fő. A képviselők névsorát, választókerületi beosztását a 9. melléklet tartalmazza.

5. §

Az önkormányzat – a törvény keretei között – önállóan szabályozhatja, egyedi ügyekben szabadon igazgathatja feladat-, és hatáskörébe tartozó közügyeket. Döntését az Alkotmánybíróság illetve a Bíróság kizárólag jogszabálysértés esetén bírálhatja felül.

III.

AZ ÖNKORMÁNYZAT FELADAT- ÉS HATÁSKÖRE

Kötelező feladat - és hatáskör

6. §

(1) Az önkormányzati feladatok ellátását a képviselő-testület és szervei biztosítják.

(2) A képviselő-testület szervei:

• polgármester,
• a képviselő-testület bizottságai,
• Tolnai Közös Önkormányzati Hivatal (továbbiakban: Hivatal),
• jegyző,
• társulás.

(3) Az önkormányzat kötelezően ellátandó fontosabb feladat- és hatásköreinek felsorolását az 1. melléklet tartalmazza.

Önkéntes feladatvállalás

7. §

(1) Az önkormányzat – a törvény keretei között - szabadon vállalhat közfeladatokat, amelyek:

1. megvalósítása nem veszélyezteti a kötelezően előírt feladat- és hatáskörök ellátását,
2. ellátásához a szükséges feltételekkel rendelkezik.

(2) A közfeladat önkéntes vállalása, illetve annak megszüntetése előtt előkészítő eljárást kell lefolytatni. Az előkészítő eljárás során a jegyző a közfeladat vállalásával kapcsolatos előterjesztést – a hivatal bevonásával – előkészíti, majd a Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság, illetve a feladatkör szerint érintett bizottság véleményével ellátva a polgármester a képviselő-testület elé terjeszti.

(3) A közfeladat önkéntes vállalását tartalmazó javaslat csak akkor terjeszthető a képviselő-testület elé, ha az (1) bekezdésben foglalt együttes feltételek biztosítottak.

(4) Az önkormányzat önként vállalt feladatainak jegyzékét a 2. melléklet tartalmazza.

Együttműködési kapcsolatok

8. §

(1) Az önkormányzat egy vagy több önkormányzati feladat- és hatáskör, valamint a polgármester és a jegyző államigazgatási feladat- és hatáskörének hatékonyabb, célszerűbb ellátására jogi személyiséggel rendelkező tárulást hozhatnak lére.

(2) Az önkormányzat együttműködhet önkormányzatokkal, önkormányzati szövetségekkel, egyéb szervezetekkel.

(3) Az önkormányzat szorosan együttműködik a város nemzetiségi önkormányzatával, melyeknek hivatala útján szakmai segítséget nyújt.

Hatáskör átruházás

9. §

(1) A települési önkormányzat feladat- és hatáskörei a képviselő-testületet illetik meg.

(2) Az önkormányzat hatásköreit:

• a polgármesterre,
• bizottságaira,
• a jegyzőre,
• társulására ruházhatja át.

(3) Az átruházott hatáskörök gyakorlásáról a hatáskör címzettjének a soron következő ülésen be kell számolnia a képviselő-testületnek.

(4) Az átruházott hatáskörök gyakorlására a képviselő-testület utasítást adhat, a hatáskört visszavonhatja.

(5) Ha az átruházott hatáskört jogszabály, vagy az önkormányzat érdekét sértő módon gyakorolja, a képviselő-testület intézkedik annak megvonásáról és a sérelem elhárításáról.

 IV.

A KÉPVISELŐ-TESTÜLET MŰKÖDÉSE

A képviselő-testület összehívása

10. §

(1) A képviselő-testület rendes és rendkívüli ülést tart. A rendes ülésre a munkatervben ütemezett módon és időben kerül sor. Minden más ülés rendkívüli ülésnek minősül.

(2) Rendkívüli ülést kell összehívni a polgármester, a képviselők ¼-ének (3 fő), bármely bizottság a képviselő-testületi ülés összehívásának indokát és napirendi pontját tartalmazó indítványára. Rendkívüli ülést össze kell hívni a Tolna Megyei Kormányhivatal vezetőjének indítványára is, a törvényben foglalt tartalmi és formai feltételek szerint.

(3) A képviselő-testület a polgármester javaslatára, ha a tárgyalandó napirendek száma ezt szükségessé teszi, illetőleg a munkatervben ütemezett módon, a folytatás helyét és időpontját meghatározva, ülésszakot rendelhet el.

(4) A polgármesteri és a főállású alpolgármesteri tisztség egyidejű betöltetlensége vagy tartós akadályoztatásuk esetén az ülést a Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság elnöke hívja össze. Mindhármuk akadályoztatása esetén a korelnök gondoskodik az ülés összehívásáról.

(5) Rendkívüli esetben a képviselő-testület rövid úton is összehívható. A rendkívüli ülésre szóló meghívó csak a rendkívüli ülés összehívására okot adó napirendeket tartalmazhatja és a képviselő-testület csak ezt a napirendet tárgyalhatja meg, kivéve, ha a képviselő-testület - az önkormányzat érdekeire tekintettel - sürgősségi indítvány megvitatását is szükségesnek tartja. Ebben az esetben az előterjesztések kézbesítésének és előkészítésének általános szabályaitól el lehet térni.

Gazdasági program

11. §

(1) A képviselő-testület középtávú célkitűzéseit a választási ciklus időtartamára szóló gazdasági programba foglalja össze.

(2) A gazdasági program tartalmazza:

1. a város lakosságának ellátása érdekében a közszolgáltatások szervezésének, fejlesztésének elképzeléseit,
2. új intézmények, gazdálkodó szervezetek, társulások létrehozásával kapcsolatos konstrukciókat, esetleges átszervezések módját, ütemét,
3. az önkormányzat gazdasági alapját, vagyonának gyarapítását, hasznosításának módját, bevételeinek növelését célzó intézkedéseket,
4. a településfejlesztéssel összefüggő feladatokat, a környező települések önkormányzataival való együttműködés fő irányait,
5. a közszolgáltatások eredményesebbé tétele érdekében az ebben közreműködő önszerveződések támogatásának módját.

(3) A gazdasági program elkészítése a polgármester feladata.

(4) A polgármester a gazdasági program tervezetének készítéséhez javaslatot kér a bizottságoktól, képviselőktől, a közszolgáltatást végző szervektől, az intézményektől, a jegyzőtől, a Hivatal osztályvezetőitől, az önkormányzat társulásaitól. A polgármester a javaslatokról akkor is tájékoztatja a képviselő-testületet, ha azokat a tervezetbe nem vette be.

Munkaterv

12. §

(1) A képviselő-testület működésének alapja a gazdasági program végrehajtását célzó féléves munkaterv.

(2) A munkatervnek tartalmaznia kell:

1. a képviselő-testületi ülések időpontjait, napirendjeit,
2. a napirendek előadóit, ideértve az előterjesztő bizottságot is,
3. az előterjesztések elkészítésének határidejét,
4. a közmeghallgatás időpontját,
5. azokat a napirendeket, amelyek csak bizottsági előzetes állásfoglalással terjeszthetők elő.

A képviselő-testület ülései, ülésvezetés

13. §

(1) A képviselő-testület a munkaterv szerint évente legalább 6 alkalommal rendes ülést tart.

(2) A meghívót és az írásos előterjesztéseket úgy kell kiadni, hogy azt az ülést megelőző legalább öt nappal a képviselők – elektronikus, vagy papír alapúan –, míg a tanácskozási joggal meghívottak elsősorban papír alapúan kézhez kapják.

(3) A meghívó tartalmazza:

1. az ülés helyét és idejét,
2. a javasolt napirendi pontokat, az előadó nevét, a napirendi pontot véleményező bizottságok megnevezését,
3. ülésszak esetén a folytatás helyét és idejét,
4. mellékletként az előterjesztéseket.

(4) A képviselő-testület ülése nyilvános.

14. §

(1) A képviselő-testület zárt ülést tart önkormányzati hatósági, összeférhetetlenségi, méltatlansági, kitüntetési ügy tárgyalásakor, fegyelmi büntetés kiszabása, valamint vagyonnyilatkozattal kapcsolatos eljárás esetén, zárt ülést tart az érintett kérésére választás, kinevezés, felmentés, vezetői megbízás adása, annak visszavonása, fegyelmi eljárás megindítása és állásfoglalást igénylő személyi ügy tárgyalásakor is.

(2) A képviselő-testület zárt ülést rendelhet el a vagyonával való rendelkezés esetén, továbbá az általa kiírt pályázat feltételeinek meghatározásakor, a pályázat tárgyalásakor, ha a nyilvános tárgyalás az önkormányzat vagy más érintett üzleti érdekét sértené.

(3) A zárt ülésen a képviselő-testület tagjai, a jegyző, aljegyző, továbbá meghívása esetén a Hivatal ügyintézője, az érintett és a szakértő vesz részt. A nemzetiségi önkormányzat elnöke kizárólag az általa képviselt nemzetiséget érintő ügy napirendi tárgyalásakor vehet részt a zárt ülésen.

(4) Az (1)-(3) bekezdésben foglaltakat – figyelemmel a 49. § szabályaira is – a Képviselő-testület bizottságainak működése során megfelelően alkalmazni kell.

(5) A képviselő-testület ülésének időpontjáról és főbb napirendjeiről tájékoztatni kell a lakosságot az önkormányzat honlapján.

15. §

(1) A képviselő-testület ülésein – polgármesteren és képviselőkön kívül – tanácskozási joggal vesznek részt:

• a jegyző,
• a Hivatal osztályvezetői,
• a német nemzetiségi önkormányzat elnöke,
• az egyes napirendi pontok tárgyalásában érintett személyek, szervezetek vezetői,
• a bizottságok nem képviselő tagjai azon napirendi pontok tárgyalásánál, amelyeket a bizottság terjesztett elő, véleményezett, vagy ellenőrzött,
• az önkormányzatnál bejelentett önszerveződő közösségek képviselői a tevékenységüket érintő napirend tárgyalásához.

(2) Az ülésre meg kell hívni:

• a képviselőket
• az egyéni választókerület országgyűlési képviselőjét
• a Tolna Megyei Kormányhivatal Tolnai Járási Hivatala vezetőjét
• a jegyzőt, az aljegyzőt
• a Hivatal osztályvezetőit,
• a német nemzetiségi önkormányzat elnökét
• a napirend tárgya szerinti illetékes szerv, intézmény vezetőit,
• a bizottságok nem képviselő tagjait, akkor, ha a bizottság beszámol vagy előterjesztéssel él a képviselő-testülethez,
• mindazokat, akiknek a jelenlétét a napirend tárgyalásánál a polgármester szükségesnek tartja.

16. §

(1) A polgármester az ülés megnyitása előtt – a jegyző közreműködésével – megvizsgálja a képviselő-testület határozatképességét, majd kihirdeti az arra vonatkozó megállapítását. A képviselő-testület akkor határozatképes, ha az ülésen a megválasztott képviselők több mint fele jelen van. Ha a képviselő-testület határozatképes, a polgármester az ülést megnyitja.

(2) A képviselő-testület határozatképességét a polgármester az ülés vezetése során folyamatosan figyelemmel kíséri. Az ülésről végleg távozó képviselő a határozatképesség folyamatos ellenőrzése érdekében köteles távozását bejelenteni a képviselő-testületnek.

(3) Ha a képviselő-testület határozatképtelenné válik, a polgármester kísérletet tesz a határozatképesség helyreállítására.

(4) Amennyiben a képviselő-testület határozatképtelen marad, a polgármester az ülést berekeszti. Az ülés berekesztése esetén a képviselő-testület a következő rendes ülésén elsőként az elmaradt napirendi pontokat tárgyalja meg.

Az előterjesztés

17. §

(1) A Képviselő-testületi ülésre előterjesztést nyújthat be a polgármester, a jegyző, bármely képviselő, az intézményvezetők és a munkatervbe felvett napirendek előadói az őket érintő napirend kapcsán.

(2) Előterjesztésnek minősül a munkatervbe felvett, a képviselő-testület vagy annak bizottsága által előzetesen javasolt rendelet- és határozattervezet, beszámoló és tájékoztató.

(3) A beszámolót, illetve a tájékoztatót tartalmazó előterjesztés határozati javaslattal zárul. A beszámolót a képviselő-testület elfogadja, vagy elutasítja, a tájékoztatót pedig határozattal tudomásul veszi. Elutasított beszámoló esetén azt további javasolt intézkedésre a Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság elé kell terjeszteni.

(4) Az előterjesztések formai szempontból írásbeliek, vagy szóbeliek.

(5) Az írásbeli előterjesztés főbb elemei:

• az előterjesztés címe,
• előzmények, (képviselő-testületi vélemény(ek), határozat(ok) eredményei)
• a tárgykörre vonatkozó jogszabály(ok),
• az előkészítésben részt vevők neve, véleménye
• határozati javaslat,
• végrehajtásért felelősök megnevezése,
• határidők megjelölése.

(6) A képviselők és a meghívottak részére az előterjesztéseket - a (8) bekezdésben foglaltaknak kivételével - írásban kell elkészíteni.

(7) Kötelező írásos előterjesztést készíteni a képviselő-testület hatásköréből át nem ruházható ügyekben, valamint a lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról szóló beszámoló esetén.

(8) Rendkívüli esetekben az írásos előterjesztésektől - a polgármester javaslatára - a képviselő-testület határozattal eltérhet.

(9) Az előterjesztés elkészítésére kötelezett az ülés előtt legalább 15 nappal köteles bejelenteni a polgármesternek, ha az előterjesztést nem tudja elkészíteni. Bejelentés csak írásban, alapos indok fennállása esetén tehető. A bejelentés tárgyában a polgármester dönt, s erről a képviselőket a soron következő ülésen tájékoztatja.

(10) Halaszthatatlan esetben a polgármester engedélyezheti az írásba foglalt előterjesztésnek és határozati javaslatnak az ülésen történő kiosztását.

(11) Az önálló képviselői indítványra az (5) bekezdés szabályai irányadók azzal, hogy annak összeállításában, illetve elkészítésében a Hivatal segítséget nyújt.

Sürgősségi indítvány

18. §

(1) A képviselő-testület tagja, bármely bizottság, vagy a jegyző javasolhatja a képviselő-testületnek a kiküldött meghívó napirendi javaslatai között nem szereplő előterjesztés sürgős tárgyalását (sürgősségi indítvány) a sürgősség tényének rövid indokolásával és az anyag csatolásával.

(2) Sürgősségi indítványt legkésőbb a képviselő-testületi ülést megelőző 5 órával a polgármesterhez kell benyújtani. Az indítványnak tartalmaznia kell annak tárgyát és indokát, a döntési javaslatot, valamint a javaslattevő aláírását.

(3) A sürgősségi indítványról (napirendre tűzéséről, elnapolásáról, illetve elutasításáról) a napirendek elfogadása előtt az előterjesztő legfeljebb 3 perces felszólalását követően a polgármester javaslatára a képviselő-testület vita nélkül, egyszerű szótöbbséggel határoz.

V. Fejezet

A Képviselő-testület tanácskozási rendje

A napirend elfogadása

19. §

(1) A képviselő-testületi ülés napirendjéről és azok tárgyalási sorrendjéről – a kiküldött meghívót alapul véve – a képviselő-testület vita nélkül egyszerű szótöbbséggel határoz.

(2) A polgármester, a képviselők valamint a jegyző kezdeményezhetik valamely napirendi pont napirendről történő levételét, elnapolását, illetve a javasolt sorrend megváltoztatását. A kezdeményezők javaslatukat röviden megindokolhatják.

(3) A polgármester a napirend – meghívó szerinti – írásos tervezetét szóban kiegészítheti az ülésen kiosztott anyagok napirendre vételét javasolhatja. A képviselő-testületi ülésen kiosztott anyag tárgyalására csak halasztást nem tűrő esetben a polgármester külön indokolása alapján kerülhet sor, ha a képviselő-testület a napirendre vételt megszavazza. A képviselő által az ülés napján 9.00 óráig a polgármesterhez benyújtott javaslatról a képviselő-testület vita nélkül egyszerű szótöbbséggel határoz.

(4) A képviselő-testület a napirendek sorrendjéről az esetleges sürgősségi indítvány, a módosító indítvány, illetve az eredeti napirendekre vonatkozó javaslatok szavazásra bocsátásával dönt.

(5) Nem kerülhet a képviselő-testületi ülésen kiosztásra:

• a munkatervben meghatározott feladatokkal kapcsolatos anyag,
• 1 millió Ft-ot meghaladó mértékű költségvetési előirányzat átcsoportosítást vagy költségvetés módosítást eredményező javaslat,
• intézmény, gazdasági társaság alapítása, átszervezése, megszüntetése, alapító okirat, társasági szerződés, alapszabály módosítása,
• alapítványhoz való csatlakozás ügyében készített előterjesztés,
• önkormányzati társulás létrehozásáról, az ahhoz való csatlakozásról szóló előterjesztés,
• önkormányzati pénzeszköz, illetve vagyon átadásáról, vagyon elidegenítéséről szóló javaslat,
• rendelet alkotás, vagy módosítás,
• a törvény által a képviselő-testület hatáskörébe utalt kinevezésre, választásra, megbízásra, visszahívásra vonatkozó előterjesztés.

A képviselő-testületi ülés tanácskozási rendje, a napirend tárgyalása

20. §

(1) A képviselő-testület tanácskozását a polgármester akadályoztatása esetén a főállású alpolgármester vezeti.

(2) Elsőként a polgármester beszámol a lejárt határidejű önkormányzati határozatok végrehajtásáról, valamint az átruházott hatáskörök gyakorlásáról. A lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról készítendő beszámolóról a 8. melléklet rendelkezik.

(3) A tájékoztató napirendek tudomásulvételéről és a beszámolók elfogadásáról a képviselő-testület egyszerű szótöbbséggel határoz.

(4) A napirend tárgyalásakor elsőként a napirend előadóját illeti a szó, ha a bizottsági vélemény nem került írásban kiküldésre, úgy azt követően az illetékes bizottság elnöke ismerteti a bizottság javaslatát, szükség esetén a nemzetiségi véleményeket.

(5) A vitát megelőzően az előadóhoz – kérdezőnként – egy alkalommal kérdést, illetve kérdéseket lehet intézni, melyre még a vitát megelőzően válaszolni kell.

(6) A vita során először a tárgyhoz szólni kívánó képviselőcsoport által kijelölt képviselőnek kell szót adni.

(7) A polgármester – a (6) bekezdésben foglalt kivétellel – a jelentkezések sorrendjében adja meg a szót.

(8) A hozzászólások időbeni korlátozására bármely képviselő javaslatot tehet, illetve javasolhatja a vita lezárását. A vitát lezárni csak akkor lehet, ha minden felszólalásra jelentkezőnek lehetősége volt véleményének elmondására. Az ismételt felszólalás időtartama – legfeljebb egy alkalommal – maximum 2 perc.

(9) A napirend előterjesztője, a polgármester, a képviselők legalább 1/4-e a szavazás megkezdése előtt bármikor javasolhatja a téma napirendről történő levételét. A javaslatról a képviselő-testület – vita nélkül – egyszerű szótöbbséggel határoz.

(10) A vita lezárására akkor kerülhet sor, ha – jelzésének megfelelően - minden képviselőcsoport szót kapott.

(11) A polgármester kérésére a jegyző az elhangzott javaslatok törvényességéről nyilatkozik.

(12) Szót kell adni a jegyzőnek, ha bármely javaslat törvényességét illetően észrevételt kíván tenni.

(13) A nem tanácskozási joggal meghívottak csak a képviselő-testület engedélye és – az érintett jelzését követően vita nélküli egyszerű szótöbbséggel hozott – határozata alapján szólalhatnak fel.

(14) Az egyes szavazások megkezdése előtt bármely képviselő javaslatára – vita nélküli egyszeri szótöbbséggel hozott határozatot követően - szünetet kell elrendelni.

(15) A polgármester a képviselő-testületi ülés alatt bármikor szünetet rendelhet el.

Ügyrendi javaslat

21. §

(1) Ügyrendi javaslat a képviselő-testület vezetésével, rendjével összefüggő, a tárgyalt napirendi pontot érdemben nem érintő – döntést igénylő – eljárási kérdésre vonatkozó javaslat, melyben bármelyik képviselő bármikor szót kérhet.

(2) Ügyrendi javaslatról a képviselő-testület vita nélkül egyszerű szótöbbséggel hozott határozathozatallal dönt.

Határozathozatal

22. §

(1) A polgármester, miután lezárta a vitát, összefoglalja az abban elhangzottakat, majd az előterjesztésben szereplő és a vita során elhangzott határozati javaslatokat egyenként teszi fel szavazásra úgy, hogy előbb a vita során elhangzott módosító, kiegészítő javaslatok, majd az eredeti javaslat kerül megszavazásra. A szavazás eredményének megállapítása után a polgármester kihirdeti a határozatot.

(2) A képviselő-testület tagjai "igen"-nel vagy "nem"-mel szavazhatnak, illetve tartózkodhatnak a szavazástól.

(3) A javaslatot akkor fogadja el a képviselő-testület – minősített többséget kivéve –, ha a jelenlévők többsége azzal egyetért.

(4) A minősített többségű döntéshez a megválasztott képviselők több mint felének (legalább 6 fő) szavazata szükséges.

(5) A határozathozatal általában nyílt szavazással, kézfelemeléssel történik.

(6) A kettőnél több alternatívát tartalmazó határozatok esetében a legkevesebb szavazatot kapott javaslatot a polgármester a következő szavazási körben már nem teszi fel szavazásra. Az eljárást addig kell folytatni, amíg egy határozati javaslat marad.

Kinevezési ügyek

23. §

1. A képviselő-testület hatáskörébe tartozó pályázati eljárással egybekötött kinevezési, megbízási ügyekben – több jelölt esetén – két fordulóban kell szavazni.

(2) Elsőként a képviselő-testület a jelöltek pályázati feltételeknek való megfeleléséről, a pályázati kiírás és az illetékes bizottság véleményének figyelembe vételével egyszerű szótöbbséggel határoz.

(3) A második fordulóban a képviselő-testület a (2) bekezdés szerinti szavazás eredményeként a pályázati kiírásnak megfelelő jelölt(ek) kinevezéséről, megbízásáról minősített többséggel dönt.

Névszerinti szavazás

24. §

(1) A képviselő-testület - a jelenlévő képviselők ¼-ének indítványára - a törvényben előirt eseteken túl - név szerinti szavazást rendel el. A névszerinti szavazásnál a polgármester névsor szerint felolvassa a képviselők nevét, akik "igen", "nem”, "tartózkodom" nyilatkozattal szavaznak. A polgármester utoljára szavaz. Az eredményt a szavazatok összeszámlálása után a polgármester állapítja meg. A szavazásról készült névsort a jegyzőkönyvhöz csatolni kell.

(2) Névszerinti szavazást egy-egy előterjesztésnél csak egyszer lehet elrendelni.

A titkos szavazás

25. §

(1) Titkos szavazást kell elrendelni a képviselő-testület erre vonatkozó döntése      alapján ezen rendelet 14.§. (1) bekezdésében meghatározott esetekben.

2. Amennyiben a titkos szavazás nem kötelező, úgy arra bármely képviselő, valamint a jegyző tehet indítványt, amelyről a képviselő-testület vita nélkül egyszerű szótöbbséggel dönt.

3. A titkos szavazás lebonyolítására a Jogi Bizottság képviselő tagjaiból álló 3 fős szavazatszámláló bizottság rendelkezik hatáskörrel. Amennyiben a képviselő-testületi ülésen nincs jelen három képviselő bizottsági tag, akkor a képviselő-testület egyedi döntéssel 3 főre egészíti ki a szavazatszámláló bizottságot.

4. A titkos szavazás szavazólapon történik, melyet az önkormányzat hivatalos pecsétjével kell ellátni.

5. Érvényesen szavazni csak a szavazólapon szereplő jelöltre lehet úgy, hogy a jelölt neve mellé tollal két egymást metsző vonalat kell tenni.

6. Érvénytelen a szavazat, ha

1. nem hivatalos - bélyegzőlenyomat nélküli – szavazólapon adták le,
2. ceruzával töltötték ki a szavazólapot,
3. nem lehet kétséget kizáróan megállapítani, hogy a képviselő kire szavazott,
4. a szavazó képviselő a megválaszthatónál több jelölt nevét jelöli meg a szavazólapon.

7. A szavazatszámláló bizottság a titkos szavazás lebonyolítása során:

1. ismerteti a szavazás módját és elkészíti a szavazólapokat,
2. ellenőrzi a szavazólapok elhelyezésére szolgáló urnát, majd azt lezárja,
3. meggyőződik arról, hogy a szavazólapok száma megegyezik a szavazásra jogosultak számával,
4. a szavazólapok névjegyzéken történő átadását a képviselők névjegyzékén jelöli,
5. megállapítja a titkos szavazás eredményét,
6. a szavazásról jegyzőkönyvet készít, melyet a bizottság tagjai írnak alá,
7. a szavazás eredményéről a bizottság elnöke jelentést tesz a képviselő-testületnek.

   A képviselő-testületi ülés rendjének biztosítása

26. §

(1) A polgármester gondoskodik a képviselő-testületi ülés rendjének fenntartásáról.

(2) A képviselőt, illetve a tanácskozási joggal résztvevő személyt, más meghívottat, jelenlévő választópolgárt, ha magatartásával sérti a tanácskozás rendjét, a polgármester:

1. figyelmezteti, ha a tanácskozáshoz nem illő módon nyilatkozik,
2. rendre utasítja, ha az üléshez méltatlan magatartást tanúsít,
3. ismétlődő rendzavarás esetén, figyelmeztetés után - a képviselőket kivéve – a terem elhagyására kötelezheti.

Interpelláció

27. §

(1) A képviselőket az önkormányzat feladatkörébe tartozó ügyekben interpellációs jog illeti meg.

(2) Interpellációnak minősül az a felvetés, amelyben a képviselő valamilyen hibás, helytelen gyakorlatot, illetve helyzetet jelez. Az interpellációt írásban, előre a polgármesterhez kell benyújtani.

(3) A képviselő az interpellációt a polgármesterhez, alpolgármesterhez, bizottsági elnökhöz, és a jegyzőhöz címezheti.

(4) Az interpelláció címzettje a képviselő-testületi ülésen szóban, de legkésőbb 15 napon belül írásban köteles az interpellációra választ adni.

(5) Az ülés előtt legalább 5 nappal benyújtott interpellációra a címzett az ülésen köteles válaszolni.

(6) Az interpellációra adott válasz elfogadásáról először az előterjesztő nyilatkozik, majd a képviselő-testület - vita nélkül - egyszerű szótöbbséggel dönt a válasz elfogadásáról.

(7) A képviselő-testület, az általa el nem fogadott válasz esetén, az interpelláció alapján részletes vizsgálatot rendel el, melyet az illetékes bizottság(ok) 30 napon belül folytat(nak) le.

A vizsgálatba az interpelláló képviselőt be kell vonni.

(8) Az interpellációkra a "Polgármester tájékoztatója a két ülés közötti fontosabb eseményekről, intézkedésekről" napirend után kerül sor.

Önálló kérdés

28. §

(1) Önálló kérdésnek minősül minden olyan kérdésfeltevés, amely napirendeken kívül merül fel.

(2) A képviselők a polgármesterhez, alpolgármesterekhez, jegyzőhöz, bizottsági elnökhöz, önkormányzati ügyekben az ülésen önálló kérdést intézhetnek.

(3) A kérdés címzettje a képviselő-testületi ülésen, de legkésőbb 15 napon belül írásban érdemben köteles válaszolni.

(4) A kérdések során önkormányzati döntés nem hozható.

Személyes megjegyzés

29. §

(1) A képviselő-testület tagjai, illetve az ülésen tanácskozási joggal résztvevő személyek közül az tehet személyes megjegyzést, aki a vitában személyében érintett volt.

(2) Személyes megjegyzést maximum 2 perces időtartamban lehet megtenni. Ugyanaz a személy ugyanazon napirend keretében csak egy alkalommal élhet ezzel a joggal. A személyes megjegyzésről a polgármester nem nyithat vitát.

A jegyzőkönyv

30. §

(1) A képviselő-testület üléséről hangfelvétel minden esetben, míg képfelvétel szükség esetén, továbbá 3 példányban jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyv elkészítéséről a jegyző gondoskodik.

(2) A jegyzőkönyv tartalmazza:

1. a képviselő-testületi ülés helyét, időpontját,
2. a megjelent önkormányzati képviselők nevét,
3. a meghívottak nevét, megjelenésük tényét,
4. a javasolt, elfogadott és tárgyalt napirendi pontokat,
5. az előterjesztéseket,
6. az egyes napirendi pontokhoz hozzászólók nevét, észrevételük jogcímét, a hozzászólásuk, továbbá az ülésen elhangzottak lényegét,
7. a szavazásra feltett döntési javaslat pontos tartalmát,
8. a döntéshozatalban résztvevők számát,
9. a döntésből kizárt önkormányzati képviselő nevét és a kizárás indokát,
10. a jegyző jogszabálysértésre vonatkozó jelzését,
11. a szavazás számszerű eredményét,
12. a hozott döntéseket,
13. a polgármester és jegyző aláírását.

 (3) A jegyzőkönyv mellékletei:

1. meghívó
2. a tárgyalásra került előterjesztések,
3. határozattervezetek,
4. jelenléti ív,
5. képviselőcsoport(ok) nyilatkozatai.

(4) A képviselő-testület – a polgármester vagy a képviselők indítványára – esetenként dönt arról, hogy egy-egy hozzászólásról szó szerinti jegyzőkönyv készüljön. A képviselő írásban benyújtott hozzászólását csatolni kell a jegyzőkönyvhöz.

(5) A képviselő-testületi ülés jegyzőkönyvét a polgármester és a jegyző írja alá, melyet a jegyző az ülést követő 15 napon belül a Nemzeti Jogszabálytár rendszerébe (www.njt.hu) feltölt – illetve kérésére – a képviselőcsoportok vezetőinek megküld.

(6) A jegyzőkönyv eredeti példányát – mellékleteivel együtt – a jegyző kezeli. A jegyzőkönyvet évente be kell köttetni és az irattárba el kell helyezni.

(7) Az állampolgárok – a zárt ülés kivételével – a jegyzőnél, a Tolnai Kulturális Központ és Könyvtár könyvtárában betekinthetnek a képviselő-testületi előterjesztésekbe és az ülések jegyzőkönyvébe. Az ülésről készült jegyzőkönyvet az ülést követő 30 napon belül a Tolnai Kulturális Központ és Könyvtárnak át kell adni.

(8) A hangfelvétel és az esetleges képfelvétel őrzéséről és archiválásáról a Hivatal gondoskodik.

VI.

EGYÉB MŰKÖDÉSI SZABÁLYOK

Alakuló ülés

31. §

(1) A képviselő-testület alakuló ülését a választás eredményének jogerőssé válását követő 15 napon belül a megválasztott polgármester hívja össze, s vezeti.

(2) Ezt követően a Helyi Választási Bizottság elnöke ismerteti a választások eredményét, majd átadja a képviselő-testületi tagok megbízólevelét.

(3) A polgármester és a képviselők az Mötv. 1. mellékletében előírt esküt tesznek. Az esküt a polgármestertől a Helyi Választási Bizottság elnöke, a képviselőktől a polgármester veszi ki.

(4) Az alakuló ülésről távollévő érintettek a képviselő-testület következő ülésén, illetve az akadály megszűnését követően tesznek esküt.

Közmeghallgatás

32. §

(1) A képviselő-testület – éves munkatervében tervezetten – évente legalább egyszer előre meghirdetett közmeghallgatást tart, amelyen a választópolgárok és az érdekelt szervezetek képviselői a napirendnek megfelelően közérdekű kérdést intézhetnek és javaslatot tehetnek a képviselő-testület részére.

(2) A közmeghallgatás helyét és idejét, a munkatervben szereplő napirend tárgyát a közmeghallgatást megelőzően legalább 8 nappal a helyi médiákon keresztül hirdetményben közzé kell tenni.

(3) Közmeghallgatást kell tartani a képviselők legalább ¼-nek indítványára, ha az indítványozók a közmeghallgatás tárgyát meghatározzák.

(4) A közmeghallgatásra meghívottak körére a 15. §. (2) bekezdésében foglaltak az irányadóak.

(5) A közmeghallgatáson lehetővé kell tenni, hogy a részt vevők közvetlenül előterjeszthessék közérdekű kérdéseiket, kezdeményezéseiket, javaslataikat.

(6)  A közmeghallgatást a polgármester vezeti.

(7) A közmeghallgatáson elhangzott kérdésekre lehetőleg azonnal válaszolni kell. A megválaszolatlanul maradt kérdést, kezdeményezést, javaslatot a tárgy szerint illetékes bizottság vagy a jegyző a képviselő-testület által meghatározott határidőig kivizsgálja. A vizsgálat eredményéről a polgármester a következő ülésen tájékoztatást ad, melyről a javaslattevőt, közérdeklődésre számot tartó kérdésben a lakosságot is tájékoztatni kell.

(8) A közmeghallgatásról a 30. §. szerinti jegyzőkönyv készül.

Lakossági fórum

33. §

(1) A polgármester előre meghatározott közérdekű tárgykörben, illetőleg a jelentősebb döntések sokoldalú előkészítése érdekében, az állampolgárok és a társadalmi szerveződések közvetlen tájékoztatása céljából lakossági fórumot hívhat össze.

(2) A lakossági fórum helyéről, idejéről, a felmerülő tárgykörökről a lakosságot a médiákon keresztül a fórum előtt 8 nappal tájékoztatni kell.

(3) A fórumot a polgármester vezeti, erre meg kell hívni a képviselőket, a jegyzőt, a Hivatal osztályvezetőit.

(4) A fórumról jegyzőkönyv készül, melyről a jegyző gondoskodik.

Helyi népi kezdeményezés, népszavazás

34. §

A helyi népi kezdeményezés, illetve a helyi népszavazás feltételeit, eljárási rendjét külön önkormányzati rendelet szabályozza.

A polgármester ellen tisztsége megszüntetése érdekében indítható keresetre vonatkozó indítvány

35. §

(1) Az indítványt a Gazdasági és Településfejlesztési Bizottsághoz kell benyújtani, illetve a Bizottság ülésén jegyzőkönyvbe mondani.

(2) Az indítvány benyújtására jogosult

1. bármely képviselő,
2. állandó bizottságok.

(3) A Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság az indítványt haladéktalanul megvizsgálja, majd állásfoglalásával a képviselő-testület elé terjeszti azt. Ha egyidejűleg felfüggesztésre irányuló indítványt is előterjesztettek, a bizottságnak e kérdésben is állást kell foglalnia.

(4) A képviselő-testület az indítványról a bizottság döntését követő ülésen határoz, tekintet nélkül az ülés jellegére (rendes vagy rendkívüli ülés). Amennyiben a bizottság ezt szükségesnek tartja, az indítvány elintézése céljából rendkívüli ülés összehívása mellett is határozhat. Ez esetben a rendkívüli képviselő-testületi ülést a bizottság határozatában szereplő időpontra össze kell hívni.

(5) A felfüggesztésre irányuló indítványról a képviselő-testület nem tarthat szavazást a keresetindításra vonatkozó indítvány elbírálása előtt.

(6) A perben az önkormányzatot az a települési képviselő képviseli (továbbiakban: perbeli képviselő), akit ezzel a képviselő-testület az ide vonatkozó külön szabályok szerint megbíz. Nem alkalmazható ez a rendelkezés a polgármesterre, amennyiben települési képviselő.

(7) Ha a képviselő-testület a törvény értelmében a keresetindítás mellett döntött, haladéktalanul (még ezen az ülésén) megbízza - a bizottság állásfoglalásának figyelembevételével - a perbeli képviselőt.

(8) A perbeli képviselő legkésőbb a megbízást követő 5. napon benyújtja a bíróságnak a keresetlevelet.

A képviselő-testület feloszlására vonatkozó indítvány

36. §

(1) Az indítványt a Gazdasági és Településfejlesztési Bizottsághoz kell írásban benyújtani vagy a bizottság ülésén jegyzőkönyvbe mondani.

(2) Az indítvány beadására a 35. §. (2) bekezdésében szereplők jogosultak.

(3) A bizottság az indítványt megvizsgálja és a vizsgálat eredményének megfelelően

1. az indítvány elutasítására tesz javaslatot, ha a képviselő-testület feloszlásának törvényi feltételei hiányoznak,
2. az indítvány törvény szerinti elintézésére tesz javaslatot az a) pontban szereplő esetet kivéve.

37. §

(1) A képviselő-testület, illetve a bizottság a 35-36. §. szerinti eljárások során a bizonyítás szokásos eszközeit veheti igénybe, határozathozatal előtt azonban a polgármester meghallgatását - rendkívüli helyzetek kivételével - nem mellőzheti.

(2) Az (1) bekezdés alkalmazásában rendkívüli helyzetnek minősül az is, ha a polgármester a meghallgatásra nem tart igényt.

VII.

A KÉPVISELŐ-TESTÜLET DÖNTÉSEI

A képviselő-testület döntései

38. §

(1) A képviselő-testület döntése:

1. az önkormányzati rendelet,
2. önkormányzati határozat,
3. a határozathozatal nélküli tudomásulvétel vagy egyetértés.

 (2) A képviselő-testület jegyzőkönyvében történő rögzítéssel alakszerű határozat meghozatala nélkül dönt:

1. ügyrendi kérdésekben,
2. feladat meghatározást nem tartalmazó előterjesztésekben,
3. a határozati javaslat, vagy rendelet-tervezet módosítására, kiegészítésére tett kiegészítő, módosító indítványok esetén.

Kizárás a döntéshozatalból

39. §

(1) A képviselő-testület döntéshozatalából kizárható az, akit vagy akinek a közeli hozzátartozóját az ügy személyesen érinti. A kizárásra egyebekben az Mötv. 49.§.-ban foglalt rendelkezések az irányadók.

(2) A képviselői személyes érintettségre vonatkozó bejelentési kötelezettség elmulasztása esetén a meghozott önkormányzati határozat végrehajtását fel kell függeszteni és az ügyet az érintettség ismeretében újra kell tárgyalni úgy, hogy a mulasztó képviselő az ügyben szükségessé vált új döntéshozatalban, az előterjesztés megismételt tárgyalásában nem vehet részt.

Rendeletek

40. §

(1) A képviselő-testület a törvény által nem szabályozott helyi társadalmi viszonyok rendezésére, továbbá törvény felhatalmazása alapján annak végrehajtására önkormányzati rendeletet alkot.

(2) Rendeletalkotást kezdeményezhet:

1. a polgármester,
2. a képviselő-testület bizottsága,
3. bármely képviselő,
4. a jegyző.

(3) A kezdeményezést a (2) bekezdés b)-d) pontjaiban foglalt esetekben a polgármesterhez kell benyújtani, aki az illetékes bizottságokkal és a jegyzővel véleményezteti azt, majd a képviselő-testület elé terjeszti.

(4) A rendeletalkotásról szóló előterjesztéshez a jegyző véleményét minden esetben mellékelni kell.

(5) A rendeletalkotási kezdeményezés ügyében a képviselő-testület dönt.

(6) A rendelettervezet előkészítése a jegyző feladata. Az önkormányzati rendelet jogszabály, amelyre a jogalkotásra vonatkozó rendelkezéseket kell megfelelően alkalmazni.

(7) Ha azt a jogszabály előírja, úgy annak megfelelően a rendeletalkotás kétfordulós.

(8) Az elfogadott rendeletet a polgármester és a jegyző írja alá.

(9) A rendeletek kihirdetéséről és a határozatok érintettek részére történő megküldéséről a jegyző gondoskodik.

A döntések kihirdetése

41. §

(1) A képviselő-testület által elfogadott rendelet kihirdetése az önkormányzat hirdetőtábláján való kifüggesztéssel történik.

(2) A rendeletet a képviselő-testület általi elfogadását követően legkésőbb 2 napon belül kell kifüggeszteni a hirdetőtáblára 8 napi időtartamra. A rendelet a kifüggesztés napján tekintendő kihirdetettnek.

(3) A hirdetőtáblára történő kifüggesztés és a levétel időpontját a rendelet alappéldányán kell feltüntetni.

(4) A rendeleteket az önkormányzat honlapján (www.tolna.hu) is közzé kell tenni.

Az önkormányzati döntések jelölései

42. §

(1) Tolna Város Önkormányzata Képviselő-testületének ……/20….(hó, nap) önkormányzati rendelete ….a ról/ről. A zárójelben feltüntetett dátum rendelet kihirdetésének napja.

(2) Tolna Város Önkormányzata Képviselő-testületének ……../20……(hó, nap) önkormányzati határozata …….a ról/ről. A zárójelben feltüntetett dátum a határozat meghozatalának napja.

(3) Az önkormányzati rendeletekről és határozatokról a Polgármesteri Hivatal betűrendes és határidős nyilvántartást vezet.

(4) A képviselő-testület rendeleteit és határozatait az érintettekkel 15 napon belül közölni kell.

VIII.

A VÁROSI KÉPVISELŐ

43. §

(1) A városi képviselő a település egészéért, valamint választókerületéért vállalt felelősséggel képviseli választói érdekeit.

(2) A képviselő-testület tagjainak jogai és kötelességei azonosak. A képviselőket az Mötv-ben és az SZMSZ-ben rögzített jogok és kötelezettségek illetik meg, illetve terhelik.

(3) A képviselő-testület tagját a képviselő-testületi munkában való részvételhez szükséges időtartamra a munkahelyén fel kell menteni a munkavégzés alól. Az emiatt kiesett jövedelmét – kérelmére – a képviselő-testület megtéríti.

(4) A képviselő-testületi tagot tiszteletdíj illeti meg, melynek részletes szabályait külön rendelet tartalmazza.

A képviselő fontosabb jogai

44. §

(1) A képviselő-testületi ülésen a polgármestertől, alpolgármestertől, bizottságok elnökeitől, a jegyzőtől önkormányzati ügyekben felvilágosítást kérhet.

(2) Tanácskozási joggal részt vehet bármely bizottság nyilvános ülésén, javasolhatja a bizottságok elnökeinek a bizottság feladatkörébe tartozó ügy megtárgyalását.

(3) Kezdeményezheti, hogy a képviselő-testület vizsgálja felül bizottságának, a polgármesternek – a képviselő-testület által átruházott – önkormányzati ügyekben hozott döntését.

(4) Megbízás alapján képviselheti a képviselő-testületet.

(5) A Hivataltól a képviselői munkájához szükséges tájékoztatást, ügyviteli közreműködést kérhet.

(6) Közérdekű ügyekben kezdeményezheti a Hivatal intézkedését, amelyre a hivatal 15 napon belül köteles érdemben választ adni.

A képviselő fontosabb kötelezettségei

45. §

(1) A képviselő köteles tevékenyen részt venni a képviselő-testület és a bizottság munkájában. A közéleti szerepvállalással járó felelősségére a polgármester felhívhatja a figyelmét.

(2) A képviselői státusz kötelezi viselőjét, hogy magánéletében is méltó legyen megbízatásához.

(3) Köteles írásban vagy szóban előzetesen bejelenteni, ha a képviselő-testületi ülésen vagy a bizottsági ülésen nem tud megjelenni, illetve egyéb megbízásának teljesítésében akadályoztatva van. A polgármester jogosult arra, hogy a mulasztó képviselő tiszteletdíjának mérséklését, illetve megvonását javasolja külön rendeletbe foglaltak szerint.

(4) A képviselő-testületi tagok és a bizottságok nem képviselő tagjai kötelesek a tudomásukra jutott állami, szolgálati, üzleti és magántitkot megőrizni.

(5) A képviselő köteles a vele szemben felmerülő összeférhetetlenségi okot még a vita előtt bejelenteni, melyet a képviselő-testület vita nélkül tudomásul vesz. Összeférhetetlenségi ok miatt a döntéshozatalból való kizárásról bármely képviselő javaslatára a képviselő-testület minősített többséggel dönt.

A képviselők munkájának segítése

46. §

A képviselők – munkájuk megkönnyítése és hatékonyabbá tétele érdekében – a titkársági osztály munkatársaitól igényelhetnek segítséget.

IX.

A BIZOTTSÁGOK, A KÉPVISELŐCSOPORTOK, ÉS A NEMZETISÉGI ÖNKORMÁNYZAT

A képviselő-testület állandó bizottságai

47. §

(1) A képviselő-testület döntéseinek előkészítésére, a döntések végrehajtásának szervezésére, valamint ellenőrzésére állandó bizottságokat hoz létre.

(2) Állandó bizottságok:

1. Gazdasági és Településfejlesztési,
2. Humán Bizottság,
3. Jogi Bizottság.

(3) A bizottságok elnökét és tagjainak többségét a képviselő-testületi tagok közül kell választani. A bizottságok további tagjait a feladatkör szerinti területen szolgáltatást nyújtó jelentősebb szervezet képviselői, társadalmi szervezet küldöttje, szolgáltatást igénylő más választópolgárok közül indokolt választani.

(4) A bizottság nem képviselő tagja megválasztását követően az Mötv. 1. sz. mellékletében előírt esküt tesz a képviselő-testület előtt. Az esküt a polgármester veszi ki.

(5) A bizottság saját munkamegosztására, ügymenetére, az egyes tagok és az elnök hatáskörére vonatkozóan Ügyrendet készít, melyet minősített többséggel fogad el.

(6) Az állandó bizottságok elnökeinek, tagjainak jegyzékét a 10. melléklet tartalmazza.

Ideiglenes bizottságok

48. §

(1) A képviselő-testület az általa meghatározott feladatok ellátására, különösen jelentős döntések előkészítésére az önkormányzati működés szempontjából fontos határozatok végrehajtására, a végrehajtás ellenőrzésére ideiglenes bizottságot hozhat létre. A képviselő-testület az ideiglenes bizottság részletes feladatait, hatáskörét a megalakításakor határozza meg.

(2) Az ideiglenes bizottságok működésére az állandó bizottságok működésére vonatkozó szabályok alkalmazandók.

(3) Az állandó bizottság tagjait tiszteletdíj illeti meg, melynek részletes szabályait külön rendelet tartalmazza.

A bizottságok működése és főbb feladatai

49. §

(1) A bizottság munkatervét és működési szabályait maga határozza meg. A képviselő-testület által a bizottság elé utalt kérdést határozatban megjelölt időpontban, illetve időpontig köteles megtárgyalni. A bizottság üléseit annak elnöke hívja össze. Az elnök akadályoztatása esetén az ügyrendben felhatalmazott személy jogosult az elnöki feladatok ellátására.

(2) A bizottságok ügyviteli teendőinek ellátásáról a Hivatal útján a jegyző gondoskodik.

(3) A bizottságok főbb feladatai:

1. feladatkörükben előkészítik a képviselő-testület döntéseit, szervezik és ellenőrzik a döntések végrehajtását,
2. a képviselő-testület döntése alapján előkészítik a bizottsági állásfoglalásokat az előterjesztésekhez,
3. döntenek a képviselő-testülettől átruházott hatáskörben,
4. feladatkörükben ellenőrzik a Hivatalnak a képviselő-testületi döntések előkészítésére, illetve végrehajtására irányuló munkáját,
5. javaslatot készítenek a képviselő-testület munkaprogramjához, munkatervéhez, figyelemmel kísérik a munkaterv végrehajtását,
6. véleményezik a feladatkörükbe tartozó kinevezési javaslatokat,
7. figyelemmel kísérik az ágazatukba tartozó önkormányzati rendeletek hatályosulását,
8. döntenek bizottsági tag esetén a bizottsági döntéshozatalból való kizárás ügyében (összeférhetetlenség).

(4) A bizottságok zárt ülésére a képviselő-testület zárt ülésére vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni.

(5) Az állandó bizottságok feladatait, a képviselő-testület bizottságokra átruházott hatásköreit 3. melléklet tartalmazza.

50. §

(1) A bizottságok tagjai:

1. szavazati joggal részt vesznek a bizottság ülésein, javasolják témakörök napirendre tűzését,
2. részt vesznek az ellenőrzésekben,
3. a bizottság feladatkörébe tartozó ügyekben felvilágosítást kérhetnek, szakértőket vehetnek igénybe,
4. megbízás alapján képviselik a bizottságot.

(2) A képviselő legfeljebb két állandó bizottságnak lehet tagja. Nem képviselő bizottsági tag egy állandó bizottságnak lehet tagja.

(3) A bizottsági tag megbízatása megszűnik:

1. lemondással,
2. a képviselői mandátum megszűnésével,
3. a bizottság megszűnésével,
4. felmentéssel, a megbízás visszavonásával.

(4) A bizottsági ülésekről készült jegyzőkönyvet az ülést követő 15 napon belül a jegyző a Nemzeti Jogszabálytár rendszerébe (www.njt.hu) feltölt – illetve kérésére – az alpolgármesternek, bizottsági elnököknek, a képviselőcsoportok vezetőinek megküld.

(5) A bizottságok átruházott hatáskörben hozott határozatait 15 napon belül az érintettekkel közölni kell.

A képviselői csoportok

51. §

(1) A képviselő-testületben a választáson mandátumhoz jutott pártokhoz, társadalmi szervezetekhez tartozó és a független képviselők, tevékenységük összehangolása céljából, képviselőcsoportot (frakciót) alakíthatnak. Egy képviselő csak egy képviselőcsoportnak lehet tagja. Képviselőcsoportot legalább 3 fő alakíthat.

(2) A képviselőcsoport működési szabályait önállóan határozza meg. A polgármester a képviselőcsoport vezetőjének javaslatára, a napirend megjelölésével, köteles összehívni a frakcióvezetőket. A frakcióvezetők összehívására a polgármester is jogosult.

(3) A képviselőcsoport megalakulását a megalakulástól számított 15 napon belül írásban kell bejelenteni a polgármesternek.

A bejelentés tartalmazza:

1. a képviselőcsoport elnevezését,
2. a névsort,
3. a megválasztott vezető nevét.

(4) Megszűnik a képviselőcsoport, ha tagjainak száma 3 fő alá csökken, vagy ha ezt határozatban kimondja.

(5) A képviselőcsoport volt vezetője a megszűnés tényét köteles haladéktalanul, de legkésőbb 3 napon belül bejelenteni a polgármesternek. E határidő elmulasztása esetén a polgármester a képviselőcsoport megszűnését hivatalból megállapítja.

A helyi nemzetiségi önkormányzatok

52. §

(1) Tolna Város Önkormányzatának Képviselő-testülete biztosítani kívánja a nemzetiségi jogok érvényesülését. Ennek érdekében együttműködik a városban működő nemzetiségi önkormányzattal.

(2) Tolna Városban az alábbi helyi nemzetiségi önkormányzat (továbbiakban: nemzetiségi önkormányzat) működik: Német Nemzetiségi Önkormányzat.

A nemzetiségi önkormányzat egyetértési joga

53. §

(1) A helyi közoktatás, a helyi média, a helyi hagyományápolás és kultúra, valamint a kollektív nyelvhasználat kérdéskörében a nemzetiségi lakosságot e minőségében érintő önkormányzati rendelet megalkotása csak az adott nemzetiség önkormányzatának egyetértésével történhet. A nemzetiségi önkormányzattal kötött együttműködési megállapodás szerinti működési feltételeket a 15. melléklet tartalmazza.

(2) A nemzetiségi intézmények vezetőinek kinevezéséhez, illetőleg a nemzetiséghez tartozók képzésére is kiterjedő képviselő-testületi döntéshez az érintett nemzetiségi önkormányzat egyetértése szükséges.

(3) Az egyetértési jogot az erre irányuló megkeresés kézhezvételétől számított 30 napon belül lehet gyakorolni.

X.

TISZTSÉGVISELŐK

A polgármester

54. §

(1) A polgármester megbízatását foglalkoztatási jogviszonyban látja el. A képviselő-testület állapítja meg illetményét és gyakorolja a munkáltatói jogokat.

(2) A polgármester megbízatása az új polgármester megválasztásáig tart, foglalkoztatási jogviszonya az új polgármester megválasztásával szűnik meg. 

(3) A polgármester az önkormányzat tisztségviselője, felelős az önkormányzat egészének működéséért.

(4) A polgármestert tartós távolléte esetén a főállású alpolgármester helyettesíti.

(5) A polgármesternek a képviselő-testülettel kapcsolatos feladatai:

1. összehívja, vezeti a képviselő-testületi munkát,
2. képviseli az önkormányzatot,
3. gondoskodik a képviselők zavartalan munkájának feltételeiről,
4. két képviselő-testületi ülés közt a képviselőcsoportok vezetőivel egyeztet.

(6) A bizottságokkal összefüggő főbb feladatai:

1. elrendelheti a bizottság összehívását,
2. felfüggesztheti a bizottság döntésének végrehajtását, ha annak tartalma ellentétes a képviselő-testület határozatával, vagy sérti az önkormányzat érdekeit,
3. dönt a bizottsági elnök kizárásáról – bizottsági döntéshozatal esetében – ha az ügy a bizottság elnökét vagy hozzátartozóját személyesen érinti.

55. §

(1) A polgármester a képviselő-testület döntései szerint és saját jogkörében irányítja a Hivatalt.

E közben:

1. a jegyző javaslatainak figyelembevételével meghatározza a hivatal feladatait az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában,
2. dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági jogkörökben, egyes hatásköreinek gyakorlását átruházhatja,
3. a jegyző javaslatára előterjesztést nyújt be a képviselő-testületnek a hivatal belső szervezeti tagozódásának, munkaidejének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására,
4. gyakorolja a munkáltatói jogokat a jegyző tekintetében,
5. e hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét.
6. gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az alpolgármester és az önkormányzati intézményvezetők tekintetében.

(2) A Tolnai Hírlappal kapcsolatos feladatai:

1. ellátja a felelős kiadói feladatokat,
2. megjelenteti a város lakosságát érintő jelentős rendeleteket, határozatokat,
3. egyéb fontos kérdésekben a folyóiraton keresztül tájékoztatja a lakosságot a képviselő-testület döntése alapján.

Az alpolgármester

56. §

(1) A képviselő-testület a polgármester javaslatára, tagjai közül a polgármester helyettesítésére, munkájának segítésére főállású alpolgármestert minősített többséggel, titkos szavazással választ.

(2) A főállású alpolgármester illetményét a képviselő-testület állapítja meg. 

(3) A polgármester határozza meg, hogy mely konkrét feladat ellátásával bízza meg az alpolgármestert. Az alpolgármester a polgármester távollétében ellátja mindazon feladatokat, amelyet jogszabály a polgármester számára megállapít

XI.

A JEGYZŐ, ALJEGYZŐ

57. §

(1) A jegyző vezeti a Hivatalt.

(2) A jegyzőt – pályázat alapján – a polgármester nevezi ki határozatlan időre.

(3) A jegyző feladatait a Mötv. 81.§. (3) bekezdése határozza meg.

(4) A jegyző köteles jelezni a képviselő-testületnek, bizottságnak, polgármesternek és a települési nemzetiségi önkormányzat elnökének, ha a döntés előkészítése során, illetve a döntés meghozatalakor jogszabálysértést észlel.

(5) A jegyzőt távollétében az aljegyző helyettesíti. Az aljegyzőt – a jegyzőre vonatkozó szabályok szerint, a jegyző javaslatára – a polgármester nevezi ki, feladatait a jegyző határozza meg.

XII.

KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL

58. §

(1) Tolna Város Önkormányzatának Képviselő-testülete és Fácánkert Község Önkormányzatának Képviselő-testület Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 84-85.§-a lapján közös önkormányzati hivatalt hoz létre Tolnai Közös Önkormányzati Hivatal elnevezéssel.

(2) A Tolnai Közös Önkormányzati Hivatal

            székhelye: Tolna

            címe        : 7130 Tolna, Hősök tere 1.

            telephelye: Fácánkerti Kirendeltség 7136 Fácánkert, Árpád u. 12.

(3) A Hivatal belső szervezeti egységei:

1. Igazgatási Osztály
2. Pénzügyi Osztály
3. Titkársági Osztály
4. Építési és Városfenntartási Osztály

(4)A belső szervezeti egységek élén osztályvezetők állnak, akiket a jegyző bíz meg.

(5) A Hivatal részletes szervezeti felépítését, működésének rendjét a 6. melléklet, iratkezelése szervezeti rendjét, az iratkezelés szabályait a 16. melléklet tartalmazza.

XIII.

VÁROSGAZDA

59.§

(1) A képviselő-testület – a hivatali szervezeti rendszertől független, a polgármester közvetlen irányítása alá tartozó – Városgazda státuszt hoz létre.

(2) A Városgazda a Munka törvénykönyve alapján napi 8 órában kerül foglalkoztatásra.

(3) A Városgazda feladatait a 13. melléklet tartalmazza.

XIV.

VÁROS ÜZEMELTETÉSI CSOPORT

60.§

(1) A képviselő-testület a hivatali rendszertől független, polgármester közvetlen irányítása alá tartozó Város Üzemeltetési Csoportot hoz létre.

(2) A Város Üzemeltetési Csoport Székhelye: 7130 Tolna, Hősök tere 1.

(3) A Város Üzemeltetési Csoport Munka törvénykönyve alapján foglalkoztatott munkavállalókból áll. A csoport létszáma 10 fő.

(4) A Város Üzemeltetési Csoport élén a csoportvezető áll. A Város Üzemeltetési Csoport és a csoportvezető feladatait a 14. melléklet tartalmazza.

XV.

A KÉPVISELŐ-TESTÜLET NEMZETKÖZI

ÉS EGYÉB KAPCSOLATAI

61. §

(1) A képviselő-testület önkormányzati feladatainak gazdaságos és célszerű ellátása érdekében együttműködésre törekszik:

1. a megyei önkormányzattal,
2. települési önkormányzatokkal,
3. egyesületekkel, érdekvédelmi szervezetekkel, kamarákkal,
4. külföldi önkormányzatokkal.

62. §

(1) Az önkormányzat – szervein keresztül – nemzetközi kapcsolatokat tart fenn külföldi önkormányzatokkal.

(2) Az önkormányzat nemzetközi kapcsolatait, azok felsorolását, valamint a nemzetközi kapcsolatok rendjét, társulásait a 11. melléklet tartalmazza.

XVI.

AZ ÖNKORMÁNYZAT GAZDASÁGI ALAPJAI

Az önkormányzat költségvetése

63. §

(1) A képviselő-testület éves költségvetését rendeletben állapítja meg. A költségvetés összeállításának részletes szabályait az államháztartásról szóló törvény, a finanszírozás rendjét és az állami hozzájárulás mértékét az éves állami költségvetési törvény határozza meg.

(2) A költségvetés tárgyalása két fordulóban történik. Az első fordulóban a koncepció elfogadása, a másodikban a költségvetési rendelet megalkotása valósul meg.

(3) A kormány által rendelkezésre bocsátott költségvetési irányelvek, az önkormányzat kötelezően előirt és önként vállalt feladatai alapján koncepciót kell összeállítani, melynek keretében:

1. számításba kell venni a bevételi forrásokat, bővítési lehetőségeket,
2. meg kell határozni a kiadási szükségleteket, azok gazdaságos célszerű megoldásait,
3. az igények és lehetőségek egyeztetésével kielégítési sorrendet kell felállítani,
4. jelezni kell a lehetséges megoldások változatait.

(4) A második forduló során az államháztartási törvény által előirt részletezésben a költségvetési rendelettervezetet tárgyalja a képviselő-testület.

(5) A polgármester az önkormányzat gazdálkodásának első félévi és háromnegyed éves helyzetéről tájékoztatja a képviselő-testületet.

(6) A költségvetési évet követően a polgármester rendelettervezetet terjeszt elő a zárszámadásról. A rendelettervezet tartalmát az államháztartási törvény határozza meg.

(7) A költségvetési rendelet módosítását igénylő határozati javaslat csak a Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság állásfoglalásával terjeszthető a képviselő-testület ülésére.

Az önkormányzat vagyona

64. §

(1) Az önkormányzat vagyonát és hasznosításának módját külön rendeletben határozza meg.

(2) A rendelet rögzíti a forgalomképtelen vagyontárgyakat, valamint a törzsvagyon korlátozottan forgalomképes tárgyait, illetve azokat a feltételeket, amelyek szerint e vagyontárgyakról rendelkezni lehet.

(3) Az önkormányzati vagyont nyilvántartásba kell venni. A vagyonleltár elkészítéséért a polgármester a felelős.

A gazdálkodás ellenőrzése

65. §

Az önkormányzat és az önkormányzat által alapított költségvetési szervek gazdálkodásának ellenőrzését a Hivatal belső ellenőre látja el. Az intézmények gazdálkodásának ellenőrzésével a polgármester külső szakértőt is megbízhat.

XVII.

Záró rendelkezések

66. §

Értelmező rendelkezések:

1. A képviselő-testület határozatképessége: legalább 6 képviselő jelenléte esetén határozatképes
2. A képviselő-testület egyszerű szótöbbsége: a határozatképes képviselő-testületi ülés jelenlévő tagjainak egynemű szavazata.
3. Személyes megjegyzés: a képviselő-testület tagjának azon megjegyzése, amelyet a vita során az őt méltatlanul ért kritikát kívánja kivédeni, illetve amellyel az álláspontjával összefüggésben keletkezett félreértéseket szeretné eloszlatni.
4. Tisztségviselők: a polgármester és az alpolgármester.
5. Önálló képviselői indítvány: mindazon munkatervbe fel nem vett képviselői előterjesztés, amely az önkormányzat hatáskörébe tartozó ügy megtárgyalását indítványozza.
6. Jegyzőkönyv: Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 52. § (1) bekezdésében meghatározott elemeket tartalmazó közokirat, amely pontosan tükrözi a képviselő-testület vagy a bizottság ülésén történteket, de nem szószerinti leirata az ülésről készült hangfelvételnek.
7. Jegyzőkönyvi kivonat: a jegyzőkönyv alapján készített, a képviselő-testület vagy a bizottság határozatait és a képviselő-testületi vagy bizottsági tagok kérdéseit tartalmazó dokumentum.
8. Önkormányzati érdek: az önkormányzati célok és feladatok megvalósítását, valamint az önkormányzat károsodástól való megóvását és vagyonának védelmét szolgáló érdek.

Az önkormányzat tevékenységét befolyásoló legfontosabb jogszabályok:

Törvények

• Magyarország Alaptörvénye
• Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény
• a polgári perrendtartásról szóló 2016. évi 130. törvény
• a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény
• a Büntető Törvénykönyvről szóló 2012. évi C. törvény
• a közúti közlekedésről szóló 1988. évi I. törvény
• az anyakönyvi eljárásról szóló 2010. évi I. tv.
• az illetékekről szóló 1990. évi XCIII. törvény
• a helyi adókról szóló 1990. évi C. törvény
• a foglalkoztatás elősegítéséről és a munkanélküliek ellátásáról szóló 1991. évi IV. törvény
• a helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasági megbízottak, valamint egyes centrális alárendeltségű szervek feladat- és hatásköreiről szóló 1991. évi XX. törvény
• egyes állami tulajdonban lévő vagyontárgyak önkormányzatok tulajdonába adásáról szóló 1991. évi XXXIII. törvény
• a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény
• a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény
• a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény
• az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény
• az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény
• a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény
• a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló 1993. évi III. törvény
• a magyar állampolgárságról szóló 1993. évi LV. törvény
• a nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi CLXXIX. törvény
• a lakások és helyiségek bérletére, valamint az elidegenítésükre vonatkozó egyes szabályokról szóló 1993. évi LXXVIII. törvény
• a köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény
• a munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény
• a bírósági végrehajtásról szóló 1994. évi LIII. törvény
• a környezet védelmének általános szabályairól szóló 1995. évi LIII. törvény
• a vízgazdálkodásról szóló 1995. évi LVII. törvény
• a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény
• a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény
• a személyazonosító jel helyébe lépő azonosító módokról és az azonosító kódok használatáról szóló 1996. évi XX. törvény
• a területfejlesztésről és a területrendezésről szóló 1996. évi XXI. törvény
• a tűz elleni védekezésről, a műszaki mentésről és a tűzoltóságról szóló 1996. évi XXXI. törvény
• a katasztrófavédelemről és a hozzá kapcsolódó egyes törvények módosításáról szóló 2011. évi CXXVIII. törvény 
• a természet védelméről szóló 1996. évi LIII. törvény
• a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. törvény
• az épített környezet alakításáról és védelméről szóló 1997. évi LXXVIII. törvény
• a választási eljárásról szóló 2013. évi XXXVI. törvény
• a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény
• az ingatlan-nyilvántartásról szóló 1997. évi CXLI. törvény
• az egészségügyről szóló 1997. évi CLIV. törvény
• az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény
• a külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvény
• az állatok védelméről és kíméletéről szóló 1998. évi XXVIII. törvény
• a közúti közlekedési nyilvántartásról szóló 1999. évi LXXXIV. törvény
• a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény
• a körözési nyilvántartási rendszerről és a személyek, dolgok felkutatásáról és azonosításáról szóló 2013. évi LXXXVIII. törvény
• a környezetterhelési díjról szóló 2003. évi LXXXIX. törvény
• az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény
• a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény
• a sportról szóló 2004. évi I. törvény
• az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény
• a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló 2010. évi CXXXI. törvény
• a kereskedelemről szóló 2005. évi CLXIV. törvény
• a polgárőrségről és a polgárőri tevékenység szabályairól szóló 2011. évi CLXV. törvény
• a nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű beruházások megvalósításának gyorsításáról és egyszerűsítéséről szóló 2006. évi LIII. törvény
• az állami vagyonról szóló 2007. évi CVI. törvény
• az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény
• a közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságáról szóló 2007. évi CLXXXI. törvény
• az élelmiszerláncról és hatósági felügyeletéről szóló 2008. évi XLVI. törvény
• a szolgáltatási tevékenység megkezdésének és folytatásának általános szabályairól szóló 2009. évi LXXVI. törvény
• az egyéni vállalkozóról és az egyéni cégről szóló 2009. évi CXV. törvény

Kormányrendeletek:

• a személyes gondoskodást nyújtó szociális ellátások térítési díjáról szóló 29/1993. (II. 17.) Korm. rendelet
• a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény végrehajtásáról szóló 146/1993. (X. 26.) Korm. rendelet
• a foglalkozás-egészségügyi szolgálatról szóló 89/1995. (VII. 14.) Korm. rendelet
• a súlyos mozgáskorlátozott személyek közlekedési kedvezményeiről szóló 102/2011. (VI.29.) Korm. rendelet
• a biztonsági okmányok védelmének rendjéről szóló 86/1996. (VI. 14.) Korm. rendelet
• a személyes gondoskodást nyújtó gyermekjóléti alapellátások és gyermekvédelmi szakellátások térítési díjáról és az igénylésükhöz felhasználható bizonyítékokról szóló 328/2011. (XII. 29.) Korm. rendelet
• a gyámhatóságokról, valamint a gyermekvédelmi és gyámügyi eljárásról szóló 149/1997. (IX. 10.) Korm. rendelet
• a gyámhatóságok, a területi gyermekvédelmi szakszolgálatok, a gyermekjóléti szolgálatok és a személyes gondoskodást nyújtó szervek és személyek által kezelt személyes adatokról szóló 235/1997. (XII. 17.) Korm. rendelet
• az országos településrendezési és építési követelményekről szóló 253/1997. (XII.20.) Korm. rend.
• a pedagógus-továbbképzésről, a pedagógus-szakvizsgáról, valamint a továbbképzésben részt vevők juttatásairól és kedvezményeiről szóló 277/1997. (XII. 22.) Korm. rendelet
• a külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvény végrehajtásáról szóló 101/1998. (V. 22.) Korm. rendelet
• az állatvédelmi bírságról szóló 244/1998. (XII. 31.) Korm. rendelet
• a személyazonosító igazolvány kiadása és az egységes arcképmás – és aláírás – felvételezés szabályairól szóló 414/2015. (XII. 23.) Korm. rendelet
• az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet
• az elővásárlási és előhaszonbérleti jog gyakorlása érdekében az adás-vételi és a haszonbérleti szerződés hirdetményi úton történő közlésére vonatkozó eljárási szabályokról szóló 474/2013. (XII.22.) Korm. rendelet
• a szociális, gyermekjóléti és gyermekvédelmi szolgáltatók, intézmények és hálózatok hatósági nyilvántartásáról és ellenőrzéséről szóló 369/2013. (X.24.) Korm. rendelet  
• az eljárási költségekről, az iratbetekintéssel összefüggő költségtérítésről, a költségek megfizetéséről, valamint a költségmentességről szóló 469/2017. (XII.28.) Korm. rendelet
• a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet
• az egyes pénzbeli szociális ellátások elszámolásának szabályairól szóló 62/2006. (III. 27.) Korm. rendelet
• a pénzbeli és a természetbeni szociális ellátások igénylésének és megállapításának, valamint folyósításának részletes szabályairól szóló 63/2006. (III. 27.) Korm. rendelet
• a szociális, gyermekjóléti és gyermekvédelmi igénybevevői nyilvántartásról és az országos jelentési rendszerről szóló 415/2015. (XII. 23.) Korm. rendelet
• az Oktatási Hivatalról szóló 121/2013. (IV. 26.) Korm. rendelet
• a gyermekvédelmi és gyámügyi feladat- és hatáskörök ellátásáról, valamint a gyámhatóság szervezetéről és illetékességéről szóló 331/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet
• az építésügyi és építésfelügyeleti hatóságok kijelöléséről és működési feltételeiről szóló 343/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet
• a telepengedély, illetve a telep létesítésének bejelentése alapján gyakorolható egyes termelő és egyes szolgáltató tevékenységekről, valamint a telepengedélyezés rendjéről és a bejelentés szabályairól szóló 57/2013. (II. 27.) Korm. rendelet
• a hatósági közvetítőkről szóló 185/2009. (IX. 10.) Korm. rendelet
• a bejelentés-köteles szolgáltatási tevékenységek tekintetében a bejelentés elmulasztása esetén fizetendő bírságról, továbbá a szolgáltatás felügyeletét ellátó hatóságok általános kijelöléséről szóló 186/2009. (IX.10.) Korm. rendelet
• a főépítészi tevékenységről szóló 190/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet
• az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet
• az építésügyi és építésfelügyeleti hatósági eljárásokról és ellenőrzésekről, valamint az építésügyi hatósági szolgáltatásról szóló 312/2012. (XI.8.) Korm. rendelet
• az építési beruházások megvalósításához szükséges eljárások integrált intézésének részletes szabályairól és a közreműködő hatóságok kijelöléséről szóló 194/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet
• az Építésügyi Dokumentációs és Információs Központról, valamint az Országos Építésügyi Nyilvántartásról szóló 313/2012. (XI.8.) Korm. rendelet
• a kereskedelmi tevékenységek végzésének feltételeiről szóló 210/2009. (IX.29.) Korm. rendelet
• a szálláshely-szolgáltatási tevékenység folytatásának részletes feltételeiről és a szálláshely-üzemeltetési engedély kiadásának rendjéről szóló 239/2009. (X.20.) Korm. rendelet
• az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet
• az építésügyi és építésfelügyeleti hatósági eljárásokról és ellenőrzésekről, valamint az építésügyi hatósági szolgáltatásról szóló 312/2012. (XI.8.) Korm. rendelet
• a közúti közlekedési igazgatási feladatokról, a közúti közlekedése okmányok kiadásáról és visszavonásáról szóló 326/2011. (XII.28.) Korm. rendelet

Egyéb rendeletek

• a hagyatéki eljárás egyes cselekményeiről szóló 29/2010. (XII. 31.)  KIM rendelet
• a közúti közlekedési szolgáltatásokról és a közúti járművek üzemben tartásáról szóló 89/1988. (XII. 20.) MT rendelet
• a pedagógiai-szakmai szolgáltatásokról, a pedagógiai-szakmai szolgáltatásokat ellátó intézményekről és a pedagógiai-szakmai szolgáltatásokban való közreműködés feltételeiről szóló 48/2012. (XII.12.) EMMI rendelet
• a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII.31.) EMMI rendelet
• az iskola egészségügyi-ellátásáról szóló 26/1997. (IX. 3.) NM rendelet
• a személyes gondoskodást nyújtó gyermekjóléti, gyermekvédelmi intézmények, valamint személyek szakmai feladatairól és működésük feltételeiről szóló 15/1998. (IV. 30.) NM rendelet
• a személyes gondoskodást nyújtó szociális ellátások igénybevételéről szóló 9/1999. (XI. 24.) SzCsM rendelet
• a személyes gondoskodást nyújtó szociális intézmények szakmai feladatairól és működésük feltételeiről szóló 1/2000. (I. 7.) SzCsM rendelet
• a közúti közlekedési igazgatási hatósági eljárások díjairól szóló 29/2004. (VI. 16.) BM rendelet
• az eljárási illetékek megfizetésének és a megfizetés ellenőrzésének részletes szabályairól szóló 44/2004. (XII. 20.) PM rendelet
• a megkülönböztető és figyelmeztető jelzést adó készülékek felszerelésének és használatának szabályairól szóló 12/2007. (III. 13.) IRM rendelet
• az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 78/2012. (XII.28.) BM rendelet

67. §

(1) Jelen rendelet 2020. január 1. napján lép hatályba. Hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti:

Tolna Város Önkormányzata Képviselőtestületének Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 18/2019. (X.28.) önkormányzati rendelete.

(2) A rendelet mellékleteinek folyamatos – jogszabályoknak megfelelő – vezetéséről és kiegészítéséről a jegyző gondoskodik. A rendelet hiteles példánya a mellékletekkel együtt a Hivatal Titkársági Osztályán megtekinthető.

(3) A rendelet mellékletei az alábbiak:

1. melléklet: A Képviselő-testület ellátandó feladatai, hatáskörei

2. melléklet: A Képviselő-testület önként vállalt feladatai

3. melléklet: Az állandó bizottságok feladatai, és a bizottságokra átruházott hatáskörök jegyzéke

4. melléklet: A képviselői és hozzátartozói vagyonnyilatkozat nyilvántartásának, kezelésének és ellenőrzésének szabályairól

5. melléklet: A jegyzőre átruházott hatáskörök jegyzéke

6. melléklet: A Tolnai Közös Önkormányzati Hivatal szervezete és működési rendje, a hivatalban lévő munkakörök közül a vagyonnyilatkozat tételi kötelezettséggel járó munkakörök

7. melléklet: Az önkormányzat szervezeti felépítésének sémája

8. melléklet: A lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról szóló beszámoló

9. melléklet: A képviselő-testület tagjainak névsora, választókerületi beosztása

10. melléklet: Az állandó bizottságok elnökeinek, tagjainak jegyzéke

11. melléklet: Az önkormányzat társulásai, nemzetközi kapcsolatai, valamint a nemzetközi kapcsolatok rendje

12. melléklet: Az Önkormányzat főtevékenységének államháztartási szakágazati besorolása, kormányzati funkciói

13. melléklet: Városgazda feladatai

14. melléklet: Város Üzemeltetési Csoport feladatai, a csoportvezető feladata

15. melléklet: Nemzetiségi önkormányzattal kötött együttműködési megállapodás szerinti működési feltételek

16. melléklet: A Tolnai Közös Önkormányzati Hivatal iratkezelésének rendje

Tolna, 2019. december 12.

                        Appelshoffer Ágnes                                 Ezerné dr. Huber Éva

                            polgármester                                                    jegyző

Záradék:

Ezen önkormányzati rendelet 2019. december 13. napján kihirdetésre került.

                                                                                              Ezerné dr. Huber Éva      

                                                                                                           jegyző

 1. melléklet

A KÉPVISELŐ-TESTÜLET ELLÁTANDÓ FELADATAI, HATÁSKÖREI

1. Általános feladat- és hatáskörök

a) kialakítja szervezetét és meghatározza működési szabályait,

b) törvényi felhatalmazása alapján – saját tevékenységi körében – rendeletet alkot, népszavazást rendel el,

c) meghatározza az önkormányzat jelképeit, elismerő címeket adományoz,

d) dönt önkormányzati társulás létrehozásáról, társuláshoz, érdekképviseleti szervezethez való csatlakozásról,

e) megállapodást köt külföldi önkormányzattal az együttműködésről,

f) jelöli a bíróság ülnökeit.

2. Pénzügyi gazdálkodási feladat-, és hatáskörök

a) meghatározza az önkormányzat gazdasági programját,

b) megalkotja az önkormányzat költségvetéséről szóló rendeletet, valamint az ahhoz kapcsolódó egyéb rendeleteket,

c) dönt az általános és céltartalékok felhasználásáról,

d) rendeletet alkot az önkormányzat költségvetésének módosításáról,

e) dönt hitelfelvételről, kötvény kibocsátásáról, továbbá közösségi célú alapítvány létrehozásáról, ahhoz való csatlakozásról, közérdekű kötelezettségvállalásról, szabad forrásai letétként való elhelyezéséről,

f) dönt költségvetési ill. gazdálkodó szervezetek alapításáról, átszervezéséről, illetve megszüntetéséről,

g) dönt címzett és céltámogatások igényléséről,

h) dönt az önkormányzat törzsvagyona körébe tartozó forgalomképtelen, illetve korlátozottan forgalomképes vagyontárgyak köréről,

i) meghatározza a törzsvagyon korlátozottan forgalomképes tárgyaival való rendelkezés feltételeit,

j) rendelkezik az önkormányzati tulajdonnal, vállalkozási tevékenységet folytathat,

k) elfogadja a költségvetés végrehajtásáról szóló beszámolót, ennek keretében elfogadja a normatív költségvetési támogatásoknak a költségvetési törvény előírásai szerinti elszámolását, jóváhagyja a pénzmaradványt,

l) a mindenkori költségvetési rendeletben meghatározott esetekben dönt a behajthatatlan követelések törlésének engedélyezéséről,

m) dönt azokról a közösségi szolgáltatások támogatásáról, amelyeket nem költségvetési szerv útján végeztet,

n) dönt az általa alapított gazdálkodó szervezet, költségvetési szerv gazdálkodási jogköréről, az alaptevékenység keretében ellátandó feladatáról, kiegészítő vállalkozási tevékenységről. Megállapítja a THELENA Városi Szolgáltató Kft. vezető tisztségviselőjének, az ügyvezetőnek a bérét. Dönt az előző évi prémiumfeltétel megvalósulásáról, a prémium kifizetéséről, illetve a következő évi prémiumfeltételekről és a prémium mértékéről.

o) dönt a városi intézmény alapításáról, megszüntetéséről, átszervezéséről, feladatainak megváltoztatásáról, nevének meghatározásáról,

p) dönt önkormányzati vagyon gazdasági társaságba való beviteléről.

3. Kommunális, ipari, területfejlesztési és környezetvédelmi feladat-, és hatáskörök:

a) elkészítteti a város energiaellátási tanulmányát, közreműködik az energia­szolgálta­tás megoldásában,

b) figyelemmel kíséri a piaci viszonyokat,

c) ellátja a településfejlesztéssel, településrendezéssel az épített környezet és természetes elemeinek védelmével kapcsolatos feladatokat, különös tekintettel a lakásgazdálkodásra, vízrendezésre, a csatornázásra, a csapadékvíz elvezetésére, köztisztaságra, településtisztaságra,

d) gondoskodik az egészséges ivóvízellátásról, a közutak, közterületek, köztemető fenntartásáról, a közvilágításról,

e) közreműködik a foglalkoztatás megoldásában.

4. Művelődési, közoktatási, sport és testnevelési feladat-, és hatáskörök

1. gondoskodik az óvodai nevelésről,
2. támogatja a közművelődést, a verseny és diáksportot,
3. évente megállapítja a gyermek-, és ifjúsági intézményekben fizetendő élelmezési térítési díjakat,
4. dönt az általa fenntartott oktatási, közművelődési, művészeti intézmények elnevezéséről,
5. dönt az önkormányzat által közművelődéssel kapcsolatban benyújtott pályázaton nyert pénzösszeg felhasználásáról,
6. pályázatot ír ki a közművelődési feladatokat ellátó jogi személyek, jogi személyiséggel nem rendelkező személyi egyesülések és magánszemélyek részére támogatás nyújtása céljából, amelyet elbírál.

5. Népjóléti, szociális feladat-, és hatáskörök:

a) gondoskodik az egészségügyi és szociális alapellátásról,

6. Egyéb feladat-, és hatáskörök:

a) gondoskodik a nemzetiségi és etnikai kisebbségek jogainak érvényesítéséről,

b) gondoskodik a tűzvédelemről, a közbiztonságról,

c) kinevezi és felmenti az önkormányzati gazdasági társaságok vezetőit, intézmények igazgatóit, gyakorolja felettük a munkáltatói jogokat, egyes munkáltatói jogköröket a polgármesterre ruházhat,

d) az önkormányzat feladat-, és hatáskörét, illetve az önkormányzati jogokat érintő bármely kérdésben a hatáskörrel rendelkező szerv vezetőjéhez fordulhat tájékoztatást, adatot, szakmai és jogértelmezési kérdésben állásfoglalást kérhet, javaslatot tehet, intézkedés megtételét kezdeményezheti, az általa irányított szerv működésével, illetve az általa kibocsátott rendelettel, egyéb döntésével kapcsolatban véleményt nyilváníthat, kifogással élhet, kezdeményezheti annak megváltoztatását vagy visszavonását,

e) eljárást kezdeményezhet az Alkotmánybíróságnál,

f) előre meghirdetetten közmeghallgatást tart.

2. melléklet

A KÉPVISELŐ-TESTÜLET ÖNKÉNT VÁLLALT FELADATAI

A képviselő-testület önként vállalt feladatai

1. kiadja a Tolnai Hírlapot,
2. gyógytornász szolgáltatásokat biztosít,
3. vérvételi szolgáltatásokat biztosít,
4. külföldi testvérvárosokkal kapcsolatot tart fenn,
5. városi rendezvényeket szervez,
6. hozzájárul a nyári gyermektáboroztatás költségeihez,
7. gyermek-és tömegsport pályázatot ír ki,
8. közművelődési pályázatot ír ki,
9. a sportegyesületek részére a versenyeztetéshez nyújt támogatást a sportfinanszírozás keretén belül.

A Képviselő-testület intézményei, illetve egyedi szerződés útján látja el az önként vállalt feladatokat. Évente a költségvetés elfogadásakor dönt az önként vállalt feladatokra fordítandó forrásról. Az ellátandó közszolgáltatásokat a rendelkezésre álló költségvetési forrás keretein belül látja el.

3. melléklet

I. Állandó bizottságok feladatai

Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság feladatai:

1. Véleményezi az éves költségvetési javaslatot és a végrehajtásáról szóló féléves, éves tervezeteit.
2. Figyelemmel kíséri költségvetési bevételek alakulását – különös tekintettel a saját bevételekre –, a vagyonváltozás alakulását, értékeli az azt előidéző okokat. 
3. Javaslatot tesz a hitelek felvételére, vizsgálja a hitelfelvétel indokait és annak gazdasági megalapozottságát, ellenőrizteti a pénzkezelési szabályzat megtartását, a bizonylati rend és fegyelem érvényesülését.
4. Kezdeményezi az önkormányzati biztos kirendelését.
5. Véleményt alkot a költségvetési koncepcióról.
6. Részt vesz az intézményi ellenőrzések realizálásában.
7. Ellenőrzi az önkormányzati vállalkozások körébe tartozó határozatok végrehajtását.
8. Véleményezi az önkormányzati vagyonnal kapcsolatos önkormányzati előterjesztéseket.
9. Közreműködik a helyi adózás feltételrendszerének kialakításában.
10.  Véleményezi a vállalkozásba vihető önkormányzati vagyon hasznosítását.
11. Előzetesen véleményezi az önkormányzati gazdasági társaság vezetőinek kinevezését és személyi béreinek összegét.
12. Javaslatot tesz az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaság vezetőjének prémium feltételeire és értékeli azok teljesítését.
13. Javaslatot tesz az önkormányzat gazdasági társasága vezetőjének (ügyvezető) prémiumának összegére.
14. Figyelemmel kíséri a városi kommunális szolgáltatás helyzetét.
15. Ellenőrzi és véleményezi a város környezetvédelmi feladatait.
16. Vizsgálja és értékeli a város társadalmi és gazdasági helyzetét és adottságait.
17. Véleményezi a megyei területfejlesztési koncepciót és programokat a város illetékességi területét érintő kérdésekben.
18. Vizsgálja a város fejlesztési programját és arra vonatkozóan – összhangban a regionális és megyei területfejlesztési programjával – javaslatot készít.
19. Ellenőrzi és véleményezi az önkormányzat műemlékvédelmi tevékenységét.
20. Véleményezi a város rendezési terveit és a módosításait.
21. Ellenőrzi és véleményezi a város köztisztaságának helyzetét.
22. Külföldi kapcsolatokon keresztül üzleti vállalkozási lehetőségeket tár fel.
23. Dönt a város közterületeinek és műtárgyainak karbantartásával, állagmegóvásával és felújításával kapcsolatos – előre betervezett – munkákról és ellenőrzi ezek végrehajtását.
24. Közreműködik a vállalkozásokat érintő pályázatok kiírásában.
25. Véleményezi az önkormányzat vállalkozások körébe tartozó határozatait.
26. Véleményezi a bruttó 25 millió forintot meghaladó értékű ingatlanok elidegenítéséről vagy az ingyenes használatba adásáról szóló előterjesztéseket.
27. Részt vesz a képviselő-testület munkatervének előkészítésében.
28. Véleményezi a gazdasági és településfejlesztési tárgyú rendelet-tervezeteket.
29. Kizárólagos javaslattételi joga van a polgármester díjazására vonatkozó ügyekben.
30. Megvizsgálja a polgármester ellen tisztsége megszüntetése érdekében indítandó keresetre vonatkozó indítványt, azt a képviselő-testület elé terjeszti.
31. Megvizsgálja a képviselő-testület feloszlására vonatkozó indítványt.
32. Javaslatot tesz a tisztségviselők díjazására, jutalmazására.

Jogi Bizottság feladatai

1. Előkészíti az összeférhetetlenségi, fegyelmi ügyeket és eljár etikai kérdésekben.
2. Felülvizsgálja az önkormányzati rendelet- és határozat tervezetek jogszerűségét, ellenőrzi azok hatályosulását, naprakészségét.
3. A jegyző segítségével kidolgozza a Szervezeti és Működési Szabályzatot, szükség szerint javaslatot tesz módosítására.
4. Részt vesz a képviselő-testület munkatervének előkészítésében.
5. Véleményezi az Alapító Okiratok tervezeteit és módosítását.
6. Véleményezi a rendelet-tervezeteket.
7. Az önkormányzatot érintő peres ügyekben állást foglal.
8. A polgármesteri és képviselői vagyonnyilatkozatok vizsgálata körében:
   1. Ellenőrzi a polgármester és a képviselők vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségének teljesítését.
   2. Felhívással fordul a vagyonnyilatkozati kötelezettségét elmulasztó polgármesterhez, illetve képviselőhöz.
   3. Kezdeményezés esetén lefolytatja az eljárást és eredményéről tájékoztatja a képviselő-testületet.
9. Véleményezi a képviselő-testület szervei közötti hatásköri összeütközéseket, valamint a helyi önkormányzati rendeletek értelmezésével kapcsolatos más vitás kérdéseket.
10. Állásfoglalása nélkül nem nyújtható be a képviselő-testülethez olyan előterjesztés, amelynek a tárgya:

1. rendelet-tervezet,
2. a képviselő-testület hatáskörébe tartozó választás, kinevezés, megbízás, vagy felmentésre, megbízás visszavonására vonatkozó indítvány,
3. helyi népszavazás kiírására, helyi népi kezdeményezésre vonatkozó indítvány,
4. intézmény alapítása, önkormányzati társulás létrehozása, vagy ezekhez való csatlakozás, ideértve ezek átszervezésére, megszüntetésére vonatkozó indítványt is,
5. eljárás kezdeményezése az Alkotmánybíróságnál, valamint felterjesztési jog gyakorlására irányuló kezdeményezés,
6. összeférhetetlenség megállapítására irányuló indítvány,
7. bírósági eljárás megindítására vonatkozó indítvány a polgármester sorozatos törvénysértő tevékenysége, mulasztása miatt,
8. fegyelmi eljárás megindítására, fegyelmi büntetés kiszabására vonatkozó indítvány a b) pont hatálya alá tartozó esetekben
9. bírósági ülnökök jelölése.

11. Ellátja a Képviselőtestület hatáskörébe tartozó döntéshozatallal kapcsolatos szervezési teendőket, ha jogszabály értelmében a szavazás titkos.
12. Az érdekelt bizottságok kérésére állást foglal jogi természetű ügyekben.
13. Képviselő tagjai ellátják titkos szavazás során a szavazatszámlálói bizottsági feladatokat.

Humán Bizottság feladatai

1) Figyelemmel kíséri a város közművelődését, állást foglal az egyes közművelődési tevékenységek és programok támogatásában.

2) Támogatja a városban folyó művészi és tudományos alkotó munkát.

3) Figyelemmel kíséri a város sport életét, kapcsolatot tart az e területen működő egyesületekkel, szövetségekkel.

4) Figyelemmel kíséri az önkormányzati intézmények működését, javaslatot tesz anyagi támogatásuk biztosítására, beruházásokra, felújításokra.

5) Véleményezi az oktatási, kulturális intézmény létesítéséről szóló előterjesztést, szervezeti módosítást és esetleges megszűnést.

6) Figyelemmel kíséri a tanulók nyári táborozását.

7) Javaslatot tesz az étkeztetés nyersanyag költségeinek megállapítására.

8) Javaslatot tesz pályázat kiírására és elbírálására a közművelődési feladatokat ellátó jogi személyek, jogi személyiséggel nem rendelkező személyi egyesülések és magánszemélyek részére támogatás nyújtása céljából.

9) Vizsgálja az egészségügyi alapellátás helyzetét, javaslatot tesz az egészségügyi és szociális intézményrendszer átszervezése esetén a főbb elvi kérdések – prioritások, források, szervezeti struktúra – meghatározására.

10) Figyelemmel kíséri a polgárok egészségügyi és szociális helyzetét.

11) Véleményezi az oktatási, egészségügyi és szociális tárgyú előterjesztéseket, részt vesz a döntések előkészítésében.

12) Kapcsolatot tart a karitatív mozgalmakkal, segíti tevékenységüket.

13) Véleményezi az orvosi, védőnői körzetcsoportok kialakítását

14) Véleményezi az oktatási, humán és szociális tárgyú rendelet-tervezeteket.

15) Véleményezi a költségvetési, zárszámadási rendelet-tervezeteket, valamint a szervezeti és működési szabályzatról szóló rendelet-tervezetet.

16) Részt vesz a képviselő-testület munkatervének előkészítésében.

II. Állandó bizottságokra átruházott hatáskörök

Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság

1) Gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat a polgármester tekintetében.

2) Dönt az éves költségvetési rendeletben meghatározott ágazati pénzeszközök felosztásának időbeni felhasználásáról.

3) Dönt a bruttó 25 millió forintot meg nem haladó értékű ingatlan értékesítéséről és ingyenes használatba adásáról.

4) Dönt – a képviselő-testület beruházás, vagy beszerzés megvalósítását elhatározó döntését követően – a közbeszerzési értékhatárt el nem érő beruházások, beszerzések esetében a pályázati kiírásról, meghívásos eljárás esetén a meghívandók köréről. Lefolytatja a pályázati eljárást és javaslatot tesz a képviselő-testületnek az eljárás eredményére vonatkozóan.

5) Az építészeti örökség helyi védelméről szóló 6/2005. (III.1.) önkormányzati rendelet 12-13.§-aira tekintettel elbírálja a helyi értékvédelmi pályázatokat és szükség esetén kérelemre dönt a beruházás határidejének meghosszabbításáról.

Humán Bizottság

1) A diáksport feladatok körében dönt az önszerveződő közösségek támogatására a költségvetésben elkülönített ágazati pénzeszközök felosztásáról.

2) Elbírálja a hatáskörébe utalt települési támogatások megállapításával kapcsolatos kérelmeket.

3) Ellátja az önkormányzati bérlakásokkal kapcsolatos feladatokat.

4) Ellátja az önkormányzati bérlakásban élők lakbértámogatásával kapcsolatos ügyeket.

5) Elbírálja a sportról szóló 28/2008. (VI.27.) önkormányzati rendelet 6.§ (4) bekezdése szerinti kedvezményes bérleti díj megállapítása iránti kérelmeket.

4. melléklet

A Képviselői és hozzátartozói vagyonnyilatkozat nyilvántartásának,

kezelésének és ellenőrzésének szabályairól

1. Általános rendelkezések

Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. tv. 39. §. (1) bekezdése értelmében az önkormányzati képviselő megválasztásától, majd ezt követően minden év január 1-jétől számított harminc napon belül a 2. melléklet szerinti vagyonnyilatkozatot köteles tenni. Az önkormányzati képviselő saját vagyonnyilatkozatához csatolni köteles a vele közös háztartásban élő házas- vagy élettársának, valamint gyermekének a melléklet szerinti vagyonnyilatkozatát.

2. A vagyonnyilatkozat benyújtásával kapcsolatos szabályok

1. A kitöltéskori állapotnak megfelelő adatok alapján kitöltött képviselői és hozzátartozói vagyonnyilatkozat egy példányát a Jogi Bizottságnak (továbbiakban: Bizottság) címezve kell benyújtani az általános rendelkezésekben rögzített határidőn belül.
2. A vagyonnyilatkozatokat a polgármesteri hivatalban a személyi-, és munkaügyi feladatokat ellátó köztisztviselő veszi át, és igazolást állít ki azok átvételéről.  
3. A képviselő a saját és a hozzátartozói vagyonnyilatkozatát külön-külön borítékban adja át az átvételre jogosult köztisztviselőnek.
4. A képviselői vagyonnyilatkozat átvétele névvel ellátott nyílt borítékban, a hozzátartozói vagyonnyilatkozat átvétele névvel ellátott, lezárt, az átvételkor a a Hivatal körbélyegzőjével lepecsételt borítékban történik.

3. A vagyonnyilatkozatok kezelésének szabályai

1. A vagyonnyilatkozatokat az egyéb iratoktól elkülönítetten kell kezelni, azokat a jegyző által kijelölt biztonsági zárral ellátott helyiségben, lemezszekrényben kell tárolni.
2. A vagyonnyilatkozatokról és az ellenőrzési eljárásról nyilvántartást kell vezetni.
3. A vagyonnyilatkozattal kapcsolatos technikai tevékenységet a vagyonnyilatkozatot átvevő köztisztviselő végzi. A vagyonnyilatkozattal kapcsolatos iratokat iktatni kell. Az iktatást külön főszámra és a szükséges számú alszámra kell elvégezni.
4. A vagyonnyilatkozatok nyilvánossága: a képviselői vagyonnyilatkozat nyilvános (kivéve az ellenőrzéshez szolgáltatott azonosító adatokat),
5. A hozzátartozói vagyonnyilatkozat nem nyilvános, abba csak a Bizottság tagjai tekinthetnek be ellenőrzés céljából.
6. A képviselői vagyonnyilatkozatokat a Hivatal őrzésre kijelölt helyiségében a hivatali munkaidő alatt bárki megtekintheti.
7. A jegyző felel azért, hogy a vagyonnyilatkozatokat az adatvédelmi szabályoknak megfelelően őrizzék, kezeljék és hogy az azokban foglaltakat – a nyilvános vagyonnyilatkozatok kivételével – más ne ismerhesse meg.
8. A képviselő megbízatásának megszűnésekor a vagyonnyilatkozatokat kezelő ügyintéző a vagyonnyilatkozat tételére kötelezett képviselő részére a saját és a hozzátartozói vagyonnyilatkozatokat visszaadja, melyről igazolást kell kiállítani.

4. A vagyonnyilatkozat ellenőrzésével és az eljárással kapcsolatos szabályok

a) A vagyonnyilatkozattal kapcsolatos eljárás célja: a vagyonnyilatkozatban foglaltak valóságtartalmának ellenőrzése. A vagyonnyilatkozattal kapcsolatos eljárást a Bizottságnál bárki kezdeményezheti. A Bizottság eljárására a képviselő-testület zárt ülésére vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Az eljárás kezdeményezéséről a Bizottság elnöke haladéktalanul tájékoztatja az érintett képviselőt, aki köteles saját, illetve a hozzátartozója vagyonnyilatkozatában feltüntetett adatokra vonatkozó azonosító adatokat haladéktalanul írásban bejelenteni. Az azonosító adatokat csak a bizottság tagjai ismerhetik meg, azokat az eljárás lezárását követő nyolc napon belül törölni kell.

b) Az ellenőrzési eljárás lefolytatásának a vagyonnyilatkozat konkrét tartalmára vonatkozó tényállítás esetén van helye. Ha az eljárásra irányuló kezdeményezés nem jelöli meg konkrétan a vagyonnyilatkozat kifogásolt részét és tartalmát, a Bizottság elnöke felhívja a kezdeményezőt a hiány pótlására. Ha a kezdeményező 8 napon belül nem tesz eleget a felhívásnak, vagy ha a kezdeményezés nyilvánvalóan alaptalan, a Bizottság az eljárás lefolytatása nélkül elutasítja a kezdeményezést.

c) Az ellenőrzési eljárás megismétlésének ugyanazon vagyonnyilatkozat esetén csak akkor van helye, ha az erre irányuló kezdeményezés új tényállást (adatot) tartalmaz. Az ellenőrzési eljárásra irányuló új tényállás nélkül ismételt kezdeményezést a Bizottság annak érdemi vizsgálata nélkül elutasítja.

d) A vagyonnyilatkozattal kapcsolatos ellenőrzési eljárás során a képviselői és hozzátartozói vagyonnyilatkozatba történő betekintést dokumentálni kell.

e) A Bizottság ellenőrzési eljárásának eredményéről a képviselő-testületet a soron következő ülésén tájékoztatja.

5. Felelősségi szabályok

1. A vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos adatok védelméért, az adatkezelés jogszerűségéért a jegyző felelős.
2. A képviselő felelős azért, hogy az általa bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljes körűek és aktuálisak legyenek.
3. A vagyonnyilatkozatok technikai kezelése szabályainak megtartásáért a vagyonnyilatkozatot átvevő köztisztviselő felelős.

Igazolás a vagyonnyilatkozatok átvételéről

Alulírott ……………………………………………………..………………….. mint a vagyonnyilatkozat tételére kötelezett helyi önkormányzati képviselő, a mai napon az alábbi vagyonnyilatkozatokat adom át:

……………………………………………….. helyi önkormányzati képviselő

……………………………………………….. házastárs/élettárs

……………………………………………….. gyermek

……………………………………………….. gyermek

……………………………………………….. gyermek

……………………………………………….. gyermek

_____________________20______________hó ______ nap

__________________________                        __________________________

                        átadó                                                                        átvevő

Nyilvántartás a vagyonnyilatkozatokról

Nyilvántartás a vagyonnyilatkozatok ellenőrzési eljárásáról

1. A vagyonnyilatkozattal kapcsolatos eljárást kezdeményező neve, címe:
2. Az eljárás kezdeményezésének időpontja:
3. Az eljárásban érintett képviselő:
4. A vagyonnyilatkozat kifogástolt része:
5. A 4. pont megjelölésének hiányában a hiánypótlásra felhívás időpontja:
6. Az érintett tájékoztatásának időpontja a bejelentésről:
7. Az azonosító adatok átadásának időpontja a Bizottság részére:
8. A Bizottság ülésének időpontja:
9. Az eljárás eredménye:

a) A bejelentés elutasítva, mert

• nyilvánvalóan alaptalan,
• a bejelentő a hiánypótlásnak nem tett eleget,
• az ismételt kezdeményezés új tényállást nem tartalmaz.

b) A bejelentés alapján a bizottság az alábbiakat állapította meg:

10. Az azonosító adatok törlésének időpontja:
11. A Képviselő-testület tájékoztatásának időpontja az eljárás eredményéről:

Nyilvántartás a vagyonnyilatkozatokba történő betekintésről

 5. melléklet

Jegyzőre átruházott hatáskörök

1. ellátja a hatáskörébe utalt települési támogatással kapcsolatos ügyeket

2. lefolytatja az eljárást közösségi együttélés alapvető szabályainak megszegése miatt

6. melléklet

A TOLNAI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL

SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényben foglaltakra figyelemmel a Tolnai Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát a Képviselő-testület az alábbiak szerint hagyja jóvá:

A Hivatal alapítója, irányító szerve, ellenőrzése

A Hivatal alapítója: Tolna Város Önkormányzata (7130 Tolna, Hősök tere 1.) és Fácánkert Község Önkormányzata (7136 Fácánkert, Árpád u. 12.)

A Hivatal irányító szerve: Tolna Város Önkormányzatának Képviselő-testülete az alapítók által kötött megállapodás szerint

A Hivatal felett ellenőrzést gyakorol:

• Tolna Megyei Kormányhivatal,

• Állami Számvevőszék.

A Hivatal elnevezése, jogállása

1./ Az egységes hivatal elnevezése:

Tolnai Közös Önkormányzati Hivatal (a továbbiakban: Hivatal).

2./  A Hivatal székhelye:    7130 Tolna Hősök tere 1.

3./  A Hivatal címe:              7130 Tolna, Hősök tere 1.

4./ A Hivatal telephelye:     Fácánkerti Kirendeltség 7136 Fácánkert, Árpád u. 12.

5./  A Hivatal jogállása:       önálló jogi személy

6./  A Hivatal önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv.

7./  A hivatal törzskönyvi azonosítószáma:

8./  Az alapítás időpontja:

9./  Az alapító okirat kelte:

10./ Az alapító okiratot Tolna Város Önkormányzatának Képviselő-testülete önkormányzati határozatával, Fácánkert Község Önkormányzatának Képviselő-testülete képviselő-testületi határozatban fogadta el.

10./ Főtevékenységének államháztartási szakágazati besorolása: 841105 Helyi önkormányzatok és társulások igazgatási tevékenysége

11./ A tevékenységek kormányzati funkciók szerinti megjelölése:

011130 Önkormányzatok és önkormányzati hivatalok jogalkotó és általános igazgatási tevékenysége

011140  Országos és helyi nemzetiségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége

013210  Átfogó tervezési és statisztikai szolgáltatások

016010 Országgyűlési, önkormányzati és európai parlamenti képviselő választásokhoz kapcsolódó tevékenységek

016020  Országos és helyi népszavazással kapcsolatos tevékenységek

016030  Állampolgársági ügyek

A tevékenységek forrásai:

A Hivatal a tevékenységének feltételeit az Mötv. 111-118.§.-aiban, valamint a vonatkozó Kormányrendeletben megjelölt forrásokból teremti elő. A Hivatal feladatai ellátásához hazai és Európai Uniós források igénybevételére is törekszik pályázatokon való részvétel útján.

A Hivatal szervezete, irányítása, a vezetők

1. A Hivatal osztályszervezetben működik, az osztályokat osztályvezetők irányítják. Az osztályszervezetek jogi személyiséggel nem rendelkeznek.

Polgármester                 1 fő

Alpolgármester              1 fő

Jegyző                            1 fő

Aljegyző                          1 fő

Titkársági Osztály:         11,75 fő

Ügyintéző                        8 fő                                      

Takarító                           2 fő

Telefonközpont kezelő    0,75 fő                                  

Igazgatási Osztály:        4 fő

Ügyintéző                       4 fő

Pénzügyi Osztály:         7 fő

Osztályvezető                1 fő

Ügyintéző                       6 fő

Építési és Városfenntartási Osztály:             7 fő

Osztályvezető                                                1 fő

Ügyintéző                                                       6 fő

     Fácánkerti Kirendeltség                            2 fő

2. A Hivatal osztályai:
   1. Titkársági Osztály,
   2. Igazgatási Osztály,
   3. Pénzügyi Osztály,
   4. Építési és Városfenntartási Osztály,

3. A Hivatal szervezeti egységei a jegyző közvetlen vezetése alatt állnak.

4. A hivatal köztisztviselői közül vezetők:

            - a jegyző,

            - az aljegyző,

            - az osztályvezetők

5.  A polgármester a jegyző útján irányítja a Hivatalt, így különösen:
   1. a jegyző javaslatainak a figyelembe vételével meghatározza a hivatal feladatait a városi önkormányzat munkájának előkészítése, szervezése, a képviselőtestület és bizottsági döntéseinek előkészítése és végrehajtása tekintetében;
   2. dönt a jogszabályok által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, illetve e hatáskörök gyakorlásának átruházásáról,
   3. a jegyző javaslata alapján előterjesztést nyújt be a képviselő-testület felé a Hivatal szervezetének, munkarendjének és az ügyfélfogadás rendjének meghatározására,
   4. meghatározza azokat a vezetői beosztásokat, melyek tekintetében a jegyző a polgármester egyetértésével gyakorolja munkáltatói jogát,
   5. gyakorolja a munkáltatói jogokat a jegyző tekintetében,
   6. gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az intézményvezetők tekintetében,
   7. a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét;
   8. irányítja az alpolgármestert feladatai ellátásában,
   9. felelős az Önkormányzat gazdálkodásának szabályszerűségéért.

6. A Hivatal vezetője a jegyző, aki
   1. biztosítja az önkormányzat működésének feltételeit,
   2. a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét,
   3. gyakorolja - a polgármester által meghatározott körben a polgármester egyetértésével - a munkáltatói jogokat a hivatal köztisztviselői tekintetében,

gyakorolja a munkáltatói jogokat a Hivatal köztisztviselői tekintetében. A kinevezéshez, vezetői megbízáshoz, felmentéshez, a vezetői megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz – a polgármester által meghatározott körben – a polgármester egyetértése szükséges,

4. felügyel a Hivatal tevékenységének törvényességére, ennek körében
   ellenőrzi a Hivatal hatósági tevékenységét,
   szükség esetén vizsgálatot rendel el;
5. dönt azokban a hatósági ügyekben, amelyeket a képviselő-testületek rá átruháztak;
6. döntésre előkészíti a polgármesterek hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket;
7. dönt a hatáskörébe utalt ügyekben;
8. tanácskozási joggal vesz részt a képviselő-testületek és a bizottságok ülésein,
9. ellátja mindazon feladatokat, melyeket jogszabály állapít meg.

A jegyző évente beszámol a Képviselő-testületnek a Hivatal előző évi tevékenységéről.

7. Az osztályvezetők feladat- és hatáskörei:

1. A Jegyző a Titkársági Osztály vezetőjeként:

• előkészíti és kihirdeti az osztály munkarendjét,
• az osztályon belüli munkaelosztásokat - a munkatársak véleményének figyelembevételével - meghatározza,
• kidolgozza a munkaköri leírásokat,
• ellenőrzi a munkaköri leírásban foglaltak teljesülését, a megfelelő munkaellátást,
• az osztályon beüli helyettesítési szabályokat kidolgozza,
• az akadálymentes, zavartalan munka biztosítása érdekében a szabadságolások ütemezését – a munkatársak igényeinek figyelembevételével – megtervezi,
• részt vesz a Titkársági Osztály zavartalan működése feltételeinek megteremtésében,
• közreműködik a képviselő-testületek és bizottságok anyagai előkészítésében,
• segítséget nyújt a Bizottságok munkájához,
• közreműködik a Német Nemzetiségi Önkormányzat képviselő-testületi anyagai előkészítésében,
• segítséget nyújt a Német Nemzetiségi Önkormányzat munkájához,
• figyelemmel kíséri az osztály munkáját érintő jogszabályváltozásokat,
• ellátja a közbeszerzésekkel kapcsolatos jogi, adminisztratív feladatokat.

2. Az Igazgatási Osztály vezetőjének (az aljegyzőnek) a feladatai:

Irányítja az Igazgatási Osztály munkáját.

• meghatározza az osztályon belüli munkaelosztást,
• elkészíti a munkaköri leírásokat,
• ellenőrzi a munkaköri leírásban foglaltak teljesülését, a megfelelő munkaellátást,
• kidolgozza az osztályon belüli helyettesítés rendjét,
• a munkáltató egyetértésével szükség esetén túlórát rendel el,
• elkészíti a dolgozók szabadságolási tervét,

Birtokvédelmi eljárás keretén belül:

• intézi a birtokháborítással kapcsolatos ügyeket,
• szükség szerint helyszíni szemlét tart a birtokháborítási ügyek elbírálásához,
• határozatot hoz a birtokháborítási ügyekben.

Ellátja a lakásügyi igazgatással kapcsolatos feladatokat. Ennek keretén belül:

• nyilvántartást vezet a bérlakásokról,
• intézi az önkormányzati bérlakások pályáztatásával kapcsolatos teendőket,
• közreműködik a lakásbérleti szerződések megkötésénél,
• közreműködik az önkormányzati bérlakások értékesítésével kapcsolatos ügyekben,
• intézkedik a lakás elhagyására kötelezés iránti ügyekben,
• ellátja a hatáskörébe utalt egyéb lakásügyi teendőket,

Ellátja a jegyző állatvédelemmel kapcsolatos feladatait.

Ellátja a jegyző közösségi együttélés megszegésével kapcsolatos feladatait.

Ellátja a közbiztonsági referensi feladatokat.

Önkormányzati feladatok:

• közreműködik a képviselő-testületek és bizottságok anyagai előkészítésében,
• részt vesz a képviselő-testületek ülésein,
• közreműködik a Humán Bizottság üléseinek előkészítésében,
• részt vesz a Humán Bizottság ülésein,
• segítséget nyújt a Humán Bizottság munkájához,

Távollétében ellátja a jegyző helyettesítését.

3. A Pénzügyi Osztály vezetőjének feladatai:

• irányítja a Hivatal pénzügyi osztályának munkáját,
• meghatározza az osztályon belüli munkaelosztást,
• elkészíti a munkaköri leírásokat,
• ellenőrzi a munkaköri leírásban foglaltak teljesülését, a megfelelő munkaellátást,
• kidolgozza az osztályon belüli helyettesítés rendjét,
• a munkáltató egyetértésével szükség esetén túlórát rendel el,
• elkészíti a dolgozók szabadságolási tervét,
• a polgármesterek, a jegyző és az osztályvezetők közreműködésével összeállítja a középtávú és az éves költségvetést, elkészíti az évközi és éves költségvetési beszámolókat és egyéb pénzügyi előterjesztéseket,
• közreműködik és figyelemmel kíséri az éves költségvetés végrehajtását, jelzi a pénzügyi teljesítés eltérését a kiemelt előirányzathoz képest,
• információt nyújt a képviselőtestületek gazdálkodással kapcsolatos döntéseinek megalapozottságához,
• javaslatot készít a hitelfelvételre,
• gondoskodik a pénzügyi fegyelem betartásáról,
• gondoskodik az államháztartási és gazdálkodással kapcsolatos törvények és azok végrehajtási rendeleteinek helyi alkalmazásáról,
• ellenőrzi a könyvelés helyességét, az előlegek nyilvántartását, egyéb analitikus nyilvántartások vezetését, kötelezettségvállalások, utalványozások ellenjegyzését,
• folyamatosan ellenőrzi a pénzügyi és adóügyi ügyintézők munkáját, a szakmai követelmények betartását,
• a költségvetés készítése során megtervezi az adóbevételek várható alakulását,
• elkészíti az éves adóbevételek alakulásáról szóló beszámolót,
• ellátja az Önkormányzat pályázatfigyelési, pályázatkészítési, pályázat-lebonyolítási feladatok ellátásáról szóló mindenkor hatályos szabályzatában meghatározott feladatokat,
• ellátja a közbeszerzésekkel kapcsolatos pénzügyi feladatokat.

4. Az Építési és Városfenntartási Osztály vezetőjének feladatai:

• irányítja az Építési és Városfenntartási Osztály munkáját,
• meghatározza az osztályon belüli munkaelosztást,
• elkészíti a munkaköri leírásokat,
• ellenőrzi a munkaköri leírásban foglaltak teljesülését, a megfelelő munkaellátást,
• kidolgozza az osztályon belüli helyettesítés rendjét,
• a munkáltató egyetértésével szükség esetén túlórát rendel el,
• elkészíti a dolgozók szabadságolási tervét,
• szakhatósági közreműködés jogszabályban meghatározott esetekben, közreműködés rendezési tervek egyeztetési eljárásaiban,
• lakossági bejelentések, panaszok kivizsgálásában való közreműködés,
• a hivatal más részlegének ügykörébe tartozó, az osztály tevékenységét is érintő vagy kapcsolódó ügyek intézésében való közreműködés,
• önkormányzati hivatali beruházások, egyéb megrendelt munkák - szerződés szerinti - figyelemmel kísérése, ellenőrzése, szakmai teljesítésének igazolása,
• ellátja a közbeszerzésekkel kapcsolatos építésügyi hatósági feladatokat, illetőleg azok összehangolását,
• az Önkormányzat pályázatfigyelési, pályázatkészítési, pályázat-lebonyolítási feladatok ellátásáról szóló mindenkor hatályos szabályzatában meghatározott feladatok ellátása.

8. A képviselet rendje:

1. A hivatal képviseletét a jegyző, akadályoztatása esetén az aljegyző látja el. Eseti képviselettel a hivatal dolgozóját is megbízhatják.
2. A képviseleti jogot a feladat ellátása során viselt döntési, illetve végrehajtási felelősség körében

• a törvény, kormányrendelet és önkormányzati rendelet által telepített saját hatáskör,
• az átruházott hatáskör,
• a kiadmányozási jogkör gyakorlója látja el a tevékenység gyakorlásával kapcsolatos feladatokban.
  3. A belső szervezeti egység vezetője képviseleti joggal rendelkezik az általa irányított szervezet szakmai munkájával összefüggő munkakapcsolatokban.
  4. A hivatal jogi képviseletét a jegyző vagy az általa megbízott személy látja el.

Az önkormányzatot, illetve szerveit érintő perben meghatalmazottként eljárhat a képviselő-testület tagja, a jegyző, a hivatal ügyintézője, illetve megbízott ügyvéd.

9. A helyettesítés rendje:

1. A polgármester munkáját a főállású alpolgármester segíti, feladatait a polgármester által meghatározottak szerint látja el. A polgármestert a főállású alpolgármester helyettesíti.
2. A jegyzőt az aljegyző helyettesíti, egyben ellátja a jegyző által meghatározott feladatokat.
3. Az osztályvezetők helyetteseként a jegyző, vagy az aljegyző jár el.

A hivatal működési rendje

1. A hivatali munkaidő hétfőtől csütörtökig       7,30 – 16,00 óráig,

                                                    pénteken        7,30 – 13,30 óráig tart.

Nyári időszakban, hőségriadó idején – a keddi ügyfélfogadás kivételével – a jegyző engedélye alapján – a köztisztviselő választása szerint – a munkaidő hétfőtől csütörtökig 6,00 – 14,00 óráig, pénteken 6,00 – 12,00 óráig is tarthat.

2. Munkanapokon a hivatali munka 12,00 - 12,30-ig ebédszünet miatt szünetel.
3. Az ebédszünet tartama alatt a hivatalban - a jegyző által szabályozott rend szerint - csak ügyeleti szolgálat van.

A polgármester, főállású alpolgármester, a jegyző, az aljegyző és az osztályvezetők napi munkaidejének kezdő és befejező időpontja nem kerül meghatározásra, de havi szinten a heti 40 órával számított munkaidőt munkában kell tölteniük.

4. A Hivatal működésével köteles elősegíteni:

1. a törvényesség betartását
2. a Képviselő-testületek rendeleteinek és határozatainak végrehajtását,
3. az állampolgári jogok érvényesülését,
4. az Európai Uniós előírások betartását.

5. A Hivatalnak az ügyintézés során törekedni kell:
   1. az anyagi és az eljárási jogszabályok maradéktalan érvényre juttatására,
   2. a hatékony és gyors ügyintézésre, az ügyintézési határidők betartására,
   3. az ügyintézés színvonalának emelésére, az ügyintézés jogszabályi kereteken belüli egyszerűsítésére,
   4. a gyakrabban előforduló államigazgatási ügyekben az ügyfelek tájékoztatását írásban is (szórólapok segítségével) biztosítani,
6. A hivatal információáramlásának biztosítása érdekében szükséges feladatok:
   1. értekezleti rend szabályozása,
   2. a Hivatal belső hálózatában közös mappák használata.

I.    A Hivatalon belüli értekezleti rend:

A tolnai képviselő-testületi üléseken részt kell vennie a polgármesternek, alpolgármesternek, a jegyzőnek, az aljegyzőnek, az osztályvezetőknek (távollétükben helyettesüknek), a technikai feladatokat ellátó személyeknek, az őket érintő napirendnél a főépítésznek, a belső ellenőrnek, az előterjesztés készítőjének.

A fácánkert képviselő-testületi üléseken részt kell vennie a jegyzőnek, távollétében az aljegyzőnek, jegyző által megbízott köztisztviselőnek.

1. Évenként legalább két alkalommal apparátusi értekezletet kell tartani, melynek keretében az elmúlt időszak tevékenységét értékelni kell és az elkövetkezendő időszak főbb feladatait meg kell határozni. Az értékelésről és az iránymutatásról emlékeztetőt kell készíteni.
2. Félévenként az apparátusi értekezletet követő három napon belül osztályonként munkaértekezlet tartása kötelező. A munkaértekezlet kiemelt tárgyköre az osztály működésének értékelése. A fentieken túli osztályértekezletek összehívása és tárgyköreinek meghatározása az osztályvezető hatásköre. Az osztályértekezletekről emlékeztetőt kell készíteni.
3. Kéthetente egy alkalommal vezetői értekezletet kell tartani,
   • az operatív feladatok meghatározására és végrehajtására, instrukciók adására,
   • a feladatok teljesítésének számonkérése céljából, melyen részt kell venni
   • a tisztségviselőknek,
   • az osztályvezetőknek (távollétükben helyettesüknek).

A vezetői értekezletről szükség szerint emlékezetőt kell készíteni.

II. A Hivatal belső számítástechnikai hálózatában közös mappák használata

Eszerint a Hivatal valamennyi köztisztviselőjét, munkavállalóját érintő dokumentumokat a mindenki számára elérhető kifejezetten e célbál létrehozott meghajtókon, külön mappákban kell elhelyezni. A közös mappákban kizárólag hatályos dokumentumok helyezhetők el. A dokumentumok hatályosítása azon kolléga feladta, aki erre munkaköri leírásban jogosítványt kapott.

7. Külső kapcsolattartás szabályai

1. A Hivatal feladatai a nemzetiségi önkormányzatokkal kapcsolatban

A nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi CLXXIX. törvény (a továbbiakban: Nektv.) 80. §-a alapján a Hivatal – a Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott módon – köteles a nemzetiségi önkormányzat munkáját segíteni.

 A polgármester együttműködik a helyi nemzetiségi önkormányzattal, melynek keretében rendszeresen tájékoztatja elnöküket az Önkormányzat munkájáról, ezen belül különösen:

a) a helyi nemzetiséget érintő kérdésekről,

b) a város életében bekövetkezett várható változásokról.

Az Áht. 26.§.-a értelmében a helyi nemzetiségi önkormányzat bevételeivel és kiadásaival kapcsolatban a tervezési, gazdálkodási, ellenőrzési, finanszírozási, adatszolgáltatási és beszámolási feladatok ellátásáról az önkormányzati hivatal gondoskodik.

A helyi nemzetiségi önkormányzat bevételeivel és kiadásaival kapcsolatban a tervezési, gazdálkodási, ellenőrzési, finanszírozási, adatszolgáltatási és beszámolási feladatok ellátásáról a helyi nemzetiségi önkormányzat székhelye szerinti helyi önkormányzat önkormányzati hivatala gondoskodik. A helyi önkormányzat és az érintett helyi nemzetiségi önkormányzat a feladatok ellátásának részletes szabályait a nemzetiségek jogairól szóló törvény szerinti megállapodásban rendezik.

2. A Hivatal és a civil szervezetek, állampolgárok kapcsolata

A Mötv. 2.§. (1)-(2) bekezdése értelmében a helyi önkormányzás a település, valamint a megye választópolgárai közösségének joga, melynek során érvényre jut az állampolgári felelősségérzet, kibontakozik az alkotó együttműködés a helyi közösségen belül. A helyi önkormányzás a helyi közügyekben demokratikus módon, széles körű nyilvánosságot teremtve kifejezi és megvalósítja a helyi közakaratot.

A Mötv. 6.§. a) pontja értelmében a helyi önkormányzat feladatai ellátása során támogatja a lakosság önszerveződő közösségeit, együttműködik e közösségekkel, biztosítja a helyi közügyekben való széles körű állampolgári részvételt.

A polgármester együttműködik a különböző társadalmi, egyházi szervezetekkel, a lakosság önszerveződő közösségeivel, valamint a városban letelepedett gazdasági szervezetekkel, vállalkozókkal, intézményekkel. Ezek vezetőitől jogszabályban előírt körben igény szerint tájékoztatást kérhet, illetve kérés szerint tájékoztatja őket az Önkormányzat fejlesztéseinek jelentősebb kérdéseiről.

A képviselő-testület évente a jogszabályban meghatározottak szerint előre meghirdetett időpontban a Mötv. rendelkezéseinek megfelelően közmeghallgatást tart, amelyen az állampolgárok és a helyben érdekelt szervezetek képviselői közérdekű kérdést és javaslatot tehetnek.

Az Mötv.-ben és az SZMSZ-ben meghatározott feladatok végrehajtása a Hivatal feladata. Az állampolgárok és civil szervezetek a lakossági fórumokon, a Képviselő-testületi üléseken, és a közmeghallgatásokon szerezhetnek tudomást a Hivatal munkájáról. A lakosság tájékoztatását szolgálja továbbá az ingyenesen terjesztett Tolnai Hírlap, valamint az Önkormányzat által működtetett www.tolna.hu honlap is.

A fórumok előtt a Hivatal gondoskodik az állampolgárok tájékoztatásáról a hirdetőtáblákra kihelyezett szórólapok segítségével. A civil szervezetek minél szélesebb körű bevonása érdekében az Önkormányzat a tolnai és a mözsi Civil Házat e szervezetek rendelkezésére bocsátja.

A Hivatal ügyfélfogadási rendje

1. Tolnai Városi Hivatalban:

A polgármester minden hónap utolsó keddjén 8,00-11,00 óráig, a jegyző minden hét keddjén 8,00-11,00 és 15,00-16,00 óráig tart fogadónapot. A polgármester és a jegyző a fogadónapon kívül előzetes bejelentkezés alapján fogadja az ügyfeleket.

Ügyfélfogadás:

hétfőn      nincs ügyféfogadás

kedden    de:  8,00 - 12,00 óráig,

  du:13,00 - 16,00 óráig,

      szerdán   nincs ügyfélfogadás

      csütörtökön nincs ügyfélfogadás

pénteken de:  8,00 - 12,00 óráig.

2) Fácánkerti Kirendeltségen

    A jegyző, távollétében az aljegyző, illetve megbízott köztisztviselő minden hét    keddjén 07,30-12,00 és minden hét szerdai napján 08,00-12,00 óráig tart fogadónapot.

     Ügyfélfogadás:

     hétfőn       nincs ügyfélfogadás

     kedden     de: 8,00 -12 óráig,

                      du: 13,00 - 16 óráig

     szerdán    de: 8,00 - 12 óráig

     csütörtökön nincs ügyfélfogadás

     pénteken  de: 8,00 - óráig

3) Az élet- és vagyonbiztonságot veszélyeztető vagy más halasztást nem tűrő esetben a polgármester, illetve a jegyző a meghatározott ügyfélfogadási rendtől köteles eltérni.

4) A helyi képviselőket a képviselői feladatuk ellátásával kapcsolatos ügyek intézése során, soron kívül fogadni kell.

5) Az intézményvezetőket előzetes egyeztetés után minden munkanapon fogadni kell.

Tolnai Polgármesteri Hivatal osztályainak, és szervezeti egységeinek feladatjegyzéke

Ezen feladatjegyzék tartalmazza a Hivatal egyes osztályainak megnevezését és a feladataikat.

I.

Titkársági Osztály

Főbb feladatai:

1. közreműködik a tisztségviselők, a képviselő-testületek, a bizottságok, a nemzetiségi önkormányzat, a jegyző munkájának szervezésében, munkafeltételeinek biztosításában,
2. gondoskodik a képviselő-testületek, a bizottságok elnökeinek felkérése alapján a bizottságok elé kerülő anyagok, előterjesztések előkészítéséről, postázásáról, a képviselő-testületi ülések éves munkatervének, az egyes ülések napirendjének összeállításáról, kiküldéséről,
3. ellátja a bizottságok ügyviteli teendőit,
4. nyilvántartja a képviselő-testületi döntéseket, megszervezi a hozott határozatok végrehajtását,
5. gondoskodik a képviselő-testületek által hozott rendeletek és határozatok kihirdetéséről, vezeti a határozatok, és hatályos rendeletek nyilvántartását,
6. kapcsolatot tart a pártok frakcióvezetőivel,
7. előkészíti és figyelemmel kíséri a sajtóval és egyéb tömegkommunikációs eszközök vezetőivel a rendszeres kapcsolattartást,
8. figyelemmel kíséri és gyűjti az önkormányzatot érintő sajtóközleményeket,
9. szervezi a lakosság és a hivatal kapcsolattartását,
10. ellátja a polgármester és az alpolgármester napi munkavégzését elősegítő, elsősorban a város és az önkormányzat kapcsolatrendszerébe tartozó rendezvények, személyes találkozások előkészítését,
11. elvégzi a tisztségviselők által meghatározott szervezési, protokolláris feladatokat,
12. ellátja az önkormányzat nemzetközi kapcsolataiból adódó szervezési, előkészítő tevékenységet,
13. bonyolítja az önkormányzathoz érkező külföldi vendégek fogadásának előkészítését, programjuk szervezését, a nemzetközi protokoll szabályai szerint,
14. megbízás alapján ellátja az önkormányzat jogi képviseletét,
15. ellátja a hivatal postai, iktatási, ügyirat-kezelési és irattárazási feladatait,
16. kapcsolatot tart a helyi vállalkozókkal, lehetőség szerint segítséget nyújt a vállalkozások fejlesztéséhez
17. ellátja a képviselő-testületek, a polgármester és a jegyző hatáskörébe tartozó munkáltatói jogok gyakorlásával kapcsolatos előkészítő tevékenységet,
18. nyilvántartja a dolgozók személyi anyagát,
19. végzi a nevelési intézményekkel kapcsolatban a jogszabályok által a jegyzőre ruházott feladatok végrehajtását,
20. elősegíti a város közművelődési, egészségnevelési, tömegsport és egyesületi életének megszervezését,
21. végzi a polgármester és a jegyző honvédelmi és polgári védelmi feladatait,
22. szervezi és bonyolítja a választásokat, amelyeket jogszabály önkormányzati hatáskörbe utal,
23. nyilvántartja a szabályzatokat, alapító okiratokat, a szerződéseket,
24. ellátja az Önkormányzat pályázatfigyelési, pályázatkészítési, pályázat-lebonyolítási feladatok ellátásáról szóló mindenkor hatályos szabályzatában meghatározott feladatokat.

II.

Igazgatási Osztály

Főbb feladatai:

a) ellátja a jegyző hatáskörébe utalt gyámhatósági feladatokat

• intézi a rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény megállapításával kapcsolatos ügyeket,
• megállapítja a rendszeres gyermekvédelmi kedvezményben részesülő gyermek gyámjául rendelt, tartásra köteles hozzátartozó kiegészítő gyermekvédelmi támogatásra való jogosultságát,
• nyilvántartja a hátrányos és halmozottan hátrányos helyzetű gyermekeket,
• ellátja a családvédelmi koordinációval kapcsolatos feladatokat,
• felveszi a szülői felügyeleti jog gyakorlása kérdésében megkötött megállapodásokat,
• ellátja a gyermek nevének megállapításával, előzetes gyámrendeléssel, képzelt szülő adatainak megállapításával kapcsolatos jegyzői feladatokat,
• ellátja a teljes hatályú apai elismerő nyilatkozatok felvételével kapcsolatos feladatokat,
• tájékoztatást ad a rendezetlen családi jogállás kezeléséről,
• igazolást ad ki arról, hogy a gyermek tekintetében az anyakönyvbe bejegyzett apa vagy anya képzelt személy,
• együttműködik a Családsegítő Központtal, a Tolnai Intézményműködtető Közpottal, nevelési-oktatási intézményekkel,
• gyámhatósági ügyekben megkeresésre környezettanulmányt készít.

b) intézi a szociális ügyeket

• intézi a település támogatással kapcsolatos ügyeket,
• intézi a köztemetés elrendelésével kapcsolatos ügyeket

c) elbírálja a birtokvédelmi kérelmeket

d) ellátja az anyakönyvezéssel, házasságkötéssel, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésével kapcsolatos feladatokat, közreműködik a szertartások lebonyolításában

e) végzi a helyi  népesség-nyilvántartással kapcsolatos feladatokat

f) közreműködik az állampolgársági eskü lebonyolításában

g) intézi az önkormányzati bérlakásokkal kapcsolatos ügyeket

h) intézi az önkormányzati bérlakásban élők lakbértámogatásával kapcsolatos ügyeket

i) intézi a hagyatéki ügyeket

• hagyatéki leltárt vesz fel
• együttműködik a közjegyzőkkel a hagyatéki eljárások lebonyolításában

j) ellátja a talált tárgyakkal kapcsolatos feladatokat

k) intézi a méhészetekkel kapcsolatos ügyeket

l) ellátja a jegyző, mint állatvédelmi hatósággal kapcsolatos ügyeket

n) együttműködik a választások lebonyolításában

o) részben ellátja az önkormányzat fenntartásában lévő szociális és gyermekjóléti alapszolgáltatást biztosító intézményekkel kapcsolatos fenntartói feladatokat

p) intézi a kereskedelmi hatósági ügyeket

• intézi a működési engedéllyel kapcsolatos ügyeket
• intézi a bejelentéshez kötött tevékenységgel kapcsolatos ügyeket
• ellenőrzi az üzletek működését

q) intézi a telepengedélyezési eljárással kapcsolatos ügyeket

r) teljesíti a megkereséseket, adatot szolgáltat

s) hatósági bizonyítványt állít ki.

III.

Építési és Városfenntartási Osztály

Főbb feladatai:

1. intézi a városüzemeltetéssel, fenntartással, közlekedési, hírközlési, vízügyi, energiaügyi igazgatással kapcsolatos feladatokat,
2. részt vesz a beruházások átadás-átvételében,
3. működteti a közterület felügyeletet, amelynek keretében gondoskodik a közterületek használatáról, a köztisztaságról, a környezetvédelemről és közegészségügyről, valamint a piac és vásárok tartásáról szóló jogszabályok végrehajtásáról,
4. ellátja az önkormányzat kezelésében lévő utak, hidak és a saját használatú utak igazgatását,
5. megszervezi a helyi vízrendezési és vízkár elhárítási feladatokat az ár és belvíz elleni védekezést,
6. ellátja a tűzvédelmi feladatokat,
7. üzemelteti a hivatali személygépkocsit,
8. figyelemmel kíséri a THELENA Városi Szolgáltató Kft. városfenntartási tevékenységét, rendszeres kapcsolatot tart közte és az önkormányzat szervei között,
9. ellátja az állatvásártér, állatpiac, állatkiállítás helyének és időpontjának engedélyezésével kapcsolatos feladatokat,
10. munkája során együttműködik a városi főépítésszel, aki:

1. irányítja a településfejlesztéssel és település-rendezéssel kapcsolatosan a város fejlesztési irányainak meghatározását, előkészítő eljárásokat, irányítja a rendezési tervek készítését, felülvizsgálatát, módosítását,
2. lebonyolítja a tervkészítés során szükséges szakhatósági egyeztetéseket lakossági és önkormányzati fórumokat,
3. véleményezi az épületek, építmények, létesítmények építészeti kialakítását,
4. segíti a műemlékvédelemmel kapcsolatos önkormányzati feladatokat,
5. ellenőrzi a város közterületeinek arculatát,
6. javaslatot tesz az infrastrukturális fejlesztés irányára, a településfejlesztés feladataira,
7. állásfoglalást ad ki a köztéri szobrok, képző és iparművészeti alkotások elhelyezésére,
8. tanácsaival segíti az önkormányzat saját beruházásainak előkészítését.

j) A vagyongazdálkodással és a beruházásokkal kapcsolatos főbb feladatai:

1. közreműködik az ágazati beruházások előkészítésében és lebonyolításában,
2. részt vesz a beruházások átadás-átvételében,
3. ellátja az önkormányzati vagyonkataszterrel kapcsolatos feladatokat és kezeli az önkormányzati vagyont,
4. előkészíti az építési telkek értékesítését,
5. előkészíti a vagyonhasznosítással kapcsolatos szerződéseket,

k) együttműködik a vagyon hasznosítása, kezelése érdekében az Igazgatási Osztállyal, a városi főépítésszel és a THELENA Városi Szolgáltató Kft-vel.

IV.

Pénzügyi Osztály

Főbb feladatai:

1. elkészíti a gazdálkodással, költségvetéssel, pénzügyi feladatokkal kapcsolatos testületi előterjesztéseket, rendelet-tervezeteket,
2. elkészíti a törvényben előirt éves és évközi zárszámadási rendeleteket,
3. közreműködik a költségvetés végrehajtásában,
4. előkészíti a testületek, a bizottságok, a polgármester, a jegyző hatáskörébe tartozó döntéseket, intézkedéseket,
5. javaslatot tesz a gazdálkodás szervezeti kereteire,
6. közreműködik a helyi adókra vonatkozó rendeletek kidolgozásában,
7. javaslatot készít a hitelfelvételre,
8. közreműködik a jegyző pénzügyi- gazdálkodási feladatainak ellátásában,
9. ellátja  a hivatal gazdálkodással kapcsolatos ügyviteli feladatait,
10. biztosítja a pénzügyi fegyelem betartását,
11. gondoskodik az államháztartási és egyéb pénzügyi törvények és azok végrehajtási rendeletei helyi alkalmazásáról, érvényesítéséről,
12. vezeti az önkormányzat és a hivatal tárgyi eszköz nyilvántartását,
13. elvégzi a hivatal leltározásait,
14. analitikus nyilvántartást vezet,
15. anyagbeszerzési feladatokat lát el,
16. kezeli a házi pénztárt,
17. kifizeti a munkabéreket, települési támogatásokat,
18. biztosítja a központi és helyi adójogszabályok érvényesítését, kiállítja és megküldi az adó- és értékbizonyítványokat, intézi az I. fokú adóhatósági ügyeket, gondoskodik az adók kivetéséről, nyilvántartásáról, behajtásáról
19. ellátja az Önkormányzat pályázatfigyelési, pályázatkészítési, pályázat-lebonyolítási feladatok ellátásáról szóló mindenkor hatályos szabályzatában meghatározott feladatokat.

V.

A Hivatal gazdálkodásával kapcsolatos előírások

Az önkormányzat gazdálkodási feladatainak ellátása a székhelytelepülésen történik, Fácánkert Község Önkormányzatának gazdálkodási és adóügyi feladatait Fácánkert településen egy-egy ügyintéző látja el.

1. A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges előírások, feltételek:

A költségvetés tervezésével kapcsolatos különleges előírásokat, feltételeket a képviselő-testület által jóváhagyott költségvetési koncepció, a költségvetés végrehajtásával kapcsolatos különleges előírásokat, feltételeket az éves költségvetési rendelet tartalmazza.

2. A gazdálkodás folyamatában gyakorolt hatáskörök, kötelezettségek és jogok:

Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendeletben foglaltak alapján a Hivatal költségvetésében szereplő kiadási és bevételi előirányzatok vonatkozásában a kötelezettségvállalás és ellenjegyzésének, továbbá a kiadás teljesítésével, a bevétel beszedésével összefüggő szakmai igazolás, érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés rendjét a hivatal Gazdálkodási szabályzata tartalmazza.

3. Időközi költségvetési jelentés és mérlegjelentés:

1. Az önkormányzat költségvetési gazdálkodásának alakulásáról - intézményeket is magába foglaló - időközi költségvetési jelentést köteles összeállítani. Az időközi költségvetési jelentést az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendeletben meghatározott módon kell összeállítani.

Az önkormányzati szinten összesített adatokat a tárgyév

I-III. hónapjáról április 20. napjáig,

I-IV hónapjáról július 20. napjáig,

I-IX. hónapjáról október 20. napjáig,

I.-XII. hónapjáról tárgyévet követő január 20. napjáig, kell megküldeni a Magyar Államkincstárhoz.

Az önkormányzat intézményei 5 munkanappal a fenti időpontokat megelőzően kötelesek a költségvetési jelentésüket leadni.

2. A  Hivatal költségvetési jelentésének elkészítéséért a Pénzügyi osztály vezetője felelős.
3. Az önkormányzat intézményei és a Hivatal eszközeinek és forrásainak alakulásáról negyedévenként, a főkönyvi kivonat állományi számláinak adataiból, illetve az azt alátámasztó nyilvántartásokból összeállított mérlegjelentést kell készítetni.
4. Az intézmények évközi mérlegjelentését a tárgynegyedévet követő hónap 20. napjáig, a negyedik negyedévre vonatkozóan az éves beszámoló benyújtásának határidejével egyezően kell a Hivatalhoz benyújtani.
5. A Hivatal a mérlegjelentéseket a tárgynegyedévet követő hónap 25. napjáig, a negyedik negyedévre vonatkozóan az éves beszámoló leadásának határidejével megegyezően juttatja el feldolgozásra a Magyar Államkincstárhoz.
6.    A Hivatal mérlegjelentésének elkészítéséért a Magyar Államkincstárhoz történő továbbításáért a Pénzügyi osztályvezető felelős.

Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény  4.§ a) pontjában meghatározottak alapján a hivatalban lévő munkakörök közül a vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség az alábbi munkakörök tekintetében áll fenn

7. melléklet

Az önkormányzat szervezeti felépítésének sémája

8. melléklet

A lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról szóló beszámoló

Azon lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról számol be a polgármester a soron következő testületi ülésen, amely végrehajtásának határideje a testületi ülés előtti 15. napon lejárt. Ezen időpontot követően lejáró határidejű határozatok végrehajtásáról a határidőt követő második ülésen számol be a polgármester.

A végrehajtásról szóló beszámoló összeállításáról a Titkársági Osztály gondoskodik. Bevezetőként utalni kell a határozat rendelkezésére, be kell számolni a végrehajtás eredményéről, módjáról. Ha a végrehajtásnak akadálya volt, ismertetni kell, hogy azt miért nem lehetett elhárítani, továbbá javaslatot lehet tenni a határozat módosítására, vagy kiegészítésére.

A képviselő-testület évente egyszer áttekinti az előző év végre nem hajtott határozatait, és szükség szerint rendelkezik azok visszavonásáról, vagy módosításáról.

9. melléklet

A Képviselőtestület tagjainak névsora, választókerületi beosztása

1. sz. választókerület, 1. sz. szavazókör

            Baksainé Kenessei Éva képviselő 7130 Tolna, Bajcsy-Zs. u. 34.

2. sz. választókerület, 2. sz. szavazókör

            Ambruzs Anett 7130 Tolna, Garay u. 28.

2. sz. választókerület, 3. sz. szavazókör

            Ambruzs Anett képviselő 7130 Tolna, Garay u. 28.

3. sz. választókerület, 4. sz. szavazókör

 Appelshoffer Ágnes képviselő 7130 Tolna, Tompa u. 22/1.

4. sz. választókerület, 5. sz. szavazókör

            Guld Csaba képviselő 7130 Tolna, Móra F. u. 16.

4. sz. választókerület, 6. sz. szavazókör

            Guld Csaba képviselő 7130 Tolna, Móra F. u. 16.

5. sz. választókerület, 7. sz. szavazókör

            Berta Zoltán képviselő 7130 Tolna, Mikszáth u. 9.

5. sz. választókerület, 8. sz. szavazókör

            Berta Zoltán képviselő 7130 Tolna, Mikszáth u. 9.

6. sz. választókerület, 9. sz. szavazókör

            Herczig Zoltán képviselő 7130 Tolna, Lotz K. u. 12.

6. sz. választókerület, 10. sz. szavazókör

            Herczig Zoltán képviselő 7130 Tolna, Lotz K. u. 12.

7. sz. választókerület, 11. sz. szavazókör

            Dömény Zsuzsanna képviselő 7130 Tolna, Deák F. u. 59.

8. sz. választókerület, 12. sz. szavazókör

            Koncz Jánosné képviselő 7131 Tolna, Mözs Szt. István u. 72.

8. sz. választókerület, 13. sz. szavazókör

            Koncz Jánosné képviselő 7131 Tolna, Mözs Szt. István u. 72.

     Kompenzációs lista alapján:

1. Balogh Zoltán képviselő 7130 Tolna, Kinizsi u. 48.

2. Herczig Lászlóné képviselő 7130 Tolna, Ybl M. u. 11.

3. dr. Rubics László képviselő 7130 Tolna, Festetich u. 53.

10. melléklet

Az állandó bizottságok elnökeinek, tagjainak jegyzéke

Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság

Elnök:           Guld Csaba

Tagjai:

Herczig Zoltán

Koncz Jánosné      

Sterczné Asztalos Zsuzsanna

Straubinger Ferenc

Humán Bizottság

Elnök:           Baksainé Kenessei Éva   

Tagjai:

Herczig Lászlóné

Dömény Zsuzsanna

Sziráki János

dr. Handl Mária

Jogi Bizottság

Elnök:           Balogh Zoltán

Tagjai:

Ambruzs Anett

dr. Rubics László

dr. Turay Zsuzsanna

dr. Bérces Csaba

11. melléklet

Az önkormányzat társulásai, nemzetközi kapcsolatai, valamint a nemzetközi kapcsolatok rendje

I. Az önkormányzat társulásai

Tolna Város Önkormányzata az alábbi társulások tagja:

1. Tolna és környéke Szociális Alapszolgáltatási és Gyermekjóléti Társulása (a társulás tagjai: Tolna, Bogyiszló, Fácánkert, Fadd),

2. Önkormányzati Társulás Bogyiszló-Tolna-Fácánkert Ivóvízbázis-védelmének fejlesztéséért (a társulás tagjai: Tolna, Bogyiszló, Fácánkert)

3. Önkormányzati Társulás a Sió-völgyi Nagytérség Települési Szilárdhulladék Kezelésének Korszerű Megoldására létrehozott Önkormányzati társulás (a társulás tagjai: 100 önkormányzat

4. Szekszárd és Környéke Szociális Alapszolgáltatási és Szakosított Ellátási Társulás (a társulás tagjai: 17 önkormányzat)

5. Tolna, Fadd, Fácánkert, Bogyiszló, Dunaszentgyörgy, Gerjen települések „Szennyvíztisztító-telep fejlesztése” tárgyú pályázat megvalósítására létrehozott Önkormányzati Társulás (a társulás tagjai: Dunaszentgyörgy, Bogyiszló, Fácánkert, Fadd, Gerjen, Tolna)

6. Fadd és környéke Gyepmesteri Társulás

II. Az önkormányzat nemzetközi kapcsolatai, valamint a nemzetközi kapcsolatok rendje

Tolna Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a nemzetközi kapcsolatok rendjének általános szabályait a következőkben határozza meg:

1) Tolna Város Önkormányzata nemzetközi kapcsolatainak rendjét nemzetközi tervben határozza meg. A külügyi terv az önkormányzat hivatalos kiutazásainak, valamint a hivatalos küldöttség fogadásának idejét, helyét, létszámát és költségvetését tartalmazza.

2) A külügyi tervet Tolna Város Önkormányzata tárgyév május 31-ig fogadja el. A külügyi terv tartalmára javaslatot tehet a Polgármester, a bizottságok és a Nemzetközi Munkacsoport elnöke. A külügyi tervet Tolna Város Polgármestere terjeszti a Képviselő-testület elé.

3) A külügyi terven alapuló kiküldetések elrendeléséről a Polgármester dönt. A terven felüli program (kiutazás, fogadás, stb.) esetében a Polgármester a Gazdasági és Településfejlesztési Bizottság , valamint a Humán Bizottság egyetértésével soron kívül dönt.

4) A külföldi kiküldetésben részt vevő személyek (csoportos kiutazás esetén a csoport vezetője) a megbízás teljesítéséről, tapasztalatairól útijelentést készít a Polgármester számára. A Polgármester az adott év útijelentéseiről a következő év külügyi tervének elkészítésekor ad összegző értéklelést a Képviselő-testületnek.

5) Tolna Város Önkormányzata hivatalos testvérvárosi kapcsolatot tart fenn:

                                   - Stutensee-vel (Németország)

                                   - Uzonnal (Románia)

                                   - Palics (Szerbia)

12. melléklete

Az Önkormányzat főtevékenységének államháztartási szakágazati besorolása, kormányzati funkciói

1. Szakágazati besorolás

            841105          Helyi önkormányzatok és társulások igazgatási tevékenysége

2. Kormányzati funkciók

            011130          Önkormányzatok és önkormányzati hivatalok jogalkotó és általános igazgatási tevékenysége

            013320          Köztemető-fenntartás és –működtetés

            013330          Pályázat- és támogatáskezelés, ellenőrzés

            013350          Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok      

            022010          Polgári honvédelem ágazati feladatai, a lakosság felkészítése

            031030          Közterület rendjének fenntartása

            041232          Start-munka program – Téli közfoglalkoztatás

            041233          Hosszabb időtartamú közfoglalkoztatás

            045110          Közúti közlekedés igazgatása és támogatása

            045160          Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése, fenntartása

            047320          Turizmusfejlesztési támogatások és tevékenységek

            051030          Nem veszélyes (települési) hulladék vegyes (ömlesztett) begyűjtése, szállítása, átrakása

            051040          Nem veszélyes hulladék kezelése, ártalmatlanítása

            052020          Szennyvíz gyűjtése, tisztítása, elhelyezése

            062020          Településfejlesztési projektek és támogatásuk

            063020          Víztermelés, -kezelés, -ellátás

            064010          Közvilágítás

            066010          Zöldterület-kezelés

            066020          Város-, községgazdálkodási egyéb szolgáltatások

            072111          Háziorvosi alapellátás

            072112          Háziorvosi ügyeleti ellátás

            072311          Fogorvosi alapellátás

            072450          Fizikoterápiás szolgáltatás

            076010          Egészségügy igazgatása

            081010          Sportügyek igazgatása

            081030          Sportlétesítmények, edzőtáborok működtetése és fejlesztése

            081041          Versenysport- és utánpótlás-nevelési tevékenység és támogatása

            082010          Kultúra igazgatása

            082042          Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása

            082044          Könyvtári szolgáltatások

            082091          Közművelődés – közösségi és társadalmi részvétel fejlesztése

            082092          Közművelődés – hagyományos közösségi kulturális értékek gondozása

            083030          Egyéb kiadói tevékenység

            091110          Óvodai nevelés, ellátás szakmai feladatai

            091120          Sajátos nevelési igényű gyermekek óvodai nevelésének, ellátásának szakmai feladatai

            091130          Nemzetiségi óvodai nevelés, ellátás szakmai feladatai

            091140          Óvodai nevelés, ellátás működtetési feladatai

            091220          Köznevelési intézmény 1-4. évfolyamán tanulók nevelésével, oktatásával összefüggő működtetési feladatok

            091250          Alapfokú művészetoktatással összefüggő működtetési feladatok

            092120          Köznevelési intézmény 5-8. évfolyamán tanulók nevelésével, oktatásával összefüggő működtetési feladatok

            092260          Gimnázium és szakképző iskola tanulóinak közismeret és szakmai elméleti oktatásával összefüggő működtetési feladatok

            096015          Gyermekétkeztetés köznevelési intézményben

            104030          Gyermekek napközbeni ellátása családi bölcsőde, munkahelyi bölcsőde, napközbeni gyermekfelügyelet vagy alternatív napközbeni ellátás útján

            104042          Család és gyermekjóléti szolgáltatások 

            104043          Család és gyermekjóléti központ

            106010          Lakóingatlan szociális célú bérbeadása, üzemeltetése

            106020          Lakásfenntartási, lakhatással összefüggő ellátások

            107051          Szociális étkeztetés

            107052          Házi segítségnyújtás

            107053          Jelzőrendszeres házi segítségnyújtás

13. melléklet

Városgazda feladatai

1. Gondoskodik a közterületen létesített játszótéri eszközök biztonságosságáról.

2. Elkészíti az éves Parkgondozási ütemtervet és szakmai segítséget nyújt annak végrehajtásához. Az ütemterv végrehajtásáról Naplót vezet.

3. Elkészíti az éves Köztisztasági ütemtervet és az ütemterv végrehajtásáról Naplót vezet.

4. Folyamatosan feltárja a város közigazgatási határain belül keletkező illegális hulladéklerakókat, azokról Naplót vezet.

5. Feladata a város közigazgatási területén lévő utak, járdák, burkolati jelek, jelző táblák és az ezekhez kapcsolódó műtárgyak folyamatos ellenőrzése. Az észlelt hibákról rendszeresen naplót vezet és kidolgozza a helyreállítás műszaki megoldásait, azokra előzetes költségbecslést készít.

6. Felügyeli a városi csapadék csatorna nyílt és zárt rendszereink működését, figyelemmel kíséri a Holt-Duna vízkormányzást szabályzó műtárgyak állapotát. Javaslatot tesz a csatornák és műtárgyak karbantartására és javítására.

7. Lakossági bejelentések alapján ellenőrzi a közterületi problémákat és kidolgozza a szükséges helyreállítási, javítási feladatokat.

8. Természeti csapások (áradás, vihar kár) esetén felméri a baleset- és életveszélyes helyzeteket, a városüzemeltetési csoporttal és a Thelena Kft-vel együttműködve elhárítja azokat.

9. A feladat végzése során feltárt hiányosságokról és azok megszüntetésére vonatkozóan az Építési és Városfenntartási Osztály vezetőjének tesz jelentést.

14. melléklet

Város Üzemeltetési Csoport feladatai

1. Az Önkormányzat által üzemeltett játszóterek (Vásártéri játszótér, Duna parti játszótér, Bartók utcai játszótér, Dobó téri játszótér, Kinizsi utcai játszótér) és játszótéri eszközök karbantartása, a játszóterek tisztán tartása.

2. Tolna város közigazgatási területén, a Parkgondozási ütemterv végrehajtása és az ütemtervben nem meghatározott eseti parkgondozási feladatok végrehajtása. A parkgondozási feladatok köre:

• közterületek kaszálása, fűnyírása,
• közterületen lévő fák, bokrok, sövények metszése, ifjítása, ültetése,
• közterületi parkok virágágyásainak és sétányainak gondozása és karbantartása,
• közterületi növények tápanyag utánpótlása, növényvédelme, öntözése,
• erdők, fasorok fenntartása,
• közterületi műtárgyak (padok, korlátok, buszmegállók) karbantartása,
• ünnepek alkalmából a közterületi díszek, lobogók kihelyezése és azok karbantartása.

3. Tolna város közigazgatási területén, a Köztisztasági ütemterv szerinti feladatok ellátása. A köztisztasági feladatok köre:

• kézi szemét gyűjtése parkokban, játszótereken, buszmegállókban,
• parkolók, út padkák, járdák takarítása,
• kézi hulladék gyűjtők ütemterv szerinti rendszeres ürítése,
• kézi hulladék gyűjtő edények karbantartása,
• szezonális jelleggel lomb és levélgyűjtés, hó eltakarítás.

• Tolna város közigazgatási területén illegális hulladék gyűjtése, illegális hulladéklerakók felszámolása.

4. Tolna város nyílt és zárt csapadékvíz rendszerének karbantartása, az alábbiak szerint:

• nyílt csapadék víz elvezető és ülepítő árkok tisztítása,
• csapadékvíz átereszek tisztítása,
• csapadékvíz aknák, gallyfogó rácsok tisztítása és karbantartása
• Duna-Holtág zsilip karbantartása, a zsilip nyitása/zárása.

5. Természeti csapások esetén az élet- és balesetveszélyes helyzetek elhárítása.

A csoportvezető feladata:

1. szervezi, irányítja és ellenőrzi a csoport napi munkavégzését,

2. a felettesek utasításának megfelelően elkészíti a Csoport éves munkaprogramját,

3. az elvégzett munkákról folyamatosan beszámol közvetlen felettesének,

4. segíti a személyzeti feladatok ellátását: vezeti a csoport munkavégzésével kapcsolatos dokumentumokat (jelenléti ív, szabadság igénylés és nyilvántartás, munkanaplók, munkaruha/védőruha nyilvántartás, munka- és baleset védelmi jegyzőkönyvek)

5. feladatának részletes felsorolását a munkaköri leírás tartalmazza, fentieken túl ellátja és ellenőrzi mindazt, amire felettesétől utasítást kap, valamint a munkaköréből adódóan következik, illetve adódik.

 15. melléklet

Nemzetiségi önkormányzatokkal kötött együttműködési megállapodás szerinti működési feltételek

I. A működés személyi és tárgyi feltételeinek biztosítása

1. A Képviselő-testület a nemzetiségi önkormányzat részére előzetes egyeztetés alapján havonta igény szerint, de legalább 32 órában ingyenesen biztosítja az önkormányzati feladat ellátásához szükséges helyiséghasználatot. A helyiség használatához kapcsolódó tárgyi infrastruktúra és rezsiköltséget a helyi önkormányzat viseli.

2. A Képviselő-testület a Hivatal útján biztosítja a nemzetiségi önkormányzat részére az önkormányzati működéshez szükséges tárgyi és személyi feltételeket, melynek keretében a hivatal ellátja:

• a nemzetiségi önkormányzat képviselő-testületi üléseinek előkészítésével kapcsolatos feladatokat (meghívók, előterjesztések, hivatalos levelezés előkészítése, postázása, a képviselő-testületi ülések jegyzőkönyveinek elkészítése, postázása);
• a képviselő-testületi és tisztségviselők döntéseinek előkészítésével kapcsolatos feladatokat, a döntéshozatalhoz szükséges nyilvántartási, sokszorosítási és postázási feladatokat;
• nemzetiségi önkormányzat működésével, gazdálkodásával kapcsolatos nyilvántartási, iratkezelési feladatokat.

3. A 2. pontban meghatározott feladatellátáshoz kapcsolódó költségeket – a képviselő-testületi tagok és tisztségviselők telefonhasználata kivételével – a helyi önkormányzat viseli.
4. A nemzetiségi önkormányzat a részére biztosított eszközöket és helyiséget kizárólag alapfeladatának ellátásához szükséges mértékben veheti igénybe, azokat a rendes és ésszerű gazdálkodás szabályai szerint, a jó gazda gondosságával kezelheti, a használat jogát a helyi önkormányzat érdekeit kímélve gyakorolhatja.
5. A nemzetiségi önkormányzat a használati jogának gyakorlásával az épületben folyó munkát nem zavarhatja, köteles megtartani az intézmény (épület) rendjét.
6. A nemzetiségi önkormányzat a használat jogát másnak semmilyen formában nem engedheti át.
7. A jegyző vagy megbízottja a helyi önkormányzat megbízásából és képviseletében részt vesz a nemzetiségi önkormányzat testületi ülésein és jelzi, amennyiben törvénysértést észlel.

II. A nemzetiségi önkormányzat költségvetési határozatának előkészítése, határideje

1. A jegyző, vagy az általa megbízott személy a nemzetiségi önkormányzat költségvetési határozatának előkészítéséhez szükséges adatokat - a költségvetési törvényből adódó részletes információk rendelkezésre állást követően - közli a nemzetiségi önkormányzat elnökével.
   
2.  A hivatal által elkészített költségvetési előterjesztést és a határozat tervezetét, a nemzetiségi önkormányzat elnöke terjeszti a nemzetiségi önkormányzat képviselő-testülete elé.

III. A Hivatal által elvégzendő bejelentési kötelezettségek

1. A hivatal a nemzetiségi önkormányzat törzskönyvi nyilvántartásba vételét kezdeményezte a Magyar Államkincstárnál, ezzel egyidejűleg megkérte a Nemzetiségi Önkormányzat adószámát.
2. A hivatal a nemzetiségi önkormányzat működésének, várható gazdálkodási folyamatainak ismeretében eleget tesz az adózási kötelezettségnek, az adóhatósághoz bejelentette a Nemzetiségi Önkormányzatot.
3. A hivatal a Nemzetiségi Önkormányzat részére önálló fizetési számla nyitását kezdeményezte a helyi önkormányzat számlavezető pénzintézeténél, a számlanyitással kapcsolatos adminisztrációs feladatokat elvégezte (aláírás bejelentők), a számlavezetéssel kapcsolatos változásokat a nyilvántartásokon folyamatosan átvezeti.
4. A Hivatal ellátja a nemzetiségi önkormányzat bevételeivel és kiadásaival kapcsolatban a tervezési, gazdálkodási, ellenőrzési, finanszírozási, adatszolgáltatási és beszámolási feladatokat. A feladat ellátásával kapcsolatos jogosultságokat és kötelezettségeket a gazdálkodás rendjét szabályozó belső szabályzataiban a nemzetiségi önkormányzatra vonatkozóan elkülönülten szabályozza. A belső szabályzatok megismerését a nemzetiségi önkormányzat elnöke és gazdálkodási feladattal megbízott képviselője aláírásával igazolja.

IV. A költségvetési gazdálkodás rendje

A nemzetiségi önkormányzat gazdálkodásának végrehajtásával kapcsolatos feladatokat a Pénzügyi Osztály látja el.

A hivatal a nemzetiségi önkormányzat gazdálkodása tekintetében a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet alapján, külső szakértő útján ellátja a belső ellenőrzési feladatot.

A nemzetiségi önkormányzat is jogosult belső ellenőrzést végeztetni, működési támogatása terhére vállalva annak költségeit.

V. A nemzetiségi önkormányzat számlavezetése, házipénztára

A nemzetiségi önkormányzat önálló pénzforgalmi számlát vezet.

A nemzetiségi önkormányzat fizetési számláját Tolna Város Önkormányzata által választott számlavezetőnél (Raiffeisen Bank) vezeti.

VI. Vagyoni és számviteli nyilvántartás, adatszolgáltatás rendje

1. A hivatal a nemzetiségi önkormányzat vagyoni, számviteli nyilvántartásait a helyi önkormányzat nyilvántartásától elkülönítetten, önállóan vezeti.
2. Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendeletben meghatározott adatszolgáltatás során szolgáltatott adatok valódiságáért, a számviteli szabályokkal és a statisztikai rendszerrel való tartalmi egyezőségéért a nemzetiségi önkormányzat tekintetében a nemzetiségi önkormányzat elnöke a felelős.
3. A nemzetiségi önkormányzat számára a hivatal közérdekű adatokra vonatkozó közzétételi kötelezettségét a helyi önkormányzat honlapján (www.tolna.hu) teljesíti, amellyel kapcsolatosan a nemzetiségi önkormányzatot költség nem terheli.
4. A nemzetiségi önkormányzat feladatai és kötelességei a gazdálkodással, adatszolgáltatással kapcsolatos feladatok körében:

• A nemzetiségi önkormányzat köteles együttműködni a gazdálkodó szervezettel, és figyelembe venni a gazdálkodó szervezet ellenőrzési jogkörében tett észrevételeit.
• A nemzetiségi önkormányzat nevében kötelezettséget vállaló személy – a kötelezettségvállalás előtt – köteles meggyőződni arról, hogy a teljesítés fedezete biztosított.
• Meghatározza a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, teljesítésigazolásra jogosultak körét és kezdeményezi azok nyilvántartásba vételét.
• Gazdálkodásával és pénzellátásával kapcsolatos minden pénzforgalmát önálló fizetési számláján köteles lebonyolítani.
• Köteles a Pénztári Szabályzat előírásait betartani.
• Köteles időben adatot, információt szolgáltatni a gazdálkodó szerv felé feladatai határidőben történő elvégzéséhez.
• A vonatkozó jogszabályok alapján szolgáltatott adatok valódiságáért a nemzetiségi önkormányzat elnöke felelős.

16. melléklet

Tolnai Közös Önkormányzati Hivatal Iratkezelési Szabályzata

Hatályos: 201... …………………… ……-től

A Hivatal a köziratokról, a közlevéltárakról és magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (továbbiakban: Ltv.) alapján készített, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben (továbbiakban: Korm. rendelet) előírtaknak megfelelő

Egyedi Iratkezelési Szabályzata

A köziratokról, közlevéltárakról, és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben biztosított jogkörömben eljárva, a Hivatal Egyedi Iratkezelési Szabályzatának 201…. ……………………………-jével történő bevezetésével egyetértek.

Szekszárd, 201..…………………

……………………………….………………………………..

Magyar Nemzeti Levéltár

Tolna Megyei Levéltárának vezetője

A közokiratokról, közlevéltárakról, és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben biztosított jogkörömben eljárva a Hivatal Egyedi Iratkezelési Szabályzatának 201…. …………………………..-jével történő bevezetésével egyetértek.

Szekszárd, 201 …………………..

…………………………………………………………  

  Tolna Megyei Kormányhivatal

Tolnai Közös Önkormányzati Hivatal Jegyzője ……./….. utasítása a Hivatal iratkezelési szabályzatának kiadásáról. A szabályzat az utasítás mellékletét képezi.

……………………………………

                       Jegyző 

1. Általános rendelkezések

A Hivatal Egyedi Iratkezelési Szabályzata (a továbbiakban: ISZ)

• a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: L. tv.),
• az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény,
• a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet,
• az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII.19.) Korm. rendelet,
• az önkormányzati ASP rendszerről szóló 257/2016. (VIII.31.) Korm. rendelet,
• az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet,
• a postai szolgáltatásokról szóló 2012. évi CLIX. törvény,
• Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzat rendelkezéseinek figyelembevételével,
• Magyar Nemzeti Levéltár Tolna Megyei Levéltára és a Tolna Megyei Kormányhivatala egyetértésével készült.

Az ISZ tárgyi hatálya

1. Jelen ISZ kiterjed a Hivatal székhelyén és kirendeltségén keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra, az ügyvitel valamennyi területére és résztvevőjére, függetlenül az iratok formátumától.
2. A szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvényben és a Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 90/2010. (III.26.) Korm. rendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

Az ISZ személyi hatálya

3. A szabályzat hatálya kiterjed a hivatal valamennyi köztisztviselőjére, közalkalmazottjára, más jogviszonyban foglalkoztatott munkavállalóira, az önkormányzat testületeire és bizottságaira, az önkormányzati kormányzati funkción működő szolgáltatásokra valamint nemzetiségi önkormányzatokra, az e testületek által keletkezett iratokra.

Az ISZ területi hatálya

4. A szabályzat területi hatálya kiterjed a Hivatalra.

Az ISZ időbeni hatálya

5. Jelen szabályzat a kiadás napján lép hatályba és visszavonásig érvényes.

Az iratkezelés szabályozása, célja

6. A szabályzat a közokiratok pontosan követhető, ellenőrizhető útját a hivatalban, a beérkezéstől/keletkezéstől az irattározásig, az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza.
7. A szabályzatban az iratkezelés minden fázisára meg kell határozni azokat az előírásokat, amelyek biztosítják a papíralapú és az elektronikus ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét, használhatóságát és megakadályozzák az illetéktelen hozzáférést.
8. Jelen szabályzatot évente felül kell vizsgálni és szükség szerint módosítani kell.
9. Az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról rendelkező 78/2012. (XII.28.) BM rendelet mellékletében kiadott irattári terv jelen szabályzat, kötelező mellékletét képezi. (1. számú függelék)

Az iratkezelés szervezete

10. Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak a naptári év kezdetén a Magyar Nemzeti levéltár Tolna Megyei Levéltárával és a Tolna Megyei Kormányhivatal egyetértésével lehet.
11. A hivatal az SZMSZ-ben határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.
12. A hivatal az iratkezelési feladatok ellátását – a szervezeti tagozódásnak valamint az iratforgalomnak megfelelően – vegyesen szervezi meg.

13. Az iratkezelési feladatokat ellátó szervezeti egységek:

• Tolnai Közös Önkormányzati Hivatal (7130 Tolna, Hősök tere 1.) székhelyén kerülnek ellátásra.

14. Az iratkezelésben részt vevő személyek:

• jegyző
• a hivatal iratkezeléssel megbízott munkatársai (továbbiakban: ügykezelő)

15. Az iratkezelési feladatok ellátása Magyarország Kormánya által biztosított központi önkormányzati ASP Iratkezelő szakrendszerrel történik.

Az iratkezelés felügyelete

16. Az egységes és szabályszerű iratkezelési gyakorlat általános felügyeletét a jegyző látja el. A jegyzőt az iratkezelés felügyeletében tartós távollét esetén a Titkársági Osztály vezetője helyettesíti.
17. A jegyző közvetlenül felelős jelen szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, annak rendszeres ellenőrzéséről, az SZMSZ, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok jogszerű, szakszerű és biztonságos megőrzésére, kezelésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, felügyeletéért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért.
18. A jegyző az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőként gondoskodik:

• az ISZ elkészítéséről, szabályszerűségéről, évenkénti felülvizsgálatáról, szükség szerinti módosításáról, az illetékes közlevéltár egyetértésének beszerzéséről,
• az ISZ betartásáról és betartatásáról a munkatársakkal,
• az iratkezelés személyi- és szervezeti feltételeinek kialakításáról,
• a szakszerű és biztonságos iratkezelésre, iratmegőrzésre alkalmas iratkezelő helyiség(ek), irattár(ak) kialakításáról, működtetéséről,
• az illetékes közlevéltárral történő együttműködéséről,
• a szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, az iratkezelésben résztvevők feladatinak meghatározásáról, szükség szerint intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről,
• az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről,
• az iratkezelési segédeszközök (iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról,
• az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési- és adatbiztonsági követelményekről és azok betartásáról,
•  az ASP iratkezelő szakrendszer működtetéséről,
• az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas helyiség (irattár) kialakításáról, működtetéséről,
• az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas elektronikus iktatási rendszer kialakításáról,
• az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséről,
• a jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról,
• felelős az elektronikus iktatási rendszer megfelelő dokumentáltságáról,
• a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről,
• az elektronikus iktatókönyvek megnyitásáról és lezárásáról az iratkezelési szakrendszerben,
• az irattári terv évenkénti felülvizsgálatáról,
• az iratanyag szabályos selejtezéséről, a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítésének végrehajtásáról,
• a maradandó értékű iratanyagnak az iratkezelési szabályzatban és az irattári tervben meghatározott őrzési idő lejárta utáni levéltárba adásáról,
• hitelesítési eszközök nyilvántartásáról,
• az iratokat és az adatokat védje a jogosulatlan hozzáféréstől,
• kilépő (jogviszony megszűnése) alkalmazott elszámoltatása ügyirataival,
• az iratokhoz történő hozzáférés és a munkahelyi kívüli tanulmányozás engedélyezéséről,
• az egyéb jogszabályokban meghatározott, az iratkezelést érintő egyéb feladatokról.

19. Az informatikai rendszerért felelős személy, a jegyző által átruházott hatáskörben felelős:

• a hivatalos- és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,
• az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső- és belső név- és címtáraknak a naprakész beállításáért,
• az elektronikus iktatókönyvek évváltásánál az új naptár felvétele az iratkezelési szakrendszerben.

20. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai:

• tevékenységüket az ISZ-ban foglaltak betartásával végezze,
• védje az iratokat és az adatokat a jogosulatlan hozzáférés, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, megsemmisülés, megsemmisítés, sérülés ellen,
• a feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi intézése,
• az előzmény iratok végleges szerelése,
• az irattári tételszám meghatározása,
• az ügyirat tisztázása,
• a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása, az iratok dokumentált irattárba helyezése,
• tértivevények ügyirathoz történő szerelése,
• az iratokkal való elszámolás,
• az iratok nyomon követhetőségének biztosítása,
• más szervtől, személytől érkezett, a szervezeti egységnél készült papíralapú vagy elektronikus küldemény átvétele, azok bontása, érkeztetése, szkennelése,
• az iratok nyilvántartásba vétele (előzményezés, iktatás), továbbítás, postázás
• az irat ügykezelőnek dokumentáltan történő átadása és visszavétele,
• egyéb ügykezelői utasítások megadása.

A jogosultságok kezelésének szabályai

21. Az ASP iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni (2. számú függelék). A dokumentumok tárolása és kezelése a jegyző vagy az által felhatalmazott ügyintéző feladata. A jegyző gondoskodik a jogosultságok évenkénti felülvizsgálatáról.
22. A jogosultság regisztrálása, módosítása és megvonása, a dokumentumok tárolása és kezelése a jegyző feladata.
23. A jegyző engedélyezését követően, a jogosultságok beállítása, illetve módosítása a rendszergazda feladata. A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbelépését, az időpont feljegyzésével, beállításának megtörténtét a dokumentumon igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányát a jegyző őrzi.
24. A hozzáférési jogosultság beállítását igazoló dokumentumot az ASP iratkezelési szoftver alkalmazásával iktatni kell.
25. Az ASP elektronikus iratkezelési rendszer használatához kapcsolódó jogosultsági rendszer két területe a funkcionális és a hozzáférési jogosultság.

• funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá. Egy felhasználó tetszőleges szerepkörrel rendelkezhet.
• hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel. (A meghatározott funkciókat mely szervezeti egység/egységek tekintetében gyakorolhatja.)

26. A jegyző gondoskodik a jogosultságok évenkénti felülvizsgálatáról, illetve szükség szerinti felülvizsgálatáról.

2. Az iratok kezelésének általános követelményei

Az iratok rendszerezése

27. A hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott (egyedi) tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek.
28. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.
29. Az ügyiratokat, és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irat együtteseket, valamint a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – még irattárba helyezésük előtt – az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni, és irattári tételszámmal ellátni.
30. A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy a kiadmány (-tervezet) a legfelső.
31. Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását ügyirattérkép segítségével az ASP elektronikus iratkezelő rendszer biztosítja.
32. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az irattárban a szabályzatban előírtak (irattári tételszám) szerinti rendszerben kell elhelyezni.

Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

33. A hivatalhoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével az ASP iratkezelő szoftverrel vezérelt adatbázisban, iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani, iktatni.

Az azonosításhoz szükséges, az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok az ISZ 160 pontja szerinti adatok.

34. Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítását lehetővé tevő egyedi azonosító adatát.
35. Jelen szabályzatban meghatározottak kivételével az iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy mind az elektronikus iktató adatbázist, mind az abból kinyerhető papíralapú iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.
36. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell dokumentálni. hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja. Az iratok átadás-átvétele iratkezelési szoftverben előállítható átadási-átvételi jegyzék használatával történik.
37. Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme

38. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.
39. Az iratkezelésnek, iktatásnak helyet adó helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok tárolása az egyéb tevékenységektől (átadás-átvétel stb.) elkülönítetten történjen.
40. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról a jegyzőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiséget munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.
41. Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papír alapú, mind az elektronikus adathordozó esetében. Az elektronikus úton érkező iratok biztonságáról, valamint a kéretlen üzenetek szűréséről a végponton működő vírusirtó, illetve a levelező program beépített filterei gondoskodnak. Mindemellett a felhasználó felelőssége is, hogy csak megbízható forrásból származó csatolmányokat nyisson meg.
42. A hivatal irattári anyaga használható belső ügyviteli célból és külső szerv, vagy személy megkeresésére. A használat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolat készítése.
43. A hivatal dolgozói csak azokhoz az iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre felhatalmazást kapnak.
44. Az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásának szabályairól a jegyző belső szabályzatban rendelkezik, az egyes esetekben ezeket mindig egyedi utasításban engedélyezi. Ennek keretében kell meghatározni – figyelemmel az irat védelmének követelményeire – az alábbiakat:

• a munkahelyről kivihető iratok körét,
• a kivitel engedélyezésének módját,
• az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásának időtartamát,
• az irat vissza hozatalának időpontját.

45. Az ügyintézők és az ügykezelő egyaránt fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért és azok adattartalmáért.
46. Az ügyfélnek és képviselőjének a rá vonatkozó iratba való betekintés és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a jegyző az irányadó és hatályos jogszabályok figyelembevételével határozza meg.
47. A kölcsönzés – az adatvédelemre vonatkozó előírásokra figyelemmel – másolattal is teljesíthető.
48. A papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítő biztosítja a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.
49. A betekintéseket, kölcsönzéseket, másolatok készítését, utólagosan is ellenőrizhető módon, papíralapon és az elektronikus iratkezelő rendszerben egyaránt dokumentálni kell.
50. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi, a hozzáférést korlátozó, kezelési utasítások alkalmazhatók:

• „Saját kezű felbontásra!”
• „Más szervnek nem adható át!”
• „Nem másolható!”
• „Kivonat nem készíthető!”
• „Elolvasás után visszaküldendő!”
• „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével)
• valamint más, adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás.

51. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.
52. Az elektronikus dokumentumokat oly módon kell megőrizni, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmű azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét (olvashatóságát). Az elektronikus dokumentumokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen.
53. Az ASP iratkezelő rendszer elemeiről (alkalmazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) olyan mentési renddel és biztonsági mentésekkel kell rendelkezni, amelyek biztosítják azok helyreállítását.
54. Az ASP iratkezelő rendszer minden felhasználójának személy szerint azonosítottnak kell lennie. Az azonosított hozzáférést és a hozzáférési jogosultság változtatását naplózni kell.
55. Az ASP iratkezelő szoftver gondoskodik az iratkezelés valamennyi eseményének naplózásáról.

Az iratkezelés megszervezése

56. A hivatal a vegyes rendszerű iratkezelési formát alkalmazza.
57. A hivatal az elintézett ügyek iratait irattárban helyezi el.
58. Az iktatott elektronikus iratnak az irat megnyitása nélkül is azonosíthatónak kell lennie.

3. Az iratkezelés folyamata

A küldemények átvétele

59. A hivatal számára érkezett küldemények átvételére való jogosultságokat és az átvétellel kapcsolatos teendőket a jegyző határozza meg, és gondoskodik a naprakész nyilvántartásról, a szükséges változtatásokról.
60. A küldemények átvételére jogosult:

• címzett, vagy az általa megbízott személy(ek),
• a jegyző illetve az e feladattal megbízott személy(ek),
• a postai meghatalmazással rendelkező személy(ek),
• hivatali munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az iratkezeléssel megbízott személy,
• az iratkezelési szabályzatban meghatározott ASP elektronikus rendszer.

61. A hivatal bármely dolgozójához közvetlenül érkező (kézbesített) hivatalos küldeményeket az átvétel után haladéktalanul továbbítani kell az ügykezelőhöz.
62. A küldemények átvételével megbízott úgynevezett postai meghatalmazással rendelkező dolgozó feladata minden munkanapon 11 óráig a bérelt postafiók kiürítése (a küldemények postahivatalban történő átvétele) az átvett postaanyag zárható táskában történő hiánytalan beszállítása a hivatalba.
63. A postaátvevő az érkezett küldeményeket átadja az ügykezelő részére.
64. A hivatalos munkaidő lejárta után, illetve munkaszüneti napokon érkezett iratokat csak a jegyző által megbízott ügyeletes veheti át. Az így átvett küldeményt bontatlanul, a legközelebbi munkanap munkakezdésekor át kell adni az ügykezelő részére.
65. A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni:

• a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát,
• a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét,
• az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt csomagolás sértetlenségét.

66. Utánvétes csomagok esetében célszerű ellenőrizni azt, hogy a küldemény átvétele szükséges-e, ismert-e a termék megrendelője, illetve csomag tartalmából egyértelműen következtetni lehet-e a megrendelőre, illetve arra, hogy a csomag átvétele indokolt.
67. Az átvevő a papír alapú iratok esetében az érkezés módjának megfelelő, rendszeresített kézbesítőokmányon aláírásával és az átvétel dátumának, valamint nevének olvasható feltüntetésével az átvételt elismeri.
68. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, az iratot átvevő dolgozó az átvétel tényéről az iratkezelési szoftver által generált elismervényt ad. Az átvétel tényét az ügyiraton vagy a másodpéldányon aláírással való igazolással igazolni kell; az átvétel dátumát a küldeményen fel kell tüntetni.
69. Az ügyfélkapun át érkezett küldeményeket az azt működtető informatikai rendszer automatikusan kezeli.
70. A hivatali kapun és e-mail-en érkezett küldeményeket a küldemény átvételére feljogosított személy veszi át.
71. Telefaxon küldött iratot eltérő rendelkezés hiányában postai úton megküldött iratként kell kezelni.
72. A hivatal részére e-mailben érkezett leveleket minden ügyintéző köteles figyelemmel kísérni, minden munkanapon reggel és 13 órakor kinyomtatni és a jegyző részére átadni. Sürgős, vagy rövid határidejű leveleket a fenti rend szerint azonnal továbbítani kell. Ezt követően, a küldemények útja azonos a postán érkezett küldeményekével.
73. Elektronikus küldemények esetében az átvevő ügyviteli rendszer automatikusan elküldi a feladónak a küldemény átvételét igazoló és az érkezés sorszámát tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugta). Az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének időpontja a fogadó szerv elektronikus rendszere által kiállított elektronikus visszaigazolásban szereplő időpont. A küldemények étvételének visszaigazolása, valamint az irat befogadásának elutasítása minden esetben a Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően történik.
74. Az átvétel időpontját rögzíteni kell a küldeményen. Az „azonnali” és „sürgős” jelzésű hatósági küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni mind a küldeményen, mind a kézbesítőokmányon. A küldeményt azonnal az érintettnek vagy a postabontásért felelős szervezeti egységnek kell továbbítani.
75. Téves címzés, sikertelen vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell az illetékeshez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Elektronikus küldemény esetén a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról a Korm. rendelet 21. § (5) bekezdésében meghatározott formában értesíteni kell a küldőt.
76. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell, kivéve, ha az biztonsági kockázatot jelent a hivatal informatikai rendszerére.
77. Sérült küldemény esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell. Sérült elektronikus küldemény esetén a Korm. rendelet 31. §-a szerint kell eljárni.
78. A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni.
79. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a hivatal informatikai rendszerére. A küldemény biztonsági kockázatot jelent a hivatal rendszerére a 335/2015. (XII.29.) Korm. rendelet 25. § (2) bekezdésében meghatározott esetekben.
80. A hivatal a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Ismétlődésnek tekintendő, amikor ugyanazon feladó, ugyanazon tartalmú és terjedelmű beadványt nyújt be.
81. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki annak érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát fel kell tüntetnie és haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanapon át kell adnia az ügykezelőnek érkeztetésre/iktatásra.
82. Elektronikus iratot gépi adathordozón (CD, DVD, Pendrive stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájl(ok) nevét, a fájl(ok) típusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

A küldemények felbontása

83. Az önkormányzathoz és a hivatalhoz érkezett valamennyi küldeményt - kivéve azokat, amelyeket felbontás nélkül kell továbbítani, valamint azok küldemények, amelyekre ezt elrendelték – a jegyző bontja fel, és adja át az ügykezelőnek, aki azokat érkeztető bélyegzővel ellátja. Kivételt képeznek a pályázatok, melyeket érkeztető bélyegzővel történő ellátása után, bontatlanul, az arra jogosult részére kell továbbítani. A jegyző távolléte esetén a posta bontásáról az aljegyző gondoskodik, és látja el érkeztető bélyegzővel.
84. A hivatal részére e-mailben érkezett leveleket az iktatást végző köteles figyelemmel kísérni, minden munkanapon reggel és 13 órakor kinyomtatni, és a jegyző részére átadni. Sürgős, vagy rövid határidejű leveleket a fenti rend szerint azonnal továbbítani kell. Ezt követően, ezen küldemények útja azonos a postán érkezett küldeményekével.
85. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:

• a minősített iratokat a titkos ügykezelőnek,
• az „s.k.” felbontásra, a képviselők, nem képviselő bizottsági tagok, a nemzetiségi önkormányzatok és tagjai nevére szóló küldeményeket,
• a pályázatra utaló felirattal ellátott küldeményeket,
• a jegyző által megjelölt tisztségviselők nevére címzett küldeményeket,
• a polgármester és a jegyző nevére címzett küldeményeket,
• a névre szóló magánjellegű,
• amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.

86. A névre szóló küldeményeket a címzettnek kell átadni, aki felbontás után gondoskodik azokról. A névre szóló küldemények kezelése során a szabályzatban foglaltak szerint kell eljárni.
87. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje soron kívül köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény szabályzat szerinti további kezeléséről.
88. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét jegyzőkönyvben, vagy az iraton, illetve az előadói íven – utóbbiak esetében a dátum pontos feltüntetésével – rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is. A mellékletek, vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.
89. Az elektronikusan érkezett küldeményt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
90. Amennyiben az érkezett elektronikus küldemény a rendelkezésre álló eszközzel nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről, és a hivatal által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól. Ilyen esetben az érkezés időpontjának a hivatal által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni.
91. A hivatal az elektronikus irat sikeres benyújtásáról, ha a küldő az azonosításhoz szükséges adatait megadta, az ügyintézési rendelkezésben megadott elektronikus elérhetőségén, az ott előírt módon értesíti. Ennek hiányában, ha a küldő közölte a válaszadási elektronikus postafiók címét, úgy elektronikus levélben, egyéb esetben papír alapon értesíti.
92. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget, vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.
93. Amennyiben megállapításra kerül, hogy az illetékbélyeget illetékköteles küldeményhez csatolták és az illetéket illetékbélyeggel kell leróni, a hivatal a szabályzatban – az előző bekezdésben foglaltaktól eltérően – rendelkezhet annak a küldeményre történő felragasztásáról és értéktelenítéséről.
94. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszer által automatikusan generált, az elektronikus visszaigazolásban meghatározott időpont az irányadó.
95. A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez, illetve minősített iratokat az illetékes iratkezelőhöz, és a minősítőt – mivel az iratot az annak megismerésére nem jogosult látta – értesíteni kell a betekintésről.
96. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott iratkezelési szoftverben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.
97. A küldemény borítékját minden esetben véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

• az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik
• a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani
• a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg
• bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel
• az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” posta jelzettel ellátott boríték.

98. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket és az elektronikus visszaigazolásokat, át kell adni az ügyintézőnek.
99. A telefaxon érkezett irat esetében - amennyiben a rendelkezésre álló technika indokolja - gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről vagy az archiválásáról.

A küldemények érkeztetése

100. Minden papíralapú és elektronikus küldemény átvételét érkeztető nyilvántartás segítségével hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. Az érkeztetés minimálisan az érkezett küldemény sorszámának, küldőjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele.
101. Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – az ASP iratkezelő szoftverben történik. Az érkeztetési sorszám évente eggyel kezdődően folyamatos.
102. Az elektronikus küldeményeket a hivatal központi, az ASP iratkezelő szoftverben integrált e-mail címeken keresztül fogadja. A papír alapú iratokkal történő együtt kezelésüket az ASP iratkezelő szoftver biztosítja.
103. A nem a központi e-mail címekre érkező hivatalos elektronikus küldeményeket az ügyintézők kötelesek továbbítani a jegyzo@tolna.hu e-mail címre.
104. A személyes postafiókokra érkező hivatalos küldeményeket azonnal a központi postafiókba kell továbbítani. A személyes postafiókok érkeztetést nem végezhetnek.

4. Az iratok nyilvántartása, iktatása

105. A hivatalhoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített ASP iratkezelő szoftverrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani.
106. Az iratkezelési szabályzatban meghatározottak kivételével az iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktató adatbázist az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.
107. Az iratforgalom keretében az iratok átadás-átvételét az ASP iratkezelő szoftverben minden esetben úgy kell végezni, hogy dokumentált és egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.
108. Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

Előzményezés

109. Iktatás előtt az ügykezelőnek meg kell állapítania, hogy az iratnak van-e elő irata.
110. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény tárgyévi főszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az elő irat iktatószámát, és az előzménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát (kapcsolatos irat).
111. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény, következő alszámára kell iktatni.
112. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat elő irata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat az eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.
113. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az első irat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell.
114. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban, vagy a kezelési feljegyzésekben.
115. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iratkezelési szoftverben jelölni kell.
116. Az előzményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az iktatott irathoz kell kapcsolni.

Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

117. A hivatal ügykezelője az érkezett iratot köteles a jegyzőnek továbbítani. Az iratot a hivatal jegyzője osztályokra, az osztályvezetők pedig ügyintézőkre szignálják.
118. Automatikus szignálás valósítható meg abban az esetben, ha az ASP iratkezelő szoftverben automatikus szignálási jegyzékek állnak rendelkezésre.
119. Az automatikus szignálási jegyzéket évente kötelezően felül kell vizsgálni. Az ügyintézés szervezetében történt változások esetén a jegyzéket haladéktalanul módosítani kell.
120. A szignálásra jogosultsággal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.
121. A szignálással egyidejűleg az iratokon fel kell tüntetni azokat a személyeket, akiknek az ügyiratról közvetlenül értesülniük kell.
122. Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység/ügyintéző már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez/ügyintézőhöz lehet továbbítani.
123. Az irat szignálására jogosult

• kijelöli az ügyintézőt (szervezeti egységet vagy személyt)
• meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait
• az elintézéssel, kiadmányozással kapcsolatban utasítást ad az előadói íven, valamint az iratkezelési szoftverben

124. Az iratkezelés során az üggyel és az ügyirattal kapcsolatos fontos utasításokat, kezelési feljegyzéseket minden esetben az ASP iratkezelő szoftverben és az előadói íven kell rögzíteni.

Az iktatás

125. A hivatalhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat – a 128-129. pontban felsoroltak kivételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani.
126. Az iktatás a hivatal székhelyén történik.
127. Az iktatás céljára az ASP Központ által rendelkezésre bocsátott elektronikus iktatókönyvet kell használni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.
128. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:

• könyveket,
• reklámanyagokat,
• meghívókat,
• nem szigorú számadású bizonylatokat,
• bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,
• nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,
• anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,
• munkaügyi nyilvántartásokat,
• közlönyöket, sajtótermékeket,
• a visszaérkezett tértivevényeket, és elektronikus visszaigazolásokat,
• az elektronikus küldeményeket, melyek tartalmukban az előző pontokban felsoroltaknak megfelelnek.

129. Nem kell iktatni, és más módon sem kell nyilvántartásba venni:

• a tananyagokat, a tájékoztatókat,
• az üdvözlő lapokat,
• az előfizetési felhívásokat, a reklám anyagokat,
• ügyintézést nem igénylő meghívókat.

130. Az ügyintézőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon érkeztetni/iktatni kell.
131. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a rövid határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a Hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős”, „soron kívül”, „azonnal” jelzésű iratokat.
132. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell. Az érkezési, átvételi időpontot a megjegyzés rovatban minden esetben rögzíteni kell.
133. Az iratok iktatása az elektronikus/papíralapú iktatókönyvbe történő bejegyzéssel, és ezzel egyidejűleg az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, a bélyegző rovatainak kitöltésével történik. Ha a lenyomat elhelyezése helyhiány miatt nem lehetséges, az érkeztetés és az iktatás adatait az érkeztető és az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni.
134. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható. Az iktatószámot az irat mellékletére is fel kell jegyezni. Több melléklet esetén, ha a mellékletek egyben tartása összefűzéssel megoldható, az iktatószám feljegyzését elegendő az összefűzött iratcsomó fedőlapján elvégezni.
135. Papíralapú iktatókönyvben sorszámot ceruzával beírni, üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
136. Téves iktatás esetén a papíralapú iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen (a javítás ténye nyilvánvaló legyen, majd kézjeggyel és a javítás időpontjának feltüntetésével igazolni kell).
137. Iratkezelési szoftver használata esetén a módosításokat, tartalmuk megőrzésével, a jogosultsággal rendelkező ügyintéző/ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével, naplózással dokumentálni kell.
138. A téves iktatás, illetőleg az automatikus iktatásnál hibásan a rendszerbe került iktatás iktatószáma nem használható fel újra, azt az utólagos módosítás szabályainak megfelelően használaton kívül kell helyezni.

Az iktatószám

139. Az iktatásra kijelölt iratokat, az ügyiratra, az ügyiratra tartozó iratokra, illetve az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, iktatószámon kell nyilvántartani és kezelni. Az iktatószámot az iraton is fel kell tüntetni.
140. Az iktatókönyvön belül az iktatószámokat minden naptári év elején 1-es sorszámmal kezdődően folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.
141. Az iktatószámnak tartalmaznia kell számot vagy betűt, vagy ezek tetszőleges kombinációját és az irat iktatási évének négy számjegyét.
142. Ha az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi az iktatószám tetszőlegesen bővíthető a szervezeti egységre, iktatóhelyre vagy iktatókönyvre utaló, számot, betűt, vagy ezek kombinációját tartalmazó azonosítóval.
143. Az előző pontokban meghatározottak szerint képzett iktatószámot és azonosítót az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó adja ki és tartja nyilván.
144. Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos vagy folyamatos vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.
145. Az iktatószám főszám/alszámra bontható. A főszám-alszámos iktatás alkalmazása esetében az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy iktatószámon kell nyilvántartani.
146. Egy sorszámon (főszámon) csak egy ügyet lehet iktatni. Téves iktatás esetén az iktatószám nem használható fel újra.
147. A főszám-alszámos iktatás során az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat.
148. Új alszámra kell iktatni minden beérkező és hivatalból kezdeményezett iratot. A beérkező iratra adott válasz a beérkező irat alszámát kapja.
149. Új alszámra kell iktatni – mint hivatalból keletkezett iratot – a határozatokat. A határozatra érkező fellebbezés – mint beérkező irat – új alszámra kerül.
150. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat is egy főszámon kell nyilvántartani. Az iktatókönyvön belül a főszámokat folyamatos sorszámos rendszerben kell kiadni. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani.
151. A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton el kell helyezni és a lenyomat rovatait ki kell tölteni. A bélyegző lenyomatot az irat első oldalára úgy kell elhelyezni, hogy írást ne fedjen és rovatait pontosan ki lehessen tölteni.

Az iktató bélyegző lenyomata tartalmazza:

• a hivatal nevét, székhelyét,
• az iktatás évének, hónapjának, napjának,
• az iktatás sorszámának (alszámának),
• az ügyintéző nevének, valamint
• a mellékletek számának

feltüntetésére szolgáló rovatokat.

Iktatókönyv

152. A hivatal iktatás céljára ASP elektronikus iratkezelő szoftvert használ. Az iktatókönyv az ASP iratkezelő szoftver adatállománya.
153. Az iktatókönyv az ASP iratkezelő szoftverben kötelezően tartalmazza a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm. rendeltben meghatározott adatokat.
154. Az ASP iratkezelő szoftver az iktatási adatállományon belüli módosításokat, tartalmuk megőrzésével, a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével, naplózással dokumentálja.
155. A téves iktatás, illetőleg az automatikus iktatásnál hibásan a rendszerbe került iktatás iktatószáma nem használható fel újra, azt az utólagos módosítás szabályainak megfelelően használaton kívül kell helyezni.
156. Az elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után a jegyző hitelesíti.
157. A lezárást követően az ASP iratkezelő szoftver biztosítja az elektronikus iktatókönyv (adatbázis) archivált állapotának megőrzését. Elektronikus iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII.19.) kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát.
158. Papír alapú iktatókönyvet kell használni az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén. Az üzemzavar esetén irányadó szabályokat a szabályzat 266-271. pontja tartalmazza.
159. Az iktatókönyvnek az alábbi adatokat kell tartalmaznia:

• iktatószám,
• iktatás időpontja,
• beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója,
• adathordozó típusa (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtája,
• küldés időpontja, módja,
• küldő adatai (név, cím),
• címzett adatai (név, cím),
• hivatkozási szám (idegen szám),
• mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus),
• ügyintéző neve és szervezeti egység megnevezése,
• irat tárgya,
• elő- és utóiratok iktatószáma,
• kezelési feljegyzések,
• intézés határideje, módja és elintézés időpontja,
• irattári tételszám,
• irattárba helyezés időpontja.

Az iratkezelés során alkalmazott segédletek

160. Az iratkezelési folyamat során alkalmazott segédletek:

• előadói ív,
• postakönyv.

Továbbítás az ügyintézőhöz

161. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átadás-átvétel igazolása mellett, a kijelölt ügyintézőhöz kell továbbítani. Az átadás-átvétel igazolása történhet papír alapon és/vagy az ASP iratkezelő szoftverben.
162. Az átvétel:

• papír alapú igazolása az egyedi irat azonosítójának,
• az átvétel időpontjának feljegyzése és
•  az átvevő aláírása ellenében történik.

163. Elektronikus úton az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti, naplózza az átvétel időpontját és tényét.
164. Szignálás után a szervezeti egységek kézbesítőkönyvvel, az egyes előadók előadói munkakönyvvel vagy rövid úton (iktatókönyvi bejegyzéssel) kapják meg az iratokat. A kézbesítőkönyv a szerven belüli iratmozgást regisztráló segédlet (adatai: ügyiratszám, ügyintéző, az átvétel ideje, átvevő aláírása).
165. Elektronikus iratkezelési rendszerben mind az elektronikus mind a hagyományos úton továbbított irat elektronikus kézbesítőkönyvben az ügyintéző személyi számítógépén történt visszajelzéssel kerül átvételre, amelynek segítségével a szignálást végző vezető pontosan megállapíthatja, kinél és milyen munkafázisban van az adott irat, ami a határidő figyelést jelentősen megkönnyíti.
166. Az úgynevezett átfutó iratok esetében, amennyiben az iratot másnak is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, stb., az átadás-átvételt papír alapon és elektronikusan is lehet igazolni.
167. Az ügyintéző iktatószám szerint majd lapszámonként ellenőrzi az általa átvett iratokat. Meg kell nézni az iratokat abból a célból is, hogy az iktatást végző iratkezelő elvégezte-e a szükséges teendőket (pl. szerelés, csatolás, illetékkezelés stb.), végrehajtották-e a korábbi utasításokat, szükség van-e a szokásostól eltérő, különleges eljárásra.
168. Írásbeli ügyintézésnél előadói ívet kell használni: az irat borítója tartalmazza az ügyirat legfontosabb adatait és az egyes iratkezelési mozzanatokat, a belső oldala a kiadmánytervezet, valamint a feljegyzések leírására alkalmas. Az előadói ívben rögzített feljegyzést úgy kell megszerkeszteni, hogy annak alapján a teljes ügymenetről bárki tájékozódhasson. Az előadói ív rovatai a következők:

• a szerv, szervezeti egység neve,
• az irat iktatószáma,
• a beadvány száma, kelte, beérkezése,
• irat tárgya,
• előirat, utóirat száma,
• mellékletek, határidő,
• postázás napja,
• irattári tételszám,
• irattárba helyezés.

169. Az iratkezelés során az üggyel és az ügyirattal kapcsolatos fontos utasításokat, kezelési feljegyzéseket tartalmazó öntapadós jegyzettömb-lap elhelyezése a küldeményre és az előadói ívre nem megengedett.
170. Az iratanyagért a kijelölt - továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt - ügyintéző felelős.

Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés)

171. Külső szervhez, vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a Tolnai Polgármesteri Hivatal kiadmányozási rendjéről szóló szabályzatban meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.
172. Külső szervhez vagy személyhez csak hiteles kiadmányt lehet továbbítani.
173. Nem minősül kiadmánynak:

• az elektronikus visszaigazolás,
• a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.

A kiadmányokat (válaszleveleket és saját kezdeményezésű iratokat) a hivatal hivatalos nyomtatványán (levélpapírján) kell elkészíteni. A papír alapú kiadmány hitelesítésére a hivatal hivatalos körbélyegzőjét kell használni.

A körbélyegző lenyomata tartalmazza:

• a hivatal nevét,
• Magyarország címerét.

174. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a papír alapú irat akkor hiteles kiadmány, ha:

• azt az SZMSZ-ban, Jegyzői Utasításban vagy a kiadmányozás rendjéről szóló szabályzatban meghatározott kiadmányozási joggal rendelkező személy saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a hivatal hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,
• a kiadmányozási joggal rendelkező személy neve mellett az „s.k.” jelzés szerepel, a SZMSZ-ban, Jegyzői Utasításban vagy a kiadmányozás rendjéről szóló szabályzatban meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személy azt saját kezűleg aláírja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel

175. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

• a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, vagy a kiadmányozó alakhű aláírás mintája,
• a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.

176. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha azt:

• az SZMSZ-ban meghatározottak szerinti kiadmányozási joggal rendelkező személy vagy az ASP elektronikus iratkezelő rendszerben az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel látta el,
• az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják,
• a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el.

177. A hivatalnál keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője – figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra – jogosult a külön szabályokban meghatározottak szerint a kérelmező részére hitelesítési záradékkal ellátott papír alapú és ASP rendszerben elektronikus másolatot is kiadni.
178. Amennyiben papír alapú hiteles kiadmányról kell papír alapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hiteles záradékot kell elhelyezni, „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat”. A másolat vagy kiadmány hitelesítését az eredeti iratot őrző szervezeti egység iratkezelője végzi.

Az eredetivel mindenben megegyező másolaton fel kell tüntetni:

• a hitelesítés keltét,
• nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,
• hitelesítő személy saját kezű aláírását,
• a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

179. A több oldalból álló hiteles másolat elkészítése megoldható az iratok hitelesített egybefűzésével, abban az esetben az irat mindegyik számozott oldalának tartalmaznia kell az iktatószámot is. Az összefűzött dokumentum első oldalán a fentieken kívül fel kell tüntetni, hogy a dokumentum hány számozott oldalt tartalmaz.
180. A hivatal által készített hiteles kiadmányról, a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII.19.) Korm. rendeletben foglaltak szerint lehet hiteles elektronikus másolatot készíteni. Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni.
181. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről, a selejtezett bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az érvényességi idő feltüntetésével nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartást a jegyző által kijelölt személy vezeti.
182. A nyilvántartás tartalmazza:

• az átvevő nevét, címét, munkakörét,
• az átvétel időpontját,
• a bélyegző használat időbeli korlátozását,
• az átvevő aláírását, az átadó aláírását,
• a visszaadás időpontját,
• a bélyegzőt visszaadó, a bélyegzőt visszavevő aláírását,
• bélyegző selejtezésének időpontja,
• selejtezést végző neve, aláírása,
• megsemmisítés időpontja,
• megsemmisítést végző neve, aláírása

183. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. Az „s.k.” jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.
184. A kiadmányozott irat egyik – külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.
185. Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat” szöveget kell feltüntetni.
186. Másolat vagy hiteles másolat kiadása esetén az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.
187. A másolat vagy kiadmány hitelesítését a jegyző végzi.
188. Az irathoz a kiadmányozó döntése alapján – a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül – egyéb (pl.: „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény) kezelési utasítás is megadható.
189. A kiadmányozás tényét az ASP elektronikus iratkezelő rendszerben rögzíteni kell.

Iratok továbbítása, expediálás

190. A kiadmányozott iratokat az érintett címzetthez, címzettekhez továbbítani kell.
191. Az elintézett, kiadmányozott irat továbbítására történő előkészítéséről az ügyintéző gondoskodik.
192. A kiadmányozott ügyiratokat és mellékleteit az ügyintéző köteles szerelten az ügykezelő részére előkészíteni és átadni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratokat vehet át.
193. A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell továbbítani.
194. Az iratokat a hivatal ügykezelője az utasításoknak megfelelően expediálja. Az ügykezelő az irat átvétel után köteles:

• az iratot a szabályzatban meghatározottak szerint az „azonnal”, a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül továbbítani,
• az iktatókönyvbe az expediálás megtörtént bejegyezni,
• az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

195. A kimenő iratnak minden esetben tartalmaznia kell:

• a hivatal nevét, azonosító adatait (cím, telefon, fax, e-mail),
• a címzett nevét, azonosító adatait,
• az irat hivatali iktatószámát,
• az ügyet indító beadvány hivatkozási számát,
• az ügyintéző nevét, telefonszámát,
• az irat tárgyát,
• a kiadmányozó nevét, beosztását,
• a mellékletek számát.

196. Az irat elküldése előtt az ügykezelőnek – ha nem zárt borítékban kapta a küldeményeket – ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak- e minden kiadói utasítást, és a melléletek csatolása megtörtént-e.
197. Az elküldés kelét az iratkezelő szoftverben is rögzíteni kell és a nyilvántartó könyvekbe be kell vezetni.
198. A küldeményeket az expediálás módja szerint csoportosítani kell:

• posta,
• kézbesítő,
• futárszolgálat útján,
• személyesen,
• elektronikus formában.

199. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:

• személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán,
• postai feladás esetén postakönyv vagy kísérőjegyzék alkalmazásával,
• külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele estén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,
• elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával,
• elektronikus ügyintézés esetén a rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést.

200. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett elektronikus ügyintézésre kötelezett fél, vagy azt az ügyfél – az elektronikus levélcíme megadása mellett - kifejezetten kéri.
201. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.
202. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket, illetve az elektronikus visszaigazolásokat – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni. Az iktatással nyilvántartott kimenő küldemények tértivevényeire az iktatószámot rá kell vezetni.
203. Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

5. Az irat határidő-nyilvántartásba, irattárba helyezése, levéltári átadás, selejtezés, megsemmisítés

Az irat határidő–nyilvántartásba helyezése

204. Az irat határidő–nyilvántartásba, vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult, vagy az általa felhatalmazott, az ügyben, érdemben eljáró ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt az iraton és az előadói íven év, hó, nap megjelölésével, vagy az irattárba helyezés „Irattár” megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell feltüntetni.
205. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.
206. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.
207. Ha a határidő eredménytelenül telik, az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezelni az ügyiratot.

Irattár

208. A hivatal székhelyén átmeneti és központi irattárat üzemeltet.
209. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésre alkalmas helyiséget, vagy – ahol az irattározandó iratanyag mennyisége nem indokolja a külön irattári helyiség kialakítását – megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.
210. A hivatalnál kijelölt papíralapú iratokat őrző helyiségek akkor felelnek meg a céljuknak, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tarthatók, megfelelően megvilágíthatók, levegőjük cserélhető, ha bennük a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívülről támadt tűztől és erőszakos behatolástól védettek.
211. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabilan, vagy mobil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott vasból készült – állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni. Az irattári berendezés kialakításakor a tűz- és balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tároló eszközöket (pl. szalagos irományfedél, irattároló doboz stb.) kell használni.
212. A nem papír alapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt a szabályzatban meghatározottak szerint gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolatáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

Irattárba helyezés, kölcsönzés, betekintés

213. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését – papír alapú, más adathordozón tárolt és elektronikus iratok esetében egyaránt – dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. Az irattározás az ügykezelő kötelezettsége.
214. Az elintézett ügyek iratait, amelyeknek kiadmányait, egyéb kimenő iratait továbbították, vagy amelyeknek irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni.
215. Irattárba helyezés előtt az ügyintéző:

• megvizsgálja, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e,
• meghatározza az irattári tételszámot, a nyilvántartásba vétel során adott irattári tételszámot jóváhagyja, vagy felülbírálja, és azt saját nyilvántartó könyvében – munkakönyv, átadókönyv stb. – rögzíti, papír alapú irat esetén rávezeti az iratra is.
• az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát adja,
• az előadói ívre rávezeti az irattári terv alapján az irattári tételszámot és a megőrzés idejét,
• a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból kiemeli, és a selejtezési eljárás mellőzésével, az adatvédelmi szabályok betartásával megsemmisíti.

216. Az irattárba helyezés alkalmával az iratkezelő köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az iratkezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. Ezt követően az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni az irattárba helyezés időpontját.
217. Hiányos, irattári tételszám nélküli vagy rendezetlen ügyiratot, az ügykezelő irattározásra nem vehet át.
218. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papír alapú kísérőlappal együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.
219. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan nyilatkozni kell arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.
220. Az ügyintézők a jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra az ASP iratkezelő szoftver erre rendszeresített moduljának alkalmazásával kérhetnek ki iratokat. Az irat kikérést utólagosan is ellenőrizhető módon az ASP iratkezelő szoftver dokumentálja. Az átvételt igazoló iratkikérőket az irattárban kell tárolni.
221. Elektronikus ügyiratok esetében a jogosult felhasználók az ASP iratkezelő szoftver által biztosított naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton – az iratkölcsönzés szabályainak betartásával – megkapja a kért irat másolatát.

Átmeneti és központi irattár

222. A hivatal székhelyén átmeneti és központi irattárat is működtet.
223. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tároló helye. Az ügyintéző az iratot átmeneti irattárba átadóíven, illetve átadókönyvben, vagy elektronikus úton adja át, illetve szükség esetén, azonos módon kapja vissza. Az átmeneti (kézi) irattárban a 2 évnél nem régebbi iratokat kell őrizni. Az iratokat ágazati csoportosításban az iktatószámok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni
224. A polgármesteri iratok átmeneti irattárban történő tárolásának módja, a polgármester rendelkezései szerint történik.
225. Az átmeneti irattárban az iratokat évente, tételszám sorrendje szerint kell tárolni. Az átmeneti irattárból az iratokat 2 év őrzési idő után a szabályzatban meghatározott rendben és az irattári terv alapján kell központi irattári kezelésbe átadni.
226. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrizendő, valamint az illetékes levéltárnak az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése a hivatalban a központi irattárban történik.
227. A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat az iratkezelési szoftverben dokumentálni kell. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is az iratkezelési szoftverben dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
228. A központi irattár a lezárt évfolyamú ügyiratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva veszi át.
229. Azokról az iratokról, amelyeket a szervezeti egység visszatart és az iktatókönyvből nincs kivezetve, hiányjegyzéket kell készíteni, amelyet mellékletként az irat átadás-átvételi jegyzőkönyvhöz kell csatolni.
230. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:

• a papír alapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,
• az elektronikus iratokat háttérállományba kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,
• az archivált, két éven túl selejtezhető, elektronikus iratokról a 2. év végén gépi adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,
• vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel biztosítani,
• a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papír alapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig).

231. Az átmeneti és a központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári, tárolási egységek szintjén készül, amely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát a raktári egység irattári helyének azonosítóját és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a tételek megnevezését, valamint a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

A nyilvántartás számítástechnikai program segítségével, elektronikus adatbázisban is készíthető.

232. Az irattárba helyezést a hivatalban a jegyző engedélyezi.
233. Az ügyintézők az SZMSZ-ben rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra az ASP iratkezelő szoftver erre rendszeresített moduljának alkalmazásával kérhetnek ki iratokat. Az irat kikérést utólagosan is ellenőrizhető módon az ASP iratkezelő szoftver dokumentálja.
234. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók az ASP iratkezelő szoftver által biztosított naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton – az iratkölcsönzés szabályainak betartásával – megkapja a kért irat másolatát.

Selejtezés, megsemmisítés

235. Az irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembe vételével, szükség szerint selejtezni kell. A megőrzési határidő lejártának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni.
236. A hivatal valamennyi irattárába, az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével, szabályszerű eljárás keretében, iratselejtezést kell végezni. Az irat selejtezését az ügy befejezésével egyidejű lezárásakor érvényben lévő irattári terv szerint (figyelemmel a vonatkozó jogszabályra is) kell végrehajtani a szabályzatban foglaltak szerint. A selejtezéshez az illetékes közlevéltár selejtezési engedélyét be kell szerezni.
237. Az iratselejtezést a jegyző által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.
238. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.
239. A selejtezés során ellenőrizni kell:

• az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását,
• a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát,
• minősített iratok esetén a példány sorszámát, a lapok számát.

240. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelyeknek 2 példányát iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése és záradékolása céljából.
241. A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:

• a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését, év, hónap, nap,
• a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,
• az ellenőr nevét és aláírását,
• a selejtezés időpontját,
• a selejtezés alá vont iratok évkörét,
• a selejtezésre kerülő iratok iktatószámát,
• a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, összes terjedelmét (iratfolyóméterben),
• az irattári tétel címét,
• a selejtezésre kerülő irat együttes terjedelmét,
• a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,
• a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,
• a megsemmisítés tervezett időpontját,
• a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

242. A selejtezési jegyzőkönyv melléklete az ASP iratkezelő szoftverben rendszeresített, a selejtezett iratok tételszámát, tárgyát, évkörét felsoroló tételszintű selejtezési iratjegyzék. A selejtezési iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószám tartományt (-tól -ig), az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.
243. A selejtezés tényét és időpontját az illetékes levéltár engedélye birtokában az ASP elektronikus iratkezelő program használatával rögzíteni kell.
244. Az irat megsemmisítéséről az illetékes levéltár selejtezési engedélyének birtokában a jegyző az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik.
245. A papírzsákban kizárólag a megsemmisítésre váró papír alapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papír alapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok ne szóródjanak ki.
246. A kiselejtezett papír alapú iratokat papírzsákban kell elhelyezni a megsemmisítésre történő elszállításig.
247. A kiselejtezett iratokat zúzással, vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával (pl.: égetés) úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat ne lehessen megállapítani.
248. A selejtezés során gondoskodni kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból – az előírt megőrzési időig – csak az ügyet intéző szervezeti egység példánya kerüljön megőrzésre.
249. Az elektronikus adathordozón tárolt iratok selejtezése, a selejtezésre utaló bejegyzéssel történik. A rendszerből fizikailag nem törlődnek ki az adatok, csak a felhasználó számár ad információt az irat selejtezésére. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból.

Levéltárba adás

250. A hivatal a nem selejtezhető iratait – a határidő nélkül őrzendők kivételével – a hatályos vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően (általában 15 év őrzési idő után), előzetes egyeztetéssel az illetékes levéltárnak adja át. A levéltárnak csak lezárt, teljes évfolyamok iratai adhatók át.
251. Az irattári terv szerint a levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, savmentes dobozokban (vagy az iratanyag jellegének megfelelő más tárolóeszközökben) az átadó költségére, az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képző átadási egység szerint (doboz, illetve egyéb tárolóeszköz) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott ügyiratokról szóló jegyzéket a levéltárral egyeztetett formátumban elektronikusan is át kell adni.
252. Az elektronikus iratokat, az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI.30.) EMMI rendeletben meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt lehet levéltárba adni.
253. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az ASP iratkezelési szoftverben rögzíteni kell és az irattári segédleteken is át kell vezetni.
254. Ha a levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nem selejtezhető iratokra a közfeladatot ellátó szervnek ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, vagy ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennek időpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell.

6. Intézkedések a Hivatal feladatkörének megváltozása, Hivatal- vagy munkakör átadásai esetén

255. Az 1995. évi LXVI. törvény (röviden: Ltv) 9/A § foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a hivatal feladatkörének megváltozása, hivatalának átadása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.
256. Az iratanyag elhelyezéséről az illetékes közlevéltára(ka)t írásban értesíteni kell.
257. Hivatal átadás esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és ügyirathátralékot. A hivatalt átadó felhasználónak vissza kell szolgáltatni a nevére kiállított tokent. Az új felhasználó részére új token igénylése szükséges.
258. Az iratkezelési folyamat résztvevőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján ügyirat-szinten el kell számoltatni, az elszámoltatásról átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket kell felvenni, egyben gondoskodni kell az iratok további kezeléséről. Az átadás-átvételt a jegyző bonyolítja le.
259. Az iratkezelési folyamat résztvevői a kezelésükben lévő iratanyag rendelkezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartalmára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.
260. Ha a munkakört átadó dolgozó a hivataltól eltávozik, azt az ASP elektronikus iratkezelési rendszerben rögzíteni kell

7. Az iratkezeléssel kapcsolatos egyéb rendelkezések

Iratsokszorosítás és nyomdai előállítás szabályai

261. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

262. Az illetékes levéltár képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során:

• az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – minősített adatot tartalmazó iratok kivételével – és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja,
• a nem selejtezhető iratok épségében és használható állapotában történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg.

Ügyiratok iratkezelési szabályai az elektronikus iktatórendszer üzemzavara esetén

263. Papíralapú iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) kell alkalmazni, arra az esetre, ha bármely oknál fogva az iratkezelők számára az iktatórendszerhez való hozzáférés négy órán keresztül akadályba ütközik.
264. A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott – mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében – iratokat, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.
265. Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél „ÜZ” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. (pl: 233-1/2018/ÜZ). Az „ÜZ” egyedi azonosító jelöléssel ellátott papíralapú iktatókönyvek beszerzéséről és nyilvántartásáról, valamint az ÜZ iktatókönyvek nyilvántartásáról a jegyző intézkedik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédletekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.
266. Az iktatás során, amennyiben ismert az iktatórendszerben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv ”Megjegyzés” rovatában.
267. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot, a Hivatal iktatórendszerébe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal jelezni kell.
268. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv, és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását – úgy, mint a megnyitását – a jegyző aláírása és a hivatalos bélyegző lenyomat hitelesíti. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani. Papíralapú iktatókönyvben ceruzával írni, sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

Záró rendelkezések

269. Jelen szabályzat a jóváhagyás(oka)t követő napon lép hatályba.

Tolna, …………………………………………..

1. számú függelék

Az önkormányzati hivatalok egységes irattári terve

Melléklet a 78/2012. (XII.28) BM rendelethez

A Hivatal Egységes irattári terve (a továbbiakban: Irattári terv) az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet alapján készült.

Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az önkormányzat szervezetéhez, feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik.

Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári tételszám mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.

Az irattári tételszám és kód összetevői:

1. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben meghatározó négyjegyű kód; első karaktere az ágazati betűjel, amelyet a tétel ágazaton belüli háromjegyű sorszáma követ;

2. megőrzési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy „NS” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket;

3. Lt.: a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az önkormányzati hivatal és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg (illetve „HN” jel, amely ügyviteli érdekből határidő nélkül az önkormányzat irattárában maradó iratok jelzésére szolgál).

A „lejárat után” kiegészítéssel ellátott tételeknél a selejtezés, illetve a levéltári átadás ideje a tételbe tartozó ügyiratok érvényességének lejártakor kezdődik.

Általános rész

Különös rész

ÁLTALÁNOS RÉSZ

U) ÖNKORMÁNYZATI ÉS ÁLTALÁNOS IGAZGATÁSI ÜGYEK

U.1. Képviselő-testület iratai

U.2. Nemzetiségi önkormányzat iratai

A polgármesteri hivatalnak, a közös önkormányzati hivatalnak, az önkormányzat gazdálkodó szervezeteinek, közalapítványainak és intézményeinek (a továbbiakban: intézményeinek) ügyei

U.3. Szervezet, működés

U.4. Iratkezelés, ügyvitel

U.5. Személyzeti, bér- és munkaügyek

* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett által új vagyonnyilatkozat tételét követően 8 napon belül vissza kell adni a kötelezettnek.

U.6. Pénz- és vagyonkezelés

KÜLÖNÖS RÉSZ

(ÁGAZATI IRÁNYÍTÁS, SZAKIGAZGATÁS)

A) PÉNZÜGYEK

A.1. Adóigazgatási ügyek

A.2. Egyéb pénzügyek

B) EGÉSZSÉGÜGYI IGAZGATÁS

C) SZOCIÁLIS IGAZGATÁS

E) KÖRNYEZETVÉDELMI, ÉPÍTÉSI ÜGYEK, TELEPÜLÉSRENDEZÉS, TERÜLETRENDEZÉS ÉS KOMMUNÁLIS IGAZGATÁS

E.1. Környezet- és természetvédelem