Deszk Község Önkormányzata Képviselő-testületének 8/2011. (III.28.) önkormányzati rendelete
a Képviselő-testület Szervezeti és Működési Szabályzatáról
Hatályos: 2022. 04. 15- 2023. 03. 31
Deszk Község Önkormányzata Képviselő-testületének 8/2011. (III.28.) önkormányzati rendelete
a Képviselő-testület Szervezeti és Működési Szabályzatáról1
2022.04.15.
I. Fejezet
1. § (1) Az önkormányzat hivatalos megnevezése: Deszk Község Önkormányzata.
(2) Az önkormányzat székhelye, pontos címe: 6772 Deszk, Tempfli tér 7.
(3) Az önkormányzati jogok gyakorlására feljogosított szervezet: Deszk Község Önkormányzatának képviselő-testülete.
(4) Az önkormányzat illetékességi területe: Deszk község közigazgatási területe. A közigazgatási terület leírását a rendelet 1. számú függeléke tartalmazza.
2. § Az önkormányzat jelképeit és azok használatának rendjét a képviselő-testület külön rendeletben állapítja meg.
3. § Az önkormányzat képviselő-testülete a helyi kitüntetések és elismerő címek alapítására és adományozására külön rendeletet alkot.
4. §3 (1) Az önkormányzat hivatalos lapja: Deszki Tükör (továbbiakban: önkormányzati lap). Az önkormányzati lap megjelentetésével az önkormányzat eleget tesz tájékoztatási kötelezettségének, valamint elősegíti a település hely –és kultúrtörténetének ápolásával kapcsolatos feladatok ellátását is.
(2) Az önkormányzati lap alapítója Deszk Község Önkormányzata, a kiadója a Deszki Polgármesteri Hivatal. Az önkormányzat lap ingyenes, működési költségeit a képviselő-testület a költségvetésében biztosítja.
(3) Az önkormányzati lap működését a szerkesztésért felelős személy irányítja, akinek a személyéről alapítói jogkörében eljárva a képviselő-testület dönt.
(4) Az önkormányzati lap havonta egyszer jelenik meg.
(5) Az önkormányzati lapnak tartalmazni kell különösen:
a) közérdekű önkormányzati és közigazgatási információkat,
b) a fontosabb helyi társadalmi eseményeket.
(6) Az önkormányzati lap a kiadások költségeinek csökkentése érdekében fizetett hirdetéseket is közölhet, a hirdetési tevékenység szervezése a szerkesztőség feladata.
(7) Az önkormányzati lap számait évfolyamonként 2 példányban le kell fűzni és évenként be kell köttetni, így is biztosítva a település történetének tudományos kutathatóságát. Egy-egy példány a Deszki Polgármesteri Hivatalban, illetve a Deszki Művelődési Ház és Könyvtárban kerül elhelyezésre.
5. § A települési képviselők száma a polgármesterrel együtt 7 fő. A települési képviselők névjegyzékét a rendelet 2. számú függeléke tartalmazza.
II. Fejezet
Az önkormányzat feladata, hatásköre
6. §4 Az önkormányzat az Mötv. 13. § (1) bekezdésében meghatározott kötelező feladatainak a biztosításáról önmaga, illetve az alábbi módon gondoskodik:
a)5 Településüzemeltetés:
aa) köztemetők kialakítása és fenntartása: kegyeleti közszolgáltatási szerződés alapján a Deszki Település-üzemeltetési Nonprofit Kft. által,
ab) a közvilágításról való gondoskodás: külön megállapodás alapján az NKN Energia Zrt. szolgáltató által,
ac) kéményseprő-ipari szolgáltatás biztosítása: a kéményseprő-ipari tevékenységet a kéményseprő-ipari tevékenységről szóló 2015. évi CCXI. törvény 2. § (1) bekezdés szerinti kéményseprő-ipari szerv, kéményseprő-ipari szolgáltató látja el.
ad) a helyi közutak és tartozékainak kialakítása és fenntartása: közhasznúsági szerződés alapján Deszki Település-üzemeltetési Nonprofit Kft. által
ae) a közparkok és egyéb közterületek kialakítása és fenntartása: közhasznúsági szerződés alapján a Deszki Település-üzemeltetési Nonprofit Kft. által,
b) Egészségügyi alapellátás, az egészséges életmód segítését célzó szolgáltatások:
ba) 2 db háziorvosi körzet kialakításával, vonatkozó 2 db feladat-ellátási szerződés megkötésével;
bb) fogorvosi alapellátást biztosító feladat-ellátási szerződés megkötésével,
bc) 2 db védőnői körzet kialakításával, védőnők alkalmazásával.
c) Környezet-egészségügy:
ca) köztisztaság: közszolgáltatási szerződés alapján a Csongrád Megyei Településtisztasági Kft. által
cb) települési környezet tisztaságának biztosítása, rovar- és rágcsálóirtás: közhasznúsági szerződés alapján Deszki Település-Üzemeltetési Nonprofit Kft. által
d) óvodai ellátás: Szegedi Kistérség Többcélú Társulás útján. A Társulási megállapodást a rendelet 8. számú függeléke tartalmazza,
e) kulturális szolgáltatás, különösen a nyilvános könyvtári ellátás biztosítása; filmszínház, előadó-művészeti szervezet támogatása, a kulturális örökség helyi védelme; a helyi közművelődési tevékenység támogatása: Deszki Művelődési Ház és Könyvtár, mint az önkormányzat önálló intézménye által.
f) szociális, gyermekjóléti szolgáltatások és ellátások: Szegedi Kistérség Többcélú Társulás Szociális Szolgáltató Központ működtetésével,
g) vízkárelhárítás: közhasznúsági szerződés alapján a Deszki Település-Üzemeltetési Nonprofit Kft. által
h) polgári védelem, katasztrófavédelem: közbiztonsági referens alkalmazásával,
i) helyi közfoglalkoztatás: külön megállapodás alapján a Deszki Település-Üzemeltetési Nonprofit Kft. által,
j) a kistermelők, őstermelők számára - jogszabályban meghatározott termékeik - értékesítési lehetőségeinek biztosítása, ideértve a hétvégi árusítás lehetőségét is: közhasznúsági szerződés alapján a Deszki Település-Üzemeltetési Nonprofit Kft. által
k) sport: közhasznúsági szerződés alapján a Deszki Település-Üzemeltetési Nonprofit Kft. által,
m) közreműködés a település közbiztonságának biztosításában: helyi körzeti megbízottaknak helyiség és infrastruktúra biztosításával, továbbá főállású közterület felügyelő alkalmazásával,
n)7 víziközmű-szolgáltatás: közszolgáltatási szerződés alapján a ALFÖLDVÍZ Zrt. által.
7. § (1)8 Az önkormányzat Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (a továbbiakban: Mötv.) 10. § (2) bekezdésében foglaltak szerint a kötelezően ellátandó feladatok mellett - lakossági igény alapján - egyéb feladatot is felvállalhat, amelyet jogszabály nem utal más szerv hatáskörébe és ellátása nem veszélyezteti a kötelező feladatok és hatáskörök ellátását. A döntés előtt a Pénzügyi, Ügyrendi és Kulturális Bizottság köteles megvizsgálni, hogy a feladatvállaláshoz az önkormányzat rendelkezik-e megfelelő anyagi forrással, és a feladatvállalásnak rövid- és hosszabb távon milyen kihatása van az önkormányzat gazdálkodására.
(2) A települési önkormányzat a feladatai körében támogathatja a lakosság önszerveződő közösségeinek a tevékenységét, együttműködhet e közösségekkel.
8. § Az önkormányzat a kötelező feladatai ellátása, koordinálása, valamint fejlesztése érdekében együttműködik a 6. § (2) bekezdésében meghatározott szervekkel. Az együttműködés keretében a polgármester köteles a folyamatos és rendszeres kapcsolattartással összefüggő feladatokat ellátni, valamint az együttműködésről legalább évenként tájékoztatni a képviselő-testületet.
9. § A jegyző rendszeresen köteles a képviselő-testületet tájékoztatni a képviselő-testület feladat- és hatáskörét érintő változásokról.
10. §9 (1) A képviselő-testület a feladatait az Mötv. 41. § (1)-(3) bekezdései szerint látja el, és egyes hatásköreit 41. § (4) bekezdése alapján ruházhatja át.
(2) Az átruházott hatáskörök gyakorlásáról a címzettek kötelesek - az önkormányzati hatósági ügyek kivételével - a képviselő-testületnek legkésőbb a soron következő második ülésen beszámolni A hatósági ügyek intézésének tapasztalatairól a hatáskör címzettje évente egy alkalommal köteles tájékoztatni a képviselő-testületet.
(3) Az átruházott hatásköröket a rendelet 1. számú melléklete tartalmazza.
III. Fejezet
A képviselő-testület működése
1. A képviselő-testület üléseinek száma
12. § A képviselő-testület rendes ülést és szükség szerint rendkívüli ülést tart.
13. § (1) Évente legalább 6 alkalommal kell rendes ülést tartani.
(2) A képviselő-testület adott évi rendes üléseinek konkrét számát és időpontját a képviselő-testület által határozattal elfogadott éves munkaterv tartalmazza. Az éves munkatervben az (1) bekezdésben meghatározott ülésszámtól több ülést is elő lehet írni. A munkatervet a rendelet 6. számú függeléke tartalmazza.
(3) A munkatervet minden év december 31-éig a polgármester terjeszti elő, melyet a beérkezett javaslatok alapján a jegyző – a gazdasági programot figyelembe véve – állít össze. A polgármester az ülésen tájékoztatást ad a munkatervbe fel nem vett javaslatokról, azok elutasításának indokaival.
(4) A munkaterv elkészítéséhez a polgármester javaslatot kér:
a) a települési képviselőktől,
c)11 a helyi nemzetiségi önkormányzatoktól,
d) a községben működő társadalmi szervezetektől,
e) az önkormányzati és közszolgáltatást nyújtó intézmények vezetőitől.
(5) A munkaterv tartalmazza
b) az adott ülésen tárgyalandó napirendi témákat,
c) az előterjesztő megnevezését,
d) az előterjesztésben közreműködőket,
e) közmeghallgatás időpontját és napirendjét.
14. § (1) Rendkívüli ülést kell összehívni
b) ha a képviselő-testület eseti határozattal rendkívüli ülés összehívásáról dönt,
c) a Pénzügyi, Ügyrendi és Kulturális Bizottság javaslatára,
c) ha azt más hivatalos szervek kezdeményezik.
(2) Rendkívüli ülést lehet összehívni, ha a polgármester megítélése szerint az (1) bekezdésen kívüli esetben a képviselő-testület összehívására van szükség.
(3)13 A rendkívüli ülés összehívására vonatkozó indítványt a polgármesternél kell előterjeszteni. Az indítványnak tartalmaznia kell a rendkívüli ülés indokát.
(4) A polgármester az indítvány benyújtásától számított 15 napon belül köteles az ülést összehívni.
15. §14 Azon előterjesztések kerülhetnek a képviselő-testület elé, melyek megfelelnek a 2. számú mellékletben foglalt követelményeknek, és írásban, bizonyíthatóan a képviselő-testületi ülés időpontját 15 nappal megelőzően a polgármester részére eljuttatták. A polgármester nem köteles a képviselő-testület elé terjeszteni azokat az előterjesztéseket, amelyekben már korábban a képviselő-testület döntést hozott, és az előterjesztés a korábbi döntést megalapozó előterjesztéshez képest új tényt, vagy körülményt nem tartalmaz.
2. A képviselő-testületi ülések összehívása
16. § (1) A képviselő-testület ülését a polgármester az elfogadott éves munkatervben meghatározottak szerint, illetve szükség esetén rendkívüli ülés keretében hívja össze és vezeti.
(2) Ha a polgármesteri tisztség betöltetlen, vagy a polgármester tartósan akadályoztatva van, akkor a képviselő-testület tagjaiból választott alpolgármester látja el az (1) bekezdés szerinti feladatokat.
(3) A polgármesteri és a képviselő-testület tagjaiból választott alpolgármesteri tisztség egyidejű betöltetlensége, vagy a polgármester és a képviselő-testület tagjaiból választott alpolgármester tartós akadályoztatása esetében a Pénzügyi-, Ügyrendi- és Kulturális Bizottság elnöke hívja össze a képviselő-testületet, és vezeti a képviselő-testület ülését. Ha az előbbiek valamennyien akadályoztatva vannak, akkor az ülést a korelnök hívja össze.
(4) A képviselő-testület ülését – főszabályként – az önkormányzat székhelyére kell összehívni.
(5) Amennyiben a tárgyalandó napirend vagy más körülmény indokolja, a képviselő-testület ülését a székhelyen kívül máshová is össze lehet hívni.
17. §15 A képviselő-testület rendes üléseit a munkatervnek megfelelő időpontra kell összehívni. Az üléseket általában keddi napon, 16 órai kezdettel kell összehívni, ettől indokolt esetben az ülés összehívására jogosult eltérhet.
18. § (1) A képviselő-testület rendkívüli üléseit az ülés összehívására jogosult személy hívja össze.
19. § (1) A képviselő-testület rendes ülésének összehívása írásos meghívó elektronikus levélben (e-mailben) történő kiküldésével történik.
(2) A meghívónak tartalmaznia kell
3. a tervezett napirendeket,
4. a napirendek előadóit,
5. a képviselő-testület ülése összehívójának megnevezését.
(3)17 A meghívót az alábbi személyeknek kell megküldeni elektronikus formában:
b)18 a jegyzőnek, aljegyzőnek
c) a nemzetiségi önkormányzatok elnökeinek,
d) a CSMKH Szegedi Járási Hivatal vezetőjének,
e) Deszki Település-üzemeltetési Nonprofit Kft. ügyvezetőjének,
f) a tanácskozási joggal rendelkező önszerveződő közösségek képviselőinek,
h) az előterjesztőknek és
i) akiket az ülés összehívója megjelöl.
(4)20 Tanácskozási jog illeti meg a meghívottakat, akinek a képviselő-testület szót ad, továbbá a deszki székhellyel rendelkező önszerveződő közösségek képviselőit az alapszabályukban rögzített tevékenységi körüket érintő napirendi pontok vonatkozásában. Ezen közösségek:
1. Deszk Község Közoktatásáért Közalapítvány kuratóriumának elnök
2. Deszki Falunkért Egyesület elnök
3. Bánát Szerb Kulturális Egyesület elnök
4. „Maros Ponty” Horgász Egyesület elnök
5. Deszki Nagycsaládosok Egyesülete elnök
6. Deszk Község Népművészetéért Alapítvány kuratóriumi elnök
7. Deszki Gazdák Vadásztársaság Egyesület elnök
8. Tiszavirág Néptáncegyesület Deszk vezető
9. Deszki Sport Club vezető
10. Deszki Polgárőr Egyesület vezető
11. Deszki Magyar-Német-Flamand Baráti kör vezető
12. Deszki Népdalkör vezető
(5)21 A képviselő-testület tagjainak, a nemzetiségi önkormányzatok elnökeinek, az intézmények vezetőinek, a Deszki Település-üzemeltetési Nonprofit Kft. ügyvezetőjének, valamint azon személyeknek és szervezeteknek küldött meghívóhoz, melyekkel kapcsolatban az előterjesztés az adott személyre vagy szervezetre nézve intézkedést, rendelkezést tartalmaz, az írásos meghívóhoz mellékelni kell az írásos anyagot is.
(6) A bizottsági ülés elé kerülő előterjesztéseket, a meghívóval együtt, azoknak a képviselőknek is ki kell küldeni, akik nem tagjai a bizottságnak.
(7)22 A meghívót és az írásos előterjesztéseket, elektronikus formában úgy kell kiküldeni, hogy az érintettek az ülés előtt legalább 3 nappal korábban kézhez kapják. Indokolt esetben ettől a polgármester eltérhet.
20. § (1) A képviselő-testület rendkívüli ülésének összehívása a rendes ülésekhez hasonlóan elektronikus levélben (e-mailben) megküldött írásos meghívóval és a vonatkozó előterjesztések csatolása mellett történik.
(2) Indokolt esetben lehetőség van a képviselő-testületi ülés összehívására
a) telefonon keresztül történő szóbeli meghívással,
b) egyéb szóbeli meghívással.
(3) A szóbeli meghívás esetében lehetőség szerint biztosítani kell az előterjesztések meghívottakhoz történő eljuttatását.
21. § (1) A képviselő-testület ülésén a képviselők szavazati joggal vesznek részt.
(2) A meghívottak közül tanácskozási jog illeti meg az ülés valamennyi napirendi pontjához kapcsolódóan
a)23 a jegyzőt, az aljegyzőt
b) az illetékes országgyűlési képviselőt.
(3) Tanácskozási jog illeti meg az ülés meghatározott napirendi pontjához kapcsolódóan a meghívottak közül
a) az önkormányzat intézményének vezetőjét, vagy azt,
b) akit egy-egy napirendi pont tárgyalására hívtak meg.
22. § A képviselő-testület üléséről a lakosságot tájékoztatni kell. A tájékoztatás formái:
a) a meghívó kifüggesztése az önkormányzat hirdetőtáblájára,
b)24 a meghívó kifüggesztése jelen rendelet 5. számú mellékletében meghatározott helyeken,
c) a meghívónak az önkormányzat honlapján való megjelenítése.
3. A képviselő-testület ülésének vezetése
23. § A képviselő-testület ülésének vezetése során ellátandó feladatok
a) a képviselő-testület határozatképességének megállapítása,
b) jegyzőkönyv-hitelesítők választása,
c) a napirend előterjesztése, elfogadtatása,
d) az ülés jellegének (nyílt/zárt) megítélése, a zárt ülés tényének bejelentése,
ea) a vita levezetése, ezen belül hozzászólásokra, kérdésekre, kiegészítésekre a szó megadása,
eb) a vita összefoglalása,
ec) az indítványok szavazásra való feltevése,
ed) a határozati javaslatok szavaztatása,
ee) a szavazás eredményének megállapítása pontosan, számszerűen,
ef) a napirend tárgyában hozott döntés vagy döntések kihirdetése,
g) az ügyrendi kérdések szavazásra bocsátása és a szavazás eredményének kihirdetése,
h) az időszerű kérdésekről tájékoztatás,
i) tájékoztatás a lejárt határidejű határozatokról és egyéb önkormányzati döntésekről,
k) tájékoztatás a következő ülés várható időpontjáról, napirendjéről.
24. § (1) A képviselő-testület határozatképes, ha tagjai közül az ülésen legalább a képviselőknek több mint a fele, azaz 4 fő jelen van.
(2) Ha az (1) bekezdésben megjelölt számú képviselő nincs jelen, akkor az ülés határozatképtelen. A határozatképtelen ülést 7 napon belül ugyanazon napirendek tárgyalására újra össze kell hívni.
25. § (1) Jegyzőkönyv-hitelesítők kijelölése nem kötelező.
(2) Ha a képviselő-testület bármely tagja indokoltnak tartja, akkor a hitelesítő választására indítványt tesz.
(3) Hitelesítőket csak a képviselő-testületi tagok közül lehet választani, maximum 2 főt. A hitelesítők feladata az elkészült jegyzőkönyv aláírással történő hitelesítése.
26. § (1) A polgármester előterjeszti a napirendi pontokat. A képviselő joga, hogy javaslatot tegyen a napirendi pontok felcserélésére, új napirendi pontok felvételére, a javasolt napirendi pontok törlésére.
(2) A napirend elfogadásáról a képviselő-testület egyszerű szótöbbséggel, határozathozatal nélkül dönt.
27. § (1) A képviselő-testület ülése az ülésen tárgyalt napirendek alapján nyilvános vagy zárt.
(2) A képviselő-testület egyedi döntéssel – egyszerű szótöbbséggel – hozzászólási jogot ad a képviselő-testület ülésén megjelent személynek. A döntésében meghatározza a hozzászólás maximális időtartamát.
(3) Hozzászólási jogot nem lehet adni azokban az esetekben, melyeknél zárt ülést lehet elrendelni. A hozzászólási jog feltétele, hogy az érintett személy a hozzászólási jog megadása előtt a képviselő-testület ülését viselkedésével ne zavarja. A hozzászólási jog megvonásra kerül, ha az érintett személy nem tartja be a számára megadott időkeretet.
(4)25 A zárt ülés elrendeléséről az Mötv. 46. § (2) bekezdés a)-b) pontja szerint meghatározott esetekben szavazni nem kell. A testületi ülést levezető személynek kell a napirend közlésével egyidejűleg hivatkozni a zárt ülésre vonatkozó törvényi előírásra.
28. § (1) A napirendi pont tárgyalását megelőzően szóbeli kiegészítésre – maximum 5 perces időtartamban - van lehetőség. Ennek megtételére az előterjesztő és a bizottság elnöke jogosult.
(2) A szóbeli kiegészítés során nem lehet megismételni az írásbeli előterjesztést, annak az előterjesztéshez képest új információkat kell tartalmaznia.
(3) A napirendi pont tárgyalása során:
a) Amennyiben az érintett bizottság az adott témát tárgyalta, és a testület tagjai írásban megkapták a bizottság által hozott határozatot, a bizottság képviselő tagja a határozattal ellentétes vagy azt kiegészítő véleménye esetén kaphat szót 3 percben és azzal a feltétellel, ha különvéleményét legkésőbb a testületi ülést megelőző munkanap déli tizenkét óráig nyújtotta be írásban a polgármesternek.
b) A napirendi ponttal kapcsolatban az előterjesztőhöz a képviselőnek és a meghívottnak joga van kérdést intézni, amelyre az előadó válaszol. Ha a kérdés eltér a tárgyalt témától, az ülés vezetője köteles erre a kérdező figyelmét felhívni, ismételt esetben megvonhatja a szót.
b) A kérdéseket követően az ülés vezetője megnyitja a vitát. A tárgyalt témához először a testületi tagok, majd a tanácskozási joggal rendelkezők jogosultak hozzászólni a jelentkezés sorrendjében. A hozzászólás időtartama az 5 percet nem haladhatja meg. Ha a hozzászóló eltér a tárgytól, az ülés vezetője figyelmezteti, ismételt esetben megvonja a szót.
c) A vita elhúzódása esetén az ülésvezető javaslatot tehet a hozzászólások, vagy azok időtartamának korlátozására. A javaslatról a képviselő-testület vita nélkül, egyszerű szótöbbséggel határoz.
d) A vita során bármely képviselő, valamint az ülés vezetője kezdeményezheti a napirendi pont tárgyalásának elnapolását. A javaslatról - az előterjesztő véleményének kikérését követően - a képviselő-testület vita nélkül, egyszerű szótöbbséggel határoz, és kijelöli a tárgyalás új időpontját.
e) A vita során az ülés vezetője 10 perces tárgyalási szünetet rendelhet el.
f) Amennyiben az adott napirendi ponthoz több hozzászólás nincs, az ülés vezetője lezárja a vitát.
g) A vita elhúzódása esetén az ülés vezetője, vagy bármelyik képviselő javasolhatja a vita lezárását. A javaslatról a képviselőtestület vita nélkül, egyszerű szótöbbséggel dönt.
h) A vita lezárását követően az előterjesztő 5 percben válaszolhat a hozzászólásokra.
i) Ezt követően az ülés vezetője napirendi pont vitáját maximum 5 perces időtartamban összefoglalja, egyúttal reagál az elhangzott észrevételekre és javaslatot tesz a határozatra.
(4) Az ülés vezető a tárgyalás során a tanácskozási joggal nem rendelkező résztvevőnek - amennyiben a felszólalása a napirendhez kapcsolódik és közérdekű és véleményét vagy javaslatát legkésőbb a testületi ülést megelőző péntek, illetőleg amennyiben ez a nap munkaszüneti napra esik, úgy az utolsó munkanap déli tizenkét óráig írásban benyújtotta a polgármesternek – úgy a napirend keretében az ülés vezetője ismerteti a beadványt és maximum 3 percben szót adhat az előterjesztőnek.
29. § (1) Az ülés vezető a tanácskozás rendjének fenntartása érdekében:
a) figyelmezteti azt a felszólalót, aki a tanácskozáshoz nem illő, másokat sértő kifejezést használ,
b) rendre utasíthatja azt, aki a képviselő-testülethez méltatlan magatartást tanúsít,
c) azzal a képviselő-testületi taggal szemben széksértést kezdeményezhet, aki a tanácskozás méltóságát magatartásával sérti, a képviselő-testület tagjait sértő kifejezésekkel illeti - ha a bántó kijelentéseit rögtön vissza nem vonja, továbbá a sértettet, illetőleg a testületet meg nem követi. A széksértés tényét a képviselő-testület vita nélkül, egyszerű szótöbbséggel állapítja meg és rendbírsággal szankcionálható.
d) Amennyiben a rendzavarás a tanácskozás folytatását lehetetlenné teszi, az ülés vezető a tanácskozást a rend helyreállításáig félbeszakíthatja. Az ülés ekkor csak újabb polgármesteri összehívásra folytatódhat.
(2) A képviselő-testület ülésén választójoggal nem rendelkező 14 éven aluli személyek csak a polgármester egyedi engedélye alapján vehetnek részt.
(3) A polgármester a napirendi pontok tárgyalását megelőzően jelzi, hogy a pártok, társadalmi szervezetek képviselői, a lakosok közérdekű ügyben mikor és milyen időtartamban tehetnek fel kérdést a képviselő-testület tagjainak.
30. § Az ülésvezető a vita lezárása után elsőként a módosító, majd az eredeti javaslatot teszi fel szavazásra.
31. §28 A jegyző a képviselő-testületi ülés teljes időtartama alatt törvényességi észrevétellel élhet a jogszabálysértő döntésekkel és jogszabálysértő működéssel kapcsolatban.
32. § Egyszerű többség esetén a javaslat elfogadásához a jelenlévő képviselők több mint a felének „igen” szavazata szükséges.
33. § Minősített többség, azaz a megválasztott képviselők több mint felének (legalább 4 fő képviselő) egybehangzó szavazata szükséges
b)30 jelen rendelet 43. § (2) bekezdésében, valamint az önkormányzati kitüntetések alapításáról és adományozásuk rendjéről szóló 18/2013. (VII. 10.) Ör. 6. §-ban, 11. § (3) bekezdésében és a 23. § (2) bekezdésében.
34. § (1) A képviselő-testület döntéseit (határozat, rendelet) általában nyílt szavazással, kézfelemeléssel hozza.
(2) A képviselő-testület a jelenlévő képviselők egynegyedének indítványára név szerinti szavazást rendel el.
(3) A név szerinti szavazás alkalmával a jegyző a névsor alapján minden képviselőt személy szerint szólít, és a képviselő által adott választ (igen, nem, tartózkodom) a névsorban rögzíti. A szavazás végén a képviselő a nyilatkozatát aláírásával hitelesíti.
35. § (1) A titkos szavazásról a képviselő-testület esetenként dönt.
(2) A titkos szavazás lebonyolításáról az esetenként megválasztott 3 fős munkacsoport gondoskodik.
(3) A titkos szavazás eredményéről a 3 fős munkacsoport külön jegyzőkönyvet készít. Ezt a jegyzőkönyvet csatolni kell a képviselő-testületi ülés jegyzőkönyvéhez.
36. § Az e rendelet 27–34. §-ában foglaltak a képviselő-testület bizottságára is vonatkoznak.
37. § (1)31 A képviselőnek joga van az Mötv. 32. § (1) bekezdés b) pontjában meghatározott felvilágosítás-kérési joggal élni. Felvilágosítás-kérésnek az a kérdés- és problémafelvetés minősül, amely szoros kapcsolatban áll az önkormányzat által ellátott feladatokkal, vagy valamely irányítása alatt álló szervezet tevékenységi körével.
(2) A települési képviselőt megilleti az interpelláció joga. Az interpelláció olyan felszólalás, melynek tárgya szoros kapcsolatban kell, hogy álljon az önkormányzat hatáskörének ellátásával, illetőleg annak valamely - az önkormányzat irányítása alá tartozó – szervezet hatáskörébe kell tartoznia.
(3) A képviselők kérdéseiket, interpellációikat szóban vagy írásban a napirendek megtárgyalását követően tehetik meg, vagy írásban legkésőbb a testületi ülést megelőző péntek, illetőleg amennyiben ez a nap munkaszüneti napra esik, úgy az utolsó munkanap déli tizenkét óráig nyújthatják be a polgármesternek.
(4) A polgármester az ülés kezdetekor ad a tájékoztatást a képviselők által már benyújtott kérdésekről, interpellációkról. Az ülést megelőzően- a (3) bekezdésben meghatározott határidő betartásával - benyújtott kérdésekre, interpellációkra az érdemi válaszadás az ülésen, a fő napirendi pontok tárgyalását követően kerül sor.
(5) A képviselő-testület a (4) bekezdésben meghatározott esetben a testületi ülésen hozzájárulását adhatja ahhoz, hogy az interpellációra 15 napon belül írásban történjen a válaszadás. A válasz másolatát egyidejűleg minden képviselőnek meg kell küldeni. A válasz elfogadásáról a soron következő testületi ülésen kell dönteni.
(5) Az interpelláció, kérdés tárgyának a kivizsgálásába az interpelláló, kérdést feltevő képviselő is bevonható.
(6) A képviselő-testület az interpelláció, kérdés alapján részletes vizsgálatot is elrendelhet. A vizsgálattal megbízható a polgármester, vagy a Pénzügyi, Ügyrendi és Kulturális Bizottság.
(7) Az interpellációra adott válasz elfogadásáról az interpelláló nyilatkozik, ezt követően a képviselő-testület egyszerű szótöbbséggel dönt. A válasz elutasítása esetén a képviselő-testület meghatározza a további intézkedéseket.
(8) A kérdésre adott válasz elfogadásáról a képviselő-testület nem dönt.
38. § (1) A települési képviselő azon kezdeményezését, amelyben azt kéri a képviselő-testülettől, hogy vizsgálja felül az önkormányzati –átruházott hatáskörben- hozott polgármesteri, bizottsági döntést, a 37. § (3) bekezdésében meghatározottak szerint nyújthatja be.
(2) A kezdeményezés megtárgyalására a képviselő-testületi ülésen a fő napirendi pontokat-illetve amennyiben van- a kérdések, interpellációk napirendi pontot követően kerül sor.
39. § (1) Előterjesztésnek minősül a képviselő-testület ülésén ismertetett, az ülés napirendjéhez kapcsolódó tájékoztató, beszámoló, rendelet-tervezet az indokolással és a határozati javaslat az indokolással.
(2) A képviselő-testület ülésére írásos előterjesztést kell benyújtani, melyet a meghívóval együtt meg kell küldeni az érintetteknek.
(3) Kivételes esetben lehetőség van szóbeli előterjesztésre is, ha azt a képviselő-testület egyszerű szótöbbséggel elfogadta. Az ülés napján vagy az ülésen a képviselők rendelkezésére bocsátott írásos előterjesztést szóbeli előterjesztésként kell kezelni.
(4) Előterjesztés nélkül napirendi pontot nem lehet tárgyalni. Írásos előterjesztés nélkül nem lehet tárgyalni a rendeletalkotással összefüggő napirendet.
40. § Az előterjesztések tartalmi elemeit, formai követelményét, valamint az előkészítésük rendjét a rendelet 2. számú melléklete tartalmazza.
41. § (1) Az írásos előterjesztéseket a jegyzőnek jogszerűségi szempontból meg kell vizsgálnia.
(2) A jegyző a hivatal útján gondoskodik valamennyi anyag elektronikus levélben történő megküldéséről, érintettekhez való eljuttatásáról.
(3) Az írásos előterjesztés oldalterjedelmét indokolt esetben a polgármester legfeljebb 20 gépelt oldalra korlátozza.
42. § (1) Amennyiben valamely kérdés megtárgyalása soronkívüliséget igényel, sürgősségi indítvány tehető. A sürgősségi indítvánnyal benyújtott előterjesztésnek is meg kell felelnie az e rendelet 37–38. §-ában, valamint a 39. § (1)–(3) bekezdésében előírt követelményeknek.
(2) Sürgősségi indítvány - a sürgősség tényének rövid indokolásával - legkésőbb a testületi ülést megelőző péntek, illetőleg amennyiben ez a nap munkaszüneti napra esik, úgy az utolsó munkanap déli tizenkét óráig nyújtható be írásban a polgármesternek.
(3) Sürgősségi indítvány előterjesztésére jogosult:
c) a települési képviselők egynegyede.
(4) A sürgősségi indítványt a képviselő-testületi ülésen a polgármester ismerteti, és szükség esetén lehetőséget ad az indítvány kiegészítésére.
(5) Sürgősség tárgyában a testület vita nélkül, egyszerű szótöbbséggel dönt és meghatározza, hogy az indítvány hányadik napirendként kerül tárgyalásra.
43. § (1)32 A települési képviselő köteles a napirendi pont tárgyalásakor az Mötv. 49. §-ban foglaltak szerint bejelenteni személyes érintettségét, egyúttal bejelentheti, hogy az adott döntés meghozatalában nem kíván részt venni. A személyes érintettség bejelentésének elmulasztása esetén a képviselő-testület a döntését a személyes érintettség bejelentésének elmulasztásáról való tudomásra jutást követő ülésén felülvizsgálja, továbbá a polgármester a mulasztót írásbeli figyelmeztetésben részesíti.
(2) A képviselő-testület döntéshozatalából kizárható az, akit vagy akinek a hozzátartozóját az ügy személyesen érinti. A kizárásról az érintett települési képviselő kezdeményezésére vagy bármely települési képviselő javaslatára a képviselő-testület minősített többséggel dönt. A kizárt települési képviselőt a határozatképesség szempontjából jelenlevőnek kell tekinteni.
44. § (1) A határozati javaslat az írásos vagy a szóbeli előterjesztésben vagy a polgármester által a vita összefoglalása után megfogalmazott javaslat.
(2) A határozati javaslat részei
b) a végrehajtást igénylő döntéseknél
ba) a határozat végrehajtásáért felelős személyek neve,
bb) a határozat végrehajtásának időpontja.
45. § (1)33 A képviselő-testület döntései
(2) A képviselő-testület jegyzőkönyvi rögzítéssel, de számozott határozat nélkül dönt
a) a napirend meghatározásáról,
b) az ügyrendi kérdésekről,
c) a képviselői felvilágosítás-kérésről, valamint a felvilágosítás-kérésre adott válasz elfogadásáról.
46. § (1) A képviselő-testület számozott határozata tartalmazza a képviselő-testület döntését szó szerinti megfogalmazásban, a végrehajtás határidejét és a végrehajtásért felelős személy megnevezését.
(2)34 A képviselő-testület hatósági határozataira – az Mötv.-ben foglalt eltérésekkel – az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény rendelkezéseit kell alkalmazni.
47. §35 (1) A képviselő-testület határozatait a naptári év elejétől folyamatos, növekvő, egyedi sorszámmal kell ellátni. A határozatok sorszáma mellett fel kell tüntetni a határozathozatal pontos időpontját (év, hó, nap megjelöléssel). A határozatok jelölése a következő formában történik: Deszk Község Önkormányzat Képviselő-testület …./..... (..... .....) önkormányzati határozata
(2) A normatív határozatok közzététele az Önkormányzati Hivatal székhelyének hirdetőtábláján történő kifüggesztéssel történik.
(3) A jegyző a képviselő-testület normatív határozatát az elfogadásától számított 15 napon belül legalább 30 napra kifüggeszti, és a határozatra rávezeti a kifüggesztés és a levétel időpontját.
48. § (1) A jegyző gondoskodik a képviselő-testületi határozatok nyilvántartásáról. A határozat-nyilvántartás formája: a határozat-kivonatok nyilvántartása sorszám szerint növekvő sorrendben.
(2) A jegyző a testületi ülés határozatának kivonatát a képviselő-testületi ülés után 15 napon belül elektronikus levélben (e-mailben) megküldi a települési képviselőknek.
c) a képviselő-testület bizottsága,
e) a települési nemzetiségi önkormányzat elnöke, a civil szervezetek képviselője kezdeményezheti. A kezdeményezést írásban a polgármesternél lehet benyújtani. A polgármesternek joga van a rendelet alkotási javaslatát testületi ülésen szóban is előterjeszteni.
(2) A képviselő-testület határozattal dönt arról, hogy a rendelettervezet megtárgyalása egyfordulós vagy kétfordulós.
(3) Rendeletalkotás esetén a képviselőt-testületnek joga van a beterjesztett javaslat felett általános és részletes vitát is tartani. Az erre vonatkozó indítványról a képviselő-testület vita nélkül dönt.
(4) A rendelettervezet szakszerű elkészítéséről a jegyző gondoskodik, aki e tevékenységébe szükség szerint bevonja a hivatal tárgy szerinti illetékes személyeit, valamint külső szakértőt.
(5) A rendelet helyben szokásos kihirdetésének módjai:
a) kötelező jelleggel: az önkormányzati hivatal hirdetőtáblájára történő 15 napos kifüggesztéssel,
b) nem kötelező jelleggel: Deszk község honlapján (www.deszk.hu) való megjelenítéssel.
50. § (1) A képviselő-testület rendeleteit a naptári év elejétől folyamatos, növekvő, egyedi sorszámmal kell ellátni. A rendeletek sorszáma mellett fel kell tüntetni a rendelet kihirdetésének időpontját (év, hó, nap megjelöléssel).
A rendeletek jelölése a következő formában történik: Deszk Község Önkormányzat Képviselő-testület ...../..... (..... .....) önkormányzati rendelete a ...........................................-ról.
(2) A jegyző gondoskodik a képviselő-testület rendeleteinek nyilvántartásáról.
A rendelet-nyilvántartás formája: rendelet-nyilvántartás sorszám szerint, a rendelet tárgyának megjelölésével,
(3) A képviselő-testület évenként felülvizsgálja az önkormányzati rendeletek hatályosságát.
(4) A jegyző gondoskodik a módosított képviselő-testületi rendeletek egységes szerkezetbe történő foglalásáról.
51. § (1) A képviselő-testület üléséről digitális rögzítés útján hangfelvétel készül.
(2) A képviselő-testületi ülésről emlékeztető jellegű jegyzőkönyvet kell készíteni. A polgármester vagy bármely képviselő-testületi tag indítványára a testületi ülés egészéről vagy egy-egy napirendi pont tárgyalásáról szó szerinti jegyzőkönyvet kell készíteni.
a) a távol maradt képviselők nevét, a távollét okát (illetve, hogy azt nem jelezte)
bb) az előterjesztőt vagy előterjesztőket,
bc) szóbeli előterjesztés estén annak rövid tartalmát
bd) az előadókat, a hozzászólókat és mondanivalójuk lényegét
c) az elhangzott bejelentéseket, interpellációkat és kérdéseket, valamint az azokkal kap- csolatos válaszokat, határozatokat,
d) a képviselők kérésére véleményének rögzítését,
e) aláírások, dátum, pecsét.”
(4) A jegyzőkönyv mellékletei:
c) az írásos előterjesztések, rendelettervezetek,
d) az írásban megküldött interpelláció,
e) a képviselő írásban is megküldött hozzászólása (ha annak jegyzőkönyvhöz
csatolását kéri),
f) a jegyző törvényességi észrevétele.
(5) Zárt ülés jegyzőkönyve esetében rögzíteni kell azt, hogy a meghívottak milyen minőségben vannak jelen.
52. § (1) A képviselő-testület a döntéseit a polgármester által megfogalmazott javaslatról való szavazással hozza. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell, hogy hányan szavaztak igennel, hányan nemmel, hányan tartózkodtak.
(2) A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a képviselő-testület által hozott döntést. Határozat és rövidebb rendelet esetében a jegyzőkönyv szövegébe beépítve, terjedelmesebb rendeletek esetében a jegyzőkönyv mellékleteként.
(3) A képviselő-testület – az e rendelet 24. §-ában meghatározott módon – dönt a jegyzőkönyv-hitelesítők választásának szükségességéről. A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyv-hitelesítőknek is alá kell írniuk.
(4) A jegyzőkönyvet 3 példányban kell készíteni
a) egy példányt a jegyző kezel (ez az irattári példány),
b)38 egy az eredetivel mindenben megegyező példány feltöltésre kerül a Nemzeti Jogszabálytár internetes felületére,
c) egy példány a képviselő-testületi példány, mely a polgármester részére kerül átadásra.
(5) A jegyzőkönyv egy másolati példányát- a zárt ülések jegyzőkönyvei kivételével- az ülést követő 20 napon belül a Deszki Művelődési Ház és Könyvtárba el kell helyezni.
(2) A jegyzőkönyvek anyagát csak hivatali dolgozó jelenlétében lehet megtekinteni a Jegyzői Irodában.
(3) A jegyzőkönyvről, illetőleg annak egy részéről az állampolgárok-térítési díj ellenében- másolatot kérhetnek.
(4) A képviselő-testület jegyzőkönyveinek naptári évenkénti beköttetéséről a jegyző gondoskodik. A zárt ülések jegyzőkönyveit beköttetni nem szabad.
54. § Közérdekű adat megismerésére irányuló kérelmet - annak beérkezésétől számított 15 napon belül- önkormányzati ügyekben a polgármester, államigazgatási ügyekben a jegyző teljesíti. Amennyiben a kérelem teljesítése jogszabályban ütközik, írásban elutasításra kerül.
IV. Fejezet
55. § A települési képviselő eskü letételének megszervezése a jegyző feladata.
a) kapcsolatot tartani a választóival, tájékoztatni őket a képviselő-testület működése során hozott közérdekű döntésekről,
b) akadályoztatása esetén távolmaradását a polgármesternek, illetve a bizottság elnökének előre, de legkésőbb az ülést megelőző nap 12. óráig bejelenteni,
c) képviselőhöz méltó magatartást tanúsítani, a képviselő-testület és szervei tekintélyét, hitelét óvni,
d) a tudomására jutott állami, szolgálati, üzleti, valamint magán titkot megőrizni.
(2) A települési-képviselők a lakossággal való közvetlen kapcsolattartást a rendelet 7. számú függeléke szerinti területi felosztás szerint látják el.
(3)41 A települési képviselő az Mötv. 32. § (2) bekezdés a)- h) pontjaiban foglaltakon túl igényelheti az önkormányzat tisztségviselőitől, az önkormányzat által fenntartott intézmények vezetőitől soron kívüli fogadását, valamint jogosult a község címerével ellátott névjegykártya használatára.
(4) A települési képviselő döntéseit kizárólag meggyőződése alapján hozza meg, szavazatát megindokolni nem köteles, e miatt semminemű hátrány nem érheti.
V. Fejezet
A képviselő-testület bizottsága
57. § A képviselő-testület feladatainak eredményesebb ellátása érdekében bizottságot hoz létre.
58. § A képviselő-testület bizottsága: a Pénzügyi, Ügyrendi és Kulturális Bizottság.
59. § (1) A bizottság tagjainak száma 3 fő. A bizottság tagjainak a névjegyzékét a rendelet 2. számú függeléke tartalmazza.
(2) A képviselő-testület elé kizárólag olyan előterjesztés nyújtható be-kivéve a tájékoztatókat, és a sürgősségi indítvánnyal benyújtott előterjesztéseket-, melyet előzetesen a bizottság megtárgyalt és amelyről állásfoglalást adott bizottsági határozat formájában. Az állandó bizottság a működési területét érintő bármely kérdést megtárgyalhatja és abban állást foglalhat.
(3)42 A bizottság feladat - és hatásköre:
a) Előkészíti a képviselő-testület döntéseit, ennek során külső szakértőket kérhet fel, helyszíni szemlét tarthat, tájékoztatást, felvilágosítást kérhet a Polgármesteri Hivatal dolgozóitól, lakossági társadalmi szervezetektől.
b) A helyi önkormányzati rendeletekben, illetve magasabb szintű jogszabályokban meghatározott esetekben véleményezi a képviselőtestület elé kerülő előterjesztéseket, rendelettervezeteket.
c) A képviselő-testület által átruházott jogkörben dönt az elé terjesztett önkormányzati hatósági és egyéb ügyekben.
d) A képviselő-testület felkérésére, illetve jogszabály felhatalmazása alapján részt vesz a hozott döntések végrehajtásának szervezésében, ellenőrzésében.
e) közreműködik a képviselőtestület hatáskörébe tartozó személyi ügyek (választás, kinevezés) előkészítésében,
f) javaslatot tesz a polgármester bérezésére, jutalmazására,
g) vizsgálja a települési képviselők megbízatásának törvényességét, összeférhetetlenségi ügyeit,
h) közreműködik az SZMSZ összeállításában, vizsgálja annak hatályosulását, szükség esetén javaslatot tesz a módosításra, vagy új szabályzat alkotására,
i) állást foglal a képviselő-testület ülésein esetlegesen felmerülő ügyrendi kérdésekben ellátja a jogharmonizációból adódó feladatok ütemezését és koordinálását,
j) minden olyan feladatot ellát, amivel a képviselő-testület megbízza,
k) nyilvántartja és ellenőrzi az önkormányzati képviselők vagyonnyilatkozatát.
l) közreműködik az önkormányzat éves pénzügyi tervének előkészítésében, a gazdálkodási elvek kialakításában,
m) véleményezi az önkormányzat vagyonát, gazdálkodását érintő előterjesztéseket,
n) ellenőrzi a döntések végrehajtását, javaslatot tesz az önkormányzat tulajdonát képező vagyon hasznosítására, a vele való gazdálkodásra,
o) véleményezi és ellenőrzi az önkormányzat gazdálkodásáról szóló beszámolókat, részt vesz a helyi adókról szóló rendeletek kidolgozásában,
p) véleményezi a helyi adók alóli mentesítéssel kapcsolatos ügyekben a jegyző döntése ellen a képviselő-testülethez benyújtott fellebbezéseket, minden olyan feladatot ellát, amivel a képviselő-testület megbízza.
q) előkészíti a feladatkörébe tartozó ügyeket a képviselő-testület elé döntésre,
r) véleményt nyilvánít az intézmény vezetőjének kinevezésével, felmentésével kapcsolatban,
s) intézményi átszervezésről, racionalizálásról véleményt nyilvánít,
t) véleményt nyilvánít a közművelődési feladatok ellátásáról, segíti a programok kialakítását,
u) segíti a civil szervezetek munkáját,
v) aktívan közreműködik a település rendezvényeinek lebonyolításában.
60. § (1)43 A bizottsági üléseket a bizottsági elnök hívja össze. A bizottsági elnök akadályoztatása és a bizottsági elnöki pozíció betöltetlensége esetén az ülést a korelnök hívja össze. Az ülések összehívását a képviselőtestület, a polgármester, valamint a bizottság tagjai is kezdeményezhetik a bizottság elnökének benyújtott indítvánnyal.
(2)44 A bizottság a képviselő-testületi ülés napján ülésezik. A bizottság elé kerülő anyagok az ülést megelőző pénteki napon kerülnek megküldésre elektronikus levél (e-mail) formájában.
(3)45 Az üléseket a bizottság elnöke vezeti, akadályoztatása esetén a bizottság megbízott tagja. A bizottsági ülés vezetőjének feladatai:
a) Megállapítja a bizottság határozatképességét. A bizottság akkor határozatképes, ha szavazati joggal rendelkező tagjainak több mint a fele jelen van az ülésen. Határozatképtelenség esetén az ülést azonos napirenddel 3 napon belül ismételten össze kell hívni.
b) A meghívóban foglaltak alapján javaslatot tesz a napirendre.
c) Gondoskodik az ülés rendjének fenntartásáról.
d) Engedélyezi a felszólalásokat, vezeti és összefoglalja a vitát. A vita lezárására bármely bizottsági tag javaslatot tehet.
e) Szavazásra bocsátja az elhangzott javaslatokat, megállapítja a szavazás eredményét.
(4) A bizottság ülése nyilvános vagy zárt. A zárt ülésre vonatkozó szabályok a képviselő-testületi zárt ülésekre vonatkozó szabályokkal egyeznek meg.
(5)46 A bizottság ülésén tanácskozási joggal részt vesz a jegyző, az aljegyző, továbbá tanácskozási joggal részt vehet a polgármester, az alpolgármester, a nem bizottsági tag képviselők, illetve egyéb meghívottak.
(6) A bizottság a döntéseit egyszerű vagy minősített többséggel hozza. A bizottság döntéshozatalából való kizárásra a képviselő-testület ülésére vonatkozó szabályok az irányadóak.
(7) A bizottság szavazati joggal rendelkező tagjai a feladatkörükhöz kötődő, illetve a döntés előkészítésével összefüggő ügybe bármikor betekinthetnek, tájékozódhatnak.
(8) Azt a bizottsági tagot, aki egymást követő három ülésen igazolatlanul hiányzik, a bizottsági elnök írásban nyilatkoztatja a mulasztás okáról, és amennyiben igazolatlanul maradt távol az ülésekről, javaslatot tesz a képviselő-testületnek a bizottsági tagságának megszüntetésére.
61. § (1)47 A bizottság üléséről jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyv elkészítéséről a jegyző gondoskodik. A jegyzőkönyvet a bizottság elnöke (akadályoztatása esetén a megbízott tagja) és a bizottság egy tagja írja alá.
(2) A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:
a) az ülés helyét, idejét,
c) a tanácskozás lényegét,
(3) A jegyzőkönyv mellékletét képezi:
(4)48 egy az eredetivel mindenben megegyező példány feltöltésre kerül a Nemzeti Jogszabálytár internetes felületére.
62. § (1) A bizottság a döntéseit nyílt szavazással, egyszerű szótöbbséggel, határozat formájában hozza meg. A határozat lehet:
a) képviselő-testület által átruházott hatáskörben hozott döntés,
b) állásfoglalás a véleményezési jogkörébe tartozó ügyben.
(2) A határozatokat az év elejétől emelkedő sorszámmal kell ellátni, a sorszám mellett törve a tárgyév számát, zárójelben fel kell tüntetni a határozathozatal idejét (hónap, nap) és a bizottság nevének rövidítését.
(3) A bizottságok működésének ügyviteli feladatait a képviselő-testület hivatala látja el.
(4) A bizottság átruházott hatáskörében hozott döntéseiről a jegyző nyilvántartást vezet.
63. § (1) Az állandó bizottság munkájának segítése érdekében a bizottságba külső közreműködő tagokat is választhat a képviselő-testület.
(2)50 A külső közreműködő tag jogai és kötelezettségei a bizottság ülésein megegyeznek az önkormányzati képviselő bizottsági tag jogaival és kötelezettségeivel.
(3) A bizottság által rábízott feladat végrehajtása érdekében a képviselő-testület hivatalától tájékoztatást, felvilágosítást kérhetnek. A külső közreműködő bizottsági tagok kötelesek:
a) részt venni a bizottsági üléseken. Amennyiben a tag három egymás utáni alkalommal nem jelenik meg és távolmaradását nem igazolja, a bizottság elnöke kezdeményezi a képviselő-testületnek a bizottsági tagságból történő felmentését,
b) végrehajtani a bizottság által rábízott feladatokat,
c) a tudomására jutott állami, szolgálati, illetőleg magán és üzleti titkot megőrizni, valamint annak akár a maga, akár a más javára vagy kárára történő felhasználásától tartózkodni.
64. § (1) A képviselő-testület meghatározott feladat ellátására ideiglenes bizottságot hozhat létre.
(2) A bizottság megalakítására vonatkozó döntésben meg kell határozni - az állandó bizottságra vonatkozó szabályok figyelembevételével - a bizottság létszámát és tagjait, a bizottság által elvégzendő feladatot, a feladat teljesítéséről szóló beszámolás módját és határidejét és - szükség szerint - a megbízatás időtartamát.
VI. Fejezet51
A polgármester, az alpolgármester, a jegyző, az aljegyző
65. § (1) A polgármester főállású tisztségviselő.
66. § (1) A polgármesternek joga van e tisztségéről a képviselő-testülethez intézett írásbeli nyilatkozatával lemondani, amelyet az alpolgármesternek, ennek hiányában a bizottság elnökének juttatja el.
(2) A polgármester tisztségének megszűnése esetén, a tisztség megszűnését követően nyolc munkanapon belül írásban foglaltan átadja munkakörét az új polgármesternek, ennek hiányában az alpolgármesternek, vagy az (1) bekezdésben meghatározott személynek.
67. § (1)53 A polgármester Mötv. 67 §-ában meghatározott feladatokon túli további feladatai
a) segíti a képviselő-testület tagjainak testületi és bizottsági munkáját,
b) meghatározza a jegyző képviselő-testületi tevékenységével kapcsolatos feladatait,
c) kapcsolatot tart a választópolgárokkal, valamint a helyi társadalmi és egyéb szervezetekkel,
d) nyilatkozik a sajtónak.
(2) A polgármester, ha a képviselő-testület döntését az önkormányzat érdekeit sértőnek tartja, ugyanazon ügyben egy alkalommal kezdeményezheti a döntés ismételt megtárgyalását. A kezdeményezést az ülést követő három napon belül nyújthatja be, a képviselő-testület a benyújtás napjától számított tizenöt napon belül dönt.
(2) A polgármesternek külön fogadóórája nincs, a személyes találkozás lehetőségét telefonon előre egyeztetett időpontban biztosítja. A polgármester elektronikus elérhetősége: polgarmester@deszk.hu
(3) A polgármester külön utasításban, saját hatáskörben szabályozza a polgármesteri feladat- és hatáskör tekintetében a kiadmányozás rendjét, melyet a rendelet 3. számú melléklete tartalmazza.
68. § (1) A képviselő-testület a megválasztható alpolgármesterek számát 1 főben határozza meg. Az alpolgármester társadalmi megbízatásban látja el feladatát
(2) Az alpolgármester a polgármestert helyettesíti az akadályoztatása esetén. Feladatát a polgármester irányításával látja el.
(3) Tartós távollétnek minősül a polgármester 3 hónapon túli akadályoztatása, mely esetben a polgármester megbízása nélkül is eljárhat az alpolgármester.
(4) A helyettesítés során tett intézkedéseiről a helyettesítés megszűnését követően tájékoztatja a polgármestert.
(5)54 A képviselő-testület tagjaiból választott alpolgármesternek külön fogadóórája nincs, a személyes találkozás lehetőségét telefonon előre egyeztetett időpontban biztosítja.
3.55 A jegyző, az aljegyző
a) tájékoztatást nyújt a képviselő-testületnek a hatáskörét érintő jogszabályokról,
b) gondoskodik a hivatali dolgozók továbbképzéséről,
c) biztosítja az önkormányzati rendeletek, a határozatok érintettekkel való megismertetését.
(2)56 A Polgármesteri Hivatalban egy fő aljegyző segíti a jegyzőt munkájában, a jegyző által meghatározott munkamegosztásnak megfelelően.
(3) A jegyző a hatáskörébe tartozó ügyekben a kiadmányozás rendjét külön szabályzatban határozza meg.
(4) A jegyző fogadónapja: szerda: 8.00-16.00-ig.
VII. Fejezet
A képviselő-testület hivatala
70. §57 (1)58 A Képviselő-testület az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására Deszki Polgármesteri Hivatal néven hivatalt hoz létre.
(2)59 A Deszki Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítését, munkarendjét, ügyfélfogadási rendjét, belső szervezeti egységeinek feladatait a Deszki Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata határozza meg, mely jelen rendelet 9. számú függeléke.
(3) Az (2) bekezdés szerinti szervezeti tagolást a képviselő-testület a jegyző és a polgármester javaslatának figyelembevételével határozza meg.
(4) A jegyző felelős a Hivatal költségvetési szervként való működéséből fakadó szabályozási kötelezettség teljesítéséért.
(5) A hivatal a települési nemzetiségi önkormányzatok működési feltételeit a helyi önkormányzattal megegyező elvek alapján biztosítja.
VIII. Fejezet
A lakossággal való kapcsolati formák, lakossági fórumok, a közmeghallgatás
71. § (1)60 Általános közmeghallgatást kell tartani az Mötv. 54. §-ban foglaltak szerint. Az általános közmeghallgatáson a polgármester tájékoztatja a résztvevőket az önkormányzatot érintő feladatokról, a költségvetés alakulásáról, a következő évi pénzügyi koncepciókról. Az általános közmeghallgatás időpontját a képviselő-testület éves munkaterve tartalmazza.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározottakon túl rendkívüli közmeghallgatást kell tartani az alábbi tárgykörökben, kérdésekben
a) költségvetési rendelet előkészítése során,
c) nagyobb arányú területrendezéssel kapcsolatos döntés,
d) jelentősebb fejlesztéshez kapcsolódó döntés,
e) a polgármester által meghatározott egyéb, a lakosság túlnyomó részét érintő döntések.
(3) Általános közmeghallgatást és rendkívüli közmeghallgatást egyszerre is lehet tartani.
(4) A meghirdetés során meg kell határozni a közmeghallgatás napirendjét.
(5) A közmeghallgatás kihirdetésére a képviselő-testület rendes ülésének összehívására vonatkozó szabályokat kell alkalmazni azzal az eltéréssel, hogy azt legalább 7 nappal a közmeghallgatás előtt közzé kell tenni.
73. § A közmeghallgatást a polgármester vezeti. Akadályoztatása, távolléte esetén a képviselő-testületi ülés vezetésére vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.
74. § (1) A képviselő-testület, a lakosság, a társadalmi szervezetek közvetlen tájékoztatását és a fontosabb döntések előkészítésébe való bevonását szolgáló fórumként a településrész tanácskozást határozza meg.
(2) A képviselő-testület megbízottja révén legalább 1 fővel részt vesz az (1) bekezdésben meghatározott fórumon.
(3) A fórumon résztvevő képviselő a fórumok állásfoglalásáról és az ott felmerült kisebbségi véleményekről a képviselő-testületet a soron következő ülésén tájékoztatni köteles.
IX. Fejezet
A képviselő-testület gazdasági programja
75. § (1) A képviselő-testület a megbízatásának időtartama alatt a gazdasági program alapján működik.
(2) A gazdasági program tervezetének elkészítéséről, valamint a képviselő-testület elé terjesztéséről a polgármester gondoskodik.
76. § (1) A képviselő-testület feladatai hatékonyabb, célszerűbb megoldására szabadon társulhat. A társulásnak a " hatósági igazgatási" és "intézményirányító" formáin kívül más formái is lehetnek. A Társulások felsorolását a rendelet 10. számú függeléke tartalmazza.
(2) A képviselő-testület a belső ellenőri feladatok ellátásáról az önkormányzat függetlenített belső ellenőr útján gondoskodik, a Szegedi Kistérségi Többcélú Társulásban résztvevő települések által létrehozott Szegedi Kistérségi –és Gazdaságfejlesztési Tanácsadó Szolgáltató Nonprofit Kft. által, külön feladatellátási szerződés alapján.
X. Fejezet
Az önkormányzat költségvetése, vagyona
77. § (1)62 A költségvetési rendeletről szóló előterjesztéshez a Pénzügyi, Ügyrendi és Kulturális Bizottság külön írásos véleményt csatol az előterjesztések mellé.
(2) A költségvetési törvény elfogadását követően kell elkészíteni a költségvetési rendelettervezetet. A rendelettervezet elsőként a törvényben előírt kötelező önkormányzati feladatok megvalósítását dolgozza ki, ezek után a további, még vállalható önkormányzati feladatokat.
(3) Költségvetési tartalékot kell képezni az esetleges forráskiesés, többletfeladat, áremelés, stb. fedezésére.
(4) A képviselő-testület zárszámadási rendeletet fogad el a költségvetés végrehajtásáról.
78. § (1) A helyi önkormányzat vagyona az önkormányzati célok, feladatok megvalósítását szolgálja. A tulajdonost megillető jogok gyakorlásáról a képviselő-testület rendelkezik.
(2) Az önkormányzati vagyontárgyak értékesítését, hasznosítását célzó eljárások helyi szabályairól, valamint az önkormányzat vagyonáról és a vagyongazdálkodás szabályairól külön rendeletek rendelkeznek.
XI. Fejezet
79. § (1) Ez a rendelet 2011. április 1. napján lép hatályba.
(2) Ezen rendelet hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 7/1997. (IV.30.) Ör., valamint módosító rendeletei: 9/1997. (V.21.) Ör., a 14/1997.(IX.05.) Ör., a 19/1997. (XI.28.) Ör., a 7/1998. (V.27.) Ör., a 31/1999. (XII.31.) Ör., a 12/2000. (VIII.18.) Ör. , 15/2001. (VIII.29.) Ör., 19/2001 (XI. 14.) Ör., 3/2002 (I.16.) Ör., 13/2002 (X. 09.) Ör., 14/2002 (X. 28.) Ör., 2/2003. (II.19.) Ör. 6/2003. (IV.14.) Ör., 16/2003. (XII.01.) Ör., 18/2004. (X.28) Ör., 22/2004. (XII.13.) Ör., 10/2005. (IV.04.) Ör., 15/2005 (VI. 27.) Ör., 19/2005. (VIII.08.) Ör., 23/2005.(IX.29.) Ör., 36/2005. (XII.19.) Ör. 21/2006.(XI.13.) Ör., 22/2006.(XII.11.) Ör. 17/2007.(XI. 26.) Ör. és a 2/2009 (I. 26.) Ör, 21/2009. (XII. 18.) Ör. . és a 20/2010. (X. 09.) Ör.
Átruházott hatáskörök jegyzéke63
1. Pénzügyi, Ügyrendi és Kulturális Bizottsághoz átruházott hatáskörök
a) A helyi köztemetőről és a temetkezés rendjéről szóló 13/2000. (IX. 29.) Ör. 4. § (5) bekezdésében meghatározottak
2. Polgármesterhez átruházott hatáskörök:
b) Dönt a célhoz nem kötött források betétként történő elhelyezéséről az állami támogatás kivételével.
d) A képviselő-testület súlykorlátozó táblák elhelyezéséről szóló 77/2002. (IV.24.) Öt. számú határozata alapján kiadja a felmentést a 3,5 tonna összsúlyú járművek tulajdonosainak/üzembentartójának a határozatban megjelölt utcákra elrendelt súlykorlátozás alóli felmentésre, amennyiben a behajtás a vállalkozási tevékenység ellátásához, vagy más különös méltánylást érdemlő indokból szükséges. A felmentés a jármű parkolására nem vonatkozhat.
e) Dönt Deszk Község Önkormányzat Közbeszerzési Szabályzatában meghatározottakról.
f) A közművesítési hozzájárulásra vonatkozó ügyekben történő hatáskör gyakorlás módjáról szóló 11/2012 (III. 19.) önkormányzati rendelet alapján dönt az önkormányzat részére fizetendő közművesítési hozzájárulás mértékéről
g) A közösségi együttélés alapvető szabályairól és azok elmulasztásának jogkövetkezményeiről szóló 1/2013. (I. 28.) önkormányzati rendeletben szabályozott közigazgatási bírság kiszabásával kapcsolatos ügyekben.
i) Az EFOP-1.2.11-16-2017-00058 azonosító számú, „Esély Otthon Deszken” című projekt keretében az „Esély Otthon” című Önkormányzati Pályázatok elbírálásának szempontjairól szóló szabályzatban foglalt eljárások lebonyolítása, döntések meghozatala, okiratok aláírása
3. Jegyzőre átruházott hatáskörök
Az előterjesztések tartalmi és formai követelményei, előkészítésük rendje
1. Tartalmi és formai szempontok:
1.1. Az előterjesztéseket írásban kell a képviselőtestület elé terjeszteni.
1.2. Az előterjesztés két fő részből áll:
a) bevezető és tárgyaló rész
b) határozati javaslat
a) A bevezető és tárgyaló rész tartalmazza:
- a téma alapos, tárgyilagos és tényszerű bemutatását,
- vonatkozó jogszabályok pontos megjelölését,
- a tárgyalandó témában hozott korábbi testületi döntések végrehajtásának eredményét,
- amennyiben az anyagot valamelyik képviselőtestületi bizottságnak véleményeznie kell, a bizottság véleményét írásban csatolni kell
- az érdek összeütközéseket kifejező, eltérő véleményeket,
- döntési alternatívákat, az egyes alternatívák mellett és ellen szóló érveket,
- az egyes döntési lehetőségek várható hatásait, következményeit,
- az előterjesztéssel elérni kívánt célt, a döntés szükségességének indokát.
A határozati javaslatnak pontosan és egyértelműen meg kell fogalmaznia a javasolt döntést, és annak alapjául szolgáló jogszabályt.
Meg kell jelölni a szükséges anyagi eszközöket, azok formáit. Meg kell nevezni a döntés végrehajtásáért felelős személyt, a végrehajtás határidejét. Ez utóbbi lehet:
1. azonnali (3 napon belüli végrehajtást jelent)
2. folyamatos (1 éven túli végrehajtás)
Amennyiben a döntés részfeladatokra bontható, az egyes részfeladatok teljesítésére részhatáridő is megállapítható.
Nem kell határidőt és felelőst megjelölni azon határozati javaslatoknál, amelyek végrehajtási cselekményt nem igényelnek (tudomásulvételt tartalmazó határozat ...stb.)
A határozati javaslat mellőzhető a kizárólag beszámolót, tájékoztatót tartalmazó előterjesztések esetében.
2. Az előterjesztésnek minden esetben tartalmaznia kell az előterjesztendő nevét és aláírását.
3. Kivételes esetben, az előterjesztés szóban, a testületi ülésen is megtehető, az előterjesztés tartalmi követelményeit ebben az esetben is - lehetőség szerint - érvényesíteni kell. Az előterjesztés szóbeliségét minden esetben indokolni kell. Csak írásban lehet benyújtani a következő előterjesztéseket:
- rendelet-tervezetek,
- önkormányzati intézmény alapítás, átszervezés és megszüntetés,
- helyi népszavazás kiírása,
- alapítványok, társulások létrehozása, csatlakozás, kilépés,
- önkormányzati vállalkozási ügyek,
- munkaterv,
- hatósági jogkörben hozott döntések
Az előterjesztés összeállításáért, elkészítéséért annak előadója a felelős. Amennyiben a témát valamely önkormányzati bizottságnak, önkormányzati intézménynek vagy szervnek véleményezni kell, előzetesen gondoskodik a vélemények kikéréséről.
A bizottság, intézmény vagy szerv véleményét, észrevételeit, illetve azt, hogy nem tett észrevételt, az előterjesztésben fel kell tüntetni, az észrevételekkel kapcsolatos álláspontját az előadónak az előterjesztésben ki kell fejteni, az írásos véleményt, észrevételt az előterjesztéshez kell csatolni mellékletként.
Az előterjesztést postázás előtt a jegyző köteles törvényességi szempontból megvizsgálni. A jegyző a véleményét az előterjesztésre rávezeti, vagy az előterjesztéshez csatolja.
Rendelettervezetekre vonatkozó eltérő szabályok
a) Előzetes hatásvizsgálat.
A hatásvizsgálat felméri a szabályozás várható következményeit A hatásvizsgálat során vizsgálni kell a tervezett rendelet valamennyi jelentősnek ítélt hatását (társadalmi, gazdasági, költségvetési és adminisztratív terheket befolyásoló, környezeti és egészségi következményeit.)
Kiterjed a rendelet megalkotásának szükségességére, a jogalkotás elmaradásának várható következményeire, az alkalmazásához szükséges személyi, szervezeti, tárgyi és pénzügyi feltételekre.
A rendelet-tervezet szövegéhez részletes indokolást kell készíteni.
Az indokolás:
- bemutatja azokat a társadalmi, gazdasági, szakmai okokat és célokat, amelyek a javasolt szabályozást szükségessé teszik,
- ismerteti a jogi szabályozás várható hatásait,
- tájékoztatást ad a javasolt szabályozás és az európai uniós jogból eredő kötelezettségek összhangjáról.
c) Utólagos hatásvizsgálat
A jegyző kiterjedtebb rendelet módosítások vagy új rendeletek esetében egyszerűsített hatásvizsgálati lap segítségével végzi el a rendelet tényleges hatásainak a szabályozás megalkotása idején várt hatásokkal való összevetését. Az összevetés eredményéről a képviselő-testületet a jegyző évente tájékoztatja.
A rendeletet szakmai előkészítésének feladatait a jegyző látja el az alábbiak szerint:
- a közreműködők között a munka elosztása,
- a tervezetek bizottsági véleményeztetéséről és az észrevételek feldolgozásáról való gondoskodás,
- az elvi célkitűzések érvényesítésének, a vitás kérdések megfelelő szintű eldöntésének biztosítása,
- az érintett társszervekkel való koordináció,
- az adminisztrációs munka megszervezése,
- a tervezet testület előtti megvitatásban való részvétel.
- A rendelet tervezet szavazása előtt a tervezet törvényességéről a jegyző nyilatkozik.
A tervezet előkészítéséhez a képviselő-testület- szükség esetén- más szakértőket is felkérhet, illetőleg előkészítő csoportot hozhat létre.
Az állampolgárok szélesebb körét érintő rendeletek tervezetét legalább 30 napra közszemlére kell tenni, erre a lakosság figyelmét – a 4. számú függelékben meghatározott kifüggesztési- helyeken felhívni. A közszemlére tett rendelete-tervezettel kapcsolatban az érdekeltek írásban kifogást emelhetnek, javaslatot, észrevételt tehetnek; ezek tárgyában a képviselő-testület dönt.
Amennyiben a rendelettervezet egy korábbi helyi rendelet módosítására, hatályon kívül helyezésére irányul, a rendelettervezethez készített előterjesztéshez fel kell tüntetni a módosításra javasolt szövegrészeket és a javasolt módosítást úgy, hogy egyértelműen kitűnjön a módosítás, kiegészítés jellege.
Rendelet átfogó módosítása esetén az előterjesztéshez mellékelni kell a rendelet teljes szövegét. Az indokolásban a módosítás okát részletesen ki kell fejteni.
Deszk Község Önkormányzat polgármesterének 1/2011. (III. 28.) számú utasítása a kiadmányozás rendjéről
Deszk Község Önkormányzat képviselő-testületének polgármestere a helyi önkormányzatokról szóló
1990. évi LXV. törvény 35. § (2) bekezdés d) pontjában kapott felhatalmazása alapján a következő utasítás szerint szabályozza a polgármesteri hatáskörbe tartozó ügyekben a kiadmányozás rendjét.
1. Az utasítás célja, tartalma
Az utasítás célja a helyi önkormányzatokról szóló törvényben kapott felhatalmazás szerint a polgármester hatáskörébe tartozó ügyekben a kiadmányozás helyi rendjének – saját hatáskörben történő – szabályozása, ezzel a felelősségi körök egyértelművé tétele.
Az utasítás a következő témaköröket tartalmazza:
- értelmező rendelkezések,
- a kiadmányozás tartalma,
- a kiadmányozási jog gyakorlására vonatkozó szabályok,
- a kiadmányozásra jogosultak,
- a kiadmányozás ellenőrzése, felülvizsgálata,
Az utasítás személyi hatálya kiterjed:
- az önkormányzati hivatalban foglalkoztatott köztisztviselőkre,
- a képviselő-testület tagjára (a képviselőkből választott alpolgármesterre, a képviselőkre, a képviselőkből választott bizottsági tagokra),
ha ők a polgármester hatáskörébe tartozó ügyben járnak el.
Az utasítás nem terjed ki:
- a jegyző hatáskörébe tartozó ügyekre, valamint
- a hatáskör-átruházással létrehozott igazgatási- és egyéb társulásokban eljáró ügyintézők tevékenységére.
3. Értelmező rendelkezések
Kiadmányozó: a polgármester által kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása.
- a már felülvizsgált végleges kiadmány jóváhagyása, és
- a kiadmánytervezet letisztázhatóságának, valamint véglegesíthetőségének engedélyezése
a kiadmányozásra jogosult részéről.
Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.
Kiadmányozási jog: a hatáskör átruházásához kapcsolódik, a hatáskör birtokosát megillető jog. A hatáskör magában foglalja a kiadmányozási jogot is.
Közös kiadmányozás: ha az adott kiadmányt több kiadmányozónak kell kiadni.
A hatáskör címzettje (birtokosa) belső szabályzatban (utasításban) kiadmányozási joggal bízhat meg más személyt.
A kiadmányozási jog átadása érintheti a döntés kompetenciáját, vagy annak egy részét. (Pl.: a döntés előkészítését, a végleges döntéshez szükséges eljárási cselekmények elvégzésére való jogosultságot stb.)
A kiadmányozási jog gyakorlásával különválik:
- a hatáskör címzettje és
- a kiadmányozó.
A hatáskör címzettje és a kiadmányozó felelőssége a döntésért egyetemleges.
4. A kiadmányozás tartalma
A kiadmányozás magában foglalja:
- az intézkedés kiadásának jogát,
- az érdemi döntéshozás jogát, valamint
- a vonatkozó ügyirat irattárba helyezésének a jogát.
4.1. Az intézkedés kiadásának joga
Az intézkedésre jogosult személynek joga van arra, hogy:
- véleményt nyilvánítson,
- közbenső intézkedést tegyen,
- intézkedéstervet adjon ki,
b) szóban vagy írásban utasítást adjon az ügyintézőnek meghatározott tartalmú döntés-tervezet, intézkedéstervezet:
- előkészítésére és
- összeállítására.
4.2. Az érdemi döntés joga
Az írásbeli intézkedés és a döntés meghozatala az alábbi formában történik:
- határozat vagy
- végzés.
4.3. Az ügyirat irattárba helyezésének joga
Az ügyirat irattárba helyezése az ügyirat lezárását jelenti.
A kiadmányozási joggal felruházott személy joga, hogy az ügyiratot – egyedi eljárásban keletkezett valamennyi iratot, ügyiratdarabot – lezártnak nyilvánítsa.
A kiadmányozási joggal felruházott személynek gondoskodnia kell arról, hogy az ügyirat irattározásra és irattári tételszámmal való ellátásra kerüljön.
4.4. Az ügyintézést végző személy feladatai
Az ügyintézésért felelős személynek az eljárás során az alábbi feladatokat kell ellátnia:
a) Minden ügyintéző, vagy az adott ügyben valamely eljárási cselekményt végző személy:
- áttanulmányozza az ügyre vonatkozó iratokat és más információkat,
- szükség szerint intézkedik a korábban keletkezett iratok pótlólagos összegyűjtéséről, csatolásáról,
- ha az ügyet nem az önkormányzati hivatal ügyintézője intézi, az egyéb eljáró személy a jegyző közreműködését kéri arra vonatkozóan, hogy:
- gondoskodjon arról, hogy az üggyel kapcsolatban a szükséges hivatalos állásfoglalások, egyéb más szervhez, szervezeti egységhez kapcsolódó eljárási cselekmények végrehajtása megtörténjen,
- feljegyzés, jegyzőkönyv készüljön az ügy kapcsán lefolytatott:
- tárgyalásról,
- értekezletről,
- megbeszélésről,
- megállapodásról,
- egyeztetésről,
(A feljegyzést és a jegyzőkönyvet az ügyirat részeként kell kezelni.)
- megállapítását, javaslatát az ügyiratban összegzi, elkészíti a kiadmány tervezetet.
b) A kiadmányozásra jogosult személy az előző feladatok ellátását követően kiadmányozza az ügyiratot, majd feljegyezi az előadóívre a kezelői- és kiadói utasításokat.
c) A kiadmányozásra nem jogosult ügyintéző:
- továbbítja az ügyiratot a kiadmányozásra jogosulthoz,
- gondoskodik arról, hogy a kiadmányozásra jogosult számára legyen elegendő idő a kiadmányozásra, a döntéshozatalra,
- a döntéshozatalt követően a kiadmányozó utasítására visszaveszi az ügyiratot, véglegesíti a döntést, majd átadja aláírásra.
d) A kiadmány érintettek részére történő megküldéséről, átadásáról az ügyintézőnek kell gondoskodnia.
5. A kiadmányozási jog gyakorlására vonatkozó szabályok
5.1. A kiadmányozási jog gyakorlásának feltétele
A kiadmányozási jog gyakorlásának feltététele a hatáskörrel rendelkező személy által írásban rögzített felhatalmazás, megbízás a jogkör gyakorlására.
A kiadmányozási jog lehet:
- folyamatos vagy
- eseti.
Folyamatos kiadmányozási jogot meghatározott munkakör betöltésére, általános érvénnyel kap az érintett. E jog a visszavonásáig érvényes. A jogot a kiadmányozó egy-egy konkrét esetben (pl.: kizárás miatt) elveszítheti.
Az eseti kiadmányozási jog valamely meghatározott ügyre, eljárásra vonatkozik.
Az eseti kiadmányozási joggal kapcsolatosan adott felhatalmazást az utasításhoz kapcsolódva kell gyűjteni, a felhatalmazásokról nyilvántartást kell vezetni.
5.2. A kiadmányok aláírása, hitelesítése
A kiadmányokon a kiadmányozási jogkörrel rendelkező a sajátkezű aláírásához, hitelesítéséhez köteles használni a címeres körbélyegzőt.
Az adott ügyben kiadmányozási jogkörrel rendelkező nem vehet részt:
- saját és
- hozzátartozója ügyének
elintézésében.
A kiadmányozási joggal rendelkező köztisztviselő, valamint a kiadmánnyal kapcsolatosan ügyintézési feladatokat ellátó köztisztviselő a jegyzőnek haladéktalanul, de legkésőbb az ok felmerülésétől számított 3 munkanapon belül köteles bejelenteni, ha vele szemben kizárási ok fennáll. A jegyző a kizárásra vonatkozó szabályok szerint jár el.
A kiadmányozási joggal rendelkező nem önkormányzati köztisztviselő személy a polgármesternek köteles jelezni a kizárási okkal kapcsolatos észrevételét. A polgármester dönt a kizárásra vonatkozóan.
A jegyző az adott ügyben egyes eljárási cselekményeket elvégző köztisztviselő, a polgármester, a kiadmányozási joggal rendelkező nem köztisztviselő esetében eseti jelleggel mást jogosít fel a feladatellátásra, a kiadmányozásra.
Az eseti kiadmányozási joggyakorlásra történő feljogosításról írásbeli feljegyzést kell készíteni.
5.4. Iratbetekintési joggyakorlással kapcsolatos konzultáció
Az iratbetekintésről az ügyintéző – indokolt esetben – a kiadmányozási jogkörrel felruházott személlyel való konzultáció alapján dönt.
6. A kiadmányozásra jogosultak
6.1. A polgármester önálló kiadmányozási jogköre
Önálló kiadmányozásra jogosult a polgármester
- egyes, a képviselő-testület feladatkörébe tartozó ügyben,
- valamennyi a polgármester számára meghatározott feladat- és hatáskörbe tartozó ügyben.
A polgármester a képviselő-testület feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben az alábbi kiadmányozási jogot tartja fenn magának:
- a képviselő-testületi ülés összehívásáról szóló meghívó,
- azoknál a rendes ülésekre vonatkozó előterjesztéseknél, melyeknél az előterjesztő a munkaterv szerint a polgármester (előterjesztés alatt kell érteni a beszámolókat, tájékoztatókat is),
- azoknál a rendkívüli ülésekre vonatkozó előterjesztéseknél, melyeknél az előterjesztés joga, lehetősége a polgármesteré,
- a képviselő-testület nevében történő felterjesztések magasabb szintű államháztartási szerveknek,
- az önkormányzat képviselő-testületének képviseletében megfogalmazott nyilatkozatok, tájékoztatók,
- az önkormányzat képviselő-testületének az intézmény irányításával kapcsolatos körlevelei,
- az önkormányzatok közötti kapcsolattartás során keletkezett iratok,
- az önkormányzati feladatellátással összefüggésben a nem az önkormányzat által irányított szervekkel történő kapcsolattartás iratai,
- a képviselő-testület azon feladat- és hatáskörei gyakorlása ügyében keletkezett iratok, melyeket a képviselő-testület nem ruházott át (a Szervezeti és Működési Szabályzatával vagy más rendeletével) önkormányzati bizottságra.
A polgármester a számára meghatározott feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben a kiadmányozási jogot fenntartja a következő tárgykörökben:
- a törvény által a polgármester hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben való érdemi döntés,
- a polgármester hatáskörébe tartozó hatósági ügyekben való érdemi döntés – kivéve azokat, amelyeket eseti vagy folyamatos jelleggel a jegyzőnek ad át,
- a polgármester hatáskörébe tartozó témában kiadott, az önkormányzat által irányított intézményeknek címzett körlevelek,
- a polgármesterhez beérkező közérdekű ügyek, bejelentések kivizsgálásával kapcsolatos iratok,
- a polgármesternek (az önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatában és más helyi önkormányzati rendeletében) az átruházott jogkörben történő döntései,
- a polgármester munkáltatói jogkörébe tartozó ügyekben,
- az összeférhetetlenség megállítására irányuló kezdeményezés kivizsgálásra történő átadása az érintett bizottság részére,
- a képviselő részére önkormányzati ügyben a polgármester felé intézett kérdésre adott válasz,
- a bizottsági ülés összehívásának kezdeményezése,
- az alpolgármester tevékenységének irányítására vonatkozó iratok,
- a polgármesteri hivatal irányítására vonatkozó iratok,
- a képviselői költségek kifizetését engedélyező iratok,
- a védelmi igazgatás iratai,
- a szociális ellátás iratai,
- a honosítás és visszahonosítás iratai,
- megbízás adása a könyvvizsgáló részére,
- az önkormányzati biztos megbízása,
- a kötelezettségvállalásra, az utalványozásra való felhatalmazás,
- a kötelezettségvállalásához a szakmai teljesítést igazoló személy kijelölése.
6.2. A polgármester és a jegyző közös kiadmányozási jogköre
A polgármester és a jegyző közösen kiadmányozzák:
- az önkormányzati hatósági ügyekben első fokon eljáró képviselő-testületnek a testületi ülésén hozott döntéseit:
- a határozatokat, valamint
- a rendeleteket,
- a képviselő-testület üléseiről készült jegyzőkönyveket,
- a polgármester által vállalt kötelezettségvállalások dokumentumait (a jegyző mint ellenjegyző írja alá).
A képviselő-testületi ülésen hozott döntések érintett részére történő megküldésekor az iraton:
- szerepeltetni kell a polgármester és a jegyző aláírását, vagy
- eredeti aláírások hiányában az eredeti aláírók neve mellett fel kell tüntetni a s.k. (saját kezűleg) rövidítést, majd az arra feljogosított személynek:
- a „kiadmány hiteléül” szöveg, valamint
- a saját nevének és aláírásának
feltüntetésével kell kiadni az ügyiratot.
6.3. A kiadmányozási jogkör gyakorlása a polgármester – mint a hatáskör gyakorlója –által adott felhatalmazás, megbízás alapján
A polgármester mint önálló kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy jogosult a hatásköre gyakorlására kiadmányozót felhatalmazni, megbízni.
A kiadmányozó számára meg kell adni azt, hogy a polgármester, mint a hatáskör gyakorlására jogosult személy helyett mely ügyekben, eljárásban gyakorolhatja a kiadmányozási jogot.
Az átruházott hatáskörben hatáskört gyakorló személy, a kiadmányozó köteles az általa kiadott kiadmányon feltüntetni:
- az eredeti hatáskör címzettjét, valamint
- a kiadmányozásra jogosultat.
6.3.1.64 A képviselő-testület tagjai közül választott alpolgármester részére átadott kiadmányozási jogkör
Brczán Krisztifor alpolgármester:
- a polgármester 5 napon túli távolléte miatti helyettesítése esetében kiadmányozni jogosult a következő iratokat: a képviselő-testület működésével kapcsolatos iratok,
- a polgármester tartós, 10 napon túli távolléte esetében, valamint ha az ügy elintézési ideje szükségessé teszi, akkor a polgármester további kiadmányozási jogkörében jogosult a kiadmányozásra.
6.3.2. A jegyző részére átadott kiadmányozási jogkör
- a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyek – polgármesteri döntés szerinti – előkészítése során keletkező iratokat,
- a polgármester által átadott hatósági ügyekben való döntés-előkészítés és döntés iratait,
- a településrendezési tervvel kapcsolatos véleményeztetés, tárgyalásra meghívás, tájékoztatás, állami főépítésznek történő megküldés dokumentumait,
- a közzétételi feladatokkal kapcsolatos iratokat.
A jegyző a polgármesteri hivatal ügyintézőit az ügyintézők munkaköri leírása alapján vonja be a részére átruházott kiadmányozási jogkör gyakorlásához szükséges feladatok ellátásába.
7. A kiadmányozás ellenőrzése, felülvizsgálata
7.1. A felhatalmazás alapján ellátandó kiadmányozás ellenőrzése
A polgármester jogosult, és havonta rendszeresen, szúrópróbaszerűen köteles ellenőrizni az általa felhatalmazott személyek kiadmányozási tevékenységét.
Ha valamely felhatalmazott nem a jelen utasítás és a vonatkozó felhatalmazások alapján látja el jogkörét, akkor kezdeményezi az érintett személy felelősségre vonását.
Felelősségre vonásnak van helye:
- az átadott kiadmányozási jogon túli kiadmányozáskor, valamint
- ha a felhatalmazott nem élt a kiadmányozási joggal, és ezzel jogsértést követett el (pl.: nem hozta meg a szükséges döntést, vagy nem határidőben hozta meg stb.).
7.2. A kiadmányozás rendjének felülvizsgálata
A jelen utasítás
6. pontjában meghatározott kiadmányozási rend rendszeres felülvizsgálatáért az utasítást kiadó polgármester felelős.
Az utasítást – 30 napon belül – módosítani kell akkor, ha központi jogszabály és az önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzata a kiadmányozási jogköröket érintően változik.
Jelen utasítást 2011. év április hó 01. naptól kell alkalmazni.
Kelt: …………………………………
Király László s.k. polgármester
Melléklet: Az eseti kiadmányozási jog
A kiadmányozási joggal érintett ügy |
Eredeti hatáskört
gyakorló |
Kiadmányozó |
ügyiratszáma |
megnevezése |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Az önkormányzathoz tartozó közigazgatási terület leírása
1. Az önkormányzat határai:
a) Északról Maros folyó /Szeged-Tápé/
b) Keletről Klárafalva, Ferencszállás, Kiszombor
e) Délről Kübekháza, Szeged-Szőreg /részben/
g) Nyugatról Szeged-Szőreg
2. A település főbb adatai:
2.3. Lakos: (2011.01.01.) 3687 fő
A települési- képviselők, bizottsági tagok névjegyzéke
A képviselőtestület tagjainak névsora:
1. Király László polgármester
2. Brczán Krisztifor alpolgármester
3. Schultz Józsefné képviselő
4. Sillóné Varga Anikó képviselő
5. Sztán László képviselő
6. Karácsonyiné Fehérvári Szilvia képviselő
7. Györgyey János képviselő
A képviselő-testület állandó bizottságai, összetétele:
I. Pénzügyi, Ügyrendi és Kulturális Bizottság
1. Karácsonyiné Fehérvári Szilvia elnök
2. Schultz Józsefné képviselő
3. Györgyey János képviselő
Deszk Község Önkormányzat hivatalos hirdető helyei
A község területén az alábbi helyeken kell a testületi ülés meghívóját elhelyezni:
1. Tempfli tér 7. sz. előtti hirdetőszekrény
2. Tempfli téri fedett buszmegálló
3. Dózsa György utcai fedett buszmegálló
4. Alkotmány utcai (Szanatóriummal szembeni) fedett buszmegálló
5. Alkotmány utcai (TAUGÉP előtti) fedett buszmegálló
6. Május 1 utca 71/a. sz. alatt lévő kisbolt
7. Széchenyi István utca 49. szám előtti fedett buszmegálló
8. Péro Szegedinác utca és Kossuth köz kereszteződésében levő önkormányzati hirdetőszekrény
9. Csalogány utca 28. szám előtti önkormányzati hirdető-tábla
10. Szőregi sori buszforduló fedett buszmegálló
Az önkormányzati intézmények felsorolása
1. Deszki Művelődési Ház és Könyvtár: 6772 Deszk, Tempfli tér 8.
képviselő-testület munkaterve
Deszk Község Önkormányzat Képviselő-testületének
2011. évi munkaterve
1. Tájékoztató a két ülés között végzett munkáról, a községet érintő fontosabb eseményekről és az önkormányzati pályázatokról
2. Tájékoztató a lejárt határidejű határozatokról
3. A 2011. évi költségvetési rendelet első változatának megvitatása
4. Deszki Művelődési Ház és Könyvtár 2011. évi munkatervének jóváhagyása, a 2010. évi munkáról készített beszámoló értékelése
5. Pályázat kiírása a Deszki Művelődési Ház és Könyvtár igazgatói tisztségére
6. Társadalmi szervezetek tájékoztatója a 2010. évben végzett munkáról, beszámoló a 2010. évi önkormányzati támogatás felhasználásáról
Előadó: Társadalmi szervezetek vezetői
7. Beszámoló Deszk Község Közoktatásáért Közalapítvány 2010. évi munkájáról
Előadó: a kuratórium elnöke
8. Rendelet tervezetek, előterjesztések
10. Interpellációk, kérdések
2011. február 14. (hétfő)
1. Tájékoztató a két ülés között végzett munkáról, a községet érintő fontosabb eseményekről és az önkormányzati pályázatokról Előadó: polgármester
2. Tájékoztató a lejárt határidejű határozatokról
3. Tájékoztató a 2010. évi adófizetésről és tapasztalatairól
4. A 2011. évi költségvetési rendelet elfogadása
5. A kéményseprő ipari közszolgáltatás végzésére kiírt pályázatok elbírálása
6. A Tisza-Maros Víziközmű Üzemeltető Kft. beszámolója a 2010. évben végzett tevékenységéről, valamint a 2011. évi üzleti tervének megvitatása
Előadó: polgármester, a Kft. képviselője
7. Beszámoló az SZKTT Szociális Szolgáltató Központ 2010. évi tevékenységéről és a 2011. évi tervekről
8. Zárt ülés keretében: Tájékoztató az önkormányzati lakások bérleti díjának és közüzemi számláinak fizetési tapasztalatairól, és az épület állagának ismertetése
9. Rendelet tervezetek, előterjesztések
11. Interpellációk, kérdések
2011. március 28. (hétfő)
Tárgy: Tájékoztató a község gazdálkodásáról és a tárgyévi feladatokról
1. Tájékoztató a két ülés között végzett munkáról, a községet érintő fontosabb eseményekről és az önkormányzati pályázatokról és az önkormányzati pályázatokról Előadó: polgármester
2. Tájékoztató a lejárt határidejű határozatokról
3. Tájékoztató a kistérségi szervetek 2010. évi munkájáról és a 2011. évi tervekről
4. Az Önkormányzat 2011. évi közbeszerzési tervének elfogadása
5. A Deszki Művelődési Ház és Könyvtár igazgatójának a megválasztása
6. A „Majális” rendezvény előkészítése
7. Rendelet tervezetek, előterjesztések
9. Interpellációk, kérdések
2011. április 25. (hétfő)
1. Tájékoztató a két ülés között végzett munkáról, a községet érintő fontosabb eseményekről és az önkormányzati pályázatokról Előadó: polgármester
2. Tájékoztató a lejárt határidejű határozatokról
3. A 2010. évi zárszámadási rendelettervezet elfogadása
4. A 2010. évről szóló éves belső ellenőrzési jelentés elfogadása
5. Rendelet tervezetek, előterjesztések
7. Interpellációk, kérdések
1. Tájékoztató a két ülés között végzett munkáról, a községet érintő fontosabb eseményekről és az önkormányzati pályázatokról
2. Tájékoztató a lejárt határidejű határozatokról
3. Tájékoztató az oktatási intézmények és a Faluház által a szünidőben szervezett nyári programokról
4. A „Deszki Falunapok” rendezvény előkészítése
5. Rendelet tervezetek, előterjesztések
7. Interpellációk, kérdések
1. Tájékoztató a két ülés között végzett munkáról, a községet érintő fontosabb eseményekről és az önkormányzati pályázatokról
2. Tájékoztató a lejárt határidejű határozatokról
3. Tájékoztató az SZKTT Közoktatási Intézményeinek a 2010/2011. évi szakmai munkájáról és a 2011/2012. évi tervekről
Előadó: főigazgató, iskolaigazgató, óvodavezető
4. Rendelet tervezetek, előterjesztések
6. Interpellációk, kérdések
2011. július- Ülés szünet
2011. augusztus. 8. (hétfő)
1. Tájékoztató a két ülés között végzett munkáról, a községet érintő fontosabb eseményekről és az önkormányzati pályázatokról Előadó: polgármester
2. Tájékoztató a lejárt határidejű határozatokról
3. Kitüntetési javaslatok elbírálása
4. Rendelet tervezetek, előterjesztések
6. Interpellációk, kérdések
2011. szeptember. 12. (hétfő)
1. Tájékoztató a két ülés között végzett munkáról, a községet érintő fontosabb eseményekről és az önkormányzati pályázatokról Előadó: polgármester
2. Tájékoztató a lejárt határidejű határozatokról
3. A község közbiztonsági helyzetének az értékelése
4. A 2011. évi költségvetés I. féléves teljesítésének értékelése, beszámolója
5. A Bursa Hungarica Felsőoktatási Önkormányzati Ösztöndíjpályázathoz való csatlakozás
6. Rendelet tervezetek, előterjesztések
8. Interpellációk, kérdések
1. Tájékoztató a két ülés között végzett munkáról, a községet érintő fontosabb eseményekről és az önkormányzati pályázatokról Előadó: polgármester
2. Tájékoztató a lejárt határidejű határozatokról
3. 2011. évi belső Ellenőrzési Terv jóváhagyása
5. Interpellációk, kérdések
2011. november 21. (hétfő)
1. Tájékoztató a két ülés között végzett munkáról, a községet érintő fontosabb eseményekről és az önkormányzati pályázatokról Előadó: polgármester
2. Tájékoztató a lejárt határidejű határozatokról
3. A 2011. évi költségvetés háromnegyed éves teljesítésének értékelése Előadó: polgármester
4. A 2012. évi költségvetési koncepció megvitatása Előadó: polgármester
5. A Képviselő-testület 2012. évi munkatervének elfogadása
6. Rendelet tervezetek, előterjesztések
8. Interpellációk, kérdések
2011. december 12. (hétfő)
1. Tájékoztató a két ülés között végzett munkáról, a községet érintő fontosabb eseményekről és az önkormányzati pályázatokról Előadó: polgármester
2. Tájékoztató a lejárt határidejű határozatokról
3. A helyi adórendeletek felülvizsgálata
4.Kötelező közszolgáltatások díjainak felülvizsgálata
Közszolgáltatást végző cégek képviselői
5. Az önkormányzati lakások bérleti díjának felülvizsgálata
6. Átmeneti gazdálkodásról szóló rendelettervezet elfogadása
7. Az Önkormányzat és Deszki Szerb Önkormányzat, valamint a Deszki Kisebbségi Cigány Önkormányzat közötti gazdálkodásra vonatkozó megállapodás elfogadása
Előadó: polgármester
8. Rendelet tervezetek, előterjesztések
10. Interpellációk, kérdések
A munkatervben foglaltaktól a Képviselő-testület szükség esetén eltérhet!
A képviselő-testületi tagok kapcsolattartási rendjének területi felosztása
Deszki Polgármesteri Hivatal
Szervezeti és Működési Szabályzata
A Polgármesteri Hivatal – saját hatáskörében – figyelembe véve a költségvetési szervek Szervezeti és Működési Szabályzata tartalmára vonatkozó előírásokat a következők szerint határozza meg a Szervezeti és Működési Szabályzatát.
I. A Polgármesteri Hivatal azonosító adatai, jogállása
Deszki Polgármesteri Hivatal
A hivatal rövidített megnevezése:
Deszki Polgármesteri Hivatal
2. A Polgármesteri Hivatal székhelye
Székhely: 6772 irányítószám Deszk község Tempfli tér 7. házszám
70Telephely: 6772 irányítószám Deszk község Tempfli tér 8.
3. Az alapításra vonatkozó adatok
Törzskönyvi azonosító száma: 830580
Az alapító okirat kelte, adatai:
2015. 01. 01 164/2014. (XI.25.) önkormányzati határozat
2013. 03. 01. 31/2013. (II.13.) önkormányzati határozat
2010.02.15. 27/2010. (II.15.) Kt. hat.
2009.05.18. 70/2009. (V.18.) Kt. hat.
2008.05.09. 74/2008. (V.9.) Kt. hat.
2008.01.21. 8/2008. (I.21.) Kt. hat.
2005.02.28. 10157/80/05
2003.12.01. 10047/498/2003
2000.02.10. 10047/498/03
Törzskönyvi bejegyzés dátuma: 1978. 08. 01.
Az alapítás időpontja: 1990. 09. 30.
4. A Polgármesteri Hivatal jogállása
A Polgármesteri Hivatal egységes feladata az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos tevékenységek ellátása.
A Polgármesteri Hivatal az államháztartási törvény alapján költségvetési szerv, melynek jogi személyisége – tekintettel arra, hogy a helyi önkormányzatokról szóló törvény szerint valamennyi tulajdonosi- és gazdálkodási jog, valamint az önkormányzati vagyonnal való rendelkezési jog a képviselő-testületet illet meg – az önkormányzati gazdálkodás végrehajtására terjed ki.
5. A Polgármesteri Hivatal gazdálkodása
A Polgármesteri Hivatal önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv.
A Polgármesteri Hivatal költségvetése az önkormányzati költségvetés része, előirányzatai az önkormányzati rendeletben – mint költségvetési szervnek – elkülönítetten szerepelnek.
6. A Polgármesteri Hivatal hivatalos bélyegzői
A Polgármesteri Hivatal hivatalos bélyegzőinek lenyomatát, valamint a bélyegzőhasználati rendet külön belső szabályzat tartalmazza.
II. Az ellátandó feladatok
A Polgármesteri Hivatal általános feladatai:
- a képviselő-testület és a bizottság működésével, valamint a polgármester és a jegyző tevékenységével kapcsolatban meghatározott feladatok ellátása,
- többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége
- a helyi képviselők és az országgyűlési képviselők munkájának segítése,
- a társadalmi szervekkel, társszervekkel, közszolgáltatást végző szervekkel való együttműködés.
A Polgármesteri Hivatal által ellátandó alaptevékenységet meghatározó jogszabályok jegyzékét az 1. számú melléklet tartalmazza.
A jogszabályjegyzék aktualizálásáért a jegyző tartozik felelősséggel.
III. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése és
1. A hivatal szervezeti felépítése
A hivatal engedélyezett létszámkeretét minden évben az önkormányzat költségvetésről szóló rendelete határoz meg.
A hivatal élén a jegyző áll.
A jegyzőnek alárendelve működnek a következő csoportok:
- Titkárság
- Gazdasági csoport (pénzügy, adóügy, munkaügy, társulások)
- Igazgatási csoport (szociális-, igazgatási ügyek, műszaki ügyek, iktatás, pályázatírás)
- Közterület felügyelet
A Polgármesteri Hivatal szervezeti ábráját a 2. számú melléklet tartalmazza.
1.1. A Polgármesteri Hivatal irányítási feladata
A polgármester a hivatal irányításával kapcsolatban:
- meghatározza a hivatal önkormányzati tevékenységet segítő munkáját, beleértve a polgármesteri tevékenységének segítését, a képviselők munkájának támogatását, valamint a bizottságok elnökei által kért hivatali közreműködést,
- a jegyző javaslatára előterjesztést nyújt be a képviselő-testületnek a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti tagozódásának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására, a vonatkozó döntés alapján ellenőrzi, hogy a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata, valamint a működés tényleges rendje az önkormányzati döntésnek megfelel-e,
- a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét, egyes ügyekben a kiadmányozás teljes-, vagy rész jogát a hivatal dolgozóira átruházhatja,
- meghatározza azt, hogy mely munkakörök vonatkozásában kíván egyetértési jogot gyakorolni a kinevezés, a felmentés, a vezetői megbízás, a vezetői megbízás visszavonás, a jutalmazás vonatkozásában,
- rendszeresen tájékozódik a hivatal önkormányzati munkát segítő tevékenységéről.
1.2. A jegyző által ellátott feladat- és hatáskörök
A jegyző alapvető feladat- és hatáskörét a központi jogszabályok, valamint a helyi önkormányzati rendeletek határozzák meg.
A jegyző főbb feladat- és hatásköre:
- vezeti a Polgármesteri Hivatalt, ennek keretében gyakorolja a munkáltatói jogköröket, meghatározza az egyes csoportok feladatait,
- szervezi a hivatal munkáját, ennek érdekében rendszeresen értekezletet tart,
- rendszeres munkakapcsolatot tart fenn a polgármesterrel, valamint a bizottsági elnökkel az önkormányzati és a bizottsági tevékenységük segítése érdekében,
- folyamatosan kapcsolatot tart a szervezeti egységek vezetőivel,
- feladat- és hatáskörében szabályozza a kiadmányozás rendjét,
- képviseli a Polgármesteri Hivatalt,
- gondoskodik a dolgozók továbbképzéséről,
- kiadja a hivatal megfelelő működéséhez szükséges belső szabályzatokat,
- biztosítja a megfelelő színvonalú szakmai munkát.
1.3. Az aljegyző által ellátott feladat –és hatáskörök
Az aljegyző feladatait a jegyző irányításával látja el. Az aljegyző a jegyző távolléte esetén annak teljes körű helyettese, ennek megfelelően ellátja a helyettesítés során felmerülő feladatokat.
2. Az egyes szervezeti egységek feladatai
A hivatal szervezeti struktúrájában a csoportok nagy szerepet játszanak, így a csoportvezetők:
- felelősek a csoportjuk munkájáért, annak szakmai, jogszerű működéséért,
- felelősek a csoportjuk feladatkörébe tartozó, valamint az eseti kiadmányozás alapján rájuk bízott feladatok előkészítéséért és határidőben való végrehajtásáért,
- gyakorolják a részükre átadott kiadmányozási jogot,
- előkészítik a csoportjuk által érintett előterjesztéseket, tevékenységi területükhöz kapcsolódva segítik a polgármester, az alpolgármester, a képviselők, valamint a bizottságok munkáját,
- gyakorolják a részükre átadott munkáltatói jogokat,
- rendszeresen ellenőrzik a csoportjuk tevékenységét, beszámolnak a csoport munkájáról,
- kapcsolatot tartanak más csoport vezetőivel, az intézményekkel, egyéb szervekkel.
2.1 Titkárság
- a képviselő-testület működéséhez kapcsolatos feladatok
- ügyirat kezelési feladatok ellátása
- kereskedelmi tevékenységgel kapcsolatos egyes hatósági ügyek előkészítése
2.2. Gazdasági csoport (pénzügy, adóügy, munkaügy)
A hivatal gazdasági szervezeti feladatait ellátó csoport, mely az önkormányzat, a hivatal, az önkormányzat költségvetési szervei, valamint a társulások tekintetében az alábbi feladatokat látja el:
a) költségvetési gazdálkodással kapcsolatos feladatok:
- a költségvetési rendelet megfelelő tartalmi- és szerkezeti összeállítása (a hatályos jogszabályoknak való megfelelés biztosítása),
- a gazdálkodás helyzetéről szóló tájékoztatás előkészítése,
- az éves zárszámadási rendelet és előterjesztés megfelelő tartalmi- és szerkezeti összeállítása (a hatályos jogszabályoknak való megfelelés biztosítása),
- a költségvetési rendeletmódosítások előkészítése, a központi előirányzat-módosításból fakadó helyi rendeletmódosítási kötelezettség nyilvántartása, nyomon követése,
- a normatív állami támogatások igénylése, és a támogatásokkal való elszámolás,
b) működéssel kapcsolatos pénzügyi, bonyolítási feladatok:
- a pénzintézeten keresztül történő pénzforgalom bonyolítása,
- a készpénzforgalom bonyolítása,
- a szállítókkal és a vevőkkel kapcsolatos feladatok ellátása,
- főkönyvi könyvelési feladatok,
- analitikus könyvelési feladatok,
- egyes pénzgazdálkodási feladatok (pl.: érvényesítés, teljesítés szakmai igazolása, felhatalmazás alapján az ellenjegyzés stb.),
- a személyi juttatások és a járulékok kifizetésével és elszámolásával kapcsolatos feladatok,
- egyes munkaügyi nyilvántartási feladatok,
- vagyonhasználattal- és hasznosítással kapcsolatos feladatok,
- a beruházások és felújítások pénzügyi lebonyolítása,
- pályázati tevékenységek – ezen belül különösen a pályázatok pénzügyi tervei és a pénzügyi elszámolások,
- közműfejlesztési támogatással kapcsolatos feladatok,
c) adóztatással kapcsolatos feladatok:
- helyi adórendeletek érvényesüléséről szóló tájékoztatás,
- adó-nyilvántartási feladatok,
- adóbehajtási feladatok,
- adó-megállapítási tevékenység,
- adóellenőrzés,
- az adókkal kapcsolatos tájékoztatás,
- az adók módjára kezelendő tartozások, díjak kezelése.
A szervezeti egység vezetőjének munkaköri megnevezése: gazdasági vezető.
A szervezeti egység vezetőjének feladat- és hatásköre:
- általános pénzügyi-gazdálkodási feladatok,
- pénzügyi feladatok,
- költségvetési gazdálkodási feladatok.
(A részletes feladat- és hatáskörök, valamint a hatáskör gyakorlásának módjai a munkaköri leírásban kerülnek részletezésre.)
A szervezeti egységhez tartozó munkakörök:
a) gazdálkodási ügyintéző,
d) adóügyi ügyintéző
Az egyes munkakörökhöz tartozó feladat- és hatáskörök, a hatáskörgyakorlás módja:
a) gazdálkodási ügyintéző:
- a költségvetési tervezési feladatok elkészítése,
- havi beszámolási feladatok,
- a gazdálkodás helyzetéről szóló tájékoztatási feladatok,
- éves beszámolási feladatok,
- információszolgáltatás,
- az állami forrásokkal kapcsolatos feladatok,
- előirányzatokkal kapcsolatos feladatok,
- a folyamatos gazdálkodási tevékenységhez kapcsolódó feladatok,
- vagyonrendelettel kapcsolatos feladatok,
- leltározással kapcsolatos feladatok,
- selejtezéssel kapcsolatos feladatok,
- költségvetéssel és beszámolással kapcsolatos feladatok,
- az államháztartással összefüggő közérdekű adatok közzé-, valamint hozzáférhetővé tételével kapcsolatos feladat- és hatáskörök,
- a kontírozási tevékenységet megelőző feladatok ellátása,
- főkönyvi számlakijelölés, kontírozás,
- az érvényesítés dokumentálása,
- a folyamatos feladatellátáshoz szükséges információk,
- főkönyvi könyvelési feladatok,
- analitikus könyvelési feladatok,
- bankszámlaforgalommal kapcsolatos feladatok,
- utalásokkal kapcsolatos feladatok,
- finanszírozással kapcsolatos feladatok,
- számlázással kapcsolatos feladatok,
- a pénztár- és pénzkezelés általános szabályai megtartásával kapcsolatos feladatok,
- a házipénztárosi feladatok ellátása,
- pénztárzárlat, napi záró pénzkészlet,
- a készpénzszállítás,
- a készpénzkezeléssel kapcsolatos speciális feladatok,
- a pénztárkezelés során a bizonylatokkal kapcsolatos feladatok,
- az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása,
- a letétek és az értékpapírok kezelése, nyilvántartása,
- az ellátmányokkal kapcsolatos tevékenység,
- kerekítéssel kapcsolatos feladatok,
- kinevezésekkel és módosításaival,
- szabadságolási ütemterv készítésével,
- szabadságok nyilvántartásával kapcsolatos feladat-és hatáskörök.
- általános adóügyi feladat- és hatáskörök ellátása,
- helyi adóval kapcsolatos feladatok,
- gépjárműadóval kapcsolatos feladatok,
- termőföld bérbeadásából származó jövedelemadóval kapcsolatos feladatok,
- talajterhelési díjjal kapcsolatos feladatok,
- adók nyilvántartásával, elszámolásával kapcsolatos feladatok,
- adózás rendjével kapcsolatos feladatok,
- az adóigazgatási-, hatósági- és végrehajtási eljárással kapcsolatos feladatok.
(A részletes feladat- és hatáskörök, valamint a hatáskör gyakorlásának módjai a munkaköri leírásban kerülnek részletezésre.)
2.3. Igazgatási csoport (szociális-, - igazgatási ügyek, műszaki ügyek, iktatás és adminisztráció)
a) Szociális gondoskodás, szociálpolitikai feladatok
- a központi szociális jogszabályok érvényre juttatása,
- a helyi szociális rendeletek hatályosulásának elősegítése, javaslatok kidolgozása a hatékonyabb, eredményesebb helyi szociális ellátásra,
- a szociális tárgyú döntések előkészítése, közreműködés a végrehajtásban,
- a szociális törvény alapján vezetendő analitikus nyilvántartások vezetése, rendszeres karbantartása,
- tájékoztatás biztosítása a szolgáltatástervezési koncepció elkészítéséhez, felülvizsgálatához,
- a helyi munkanélküliség helyzetének figyelemmel kísérése,
- a közcélú foglalkoztatás segítése,
- a szociális ellátást biztosító intézmények tevékenységének figyelemmel kísérése.
A munkakörhöz tartozó feladat- és hatáskör, a hatáskörgyakorlás módja:
- az önkormányzati rendelettel és szabályozásokkal,
- a szociális eljárás során ellátandó általános feladatokkal,
- a pénzbeli szociális ellátásokkal,
- a természetben nyújtott szociális ellátásokkal,
- a szociális alap- és szakellátásokkal,
- a személyes gondoskodást nyújtó szociális intézmény fenntartásával,
- az intézményi jogviszonnyal,
- a nyilvántartás vezetési- és információs feladatokkal kapcsolatos feladat- és hatáskör.
b) Általános igazgatási feladatok
- születés anyakönyvezésével kapcsolatos feladatok,
- halálozás anyakönyvezésével kapcsolatos feladatok,
- házasság anyakönyvezésével kapcsolatos feladatok,
- népesség-nyilvántartási feladatok, adatszolgáltatás biztosítása a település demográfiai adatairól a képviselő-testületi és egyéb hivatali döntések megalapozásához,
- házasságkötés, és egyéb családi ünnepeken való közreműködés,
- adatszolgáltatás az ASZA rendszerben,
- Jegyzői Adattisztító Rendszer kezelése,
- Közhiteles Címregiszter kezelése
- anyakönyvi ügyek
- népesség-nyilvántartással kapcsolatos ügyek
- hagyatéki eljárással kapcsolatos ügyek
- humánpolitikával kapcsolatos ügyek
A munkakörhöz kapcsolódó feladat- és hatáskörök:
- az állampolgársági ügyekkel,
- az általános anyakönyvvezetői feladatokkal,
- a házasságkötéssel kapcsolatos anyakönyvvezetői feladatokkal,
- a névviseléssel, a névmódosítással, a névváltoztatással,
- az általános anyakönyv vezetési feladatokkal,
- az anyakönyvezetést követő és egyéb eljárásokkal,
- az anyakönyvek vezetésévével,
- az adatszolgáltatással,
- a nyilvántartási feladatokkal,
- a hatósági igazolvánnyal és a közokirattal kapcsolatos feladatokkal,
- az adatszolgáltatási feladatokkal,
- a lakcím-nyilvántartási feladatokkal,
- a személyes adatok védelmével,
- a nyilvántartások vezetésével
- haláleset bejelentésével kapcsolatos feladatokkal,
- hagyatéki leltározással,
- a hagyatéki leltár kitöltésével,
- közjegyzővel történő együttműködéssel,
- biztosítási intézkedésekkel kapcsolatos feladat- és hatáskörök.
A feladatokat ellátó dolgozó munkakörének megnevezése: anyakönyvvezető, szociális ügyintéző.
(A részletes feladat- és hatáskörök, valamint a hatáskör gyakorlásának módjai a munkaköri leírásban kerülnek részletezésre.)
c) Műszaki ügyekkel kapcsolatos feladatok
- önkormányzati útkezelési feladatok,
- települési szilárd- és kommunális hulladékkezelési feladatok,
- építésügyi feladatok,
- helyi rendezési tervvel kapcsolatos feladatok,
- közvilágítási feladatok,
- környezetvédelmi feladatok,
- helyi építészeti örökségvédelmi feladatok,
- beruházási- és felújítási tevékenységek műszaki előkészítése, ellenőrzése,
- településfejlesztési programok előkészítése.
(A részletes feladat- és hatáskörök, valamint a hatáskör gyakorlásának módjai a munkaköri leírásban kerülnek részletezésre.)
A feladatokat ellátó dolgozó munkakörének megnevezése:
Műszaki ügyintéző feladat- és hatásköre:
- a nyilvántartási feladatokkal,
- a közérdekű védekezéssel,
- a földdel kapcsolatos feladatokkal,
- az önkormányzati rendeletekkel, helyi szabályozással és döntésekkel,
- a településfejlesztési feladatokkal,
- a beruházásokkal,
- az energetikával,
- a statisztikával és a nyilvántartásokkal,
- az építésügyi pályázatokkal és
- az építésügyi közbeszerzéssel
kapcsolatos feladat- és hatáskörök.
(A részletes feladat- és hatáskörök, valamint a hatáskör gyakorlásának módjai a munkaköri leírásban kerülnek részletezésre.)
d) Iktatási és adminisztrációs feladatok
A feladatokat ellátó dolgozó munkakörének megnevezése:
a) ügykezelő
Az Iratkezelési Szabályzat tartalmazza a feladathoz kapcsolódó részletes eljárási rendet.
- Deszk és a Dél-alföldi Térségi Hulladékgazdálkodási Társulás terület, - térség és - gazdaság fejlesztésével kapcsolatos ügyintézés, koncepciók kidolgozása,
- folyamatos pályázatfigyelés és írás, kapcsolattartás a pályázatok kiíróval, irányító hatóságokkal,
- közbeszerzési eljárások előkészítése, lebonyolítása, közbeszerzésekkel kapcsolatos egyéb feladatok ellátása.
A feladatokat ellátó dolgozó munkakörének megnevezése:
2.4. Közterület felügyelet
A képviselőtestület a községi közterületek rendjének és tisztaságának védelmével az 1999. évi LXIII. tv.
1. § (2) bekezdése alapján a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységeként közterület-felügyeletet hozott létre.
A közterület-felügyelet tevékenysége során az 1999. évi LXIII. törvény, a végrehajtására kiadott rendeletek, valamint a vonatkozó helyi rendeletek alapján látja el. Közterület felügyelettel kapcsolatos feladatok
- a közterületek jogszerű használatának, a közterületen folytatott engedélyhez, illetve útkezelői hozzájáruláshoz kötött tevékenység szabályszerűségének ellenőrzése;
- a közterület rendjére és tisztaságára vonatkozó jogszabály által tiltott tevékenység megelőzése, megakadályozása, megszakítása, megszüntetése, illetve szankcionálása;
- közreműködés a közterület, az épített és a természeti környezet védelmében;
- közreműködés a közrend, a közbiztonság védelmében;
- közreműködés az önkormányzati vagyon védelmében;
- közreműködés a köztisztaságra vonatkozó jogszabályok végrehajtásának ellenőrzésében;
- közreműködés állat-egészségügyi és ebrendészeti feladatok ellátásában.
A feladatokat ellátó dolgozó munkakörének megnevezése: közterület-felügyelő
(A részletes feladat- és hatáskörök, valamint a hatáskör gyakorlásának módjai a munkaköri leírásban kerülnek részletezésre.)
A munkaköri leírások jelentősége
A jegyző köteles elkészíteni a dolgozók munkaköri leírását.
A csoportvezető a csoportjába tartozó dolgozók munkaköri leírásának meglétéért felelős.
A munkaköri leírásokat rendszeresen felül kell vizsgálni.
A munkaköri leírásokban részletesen meg kell határozni az adott munkakör által ellátandó feladatokat.
3. A Polgármesteri Hivatal belső- és külső kapcsolattartásának rendje
3.1. A belső kapcsolattartás
A hivatalon belüli kapcsolattartás legfőbb formái:
- a jegyző által tartott:
- heti munkaértekezlet csoportvezetőnek,
- apparátusi értekezlet havonta egyszer, illetve év végén éves összegző értekezlet.
Heti munkaértekezlet csoportvezetőnek
A hivatalon belül a megfelelő belső kapcsolattartás érdekében a jegyző hetente, valamint ezen túlmenően szükség szerint a csoportvezető bevonásával értekezletet tart.
Az értekezletek célja, hogy:
- a jegyző tájékoztatást adjon a következő időszak kiemelt feladatairól, és konkrét utasításokat, munkaszervezési intézkedéseket tegyen, másrészről
- beszámoltassa a csoportvezetőt az általuk és csoportjuk által végzett feladatokról,
- a csoportvezető kérdéseket tehessenek fel, javaslatokat fogalmazhasson meg a hivatallal kapcsolatos, valamint a feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyekben.
A jegyző szükség szerint éves munkatervet is készíthet, melyben ütemezi a hivatal által ellátandó rendszeres- és alkalmi feladatokat.
A jegyző a polgármestert az értekezletre előzetesen meghívja, és részére az értekezleten biztosítja a tanácskozási jogot.
Havi/éves munkaértekezlet az apparátus részére
A jegyző a hivatal dolgozói részére havonta legalább egy alkalommal, illetve év végén éves összegző értekezletet tart.
Az értekezleten ismertetni kell:
- a hivatal egyes feladat- és hatáskörével összefüggő jelentős jogszabályi változásokat,
- belső továbbképzés keretében azokat az újdonságokat, melyek ismerete a dolgozók vagy a dolgozók meghatározott csoportjai részére fontosak a megfelelő színvonalú munkavégzéshez,
- az aktuális képviselő-testületi ülésen megtárgyalt anyagok ismertetése.
Az év végi éves összegző értekezleten:
- a hivatal éves tevékenységének értékeléséről szóló beszámolót,
- a hivatal egészére vonatkozó teljesítménykövetelményeket,
- a hivatal köztisztviselőinek teljesítményértékelését,
- a hivatal személyi állományának mennyiségi- és végzettségi összetételét, a dolgozói leterheltséget és a belső átszervezési javaslatot,
- a hivatali munkavégzés tárgyi feltételeinek értékelését, a javasolt fejlesztéseket.
A jegyző a polgármestert az értekezletre előzetesen meghívja, és részére az értekezleten biztosítja a tanácskozási jogot.
3.2. A Polgármesteri Hivatal külső kapcsolatai
A Polgármesteri Hivatalnak szoros kapcsolatban kell állnia:
- a polgármesterrel, az alpolgármesterrel,
- a képviselőkkel és
- a bizottsági tagokkal.
A hivatalnak gondoskodnia kell a képviselő-testületi és bizottsági ülések:
- meghívóinak elkészítéséről,
- előterjesztéseinek elkészítéséről,
- jegyzőkönyveinek elkészítéséről,
- a döntések nyilvántartásáról,
- a döntések végrehajtásáról.
A Polgármesteri Hivatal külső kapcsolatai magukba foglalják a Polgármesteri Hivatal képviseletének jogát is. A Polgármesteri Hivatalt a jegyző képviselheti, míg a csoportvezetők a jegyző által meghatározott esetben, adott ügyben jogosultak csak képviselni a hivatalt.
A köztisztviselők kötelesek köztisztviselőhöz, a Polgármesteri Hivatalhoz és a közszférához méltóan viselkedni, olyan magatartást tanúsítani, amely nem ellentétes a hivatásuk szellemiségével.
A jegyző a Polgármesteri Hivatal képviseletében köteles kapcsolatot tartani:
- a Csongrád Megyei Kormányhivatallal,
- az államháztartási hivatallal,
- a megyei, valamint a környékbeli települések jegyzőivel,
- a település ellátását biztosító önkormányzati intézmények vezetőivel,
- a közszolgáltatásokban közreműködő egyéb szervekkel,
- a településen működő, az önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott helyi társadalmi szervezetekkel, közösségekkel.
4. A helyettesítés rendje
A jegyzőt az aljegyző helyettesíti. A jegyző további helyettesítése a kiadmányozás rendjében és a munkaköri leírásokban foglaltak szerint történik.
A szervezeti egység vezetőjét a vezető által kijelölt helyettes, vagy helyettesek helyettesítik. Ha a feladat- és hatáskör eredeti jogosultja a jegyző, akkor a jegyző maga láthatja el a helyettes helyett a feladatot.
Az egyes szervezeti egységeken belül a belső helyettesítések rendjét a jegyző határozza meg.
A jegyzőnek kell gondoskodnia arról, hogy a Polgármesteri Hivatalban kiadott munkaköri leírások pontosan meghatározzák:
- az adott munkakört helyettesítő munkaköröket, valamint
- az adott munkakör által helyettesítendő munkaköröket.
5. A munkáltatói jogok gyakorlásának rendje (ideértve az átruházott munkáltatói jogokat is)
5.1. A jegyző és az aljegyző feletti munkáltatói jog gyakorlása
A jegyzőt és az aljegyzőt a polgármester nevezi ki.
A jegyző és az aljegyző feletti egyéb munkáltatói jogokat a polgármester gyakorolja.
5.2. A Polgármesteri Hivatal köztisztviselői feletti munkáltató jog gyakorlása
A köztisztviselők feletti munkáltatói jogok gyakorlási rendjét külön belső szabályzat (közszolgálati szabályzat) tartalmazza.
6. A Polgármesteri Hivatalhoz rendelt költségvetési szervek
A Polgármesteri Hivatalhoz nincs hozzárendelt költségvetési szerv.
7. A Polgármesteri Hivatal munkarendje és ügyfélfogadási rendje
7.1. A Polgármesteri Hivatal dolgozóinak munkarendje
A hivatali munkarend rugalmas az általános munkaidő heti 40 óra
A rugalmas munkaidő két részből áll, törzsidő és peremidő.
A törzsidő az a munkaidő, amelyet a köztisztviselő köteles a munkahelyén tartózkodni és a munkáját végezni. Az ügyfélfogadás ideje törzsidőnek számít. Peremidő amikor a köztisztviselő munkát végezhet. A havi kötelező óraszám a munkanapok és a munkarend szerinti munkaidő alapján kerül megállapításra. A kötelező óraszámtól eltérni nem lehet.
A Polgármesteri Hivatal köztisztviselőinek munkarendje:
A munkaközi szünetet 11.30–13.00-ig tartó időtartamon belül 30 percben lehet igénybe venni.
Törzsidő:
hétfő: 8.00–16.00-ig,
kedd 9.30-14.00-ig,
szerda 8.00-17.00-ig,
csütörtök: 9.30-13.00-ig,
péntek: 8.00–12.00-ig tart.
Peremidő:
hétfő: 6.30–8.00-ig, 14.00-17.00-ig,
kedd 6.30-9.30-ig, 14.00-17.00-ig,
szerda 6.00-8.00-ig, 17.00-18.00-ig,
csütörtök: 6.30-9.30-ig, 13.00-16.00-ig,
péntek: 6.30-8.00–ig, 12.00-14.00-ig tart.
A köztisztviselő a titkárságon kezelt jelenléti ívre a beérkezéskor, illetve a távozáskor köteles annak időpontját rávezetni és aláírásával igazolni. A munkakezdés, illetve befejezés idejének a már megkezdett időpont utáni negyedórát kell tekinteni. (Pl. 7.20 helyett 7.30, illetve 15.50 helyett 16.00 kell bevezetni)
A Polgármesteri Hivatal nem köztisztviselőinek munkarendjét az 5. számú melléklet tartalmazza.
7.2. A Polgármesteri Hivatal ügyfélfogadási rendje71
A hivatali ügyfélfogadás ideje alatt biztosítani kell:
- a jegyző, a csoportvezető esetében a helyettes személyt,
- csoport esetében pedig legalább 1 fő jelenlétét.
Amennyiben a jegyzőt vagy a csoportvezetőt az ügyfélfogadási időben helyettesíteni kell, akkor a helyettesítés tényéről, a hivatal hirdetőtábláján vagy az önkormányzat honlapján tájékoztatást kell adni.
Az ügyfélfogadáshoz szükséges létszám biztosítása a csoportvezető feladata.
A köztisztviselőnek munkaidőn kívül is kötelessége ellátni egyes tevékenységeket, és közreműködni a jegyző kijelölése alapján a következő feladatokban:
- házasságkötés.
A képviselőket, az alpolgármestert, a bizottsági tagot és a polgármestert a hivatal ügyintézői kötelesek:
- ügyfélfogadási időben soron kívül fogadni és
- ügyfélfogadási időn kívül is fogadni.
7.3. A köztisztviselőkre vonatkozó munkaügyi szabályok
A köztisztviselőkre vonatkozó munkaügyi szabályokat a helyi rendelet alapján külön belső szabályzatok tartalmazzák.
7.4. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség
A közszolgálatban álló személy vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettsége az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló
2007. évi CLII. törvény szerint a következő okokból keletkezhet:
- a közszolgálatban álló személy (önállóan vagy testület tagjaként) javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult közigazgatási hatósági vagy szabálysértési ügyben /
3. § (1) a)/,
- a közszolgálatban álló személy (önállóan vagy testület tagjaként) javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult közbeszerzési eljárás során /
3. § (1) b)/,
- a közszolgálatban álló személy (önállóan vagy testület tagjaként) javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult feladatai ellátása során /
3. § (1) c)/:
- költségvetési vagy egyéb pénzeszközök felett, továbbá
- önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás során és
- önkormányzati pénzügyi támogatások tekintetében,
- a közszolgálatban álló személy (önállóan vagy testület tagjaként) javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult egyedi önkormányzati támogatásról való döntésre irányuló eljárás lefolytatása során /
3. § (1) d)/,
- a közszolgálatban álló személy (önállóan vagy testület tagjaként) javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult állami vagy önkormányzati támogatások felhasználásának vizsgálata vagy a felhasználással való elszámolás során /
3. § (1) e)/,
- vezetői megbízással rendelkező köztisztviselő /
3. § (2) c)/.
A Polgármesteri Hivatalban foglalkoztatottak vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettsége:
Vagyon-nyilatkozattételi kötelezettség jegyző és gazdasági vezető esetében évente, ügyintéző és közterület-felügyelő esetében 2 évente áll fenn.
Munkakör pontos
megnevezése |
Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségség oka |
3. §
(1) a) |
3. §
(1) b) |
3. §
(1) c) |
3. §
(1) d) |
3. §
(1) e) |
3. §
(2) c) |
Jegyző |
x |
x |
x |
x |
x |
x |
Csoportvezető |
x |
|
x |
x |
x |
x |
Titkárság tagja (ügyintéző-hatósági ügy előkészítésében részt vevő) |
x |
|
|
|
|
|
Pénzügyi csoport tagja (ügyintéző) |
|
x |
x |
x |
x |
|
Igazgatási csoport tagja (ügyintéző) |
x |
|
x |
x |
|
|
Közterület felügyelő |
x |
|
x |
x |
x |
|
IV. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje
A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az államháztartás működési rendjéről szóló
368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet rendelkezése alapján a jegyző a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat mellékleteként kezeli.
A jegyző felelős azért, hogy:
- a szabályozás a vonatkozó központi útmutatók figyelembevételével készüljön, és
- rendszeresen felülvizsgálatra kerüljön.
V. Az iratkezelésre vonatkozó szabályok
1. Az iratkezelés szervezeti rendje
A Polgármesteri Hivatalban az iratkezelés – a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően – központilag történik.
Az iktatást:
- Igazgatási csoport szervezeti egység,
- általános igazgatási ügyintéző munkakörű személy – munkaköri leírásban meghatározott feladatként – végzi.
A központi iratkezelés során a Polgármesteri Hivatalra vonatkozóan egy helyen, folyamatosan és egy iktatókönyvben (számítógépen) történik az iktatás.
2. Az iratkezelés és az iratkezeléssel összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatáskörök
Az iratkezeléssel kapcsolatos tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatáskörök:
Megnevezés |
Jogszabályi hivatkozás |
Feladatellátó/jogosult |
Az iratkezelési szabályzat elkészítése |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
4. §
(3) |
Jegyző |
Az iratkezelési szabályzat jóváhagyásra való megküldése |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
4. §
(3) |
Jegyző |
Az iratkezelési szabályzat mellékletét képező irattári terv évenkénti felülvizsgálata |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
3. §
(2) |
Jegyző |
Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtása |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
5. §
|
Jegyző |
Összhang biztosítása folyamatosan a belső szabályzatok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési eljárások között |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
5. §
|
Jegyző |
Az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakítása és működtetése |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
5. §
|
Jegyző |
Az iratkezeléshez szükséges tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosítása, felügyelete |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
5. §
|
Jegyző |
Az iratkezelés – jogszabályban, és a hivatal iratkezelési szabályzatában meghatározott követelmények szerinti – megszervezése |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
6. §
|
Jegyző |
Az iratkezelés felügyelete:
- az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzése,
- intézkedés az iratkezelés során tapasztalt szabálytalanságok megszüntetéséről,
- gondoskodás az iratkezelést végzők szakmai képzéséről, továbbképzéséről,
- iratkezelési segédeszközök biztosítása (iratkezelési segédeszköz pl.: iktatókönyv) |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
7. §
|
Jegyző, mint az iratkezelés felügyeletével megbízott
vezető |
Az iratok és az adatok védelmével kapcsolatos feladatok |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
8. §
(2) |
Jegyző, mint az iratkezelés felügyeletével megbízott
vezető |
Az iktatás – jelen Szervezeti és Működési Szabályzat dokumentumban meghatározott módon történő – megszervezése |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
16. §
(2) |
Jegyző, mint az iratkezelés felügyeletével megbízott
vezető |
Nyilvántartás vezetése a kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
54. §
|
Jegyző, mint az iratkezelés felügyeletével megbízott
vezető |
Bizottság kijelölése az iratselejtezésre |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
64. §
(1) |
Jegyző, mint az iratkezelés felügyeletével megbízott
vezető |
Iratmegsemmisítés |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
64. §
(4) |
Jegyző |
Nem selejtezhető iratok illetékes levéltárnak adása |
1995. évi LXVI törvény 9. § (1) bekezdés g) pontja |
Jegyző |
Az iratkezelés rendjének megváltoztatása |
335/2005. (XII. 29.)
Korm. rend.
68. §
(1) |
Jegyző |
Az elektronikus iratkezeléssel kapcsolatos iktatási feladatokra való felkészülés |
|
Jegyző |
3. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető
Az iratkezelés felügyeletét a jegyző látja el.
A jegyző tartós – 30 napot meghaladó – távolléte esetén az iratkezelés felügyeletének
2. pontban meghatározott jogköreit gazdasági vezető munkakört betöltő személy gyakorolja.
4. A Polgármesteri Hivatalhoz érkezett küldemény felbontására jogosult személyek
A Polgármesteri Hivatalhoz érkezett küldeményeket – a minősített iratok kivételével – a következő személyek jogosultak felbontani:
- a központi iratkezelést felügyelő jegyző által – az iratkezelési szabályzat mellékleteként csatoltan – iratfelbontásra felhatalmazott személy,
- a központi iktatást végző személy,
- névre érkező küldemény esetében a címzett akkor, ha a címzett elrendelte azt, hogy ezen küldeményeket felbontás nélkül kell eljuttatni hozzá.
Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.
A kiadmányozási jogokat a jegyző által készített és jelen Szervezeti és Működési Szabályzat mellékleteként kezelendő kiadmányozási szabályzat határozza meg.
6. Iratkölcsönzés az irattárból
A Polgármesteri Hivatal dolgozói az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek iratokat.
A kölcsönzési jogosultság a következő:
- a hivatal dolgozói saját – munkaköri leírásukban meghatározott – feladat ellátásához kapcsolódva kölcsönözhetnek ki iratokat,
- a hivatal dolgozói nem a saját – munkaköri leírásukban meghatározott – feladat ellátásához, feladatban való közreműködéshez a jegyző jóváhagyásával kölcsönözhetik ki iratokat,
- a jegyző bármely iratot kikölcsönözheti.
A képviselő-testület tisztségviselői, valamint az önkormányzat bizottságának tagjai a feladatkörükhöz és a hatáskörgyakorláshoz kapcsolódóan kölcsönözhetnek ki iratot.
A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet 6. § (1) bekezdése alapján a belső ellenőri feladatok ellátásáról az önkormányzat függetlenített belső ellenőr útján gondoskodik, a Szegedi Kistérségi Többcélú Társulásban résztvevő települések által létrehozott Szegedi Kistérségi –és Gazdaságfejlesztési Tanácsadó Szolgáltató Nonprofit Kft. által, feladatellátási szerződés alapján.
1. A belső ellenőrzési kötelezettség
A szerv köteles megszervezni és gondoskodni – a vonatkozó jogszabályok, valamint az elkészített Belső Ellenőrzési Kézikönyv által meghatározott előírások szerinti – belső ellenőrzésről.
A belső ellenőrzés kialakításáról és megfelelő működtetéséről – az államháztartási törvényben meghatározottak szerint – a költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni.
2. A belső ellenőrzési tevékenységet ellátó személy/szervezet jogállása
A belső ellenőrzést végző személy vagy szervezet a jelentéseit közvetlenül a jegyzőnek küldi meg.
A jegyző köteles biztosítani a belső ellenőrök funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlenségét, különösen az alábbiak tekintetében:
a) az éves ellenőrzési terv kidolgozása a kockázatelemzési módszerek alapján és a soron kívüli ellenőrzések figyelembevételével,
b) az ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása,
c) az ellenőrzési módszerek kiválasztása,
d) következtetések és ajánlások kidolgozása, ellenőrzési jelentés elkészítése,
A belső ellenőr az ellenőrzési tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be.
A belső ellenőrzés függetlenségét biztosító szervezeti felépítést a Belső Ellenőrzési Kézikönyv, valamint a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat szervezeti ábrája tartalmazza.
A belső ellenőrzést végző személy feladatainak maradéktalan ellátása érdekében:
- az ellenőrzött szerv vagy szervezeti egység bármely helyiségébe beléphet,
- számára akadálytalan hozzáférést kell biztosítani valamennyi:
- irathoz,
- adathoz és
- informatikai rendszerhez,
- kérésére az ellenőrzött szerv, vagy szervezeti egység bármely dolgozója köteles szóban vagy írásban információt szolgáltatni.
A belső ellenőrzést végző személy az ellenőrzött szervnél, vagy szervezeti egységnél:
- államtitkot, szolgálati titkot, üzleti titkot tartalmazó iratokba és más dokumentumokba is betekinthet, azokról másolatot, kivonatot kérhet, és
- személyes adatokat kezelhet a jogszabályokban meghatározott adat- és titokvédelmi előírások betartásával.
3. Az ellátandó feladatok
3.1. A belső ellenőrzési tevékenység során végezendő ellenőrzések
A belső ellenőrzési tevékenység során:
- szabályszerűségi-, pénzügyi- és rendszerellenőrzéseket,
- teljesítmény-ellenőrzéseket, továbbá
- informatikai rendszerellenőrzéseket
kell végezni, valamint az éves beszámolókról megbízhatósági igazolásokat, az európai uniós források tekintetében zárónyilatkozatokat kell kibocsátani.
3.2. A belső ellenőrzést végző személyek munkavégzésének keretei
A belső ellenőrzést végző személy munkáját:
- a vonatkozó jogszabályok,
- a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók,
- a nemzetközi belső ellenőrzésre vonatkozó standardok, valamint
- a Belső Ellenőrzési Kézikönyv
szerint végzi.
A jegyző felelős a hivatal szervezeti felépítésének, a szervezeti ábrának, valamint a létszámkeretek költségvetési rendeletben meghatározottakkal való összhangjának megteremtéséért.
Amennyiben a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat módosítása szükséges, arról a jegyző a módosítást előidéző októl számított 30 napon belül köteles gondoskodni.
Jelen szabályzat 2015. január 1. napjától hatályos.
Jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti a 2013. április 1. napjától jóváhagyott-módosított- Deszki Közös Önkormányzati Hivatal ügyrendje.
Kelt: 2015. január 05.
……………………………………
dr. Altmayerné dr. Kocsis Anita
jegyző
A dőlt betűvel szedett rendelkezések hatályba lépésének ideje 2020.02.26.
……………………………………
dr. Altmayerné dr. Kocsis Anita
jegyző
Mellékletek:
A Polgármesteri Hivatal szervezeti ábrája (csatolva)
A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje (csatolva)
Jegyzői utasítás a kiadmányozás rendjéről (csatolva)
A Polgármesteri Hivatal nem köztisztviselőinek munkarendje (csatolva)
DESZKI POLGÁRMESTERI HIVATAL
Szegedi Kistérségi és Gazdaságfejlesztési Tanácsadó Szolgáltató Nonprofit Kft.
Deszki Polgármesteri Hivatal
A szabálytalanságok kezelésének szabályzata
A szervnél előforduló szabálytalanságok kezelésére – figyelembe véve a PM által a szabálytalanságok kezeléséhez kiadott útmutatóját, valamint a Belső Kontroll Kézikönyvet – az itt meghatározott eljárásrendet kell alkalmazni.
A szabályzat tartalmazza:
- a szabályzat célját,
- a szabályzat hatályát,
- a szabálytalanság fogalmát, leírását,
- a szabálytalanságok típusait,
- a szabálytalanságok megelőzésének rendjét,
- a szabálytalanságban résztvevők meghatározását,
- a jelentést tévő személy védelmére vonatkozó előírásokat,
- a szabálytalanságok kezelési rendjét,
- a szabálytalanság kezelési eljárásrendet a teljes tevékenységre,
- a szabálytalanságok kezelésének belső szervezeti rendjét,
- a szabálytalanságok jogkövetkezményeit.
A szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos eljárásrend kialakításának általános célja, hogy a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások megsértése esetén a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása egységes rendszerben és eljárásrend alapján történjen.
A szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos eljárásrend további célja, hogy megelőző jelleggel hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához.
1.2. A szabályzat hatálya
A szabályzat:
- személyi hatálya kiterjed a szerv összes dolgozójára, a dolgozó munkaviszonyának jellegétől függetlenül,
- hatálya kiterjed valamennyi szabálytalanságra a szabálytalanság jogszabályban meghatározott elévülési időig,
- vonatkozik a szerv valamennyi tevékenységére, folyamatára.
1.3. Szabálytalanság fogalma, leírása
Szabálytalanság: a korrigálható mulasztások, hiányosságok, a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmény.
A szabálytalanság valamely létező szabálytól:
- központi jogszabályi rendelkezéstől,
- helyi rendelettől,
- egyéb belső szabályzattól, utasítástól
való eltérést, az ott megfogalmazott elvárás be nem tartását jelenti, amely az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, a szerv alapító okiratában és Szervezeti és Működési Szabályzatában rögzített feladatellátás bármely tevékenységében az egyes műveletekben fordulhat elő.
A szabályok be nem tartása adódhat:
- nem megfelelő cselekményből,
- mulasztásból,
- hiányosságból.
A szabálytalanság bekövetkezhet:
- az államháztartás működési rendjében,
- a költségvetési gazdálkodás valamely területén,
- a költségvetési szerv valamely feladatellátásában,
- az egyes műveletekben.
A szabálytalanság annak gyakorisága szerint lehet:
- egyedi, illetve
- rendszeresen ismétlődő.
1.4. A szabálytalanságok típusai
A szabálytalanságoknak alapvetően két típusát kell megkülönböztetni:
- a szándékosan okozott szabálytalanságokat, valamint
- a nem szándékosan okozott (gondatlan) szabálytalanságokat.
A szándékosan okozott szabálytalanságok:
- félrevezetés,
- csalás,
- sikkasztás,
- megvesztegetés,
- partnerrel, ügyféllel való összejátszás,
- nyilvántartások tudatosan meghamisított vezetése,
- szándékosan eszközölt szabálytalan kifizetés.
A nem szándékosan okozott (gondatlan) szabálytalanságok:
- figyelmetlenségből elkövetetett szabálytalanság,
- nem megfelelő módon és tartalommal vezetett nyilvántartásokból származó szabálytalanság,
- hanyag munkavégzésből, magatartásból származó szabálytalanság,
- határidő elmulasztása miatti szabálytalanság.
2. A szabálytalanságok megelőzése
2.1. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatos felelősség, a szabálytalanság megelőzése
A szabálytalanságok megelőzése elsősorban a szabályozottságon alapul. A szabályozottság biztosítása, és ezzel a szabálytalanságok megakadályozása a költségvetési szerv vezetőjének a felelőssége.
A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatban a költségvetési szerv vezetője gondoskodik arról, hogy:
- a szervezet megfelelően szabályozott legyen, s a szabályzatok folyamatosan felülvizsgálatra kerüljenek,
- a szerv a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön, a működés e tekintetben is folyamatosan ellenőrzött legyen,
- a költségvetési szerv szervezeti felépítésében, belső szabályozottságában, működési rendjében rejlő hiányosságból eredő szabálytalanság esetén – a további szabálytalanság megelőzése céljából – hatékony intézkedés szülessék a szabálytalanság korrigálására, annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság.
A szabálytalanságok megelőzése érdekében a szabálytalanság kezelési rendjéről, valamint a jelen szabályzatban meghatározott szabályok megismertetéséről és elsajátításáról:
- vezetői szinten munkaértekezletekkel,
- a nem vezető beosztású dolgozók szintjén belső továbbképzéssel kell gondoskodni.
A munkaértekezletek és továbbképzések megszervezéséért a költségvetési szerv vezetője tartozik felelősséggel.
2.2. A szabályozottság biztosítása
A szabályozottság biztosítása a szerv vezetőjének feladata. A szerv vezetőjének kell gondoskodnia – belső utasítási rendszerének megfelelően – arról, hogy a szerv valamennyi kötelező, illetve a működést egyébként segítő belső szabályozással rendelkezzen.
A szabályozottság biztosítása során gondoskodni kell:
- a szabályzatok rendelkezésre állásáról,
- a szabályzatok naprakészségéről,
- a szabályzatok jogszabályokhoz, illetve a belső szervezeti elvárásokhoz igazításáról, valamint arról, hogy
- a szabályzatok tartalmukban segítséget nyújtsanak a szerv feladatainak ellátásához, ezáltal a szerv célkitűzés rendszerének eléréséhez, megvalósításához.
3. A szabálytalanságban résztvevők
A szabálytalanságban résztvevő személyeket két csoportra lehet osztani:
- a szabálytalanságot elkövetők és
- a szabálytalansággal érintkezők.
3.1. A szabálytalanságot elkövetők
A szabálytalanságot elkövető dolgozók csoportjába bele tartoznak:
a) a szabálytalanságot ténylegesen elkövetők, illetve
b) a szabálytalanságot azért elkövetők, mert:
- a szabályozás nem volt egyértelmű,
- nem oktatták ki őket megfelelően a feladatellátás követelményeire,
- nem tanulmányozták kellő alapossággal a szabályzatot, illetve
- figyelmetlenül végezték a munkájukat.
A dolgozó köteles írásban vagy szóban jelenteni a közvetlen vezetőjének azt, ha a saját tevékenységében szabálytalanságot fedez fel.
A szóbeli jelzésről jegyzőkönyvet kell készíteni.
Az így feltárt szabálytalanság tényként kezelhető.
3.2. A szabálytalansággal érintkezők
A szabálytalansággal érintkezők csoportjába tartoznak azok:
- akik egy adott folyamatban, a folyamat előző szakaszán munkát végzők szabálytalansága miatt érintettek, valamint
- akik a folyamatok kapcsolódási pontjain ellenőrző szerepet is betöltenek.
Az észlelt szabálytalanságról az érintett dolgozónak írásban tájékoztatást kell adnia:
- a folyamatgazdának,
- ha pedig a folyamatgazda a személyében érintett, akkor a folyamatgazda felettesének.
Az így azonosított esetek az észleléskor még csak a szabálytalanság gyanújaként kezelendők, a szabálytalanság gyanúját később a kivizsgálás megerősítheti, vagy megcáfolhatja azt.
A beosztott dolgozó által észlelt szabálytalanságról írásba foglalt tájékoztatót kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell:
- a szabálytalanság tényét, pontos tartalmát,
- az előírástól való eltérést, a szabálytalanság minősítését,
- felmerülésének helyét és időpontját,
- a folyamat vagy a tevékenység szabálytalanság által érintett részét,
- a szabálytalanság okozóját (ha ismert),
- az észlelés körülményeit,
- az észlelő személyét, funkcióját,
- a szabálytalansághoz vezető körülményeket, tényezőket,
- a szabálytalanságnak a költségvetési szerv tevékenységére gyakorolt hatását,
- a szabálytalanság korrigálhatóságának vagy korrigálhatatlanságának tényét,
- a megszüntetésre tett intézkedéseket vagy javaslatokat,
- a felvett dokumentum továbbításának időpontját, irányát.
4. A jelentést tevő személy védelme
A költségvetési szerv vezetőjének biztosítania kell a jelentést tevő személy védelmét, azaz azt, hogy vele szemben ne legyen alkalmazható hátrányos elbánás, jelentéséért ne legyen felelősségre vonható.
A személy védelmét biztosítja az, hogy:
- az észlelésről és az észlelt szabálytalanságról írásbeli dokumentum készül,
- szabálytalansági felelős tevékenykedik, aki közreműködik a védelem biztosításában,
- a belső kontrollrendszer keretében figyelemmel kell kísérni a védelem meglétét,
- szankcionálásra kerül sor akkor, ha a szabálytalanságot jelentővel szemben retorzió alkalmazására derül fény.
A szankciókat a szerv vezetője az alkalmazott retorzió mértéke, illetve az alkalmazó személye alapján határozza meg. Minél magasabb vezető beosztásról van szó, annál komolyabb szankciót kell alkalmazni. A szankció alkalmazása mellett gondoskodni kell az érintett személy képzéséről is, melynek során a szabálytalanságok kezelésének, valamint a belső kontroll tevékenység működtetésének alapvető célját, működését ismertetni kell.
5. A szabálytalanságok kezelési rendje
5.1. A szabálytalanságok kezelésének fogalma
A szabálytalanságok kezelése: az eljárásrend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, az intézkedések hatásának nyomon követése, a nyilvántartási tevékenység, mely közvetlenül a szerv vezetőjének a feladata.
5.2. A szabálytalanság-kezeléssel kapcsolatos belső szervezeti rendje
A szerv vezetője köteles bevonni más személyeket is – a szerv 2. számú mellékletében meghatározott szabályzatban rögzítettek szerint – a szabálytalanságok kezelési feladataiba, beleértve a megelőzési tevékenységet is.
A szerv vezetője szabálytalanság-kezeléssel foglalkozó felelőst köteles kijelölni, de indokolt estben elrendelheti bizottság létrehozását is, melynek vezetője a szabálytalanság kezelésért felelős személy.
A szabálytalanság-kezelésért felelős dolgozóval, illetve a bizottság tagjaival szemben támasztott követelmények:
- rendelkezzenek kellő rálátással a szakmai feladatokra,
- részletesen ismerjék a szerv belső kontroll rendszerét és a belső ellenőrzési rendszerét (lehetőség szerint olyan személyek legyenek, akik részt vesznek a hivatkozott dokumentumok és kapcsolódó szabályzatok elkészítésében, felülvizsgálatában),
- a szabálytalanság-kezelési tevékenységüket képesek a szerv céljainak alárendelve végezni.
5.3. Felelősségi szabályok
A szervnél a szabálytalanság-kezeléssel kapcsolatos adminisztratív feladatokat a - 1. számú mellékletben - szabálytalanság-kezeléssel megbízott munkatárs (a továbbiakban: szabálytalanság-felelős) végzi.
A szabálytalanság-felelőst – az objektív bizonyítékokon alapuló vélemény biztosítása érdekében – kizárólag a szerv vezetője utasíthatja.
A szabálytalanság-felelős jogosult irányítani a szabálytalanság-kezelésre létrehozott bizottságot.
5.4. A szabálytalanság-felelős feladatai
A szabálytalanság-felelős adminisztratív feladata:
- felügyelni a szabályzatban előírtak betartását,
- elősegíteni a szabálytalanságok megelőzését és kezelését,
- megszervezni a szabálytalanságok megelőzését szolgáló képzéseket,
- a szerv vezetőjének negyedéves összefoglalót és soron kívüli jelentéseket összeállítani a szabálytalanságok alakulásáról,
- nyilvántartást vezetni a szervezeti egységenként, illetve a szerv egészére összesíthető szabálytalanság gyanús esetekről,
- nyilvántartást vezetni a szerv által megtartott, a szabálytalanságok megelőzését szolgáló munkaértekezletekről, továbbképzésekről szóló feljegyzésekről,
- naprakész nyilvántartást vezetni a szabálytalanságokról,
- évenként felülvizsgálni a szabályzatot, valamint javaslatot tenni a szabályzat korszerűsítésére.
A szabálytalanság-felelős operatív feladata:
- részt venni a szabálytalanságok okainak kivizsgálásában,
- minősíteni, rangsorolni, csoportosítani a feltárt szabálytalanságokat,
- felmérni a várható következményeket, hatásokat,
- figyelemmel kísérni az intézkedések gyakorlati megvalósítását,
- nyomon követni az elrendelt jogkövetkezmények végrehajtását,
- részt venni a szabálytalanságok ismétlődését megakadályozó intézkedések kidolgozásában,
- védeni a személyiségi jogokat.
Amennyiben a szabálytalanság-kezelésre bizottságot is létrehoztak, a bizottság feladat- és hatásköre a szabálytalanság-felelős feladataira terjed ki azzal, hogy:
- azokban elsősorban előkészítő tevékenységet lát el, illetve
- meghatározott tevékenységet, feladatot végez el a felelős útmutatása alapján.
A feladatok ellátásában résztvevő személyek konkrét feladatait a munkaköri leírásokban is rögzíteni kell.
5.5. A szabálytalanságok kezelési rendje meghatározásának célja
A szabálytalanságok kezelési rendje meghatározásának célja a szabálytalanságok (újbóli) előfordulásának megelőzése, továbbá hogy a törvényekben, kormány-, miniszteri- és önkormányzati rendeletekben, valamint a belső szabályzatokban meghatározott előírások megsértése esetén:
- a hibák, a hiányosságok és a tévedések korrigálása,
- a felelősség megállapítása,
- az intézkedések meghozatala és végrehajtása
egységes elvek, előírások alapján történjen, továbbá, hogy hozzájáruljon az előírások megszegésének, a szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához.
5.6. A szabálytalanságok kezelési rendjébe tartozó feladatok
A szabálytalanságok kezelési rendjébe magába foglalja:
- a szabálytalanságok észlelését,
- intézkedések, eljárások meghatározását,
- intézkedések, eljárások nyomon követését,
- a szabálytalanságok és a szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések nyilvántartását.
5.6.1. A szabálytalanságok észlelése
A szabálytalanságok észlelése több módon is történhet, így:
- a FEUVE rendszerben történő észlelés, ahol a konkrét észlelő lehet
- az a dolgozó, aki közvetlenül részt vesz az adott munkafolyamatban, illetve
- a szerv különböző szintű vezetője,
- a belső ellenőrzési rendszer,
- a külső ellenőrző szervezet, külső személy,
- a minőségbiztosítás.
A/ FEUVE rendszerben történő észlelés
A dolgozó által észlelt szabálytalanság esetén követendő eljárás
Ha a szerv valamely – nem vezető beosztású – dolgozója észleli a szabálytalanságot, akkor a szabálytalanság észlelésével kapcsolatban tájékoztatási kötelezettsége keletkezik. Tájékoztatási kötelezettségének az alábbiak szerint kell eleget tennie:
- értesítenie kell a közvetlen felettesét,
- ha a közvetlen felettese is érintett a szabálytalanságban, akkor a felettes vezetőt, annak hiányában a felügyeleti szervet kell értesítenie.
A dolgozó által értesített személynek meg kell vizsgálnia az észlelés tartalmát, és ha az észlelt szabálytalanságot tényleges szabálytalanságnak tartja, akkor értesítenie kell:
- a költségvetési szerv vezetőjét,
- a költségvetési szerv vezetőjének érintettsége esetén a felügyeleti szervet.
A költségvetési szerv vezetője (ha a felügyeleti szervet értesítették, akkor a felügyeleti szerv) köteles:
- megvizsgálni a szabálytalanságot,
- intézkedést hozni, illetve
- megindítani a szükséges eljárást.
Vezetői szinten észlelt szabálytalanságok esetén követendő eljárás
Ha vezetői szinten észlelik, hogy valamely területen szabálytalanság történt, az érintett vezetőnek kell a szabálytalanságot kivizsgálnia, intézkedést elrendelnie, és szükség esetén az eljárást megindítania.
Az érintettek által adott szabálytalansági jelentésnek tartalmaznia kell a következőket:
- a szabálytalanság pontos tartalmát,
- a szabálytalansággal érintett normát,
- a szabálytalanság elévülési helyzetét (elévült, nem évült el),
- a szabálytalansággal érintett területet,
- a szabálytalanság megítélésekor figyelembe veendő enyhítő körülményeket,
- a szabálytalanság gyanúja felismerésének okát (dokumentum ellenőrzés, helyszíni ellenőrzés),
- a szabálytalanság korrigálhatóságát (általában, illetve pénzügyi juttatásokra vonatkozóan, kártérítési igény felmerülhet-e.).
B/ A belső ellenőrzési rendszer által észlelt szabálytalanságok esetén követendő eljárás
Ha a belső ellenőrzés a szervnél szabálytalanságot tapasztal, akkor a vonatkozó jogszabály – azaz a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló
370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet – szerint kell eljárni.
A szerv vezetőjének gondoskodnia kell a szabálytalanságok megszüntetése céljából intézkedési terv kidolgozásáról és annak végrehajtásáról.
Vizsgálni kell, hogy:
- a szabálytalanságot miért nem tárta fel a FEUVE,
- a FEUVE által feltárt, ismert szabálytalanság megelőzése miért nem történt meg,
- a megelőzésre történt intézkedések miért nem érték el a megfelelő hatást,
- korábban már fel kellett-e volna tárni a szabálytalanságot.
C/ A külső ellenőrző szervezet, illetve külső személy által észlelt szabálytalanságok esetén követendő eljárás
Külső ellenőrző szervezet
A külső ellenőrző szervezet által tapasztalt szabálytalanságokat a külső ellenőrző szervezetnek az általa készített ellenőrzési jelentésben kell leírnia. Az ellenőrzési jelentés alapján a szervnek intézkedési tervet kell kidolgoznia, majd pedig végrehajtania.
(A külső ellenőrző szervezetnek joga van arra, hogy a szabálytalanságokkal kapcsolatban saját maga indítsa meg az eljárást, illetve, hogy a felügyeleti szervnél kezdeményezze egyes eljárások megindítását.)
Külső személy
Amennyiben külső személy jelzi a szabálytalanságot, a szerv vezetőjének a bejelentést érdemben ki kell vizsgálnia. Az érintett személynek írásban visszaigazolást kell adni a kivizsgálás eredményéről.
Az észleléssel kapcsolatos eljárást a költségvetési szerv munkatársa által észlelt szabálytalansági eljárással analóg módon kell folytatni.
5.6.2. A szabálytalansági vizsgálat általános szabályai
A költségvetési szerv vezetője dönt arról, hogy a szabálytalansági vizsgálat:
- lefolytatására szükség van-e, és amennyiben szükséges
- a lefolytatásra milyen formában kerüljön sor.
A költségvetési szerv a szabálytalansági gyanú jellegétől függően dönt arról, hogy az ügyet kivizsgálja saját szervezettel, szakértőt von be, illetve átadja a hatáskörrel rendelkező szervnek.
A szabálytalansági vizsgálat maximális időtartama: 30 nap.
Amennyiben a maximális időtartam nem elegendő, a vizsgálatot végzőnek jeleznie kell a szerv vezetőjének a határidő meghosszabbítása céljából. A költségvetési szerv vezetője indokolt esetben meghosszabbíthatja a vizsgálat időtartamát.
5.6.3. Intézkedések, eljárások meghatározása
A feltárt szabálytalanságok megszüntetése, illetve a szabálytalanságok orvoslása, a hibák kijavítása, a hiányosságok pótlása mind-mind intézkedést, illetve valamilyen eljárást tesz szükségessé.
Az intézkedések megtételéért, az eljárások meghatározásáért elsősorban a szerv vezetője tartozik felelősséggel, aki e felelősségét megoszthatja más területek vezetőivel.
Az intézkedések alapvetően két csoportra oszthatók:
a) külső szerv bevonását indokoló intézkedések (pl.: feljelentés büntetőügyben, szabálysértési ügyben stb.),
b) szerven belül megoldható intézkedések háromtagú bizottság létrehozásával.
Külső szerv bevonása
A külső szerv bevonásával kapcsolatos egyes eljárásokra irányadó jogszabályok főbb rendelkezéseit a 3. számú melléklet tartalmazza.
Szerven belüli intézkedések háromtagú bizottság létrehozásával
A szerven belül megoldható intézkedések azok, amelyek nem zárulnak le egyszerűen, hanem tényleges, többrétegű feladatellátást indokolnak.
A szerven belüli intézkedések sora a következő:
- a tényállás tisztázása (ez történhet akár fegyelmi ügy keretében is),
- a tényállás megállapítására alapot adó további vizsgálatok megindítása és elvégzése,
- a tényállás teljes tisztázása és az esetleges további vizsgálatok eredményeként a szükséges válaszintézkedések meghatározása,
- a válaszintézkedések hatásának, hatékonyságának áttekintése, majd
- a megfelelő intézkedés megtétele.
Az intézményen belüli szabálytalanság esetén a kárt okozó munkavállaló köteles az okozott kárt megtéríteni. A kár megtéríttetésével kapcsolatban a költségvetési szerv vezetőjének mérlegelnie kell valamennyi feltételt és körülményt, valamint figyelembe kell vennie a jogszabályi korlátokat.
A mérlegelési jogkörbe tartozó jogkövetkezmények:
- kártérítési eljárás,
- fegyelmi eljárás,
- szabálysértési eljárás,
- pénzbeli juttatások további felfüggesztése, ha a belső szabályozások ettől eltérően nem rendelkeznek.
5.6.4. Intézkedések, eljárások nyomon követése
A költségvetési szerv vezetőjének már említett feladata az intézkedések elrendelése, valamint azok megtétele.
Az adott intézkedést azonban nem elegendő elrendelni, és a megtételéről gondoskodni, hanem folyamatosan figyelemmel kell kísérni az elrendelt feladatok végrehajtását, az egyes eljárások helyzetét.
Kiemelt feladat az, hogy az észlelt, illetve a feltárt szabálytalanságok ismételt előfordulási lehetőségét kiküszöböljék, azaz felderítsék azokat a körülményeket, helyzeteket, amelyek hasonló szabálytalanságok előfordulását teszik lehetővé.
Az ilyen helyezetek kiküszöbölésére a folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzés rendszerében kiemelt hangsúlyt kell fektetni.
Indokolt esetben a szerv vezetője elrendelheti a feltárt szabálytalansággal kapcsolatos belső ellenőrzés végrehajtását is, melynek tapasztalatait közvetlenül felhasználhatja a FEUVE rendszer fejlesztése során.
Amennyiben az intézkedések, eljárások nyomon követése során megállapításra kerül, hogy az eddig alkalmazott intézkedések nem elég hatékonyak és eredményesek, a szabálytalansággal érintett területért felelős vezető feladata, hogy újabb intézkedéseket dolgozzon ki.
5.6.5. Nyilvántartási feladatok
A költségvetési szerv vezetőjének, valamint a szabálytalanságkezelési felelősnek gondoskodnia kell arról, hogy a szerv vonatkozásában vezetésre kerüljenek a következő nyilvántartások:
- nyilvántartás a szabálytalanság gyanús esetekről,
- nyilvántartás a szabálytalanságok megelőzését szolgáló munkaértekezletekről, továbbképzésekről,
- nyilvántartás a szabálytalanságokról.
A költségvetési szerv vezetője a szabálytalansággal kapcsolatos eljárások, intézkedések nyilvántartásáról az alábbiak szerint gondoskodik:
- a szabálytalanság-felelős köteles a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagokat elkülönítetten nyilvántartani, az arról készült nyilvántartást naprakészen és pontosan vezetni,
- a szabálytalanság-felelős a szabálytalansághoz kapcsolódó írásos dokumentumokat elkülönített nyilvántartásban iktatja,
- a szabálytalanság-felelős a megtett intézkedéseket és az azokhoz kapcsolódó határidőket nyilvántartja.
A szabálytalanság-nyilvántartás tartalma:
- a szabálytalanság típusa (büntető-, szabálysértési-, fegyelmi-, vagy kártérítési eljárásra okot adó),
- a szabálytalanság rövid leírása,
- a kapcsolódó lezárult eljárás eredménye,
- az érintettek száma és beosztása,
- az esetleges kár mértéke,
- a szabálytalanság kezelése érdekében tett intézkedések leírása.
6. A teljes tevékenységre kiterjedő szabálytalanság-kezelési eljárásrend
A teljes tevékenységre kiterjedő szabálytalanság-kezelési eljárásrendet – tevékenységenként –
a 4. számú melléklet tartalmazza.
A tevékenységek szerint meghatározott szabálytalanság-kezelési eljárásrend tartalmazza:
- a szabálytalanság fogalmának konkretizálását, ha az indokolt,
- a szabálytalanság észlelésének útvonalát,
- az intézkedések, eljárások meghatározását,
- az intézkedések, eljárások nyomon követését,
- a szabálytalanság/intézkedés nyilvántartását.
7. Szabálytalanságok jogkövetkezménye
A szabálytalanság a jogkövetkezmény jellege szerint, lehet:
- jogi jellegű (fegyelmi-, szabálysértési-, vagy büntetőeljárás megindítása),
- pénzügyi jellegű (pénzbeli juttatás, kifizetés részben, vagy egészben történő visszakövetelése, behajtása, kártérítési eljárás indítása),
- szakmai jellegű (belső szabályozás szigorítása, betartásának fokozott ellenőrzése, oktatás, képzés stb.).
Kisebb jelentőségű, pénzügyi kihatással nem járó szabálytalanság esetén a jogkövetkezményekre vonatkozó javaslatot a közvetlen vezető, jelentősebb szabálytalanságok esetén a szabálytalansági felelős teszi meg a költségvetési szerv vezetőjének. A költségvetési szerv vezetője, vagy átruházott jogkörben, az érintett szervezeti egység vezetője, a körülményeket mérlegelve hozhat döntést a fegyelmi, kártérítési, szabálysértési eljárás kezdeményezéséről.
A szabályzat annak aláírása napján lép hatályba.
A szabályzatot minden dolgozóval képzés keretében is meg kell ismertetni. A szabályzat megismertetését írásban is dokumentálni kell.
A szabályzat egy példányát a szerv hirdetőtáblájára is ki kell tenni.
A szabályzat közzétételével és folyamatos elérhetőségével kapcsolatos feladatokat a szabálytalanság-felelős köteles ellátni.
Kelt: Deszk, 2015. január 05.
dr. Altmayerné dr. Kocsis Anita
jegyző
Mellékletek:
A szabálytalanság-felelős megbízása
A szabálytalanságok kezelésébe bevont más személyek
Az egyes eljárásokra vonatkozó jogszabályok
A tevékenység folyamatainak szabálytalanság-kezelési eljárási rendje
A szabálytalanságokat kivizsgáló bizottság
A szabálytalanság-felelős megbízása
Alulírott, mint a költségvetési szerv vezetője megbízom:
hogy A szabálytalanságok kezelésének szabályzatában meghatározott feladatokat lássa el.
Kelt:
dr. Altmayerné dr. Kocsis Anita
jegyző
Záradék:
A feladat-ellátási kötelezettséget tudomásul veszem. Kötelezettséget vállalok arra, hogy a feladatokat a vonatkozó belső szabályzatok alapján látom el.
Kelt:
dolgozó
A szabálytalanságok kezelésébe bevont más személyek
A szervnél a szabálytalanság-kezelési feladatokban az alábbi személyek kötelesek közreműködni – a felelősségi terület meghatározásával:
Szervezet (szervezeti egység) |
Terület |
Közreműködő személy
beosztása |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Az egyes eljárásokra vonatkozó jogszabályok
A büntető-, szabálysértési-, kártérítési-, illetve fegyelmi eljárásokra vonatkozó szabályok
1. A büntetőeljárás megindítása
A Büntető Törvénykönyvről szóló
2012. évi C. törvény 4. § (1) bek. szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy - ha e törvény a gondatlan elkövetést is büntetni rendeli - gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre e törvény büntetés kiszabását rendeli.. A büntetőeljárásról szóló
1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén
büntetőeljárást megindítani.
A Be. 171. § (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél, vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni.
2. Szabálysértési eljárás
A szabálysértésekről, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerről szóló
2012. évi II. törvény 1. § (1) szerint szabálysértés az az e törvény által büntetni rendelt tevékenység vagy mulasztás, amely veszélyes a társadalomra.
3E törvény alkalmazásában az a tevékenység vagy mulasztás veszélyes a társadalomra, amely a bűncselekményként történő büntetni rendeléshez szükségesnél kisebb fokban sérti vagy veszélyezteti
az Alaptörvény szerinti állami, társadalmi vagy gazdasági rendet, a természetes és jogi személyek, valamint a jogi személyiség nélküli szervezetek személyét vagy jogait.
A Polgári Törvénykönyvről szóló
2013. évi V. törvény 6:519. § kimondja [A felelősség általános szabálya] Aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól a károkozó, ha bizonyítja, hogy magatartása nem volt felróható.
A
kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló
1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló
2012. évi I. törvény (Mt.), a közszolgálati tisztviselőkről szóló
2011. évi CXCIX. törvény (Ktv.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló
1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.) megfelelő rendelkezései.
Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., a Ktv., illetve a Kjt. megfelelő rendelkezései az irányadók.
A tevékenység folyamatainak szabálytalanság-kezelési eljárási rendje
A tervezési folyamatok esetén a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő:
a) szabálytalanság: nem a tervezéssel kapcsolatos jogszabályoknak és belső előírásoknak megfelelő tervezés, illetve nem megfelelő belső előírások.
1. A korábbi évek tapasztalatai alapján - a költségvetési beszámolók adatait is figyelembe véve - meg kell keresni a különösen kényes területeket (elsősorban olyan területek, ahol nagyobb mennyiségű készpénz, illetve készletmozgás van).
2. Gondoskodni kell a nagyobb, egyösszegű kiadások teljesítésével járó területek (pl.: beruházások, rendszeres intézmény finanszírozások) fokozott ellenőrzési rendjének meghatározásáról.
3. Biztosítani kell egyes – az elmúlt évek tapasztalatai alapján, illetve a megváltozott szabályozások miatt megnőtt jelentőségű – területek fokozott ellenőrzését, a szabályosság kontrollálását.
4. Figyelembe kell venni a külső ellenőrzés által tett észrevételeket, melyek kihatnak a tervezési tevékenységre is.
c) észlelés: szabálytalanság észlelése esetén az általános eljárásrendnek kell érvényesülnie.
d) intézkedések, eljárások meghatározása:
1. Ha a szabálytalanság központi támogatással kapcsolatos, és a szerv számára jelentős anyagi kárt okozott, fegyelmi eljárást kell indítani.
2. Minden esetben ki kell vizsgálni az ügyet, a tényállásról írásos jegyzőkönyvet kell felvenni.
3. Vizsgálni kell a belső szabályok és a szabálytalanság előfordulása közötti kapcsolatot, azaz hogy a belső szabályok hiányossága, avultsága stb. okozta-e a tévedést, szabálytalanságot – mivel a tervezési folyamat szabálytalanságai ritkán feltételeznek szándékos szabálytalanságot.
e) intézkedések, eljárások nyomon követése:
1. Vizsgálni kell, hogy az intézkedések hatására a szabálytalanságok kiigazításra kerültek-e, a belső szabályozási rendszerbe bekerültek-e a területre vonatkozó előírások.
2. Ellenőrizni kell más hasonló területek, hasonló feladatok ellátását, illetve a jövőben az adott szabálytalanság ismételt előfordulását.
f) nyilvántartás: szabálytalanságról a vizsgálat során készült valamennyi írásos dokumentumot iktatni kell.
2. Pénzügyi, végrehajtási folyamatok
A pénzügyi, végrehajtási folyamatok esetén a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő:
a) szabálytalanság: a pénzügyi- és számviteli előírásokkal, illetve más gazdálkodási jogszabályok, illetve a területhez tartozó belső előírásoknak nem megfelelő pénzügyi végrehajtás, gazdálkodás.
1. A vonatkozó jogszabályok áttekintése, a módosításokra hangsúlyt helyezve, szükség szerint megbeszélés, illetve értekezleten való részvétel biztosítása az érintett dolgozók, illetve pénzgazdálkodási jogkör gyakorlók részére.
2. A vonatkozó jogszabályok szerint a belső szabályozások felülvizsgálata, ismertetése.
3. A FEUVE folyamatok rendszeres felülvizsgálata.
c) észlelés: szabálytalanság észlelése esetén az általános eljárásrendnek kell érvényesülnie.
d) intézkedések, eljárások meghatározása:
1. Minden esetben ki kell vizsgálni az ügyet, a tényállásról írásos jegyzőkönyvet kell felvenni.
2. Vizsgálni kell a belső szabályok és a szabálytalanság előfordulása közötti kapcsolatot, azaz hogy a belső szabályok hiányossága, avultsága stb. okozta-e a tévedést, szabálytalanságot, vagy a megszokás alapján történő – változásokat figyelemben kívül hagyó - munkavégzés.
3. Az intézkedéseknél, eljárásoknál külön ügyelni kell a szándékosság, valamint az egyszeri, vagy rendszeres szabálytalanság tényének meghatározására.
e) intézkedések, eljárások nyomon követése:
1. Vizsgálni kell, hogy az intézkedések hatására a szabálytalanságok kiigazításra kerültek-e, a belső szabályozási rendszerbe bekerültek-e a területre vonatkozó előírások.
2. Ellenőrizni kell más hasonló területek, hasonló feladatok ellátását, illetve a jövőben az adott szabálytalanság ismételt előfordulását.
f) nyilvántartás: szabálytalanságról a vizsgálat során készült valamennyi írásos dokumentumot iktatni kell.
3. Pénzügyi végrehajtás területén belül az illegális pénzügyi cselekményeket érintő folyamatok
Az illegális pénzügyi cselekmények viszonylag nagy lehetőségét rejtő folyamatok, tevékenységek esetén a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő:
1. Meg kell határozni, írásban rögzíteni kell olyan belső rendet, politikát, melyek az illegális pénzügyi cselekmények megelőzését célozzák.
2. Gondoskodni kell arról, hogy a szerv dolgozói számára ismert eljárásrend legyen arra az esetre, ha illegális pénzügyi cselekmény gyanúja merül fel. Tisztában kell lenniük az ilyen esetek bejelentési, illetve vizsgálati szabályaival.
3. Tájékozódni kell az illegális pénzügyi cselekmények előfordulási típusairól, területeiről, feladathoz, intézményhez, esetleg személyhez köthetőségéről.
b) észlelés: szabálytalanság észlelése esetén az általános eljárásrendnek kell érvényesülnie.
c) intézkedések, eljárások meghatározása:
1. Gondoskodni kell a szükséges felelősségre vonásról, indokolt esetben a feljelentések megtételéről.
2. Kisebb összegű illegális pénzügyi cselekményeknél, különösen ha az nem szándékosan történt, törekedni kell arra, hogy a cselekmény pénzügyi következményei orvoslásra kerüljenek. (Ennek legcélszerűbb eszköze a kártérítésre kötelezés.)
d) intézkedések, eljárások nyomon követése:
1. Kiemelt figyelmet kell fordítani annak ellenőrzésére, hogy a hozott intézkedések valóban végrehajtásra kerültek-e.
2. A szerv hatáskörén kívül eső ügyeknél, eljárásoknál is figyelemmel kell kísérni a történéseket.
e) nyilvántartás: általános szabályok szerint történik.
Az illegális pénzügyi cselekmények külön figyelmet igénylő területeit, folyamatait az alábbi ismérvek alapján kell meghatározni:
- az adott terület költségvetési terv, illetve tényszám adatai költségvetési főösszeghez viszonyított nagyságrendjét kell vizsgálni (azt a százalékot, melytől a terület jelentős tételnek számít, a szerv a vizsgálat során írásban rögzíti),
- az adott terület ellenőrzéssel, közvetlen irányítással való kapcsolatának vizsgálatával, azaz annak ellenőrzésével, hogy a terület milyen mélységig szabályozott, a szabályozást az érintettek megismerték-e, a szabályok betartását a tevékenység során ellenőrzik-e, utólag mikor történik ellenőrzés, illetve, hogy a területet érintette-e a független belső, illetve külső ellenőrzési tevékenység. Az a terület lesz figyelmet érdemlő, mely az ellenőrzés szempontjából a legkevésbé lefedett.
A fenti szempontok együttes értékelésével kell meghatározni azokat a területeket, melyek a legnagyobb figyelmet igénylik.
A szerv belső eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek esetén a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő:
- rendszeresen át kell tekinteti a szerv belső eljárásrendjét, különös tekintettel a belső szabályozottságra, és az ott szabályozott folyamatokra,
- vizsgálni kell a tényleges folyamatok és a folyamatleírások közötti összhangot, eltérés esetén meg kell keresni az okokat, és a szabályosság követelményének megfelelően gondoskodni kell a szabályok módosításáról, illetve a betartatás ellenőrzéséről.
b) a többi eljárási elem megegyezik az általános szabályoknál leírtakkal.
A pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek esetén a szabálytalanságok megelőzésének, kezelésének eljárásrendje:
a) a megelőzés keretében:
- a valódiság és hitelesség érdekében egyes pénzügyi tranzakciók folyamatában való teljes végigkísérése történik meg.
Ilyen pénzügyi tranzakció csoportok lehetnek pl.:
- dologi kiadások készletbeszerzéseinek nyomon követése,
- a rendszeres és nem rendszeres személyi juttatások köre,
- a beruházások pénzügyi lebonyolítása stb.
A dologi kiadások készletbeszerzéseinek nyomon követésekor a tényleges ellenőrzési feladatok például a következők lehetnek:
- a beszerzés kezdeményezés körülményeinek, dokumentumának vizsgálata,
- a beszerzés kezdeményezésének ellenőrzése, áttekintése jogosság, célszerűség szempontjából,
- a megrendelés áttekintése az alábbi szempontokból:
- a megrendelő jogosult volt-e a megrendelésre, mint kötelezettségvállaló,
- megtörtént-e a megrendelésnek, mint egyfajta kötelezettségvállalásnak az ellenjegyzése,
- az ellenjegyzést az ellenjegyzésre jogosult végezte-e,
- gazdaságosság elvét szem előtt tartották-e,
- a megrendelés nyilvántartásának ellenőrzése (megfelelő, átlátható rendszerben történik-e),
- a megrendelés beérkezésekor a szakmai teljesítés igazolása körülményeinek áttekintése,
- a készlet jellegű termékek beérkezést követő nyilvántartásba vételének, tárolásának vizsgálata,
- a pénzügyi teljesítés előtt az érvényesítői feladatok ellátásának teljes ellenőrzése – a feladat valamennyi mozzanatára kiterjedően,
- a pénzügyi teljesítés előtt az utalványozás körülményeinek, megalapozottságának áttekintése,
- az utalvány ellenjegyzésének ellenőrzése,
- a tényleges pénzügyi teljesítés dokumentumainak vizsgálata,
- a pénzügyi teljesítést követő számviteli folyamatok nyomon követése.
b) A szabálytalanságok kezelése megegyezik az általános szabályoknál leírtakkal.
A pénzügyi tranzakciókkal kapcsolatban felmerülő szabálytalanságok kezelésének rendjét indokolt esetben külön, írásban lehet meghatározni.
A szabálytalanságokat kivizsgáló bizottság
Alulírott, az alábbi személyeket jelölöm ki a szabálytalanságok kivizsgálásában résztvevő bizottságba:
elnök neve és munkaköre:
tagok:
- neve és munkaköre:
- neve és munkaköre:
A kijelölés visszavonásig érvényes.
Kelt:
dr. Altmayerné dr. Kocsis Anita
jegyző
Záradék:
A bizottsági tagságot, valamint az azzal járó feladat-ellátási kötelezettséget tudomásul veszem. Kötelezettséget vállalok arra, hogy a feladatokat a vonatkozó belső szabályzatok alapján látom el.
Kelt:
...............................................................
elnök tag
..............................................................
tag
Deszki Polgármesteri Hivatal
1/2015.(I. 05.) számú utasítása
a Polgármesteri Hivatal kiadmányozási rendjéről
Deszki Polgármesteri Hivatal jegyzője a következő utasítás szerint szabályozza a jegyzői hatáskörbe tartozó ügyekben a Polgármesteri Hivatal kiadmányozási rendjét.
1. Az utasítás célja, tartalma
Az utasítás célja – a helyi önkormányzatokról szóló törvényben kapott felhatalmazás szerint –a kiadmányozás helyi rendjének szabályozása, ezzel a Polgármesteri Hivatalon belül a felelősségi körök egyértelművé tétele.
Az utasítás a következő témaköröket tartalmazza:
- értelmező rendelkezések,
- a kiadmányozás tartalma,
- a kiadmányozási jog gyakorlására vonatkozó szabályok,
- a kiadmányozásra jogosultak,
- a kiadmányozás ellenőrzése, felülvizsgálata,
Az utasítás személyi hatálya kiterjed a Polgármesteri Hivatalban foglalkoztatott köztisztviselőkre akkor, ha ők nem:
- a képviselő-testület,
- a polgármester és az alpolgármester, valamint
- a bizottság
hatáskörébe tartozó ügyben járnak el.
Az utasítás nem terjed ki a hatáskör-átruházással létrehozott igazgatási- és egyéb társulásokban eljáró ügyintézők tevékenységére.
3. Értelmező rendelkezések
Kiadmányozó: a jegyző által kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása.
- a már felülvizsgált végleges kiadmány jóváhagyása, és
- a kiadmánytervezet letisztázhatóságának, valamint véglegesíthetőségének engedélyezése
a kiadmányozásra jogosult részéről.
Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.
Kiadmányozási jog: a hatáskör átruházásához kapcsolódik, a hatáskör birtokosát megillető jog. A hatáskör magában foglalja a kiadmányozási jogot is.
Közös kiadmányozás: ha az adott kiadmányt több kiadmányozónak kell kiadni.
A hatáskör címzettje (birtokosa) belső szabályzatban (utasításban) kiadmányozási joggal bízhat meg más személyt.
A kiadmányozási jog átadása érintheti a döntés kompetenciáját, vagy annak egy részét. (Pl.: a döntés előkészítését, a végleges döntéshez szükséges eljárási cselekmények elvégzésére való jogosultságot stb.)
A kiadmányozási jog gyakorlásával különválik:
- a hatáskör címzettje és
- a kiadmányozó.
A hatáskör címzettje és a kiadmányozó felelőssége a döntésért egyetemleges.
4. A kiadmányozás tartalma
A kiadmányozás magában foglalja:
- az intézkedés kiadásának jogát,
- az érdemi döntéshozás jogát, valamint
- a vonatkozó ügyirat irattárba helyezésének jogát.
4.1. Az intézkedés kiadásának joga
Az intézkedésre jogosultnak joga van arra, hogy:
- véleményt nyilvánítson,
- közbenső intézkedést tegyen,
- intézkedéstervet adjon ki,
b) szóban vagy írásban utasítást adjon az ügyintézőnek meghatározott tartalmú döntés-tervezet, intézkedéstervezet:
- előkészítésére és
- összeállítására.
4.2. Az érdemi döntés joga
Az írásbeli intézkedés és a döntés meghozatala az alábbi formában történik:
- határozat vagy
- végzés.
4.3. Az ügyirat irattárba helyezésének joga
Az ügyirat irattárba helyezése az ügyirat lezárását jelenti.
A kiadmányozási joggal felruházott személy joga, hogy az ügyiratot – egyedi eljárásban keletkezett valamennyi iratot, ügyiratdarabot – lezártnak nyilvánítsa.
A kiadmányozási joggal felruházott személynek gondoskodnia kell arról, hogy az ügyirat irattározásra és irattári tételszámmal való ellátásra kerüljön.
4.4. Az ügyintézést végző személy feladatai
Az ügyintézésért felelős személynek az eljárás során az alábbi feladatokat kell ellátnia:
a) Minden ügyintéző, vagy az adott ügyben valamely eljárási cselekményt végző személy:
- áttanulmányozza az ügyre vonatkozó iratokat és más információkat,
- szükség szerint intézkedik a korábban keletkezett iratok pótlólagos összegyűjtéséről, csatolásáról,
- ha az ügyet nem a polgármesteri hivatal ügyintézője intézi, az egyéb eljáró személy a jegyző közreműködését kéri arra vonatkozóan, hogy:
- gondoskodjon arról, hogy az üggyel kapcsolatban a szükséges hivatalos állásfoglalások, egyéb más szervhez, szervezeti egységhez kapcsolódó eljárási cselekmények végrehajtása megtörténjen,
- feljegyzés, jegyzőkönyv készüljön az ügy kapcsán lefolytatott:
- tárgyalásról,
- értekezletről,
- megbeszélésről,
- megállapodásról,
- egyeztetésről,
(A feljegyzést és a jegyzőkönyvet az ügyirat részeként kell kezelni.)
- megállapítását, javaslatát az ügyiratban összegzi, elkészíti a kiadmány tervezetet.
b) A kiadmányozásra jogosult személy az előző feladatok ellátását követően kiadmányozza az ügyiratot, majd feljegyezi az előadóívre a kezelői- és kiadói utasításokat.
c) A kiadmányozásra nem jogosult ügyintéző:
- továbbítja az ügyiratot a kiadmányozásra jogosulthoz,
- gondoskodik arról, hogy a kiadmányozásra jogosult számára legyen elegendő idő a kiadmányozásra, a döntéshozatalra,
- a döntéshozatalt követően a kiadmányozó utasítására visszaveszi az ügyiratot, véglegesíti a döntést, majd átadja aláírásra.
d) A kiadmány érintettek részére történő megküldéséről, átadásáról az ügyintézőnek kell gondoskodnia.
5. A kiadmányozási jog gyakorlására vonatkozó szabályok
5.1. A kiadmányozási jog gyakorlásának feltétele
A kiadmányozási jog gyakorlásának feltététele a hatáskörrel rendelkező személy által írásban rögzített felhatalmazás, megbízás a jogkör gyakorlására.
A kiadmányozási jog lehet:
- folyamatos vagy
- eseti.
Folyamatos kiadmányozási jogot meghatározott munkakör betöltésére, általános érvénnyel kap az érintett. E jog a visszavonásig érvényes. A jogot a kiadmányozó egy-egy esetben (pl.: kizárás miatt) elveszítheti.
Az eseti kiadmányozási jog valamely meghatározott ügyre, eljárásra vonatkozik.
Az eseti kiadmányozási joggal kapcsolatosan adott felhatalmazást az utasításhoz kapcsolódva kell gyűjteni, a felhatalmazásokról nyilvántartást kell vezetni.
5.2. A kiadmányok aláírása, hitelesítése
A kiadmányokon a kiadmányozási jogkörrel rendelkező a sajátkezű aláírásához, hitelesítéséhez használhatja a címeres körbélyegzőt.
5.3. A kiadmányozó távollétében a kiadmányozási jog gyakorlása
A kiadmányozó távollétében a kiadmányozást az adott ügyben szintén kiadmányozásra feljogosított személy végezheti el.
Amennyiben:
a) a kiadmányozó a hatáskör címzettje is (azaz a kiadmányozás jogát nem ruházta át, hanem magánál tartotta) a kiadmányozást elvégezheti:
- az eseti felhatalmazással rendelkező kiadmányozó,
- a hatáskör címzettjét a hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata, a munkaköri leírása szerint helyettesítő személy, valamint
b) ha a hatáskör címzettje a kiadmányozási jogkört átruházta, és az átruházott kiadmányozási jogkör gyakorlására jogosult személy távol van, akkor a kiadmányozást:
- a távollévő dolgozó helyettesítésére a hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában, a munkaköri leírásban jogosult dolgozónak kell elvégeznie, és
- a hatáskör eredeti címzettje a kiadmányozási jogot szóbeli rendelkezéssel magához visszavonhatja.
Előreláthatólag rövid időtartamú, 5 munkanapot meg nem haladó távollét esetében más személy csak akkor láthatja el az adott feladatot, ha:
- az adott ügy természete vagy
- a vonatkozó határidők
miatt arra szükség van.
Az adott ügyben kiadmányozási jogkörrel rendelkező vezető nem vehet részt:
- saját ügyének és
- hozzátartozója ügyének
elintézésében.
A kiadmányozási joggal rendelkező a jegyzőnek haladéktalanul, de legkésőbb az ok felmerülésétől számított 3 munkanapon belül köteles bejelenteni, ha vele szemben kizárási ok áll fenn.
A jegyző a kizárás tárgyában dönt a kizárás szükségességéről. Ha indokoltnak tartja, akkor másik ügyintézőt jelöl ki, és a kizárt ügyintéző által elvégzett egyes eljárási cselekményt megismételteti.
A kizárásról való döntésről végzést bocsát ki akkor, ha a kizáró okot az ügyfél jelentette be.
A jegyző az adott kiadmányozási joggal rendelkező ügyintéző helyett eseti jelleggel más személyt jogosít fel a kiadmányozásra. Az eseti kiadmányozási joggyakorlásra történő feljogosításról írásbeli feljegyzést kell készíteni.
5.5. Iratbetekintési joggyakorlással kapcsolatos konzultáció
Az iratbetekintésről az ügyintéző – indokolt esetben – a kiadmányozási jogkörrel felruházott személlyel való konzultáció alapján dönt.
Konzultáció szükséges akkor, ha pl.:
- az ügy természete megkívánja,
- az eljárásban ellenérdekű ügyfelek voltak,
- a tanú adatainak védelme indokolja.
6. A kiadmányozásra jogosultak
6.1. Az önálló kiadmányozási jogkör
A Polgármesteri Hivatalban önálló kiadmányozásra jogosultak:
- egyéb speciális munkaköröket betöltő személy.
Az önálló kiadmányozásra jogosultak munkakörére, beosztására vonatkozóan jogszabályok határozzák meg a saját hatáskört.
6.1.1. A jegyző kiadmányozza
A jegyző a következő ügyekben tartja fenn magának a kiadmányozási jogot:
a) a képviselő-testület működésével kapcsolatos egyes ügyekben,
b) a polgármester feladat- és hatáskör gyakorlásával kapcsolatos egyes ügyekben,
c) az alpolgármester feladat- és hatáskör gyakorlásával kapcsolatos egyes ügyekben,
d) a bizottságok feladat- és hatáskör gyakorlásával kapcsolatos egyes ügyekben,
e) a jegyző részére meghatározott feladat- és hatáskör gyakorlásával kapcsolatos egyes ügyekben.
A jegyző a képviselő-testület működésével kapcsolatosan kiadmányozza:
- a nem a Polgármesteri Hivatal köztisztviselője által elkészített, a képviselő-testület elé beterjesztendő előterjesztésekkel kapcsolatban elkészített törvényességi észrevételt,
- a képviselők részére átadott, a Polgármesteri Hivatal munkájával kapcsolatos tájékoztatókat,
- a képviselő-testület feladatkörét érintő jogszabályi változásokról szóló tájékoztatót,
- a Csongrád Megyei Kormányhivatal törvényességi észrevételével kapcsolatos kivizsgálás iratait, az intézkedésekről szóló tájékoztató megküldését,
- a Polgármesteri Hivatal, valamint annak egységei tevékenységével kapcsolatos beszámolót,
- a Polgármesteri Hivatal dolgozóinak teljesítményértékelésével kapcsolatos iratokat, illetve a teljesítményértékeléssel kapcsolatos beszámolókat, tájékoztatókat,
- az önkormányzati rendelet kihirdetésével kapcsolatos iratokat,
- a képviselő a jegyző felé intézett, önkormányzati ügyben kérdésére adott válasz iratait,
- a képviselő közérdekű ügyben történő kezdeményezésére adott választ, tájékoztatást,
A jegyzőnek a polgármester feladat- és hatáskör gyakorlásával kapcsolatos kiadmányozási joga kiterjed:
- a polgármester feladat- és hatáskörébe tartozó azon ügyekben a döntés meghozatalára, melyek jogát a polgármester eseti vagy folyamatos jelleggel a jegyzőre átruházta,
- a polgármester feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben a polgármester irányítása alapján a döntés előkészítésére, valamint a döntés közlésére,
- a polgármester feladatellátását, jogkörét érintő jogszabályi változásokról szóló tájékoztatásra,
- a polgármester nem jogszerű kötelezettségvállalásának és utalványozásának jelentésére.
A jegyző – a képviselő-testület tagjai közül választott – dr. Ledniczky Ildikó alpolgármester feladat- és hatáskörének gyakorlásával kapcsolatos kiadmányozási joga kiterjed az alpolgármester feladat- és hatáskörének gyakorlásához szükséges döntés előkészítésre, valamint a döntés közlésére az alpolgármester kérésének megfelelően, eseti jelleggel.
A jegyző a bizottság feladat- és hatáskör gyakorlásával kapcsolatban kiadmányozni jogosult:
- a bizottság feladat- és hatáskör gyakorlásához szükséges döntés előkészítését, és a döntés közlését a bizottság elnöke kérésének megfelelően, eseti jelleggel,
- a nem a Polgármesteri Hivatal köztisztviselője által elkészített bizottsági ülés elé beterjesztendő előterjesztésekkel kapcsolatban elkészített törvényességi észrevételt,
- a bizottság a Polgármesteri Hivatal munkájával kapcsolatos tájékoztatási tevékenységét,
- a bizottság feladatkörét érintő jogszabályi változásokról szóló tájékoztatót,
A jegyző a részére meghatározott feladat- és hatáskör gyakorlása során a kiadmányozás jogát fenntartja magának az alábbi ügyekben:
- a hivatal munkájának megszervezése, irányítása, a szabadságolási terv kidolgozása,
- a dolgozók továbbképzési tervének kiadása,
- a hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatára vonatkozó javaslat megfogalmazása, továbbítása a polgármester felé,
- a hivatal belső szabályzatainak kiadása, beleértve a költségvetési szervként való működésből fakadó szabályzatok kiadását is,
- a hivatal munkaterveinek kiadása,
- a hivatal vezetésének iratai,
- a hivatal köztisztviselői felett a munkáltatói jogok gyakorlásával kapcsolatos iratok,
- a hivatal munkaértekezleteiről szóló jegyzőkönyv aláírása,
- az ellenjegyzés és az ellenjegyzésre való felhatalmazás,
- az érvényesítési feladatokra való kijelölés,
- a jegyző nevére érkezett iratok,
- a választásokkal kapcsolatos iratok,
- a hivatali kiküldetések engedélyezési iratai, valamint
- a mellékletben meghatározott ügyek.
A polgármester és a jegyző közös kiadmányozási körébe tartozó ügyeket a polgármester kiadmányozási utasítása tartalmazza.
6.1.2. Az anyakönyvezető kiadmányozza
Az anyakönyvvezető kiadmányozza az anyakönyvezető részére jogszabályban meghatározott feladat- és hatáskörbe sorolt ügyek iratait.
6.1.3. A belső ellenőrzés kiadmányozása
A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló
370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet alapján a belső ellenőri feladatok ellátásáról az önkormányzat függetlenített belső ellenőr útján gondoskodik, a Szegedi Kistérségi Többcélú Társulásban résztvevő települések által létrehozott Szegedi Kistérségi –és Gazdaságfejlesztési Tanácsadó Szolgáltató Nonprofit Kft. által, feladatellátási szerződés alapján.
6.1.4. Egyéb speciális munkaköröket betöltők kiadmányozása
A saját feladat- és hatáskörébe sorolt iratokat jogosult kiadmányozni:
- a közterület-felügyelő.
6.2. A kiadmányozási jogkör gyakorlása a hatáskör gyakorlója által adott felhatalmazás, megbízás alapján
Önálló kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy jogosult a hatásköre gyakorlására kiadmányozót felhatalmazni, megbízni.
A kiadmányozó számára meg kell adni azt, hogy a hatáskör gyakorlására jogosult személy helyett mely ügyekben, eljárásban gyakorolhatja a kiadmányozási jogot.
7. A kiadmányozás ellenőrzése, felülvizsgálata
7.1. A felhatalmazás alapján ellátandó kiadmányozás ellenőrzése
A jegyző jogosult, és havonta rendszeresen, szúrópróbaszerűen köteles ellenőrizni:
- az általa felhatalmazott személyek kiadmányozási tevékenységét, valamint
- egyes dolgozók eredeti kiadmányozási jogkörének gyakorlási rendjét.
Ha valamely kiadmányozó nem a jelen utasítás és a vonatkozó felhatalmazások alapján látja el jogkörét, akkor kezdeményezi az érintett személy felelősségre vonását.
Felelősségre vonásnak van helye:
- az átadott kiadmányozási jogon túli kiadmányozáskor, valamint
- ha a felhatalmazott nem élt a kiadmányozási joggal, és ezzel jogsértést követett el (pl. nem hozta meg a szükséges döntést, vagy nem határidőben hozta meg stb.).
7.2. A kiadmányozás rendjének felülvizsgálata
A jelen utasítás
6. pontjában, valamint az 1. számú mellékletében meghatározott kiadmányozási rend rendszeres felülvizsgálatáért az utasítást kiadó jegyző a felelős.
Az utasítást – 30 napon belül – módosítani kell akkor, ha központi jogszabály vagy a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata a kiadmányozási jogköröket érintően változik.
Jelen utasítást 2015. év január hó 05. naptól kell alkalmazni.
Jelen utasítás hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti a jegyző 1/2011.(III. 28.) számú utasítása.
Kelt: Deszk, 2015. január 05.
……………………………………
dr. Altmayerné dr. Kocsis Anita
jegyző
Melléklet:
A kiadmányozási jogok gyakorlói
Az eseti kiadmányozási jog
A kiadmányozási jogok gyakorlói
(általános-, folyamatos kiadmányozási joggal rendelkezők)
1.1. A jegyző azon feladat- és hatáskörei, amelyekhez kapcsolódóan a kiadmányozási jogot:
- az utasítás 6.1.1. pontja szerint fenntartja magának, és a 6.1.1. pontban nem szerepel, vagy
- az itt meghatározottak szerint más munkakörre ruházza át.
A jegyző feladat- és hatásköre |
A kiadmányozásra jogosult |
a jegyző
(a kiadmányozási jogot fenntartja) |
a jegyző által
felhatalmazott
munkakör |
Növényvédelmi hatáskörök |
- általános ellenőrzési és engedélyezési jogok |
igen |
|
- értesítési feladatok |
igen |
|
- méhészekkel kapcsolatos feladatok |
igen |
|
Közérdekű védekezéssel kapcsolatos feladatok |
- tájékoztatási feladatok |
igen |
|
- védekezés elrendelése |
igen |
|
Földekkel kapcsolatos ügyek |
- termőföld-értékesítés |
igen |
|
- adminisztratív-, mérési-, kijelölési feladatok |
igen |
|
Állategészségügyi feladatok |
- méhészállománnyal kapcsolatos jogkörök |
igen |
|
- marhalevél-kezelési feladatok |
igen |
|
- veszélyes állatok, ebek nyilvántartása |
igen |
|
- veszélyes állat tartásának engedélyezése |
igen |
|
Állatvédelemi feladatok |
- állatvédelemmel kapcsolatos engedélyezési feladatok |
igen |
|
Területrendezési- és területfejlesztési feladatok |
- területrendezéssel kapcsolatos engedélyek, határozatok |
igen |
|
- építési ügyek előkészítése |
igen |
|
- határozathozatallal, engedélyezéssel járó építési ügyek |
igen |
|
- építésügyi folyamatszabályozással kapcsolatos ügyek |
igen |
|
- ellenőrzési feladatok |
igen |
|
Kereskedelem és vendéglátás |
- működési engedély kiadása |
igen |
|
- nyilvántartás az engedély- és bejelentés köteles üzletekről |
igen |
|
- nyilvántartás a szálláshelyekről |
igen |
|
- vendégkönyv és vásárlók könyve hitelesítése |
igen |
|
Telepengedélyezés |
- engedélyezési feladatok |
igen |
|
- nyilvántartás |
igen |
|
Helyi védetté nyilvánítás |
- helyi védetté nyilvánítás |
igen |
|
Környezetvédelem |
- talajterhelési díjjal kapcsolatos adóztatási feladatok |
igen |
|
- zajvédelem |
igen |
|
- levegőtisztaság-védelem |
igen |
|
Hulladékgazdálkodás |
- jegyző határkörébe tartozó hulladékgazdálkodási feladatok |
igen |
|
- hulladékszállítási díj behajtása |
igen |
|
- hulladékgazdálkodási bírság |
igen |
|
Vadászat |
|
|
- vadkár ügyek |
igen |
|
Szabálysértés |
- szabálysértési ügyek egyes előkészítési feladata |
|
|
- szabálysértési határozatok |
igen |
|
- helyszíni bírság |
nem |
közterület felügyelő |
Polgári védelem |
- nyilvántartási feladatok |
igen |
|
Tűzvédelem |
|
|
- tűzvédelmi szabályzat elkészítése |
nem |
szerződés alapján vállalkozó |
- szabályzatban foglalt feladatok |
szabályzat szerint |
|
- tűzvédelmi bírság |
igen |
|
Munkavédelem |
|
|
- munkavédelmi szabályzat elkészítése |
nem |
szerződés alapján vállalkozó |
- szabályzatban foglalt feladatok |
szabályzat szerint |
|
Egészségügy |
- egészségügyi intézmények engedélyezése |
igen |
|
- nyilvántartás |
igen |
|
Szociális ellátások |
- jegyzői hatáskörbe tartozó szociális ügyek
előkészítése |
nem |
szociális ügyintéző |
- jegyzői hatáskörbe tartozó szociális ügyekben döntés |
igen |
|
- szociális ügyekről szóló tájékoztatás |
igen |
|
- szociális ellátásokra vonatkozó nyilvántartások |
igen |
|
- pénzbeli ellátások folyósítása |
igen |
|
- természetben nyújtott ellátás biztosítása |
igen |
|
- szociális szolgáltatások engedélyezése |
igen |
|
- súlyos mozgáskorlátozottak kedvezménye |
igen |
|
- hadigondozás |
igen |
|
Gyermek- és ifjúságvédelmi feladatok és gyámügyi feladatok |
- jegyzői hatáskörbe tartozó ügyek előkészítése |
nem |
szociális ügyintéző |
- jegyzői hatáskörbe tartozó ügyekben döntés |
igen |
|
- gyermek- és ifjúságvédelmi ügyekről szóló tájékoztatás |
igen |
|
- gyermek- és ifjúságvédelmi ellátásokra vonatkozó nyilvántartások |
igen |
|
- pénzbeli ellátások folyósítása |
igen |
|
- természetben nyújtott ellátás biztosítása |
igen |
|
- szolgáltatások engedélyezése |
igen |
|
Közművelődés |
- közművelődési tanáccsal kapcsolatos feladatok |
igen |
|
Közút |
- közúti jelzések figyelemmel kísérése |
igen |
|
Vízgazdálkodás |
- fürdési hely kijelölése |
igen |
|
- fürdés tiltása |
igen |
|
Kommunális feladatok |
- hozzájárulás a temetkezési szolgáltató szervezet működéséhez |
igen |
|
- telephely-engedélyezés |
igen |
|
- temetőben vezetett nyilvántartások ellenőrzése |
igen |
|
- temető fenntartási- és üzemeltetési tevékenység ellenőrzése |
igen |
|
Állampolgársággal kapcsolatos feladatok |
- jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek |
igen |
|
- jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek előkészítése |
nem |
anyakönyvvezető |
- anyakönyvvezető feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek |
nem |
anyakönyvvezető |
Polgárok személyi adat- és lakcím nyilvántartása |
- nyilvántartások |
nem |
személyi adat és
lakcímnyilvántartó |
- döntések |
nem |
személyi adat és
lakcímnyilvántartó |
Hagyaték |
- hagyatéki ügyek előkészítése |
nem |
ügyintéző |
- hagyatéki ügyekben hozott döntések |
igen |
|
Szakfordítás, tolmácsolás |
- igazolványok kiadása |
igen |
|
- előkészítő feladatok |
|
|
Talált dolgok |
- talált dolgokkal kapcsolatos őrzés, hirdetmények |
igen |
|
- talált dolgok értékesítése |
igen |
|
Igazolványok, útlevél |
- személyi igazolványok kezelése |
nem |
ügyintéző |
- vállalkozói igazolványok kezelése |
nem |
ügyintéző |
- útlevél továbbítása |
nem |
ügyintéző |
Nevelés-oktatás, szakképzés |
- döntés a tankötelezettség módjáról |
igen |
|
- szülő kötelezése sajátos nevelési igényű gyermek esetében |
igen |
|
- közoktatási intézmény nyilvántartásba vétele |
igen |
|
- vizsgáztatással kapcsolatos feladatok |
igen |
|
- engedélyeztetési feladatok |
igen |
|
- szakképzéssel kapcsolatos feladatok |
igen |
|
Hatósági bizonyítvány, igazolvány, igazolás |
- előkészítés |
igen |
|
- kiadás vagy elutasítás |
igen |
|
Anyakönyv |
- anyakönyv hitelesítése |
nem |
anyakönyvvezető |
- az ASZA rendszer jogosítvány biztosítása |
nem |
anyakönyvvezető |
Gazdálkodás |
- rendelettervezetek és előterjesztések, költségvetési koncepció elkészítése |
igen |
|
- rendelettervezet és előterjesztés testületi beterjesztésre történő jóváhagyása |
igen |
|
- előirányzat-felhasználási ütemterv és likviditási terv előkészítése, a jóváhagyott terv aktualizálása |
nem |
pénzügyi ügyintéző |
- pénzgazdálkodási jogkörgyakorlás külön szabályzat szerint |
külön szabályzat
szerint |
|
- számviteli szabályzatok elkészíttetése |
igen |
|
- számviteli szabályzatok elkészítése és felülvizsgálata |
nem |
pénzügyi ügyintéző
|
- számlarend elkészíttetése |
igen |
|
- számlarend elkészítése és felülvizsgálata |
nem |
pénzügyi ügyintéző
|
- gazdálkodás irányítása |
igen |
|
- közműfejlesztési támogatás |
igen |
|
- közbeszerzési ügyek |
igen |
|
Belső ellenőrzés |
- belső ellenőrzési vezető által ellátott feladatok |
nem |
szerződött partner |
- jegyzői feladatok előkészítése, döntés-előkészítés |
igen |
|
- döntés (a jegyző hatáskörébe tartozó ügyekben) |
igen |
|
Államháztartási kontroll |
- a belső kontrollrendszer kiépítése, FEUVE |
nem |
belső ellenőrzés |
Adóztatás |
- adóztatással kapcsolatos előterjesztések, rendelettervezetek előkészítése |
igen |
|
- rendelettervezetek beterjesztés előtti jóváhagyása |
igen |
|
- adóügyi határozatok előkészítése |
nem |
adóügyi ügyintéző |
- határozatok |
igen |
|
- nyilvántartások vezetése, kimutatások összeállítása |
nem |
adóügyi ügyintéző |
- adókintlévőségek behajtására vonatkozó intézkedések előkészítése, adóvégrehajtás előkészítése |
nem |
adóügyi ügyintéző |
- végrehajtási döntések |
igen |
|
- adóellenőrzési ügyek előkészítése |
nem |
adóügyi ügyintéző |
- adóellenőrzés során döntés |
igen |
|
Vagyon |
- vagyonnal kapcsolatos rendelettervezet, és határozattervezet előkészítése |
igen |
|
- rendelet- és határozattervezet beterjesztés előtti jóváhagyása |
igen |
|
- vagyon-nyilvántartás |
nem |
pénzügyi ügyintéző |
Iratkezelés |
- iratkezelési szabályzat szerint |
nem |
iratkezelési szabályzat szerint |
Lakás- és helyiséggazdálkodás |
- kapcsolatos rendelettervezet, és határozattervezet előkészítése |
igen |
|
- rendelet- és határozattervezet beterjesztés előtti jóváhagyása |
igen |
|
- szerződések, megállapodások előkészítése |
igen |
|
Adatvédelem |
|
|
- a személyes adatok védelmére vonatkozó szabályzat szerint |
szabályzat szerint |
|
Köztisztviselői jogviszonnyal kapcsolatos feladatok |
|
|
- pályázat kiírása |
igen |
|
- jogviszony létesítéssel, megszüntetéssel kapcsolatos döntési jogkör |
igen |
|
- jogviszonnyal kapcsolatos feladatok előkészítése |
igen |
|
- teljesítményértékelés |
igen |
|
Választások |
- választási névjegyzék összeállítása és vezetése |
igen |
|
- választásokkal kapcsolatos szervezés, döntés |
igen |
|
- választás pénzügyi feladatai |
igen |
|
Közérdekű bejelentés, panasz |
- az ügy kivizsgálása |
igen |
|
- ügyben döntés – ha az jegyzői hatáskör – |
igen |
|
Az eseti kiadmányozási jogról
A kiadmányozási joggal érintett ügy |
Eredeti hatáskört
gyakorló |
Kiadmányozó |
ügyiratszáma |
megnevezése |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
A Polgármesteri Hivatal nem köztisztviselőinek munkarendje
A Polgármesteri Hivatal nem köztisztviselőinek munkarendje:
- hétfőtől – péntekig: 7.00-tól 15.30 -ig,
Az ebédidő: 12.00-12.30-ig tart.
- takarítónő:
- hétfő: 5.00-8.00-ig
- kedd: 5.00-8.00-ig
- szerda: 5.00-8.00-ig
- csütörtök: 5.00-8.00-ig
- péntek: 5.00-8.00-ig.
Az Önkormányzat részvételével működő Társulások felsorolása
1. Dél-alföldi Regionális Környezetvédelmi Társulás
2. Dél-alföldi Térségi Hulladékgazdálkodási Társulás
3. Szegedi Kistérség Többcélú Társulása
4. Családsegítő Központot Fenntartó Önkormányzati Társulás
5. Szeged és Környéke Vízgazdálkodási Társulás
6. Szeged és Térsége Területfejlesztési önkormányzati Társulás
7. Tisza-Maros Szög Szúnyoggyérítési Önkormányzati Társulás
8. Tisza-Maros Szög Területfejlesztési Önkormányzati Társulás
Deszk Község Önkormányzata, Nemzetiségi Önkormányzatok, hivatal és intézménye Szakfeladatrendje72
Intézmény |
Törzsszám |
Cofog |
|
Deszk Község Önkormányzata |
726533 |
011130 |
Önkormányzatok és önkormányzati hivatalok jogalkotó és
általános igazgatási tevékenysége |
|
|
011220 |
Adó-, vám- és jövedéki igazgatás |
|
|
013110 |
A közszolgálat egyetemes humánerő-gazdálkodása |
|
|
013320 |
Köztemető-fenntartás és -működtetés |
|
|
013350 |
Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok |
|
|
013340 |
Az állami vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok |
|
|
013360 |
Más szerv részére végzett pénzügyi-gazdálkodási, üzemeltetési, egyéb szolgáltatások |
|
|
013320 |
Köztemető-fenntartás és -működtetés |
|
|
016010 |
Országgyűlési, önkormányzati és európai parlamenti képviselőválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek |
|
|
016020 |
Országos és helyi népszavazással kapcsolatos tevékenységek |
|
|
016030 |
Állampolgársági ügyek |
|
|
031030 |
Közterület rendjének fenntartása |
|
|
041140 |
Területfejlesztés igazgatása |
|
|
041231 |
Rövid időtartamú közfoglalkoztatás |
|
|
041232 |
Start-munka program - Téli közfoglalkoztatás |
|
|
041233 |
Hosszabb időtartamú közfoglalkoztatás |
|
|
041237 |
Közfoglalkoztatási mintaprogram |
|
|
044210 |
Feldolgozóipar igazgatása és támogatása |
|
|
044310 |
Építésügy igazgatása |
|
|
045110 |
Közúti közlekedés igazgatása és támogatása |
|
|
045120 |
Út, autópálya építése |
|
|
045160 |
Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése, fenntartása |
|
|
045161 |
Kerékpárutak üzemeltetése, fenntartása |
|
|
045170 |
Parkoló, garázs üzemeltetése, fenntartása |
|
|
046010 |
Hírközlés és az információs társadalom fejlesztésének
igazgatása és támogatása |
|
|
047320 |
Turizmusfejlesztési támogatások és tevékenységek |
|
|
047410 |
Ár- és belvízvédelemmel összefüggő tevékenységek |
|
|
051010 |
Hulladékgazdálkodás igazgatása |
|
|
051020 |
Nem veszélyes (települési) hulladék összetevőinek válogatása, elkülönített begyűjtése, szállítása, átrakása |
|
|
051030 |
Nem veszélyes (települési) hulladék vegyes (ömlesztett) begyűjtése, szállítása, átrakása |
|
|
051040 |
Nem veszélyes hulladék kezelése, ártalmatlanítása |
|
|
052010 |
Szennyvízgazdálkodás igazgatása |
|
|
052020 |
Szennyvíz gyűjtése, tisztítása, elhelyezése |
|
|
052030 |
Szennyvíziszap kezelése, ártalmatlanítása |
|
|
053010 |
Környezetszennyezés csökkentésének igazgatása |
|
|
054010 |
Természet- és tájvédelem igazgatása és támogatása |
|
|
061010 |
Lakáspolitika igazgatása |
|
|
062020 |
Településfejlesztési projektek és támogatásuk |
|
|
063010 |
Vízügy igazgatása |
|
|
064010 |
Közvilágítás |
|
|
066010 |
Zöldterület-kezelés |
|
|
066020 |
Város-, községgazdálkodási egyéb szolgáltatások |
|
|
072111 |
Háziorvosi alapellátás |
|
|
072112 |
Háziorvosi ügyeleti ellátás |
|
|
072210 |
Járóbetegek gyógyító szakellátása |
|
|
072230 |
Járóbetegek gyógyító gondozása |
|
|
072311 |
Fogorvosi alapellátás |
|
|
073220 |
Fekvőbetegek krónikus ellátása szakkórházakban |
|
|
074031 |
Család és nővédelmi egészségügyi gondozás |
|
|
074032 |
Ifjúság-egészségügyi gondozás |
|
|
076010 |
Egészségügy igazgatása |
|
|
082020 |
Színházak tevékenysége |
|
|
081010 |
Sportügyek igazgatása |
|
|
082010 |
Kultúra igazgatása |
|
|
082030 |
Művészeti tevékenységek (kivéve: színház) |
|
|
082042 |
Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása |
|
|
082043 |
Könyvtári állomány feltárása, megőrzése, védelme |
|
|
082044 |
Könyvtári szolgáltatások |
|
|
083030 |
Egyéb kiadói tevékenység |
|
|
086020 |
Helyi, térségi közösségi tér biztosítása, működtetése |
|
|
086090 |
Egyéb szabadidős szolgáltatás |
|
|
082092 |
Közművelődés – hagyományos közösségi kulturális értékek gondozása |
|
|
091140 |
Óvodai nevelés, ellátás működtetési feladatai |
|
|
091220 |
Köznevelési intézmény 1-4. évfolyamán tanulók nevelésével, oktatásával összefüggő működtetési feladatok |
|
|
092120 |
Köznevelési intézmény 5-8. évfolyamán tanulók nevelésével, oktatásával összefüggő működtetési feladatok |
|
|
095020 |
Iskolarendszeren kívüli egyéb oktatás, képzés |
|
|
096015 |
Gyermekétkeztetés köznevelési intézményben |
|
|
096025 |
Munkahelyi étkeztetés köznevelési intézményben |
|
|
098010 |
Oktatás igazgatása |
|
|
101124 |
Szenvedélybetegek rehabilitációs célú bentlakásos ellátása |
|
|
101142 |
Szenvedélybetegek nappali ellátása |
|
|
101145 |
Szenvedélybetegek alacsonyküszöbű ellátása |
|
|
101221 |
Fogyatékossággal élők nappali ellátása |
|
|
102023 |
Időskorúak tartós bentlakásos ellátása |
|
|
102024 |
Demens betegek tartós bentlakásos ellátása |
|
|
102031 |
Idősek nappali ellátása |
|
|
102032 |
Demens betegek nappali ellátása |
|
|
104012 |
Gyermekek átmeneti ellátása |
|
|
104020 |
Javítóintézeti ellátás |
|
|
104031 |
Gyermekek bölcsődében és mini bölcsődében történő ellátása |
|
|
104035 |
Gyermekétkeztetés bölcsődésben, fogyatékosok nappali intézményében |
|
|
104036 |
Munkahelyi étkeztetés gyermekek napközbeni ellátását
biztosító intézményben |
|
|
104037 |
Intézményen kívüli gyermekétkeztetés |
|
|
104042 |
Család és gyermekjóléti szolgáltatások |
|
|
104043 |
Család és gyermekjóléti központ |
|
|
106010 |
Lakóingatlan szociális célú bérbeadása, üzemeltetése |
|
|
106020 |
Lakásfenntartással, lakhatással összefüggő ellátások |
|
|
107013 |
Hajléktalanok átmeneti ellátása |
|
|
107015 |
Hajléktalanok nappali ellátása |
|
|
107051 |
Szociális étkeztetés szociális konyhán |
|
|
107052 |
Házi segítségnyújtás |
|
|
107055 |
Falugondnoki, tanyagondnoki szolgáltatás |
|
|
107070 |
Menekültek, befogadottak, oltalmazottak ideiglenes ellátása és támogatása |
|
|
107080 |
Esélyegyenlőség elősegítését célzó tevékenységek és programok |
|
|
109010 |
Szociális szolgáltatások igazgatása |
Általános Elektronikus Ügyintézési Szabályzat
Az elektronikus ügyintézési szabályzat célja
Az elektronikus dokumentum érkeztetése, kezelése, tározása, azok követelményei az alkalmazottak elektronikus dokumentum kezeléssel kapcsolatos jogok és kötelezettségek, valamint az eljárási szabályok megismertetése. A szabályzat személyi hatálya kiterjed a Polgármesteri Hivatal valamennyi szervezeti egységére és azok munkatársaira, a tárgyi hatálya kiterjed a Hivatal elektronikus irattári anyagainak kezelésére, a beérkezett, valamint az ott keletkezett valamennyi elektronikus iratra.
Az elektronikus ügyintézés tevékenységét szabályozó jogszabályok
- az általános közigazgatási rendtartásról szóló törvény és a közigazgatási perrendtartásról szóló törvény hatálybalépésével összefüggő egyes törvények módosításáról szóló 2017. évi L. törvény Az elektronikus ügyintézés szabályozása
Az elektronikus ügyintézési szabályzat az elektronikus dokumentumok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, tározását, selejtezését szabályozza.
A kapcsolattartás általános szabályai
A hatóság írásban, az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló törvényben (a továbbiakban: Eüsztv.) meghatározott elektronikus úton (a továbbiakban együtt: írásban), vagy személyesen, írásbelinek nem minősülő elektronikus úton (a továbbiakban együtt: szóban) tart kapcsolatot az ügyféllel és az eljárásban résztvevőkkel.
Ha törvény másként nem rendelkezik, a kapcsolattartás formáját a hatóság tájékoztatása alapján az ügyfél választja meg. Az ügyfél a választott kapcsolattartási módról más - a hatóságnál rendelkezésre álló - módra áttérhet.
A hatóság a döntést írásbeli kapcsolattartás esetén hivatalos iratként vagy az Eüsztv.-ben meghatározott elektronikus úton kézbesíti.
Az elektronikus ügyintézés
A közigazgatási hatósági ügyek elektronikus úton történő ellátása, az eközben felmerülő tartalmi és formai kezelési munkamozzanatok összessége.
Az e-ügyintézési szolgáltatások öt szintre oszthatók.
1. szint: elektronikus információnyújtás. Például a hivatal honlapján lévő tájékoztatás az ügyintézésről vagy a nyitvatartási időről.
2. szint: az egyirányú kapcsolat. Például a hivatali honlapról letölthetőek az ügyintézéshez szükséges nyomtatványok.
3. szint: már megjelenik a kétirányú kapcsolat, azaz az interaktivitás. Itt már online és hitelesítve kitölthetők az űrlapok. Megtörténik a kitöltés ellenőrzése és a letöltött dokumentumokat azonosítási eljárás mellett vissza is lehet küldeni elektronikus formában.
4. szint: lehetőség van a teljes ügymenet elektronikus lefolytatására. Beleértve az egyes pénzügyi tranzakciókat, így például az illeték lerovását is.
5. szint: személyre szabott, és sok esetben automatikus e-ügyintézést folytathat az ügyfél.
Az eljárási cselekmények elektronikus adatfeldolgozást, tárolást, illetőleg továbbítást végző vezetékes, rádiótechnikai, optikai vagy más elektromágneses eszközök útján történő végzése.
BKSZ: Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás (NISZ korábbi megnevezése BEDSZ)
A szolgáltatás segítségével az ügyfél be tudja nyújtani a kívánt beadványt, mely az önkormányzat Hivatali tárhelyére érkezik.
A BKSZ feladata:
• az üzenet fogadásának igazolása,
• az üzenetek sértetlenségének biztosítása,
• az átvevő személyének igazolása,
• a sikertelen kézbesítés igazolása.
A BKSZ-en (a NISZ Zrt. szolgáltatásának korábbi megnevezése BEDSZ) történő kézbesítés ill. a küldemények fogadása a hivatali kapu igénybevételével biztosítható az elektronikus ügyintézést biztosító szervek számára.
Értelmező rendelkezések e szabályzat alkalmazásában
Elektronikus archiválás: Elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos és olvashatóságát biztosító megőrzése elektronikus adathordozón.
Elektronikus irattár: A közfeladatot ellátó szerv által használt iratkezelési szoftver – ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítását is – azon része, vagy olyan adatbázis, amelyben az elektronikusan tárolt irattári anyag meghatározott időtartamú biztonságos elektronikus őrzése történik.
Elektronikus tájékoztatás: Olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet.
Elektronikus visszaigazolás: Olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés azonosítójáról, valamint a külön jogszabályban meghatározott egyéb adatokról és értesíti annak küldőjét.
Előadói ív: Az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz.
Expediálás: Az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés és küldés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása.
Érkeztetés: A beérkezett küldemény érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal történő ellátása és nyilvántartásba vétele.
Iktatás: Az elektronikus irat iktatószámmal történő ellátása a keletkezést követően.
Iktatószám: Olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot.
Irat: Valamely szerv működése nyilvántartásba vétele az irat beérkezésével vagy az érkeztetéssel egy időben vagy az érkeztetést vagy személyes tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja.
Irattári anyag: A Hivatal működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárba tartozó iratok összessége.
Irattár: Megfelelően kialakított és felszerelt, a papír alapú irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség.
Iratkezelés: Az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.
Irattári tétel: Az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak, az iratok elektronikusan kulcsot tartalmaznak, amely azonosítja az irattári egységet.
Irattári tételszám: Az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosító.
Iratkölcsönzés: Az elektronikusan tárolt irathoz történő hozzáférés biztosítása.
Irattári terv: A közokiratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló digitális jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét, a digitális állományok megörzésének és archiválásának rendjét
Irattárba helyezés: Az irattári tételszámmal ellátott ügyirat átmeneti vagy központi irattárban történő dokumentált elhelyezése – elektronikus irattár esetén archiválása –, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre. Irattározás: Az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzákerülő, rendeltetésszerűen hozzátartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, keletkezését és őrzését végzi.
Iratkezelési szoftver: Az iratkezelési alapfolyamatot támogató olyan informatikai alkalmazás, amely alapfunkcióját tekintve a jogszabályban foglalt iratkezelési műveleteket vagy azok egy részének végrehajtását támogatja, függetlenül attól, hogy ezek mellett egyéb funkciókat is ellát. Kezelési feljegyzések: Az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások. Kezdőirat: Az ügyben keletkezett első irat, az ügyindító irata.
Kiadmány: A jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt, vagy elektronikusan aláírt irat.
Kiadmányozás: A már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről.
Kiadmányozó: A szervezet vezetője által kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány papír alapú, vagy elektronikus aláírása.
Kézbesítés: A küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez.
Központi irattár: A közfeladatot ellátó szerv irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ide- értve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is.
Közfeladatot ellátó szerv: Az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy.
Küldemény: Papír alapú irat vagy tárgy, továbbá elektronikus irat – kivéve reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzéssel láttak el.
Küldemény bontása: Az érkezett küldemény olvashatóvá tétele, állomány megnyitása.
Levéltárba adás: A lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak.
Megsemmisítés: A kiselejtezett irat végleges megsemmisítése, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése, amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható.
Maradandó értékű irat: A gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.
Melléklet: Valamely irat szerves tartozéka, csatolmány annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. Nem minősíthető mellékletnek önállóan futtatható csatolt állomány, ezen állományokat megnyitás nélkül kell megsemmisíteni.
Naplózás: Az iratkezelési szoftverben és az általa, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása.
Selejtezés: A lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése, digitális törlése.
Szignálás: Az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása.
Továbbítás: Az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is, vagy zárt rendszeren történő küldéssel.
Ügyintéző: Az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti, jogosult azon szoftverek használatához, melyek az adott szakterületi feladatok ellátását támogatják..
Ügyirat: Egy ügyben keletkezett valamennyi irat, állomány.
Ügykezelő: Iratkezelési feladatokat végző személy.
Ügykör: A szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.
E-ügyintézési rendszer: A hatósági ügyintézés elektronikus formája, amely az elektronikus úton benyújtott kérelemnek a hatósághoz való megérkezésétől a jogerős döntés végrehajtásáig tart.
Nyomtatványkitöltő – keretprogram: A nyomtatványkitöltő keretprogram az önkormányzatnál rendszeresített nyomtatványok kitöltését és hiteles beadását lehetővé tévő keretprogram
Ügyfélkapu: Az Ügyfélkapu a magyar kormányzat elektronikus ügyfélbeléptető és azonosító rendszere, mely a www.magyarorszag.hu Kormányzati Portálon található. Biztosítja, hogy felhasználói a személyazonosság igazolása mellett egyszeri belépéssel biztonságosan kapcsolatba léphessenek elektronikus közigazgatási ügyintézést és szolgáltatást nyújtó szervekkel.
Hivatali kapu: A Hivatali Kapu a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (Ügyfélkapu) része. A hivatali kapun keresztül az igénybevevő szervezetek hitelesen tudnak fogadni elektronikus üzeneteket, illetve a hivatalok elektronikus üzenetei a hitelesen azonosított ügyfelekhez (állampolgár vagy hivatal) eljuttathatók
Önkormányzati Elektronikus Ügyintézési Kapu: Az önkormányzat saját elektronikus ügyintézési felülete a https://elugy.hu/településnév szolgáltató oldalon.
Az iratkezelés szervezete
A Polgármesteri Hivatal iratkezelése vegyes szervezetben működik. Az iratkezelés a rendeletnek megfelelő, elektronikus szoftver alkalmazásával történik. Az iratok nyilvántartása /iktatása/ évenként újrakezdődő főszámokra, illetőleg alszámokra tagolódó nyilvántartási rendszer szerint történik.
Az iratkezelés felügyelete
Az egységes és szabályszerű ügyirat-kezelési gyakorlatot a jegyző felügyeli. A jegyzőt tartós távollét esetén az aljegyző helyettesíti.
A jegyző gondoskodik:
- az elektronikus ügyintézési szabályzat elkészítéséről, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, évente történő felülvizsgálatáról, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását;
- az elektronikus ügyintézést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről;
- az elektronikus ügyintézési segédeszközök (számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról;
- az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról;
- a papírmentes ügymenetekről;
- a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről;
- az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséről;
- az egyéb jogszabályokban meghatározott elektronikus ügyintézést érintő feladatokról.
- az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas a Magyar Államkincstár szervezeti keretein belül felállításra került az Önkormányzati ASP Központ szolgáltatásként használt elektronikus iktatási rendszer kialakításáért és a Magyar Államkincstár ASP Központtal kötött szolgáltatási szerződés szerinti működtetéséért és használatáért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért.
- az elektronikus dokumentumok védelméről: így a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés megakadályozása.
- az elektronikusan hiteles dokumentumok ügyintézési rendjének elektronikus térben történő tartásáról.
- az üzemeltetés és az adatbiztonság olyan szabályozásáról, amely alapján a feladatok, hatáskörök pontosan meghatározásra kerülnek és végrehajthatók.
- az elektornikusan hiteles dokumentumok nyomtatásának rendjéről, annak érdekében, hogy az elektronikusan hiteles dokumentum ne veszítse el hitelességét papírra történő nyomtatás esetén.
A jegyző a hivatal által az Önkormányzati önállóan üzemeltetett informatikai rendszer és az ASP központ szolgáltatása vonatkozásában meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket, kijelöli a számítástechnikai rendszerének biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint kijelöli azt a szervezeti egységet, amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és felügyeletéről.
A jogosultságok kezelésének szabályai
Az iktatórendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A dokumentumok tárolása és kezelése a jegyző feladata. A jogosultságok beállítása, illetve módosítása a jegyzői engedélyezést követően történhet és a hely rendszergazda dokumentálja az ASP központ által végrehajtott változásokat.
A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását a szervezeti egység vezetőjének kell írásban kezdeményeznie a jegyzőnél. Ennek kezdeményezésére, a névre szóló hozzáférési jogosultság dokumentáció szolgál. A dokumentálásért felelős rendszergazda az ASP központ által adott jogosultság életbelépését, az időpont feljegyzésével és beállításának megtörténtét a dokumentumon igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányát a jegyző őrzi.
A jegyző felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének (az egyes iratkezelők jogosultságának) kialakításáért és működéséért. Az elektronikus iktatórendszer használatához kapcsolódó jogosultsági rendszer két területe a funkcionális és a hozzáférési jogosultság:
Funkcionális jogosultság:
A felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá. Egy Felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel rendelkezhet.
Funkciók:
- érkeztető: a küldemény küldőjét, érkeztetőjét, belső címzettjét, az érkeztetés dátumát, az elektronikusan érkezett küldemény sorszámát, a küldemény adathordozóját, fajtáját és érkezési módját rögzíti az iktatókönyvben, vagy külön érkeztető könyvben. Az érkeztetési adatok rögzítése, megtekintése, módosítása, lezárása, a küldemény bontása.
- szignáló: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és /vagy ügyintéző személy kijelölése, az ügyintézési határidő és a feladat meghatározása az érkeztetési vagy iktatási képernyőn személyesen vagy a szignáló írásbeli utasítása alapján
- iktatást végző: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal való ellátása azokban az iktatókönyvekben, melyek használatára a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye, valamint a jogosultsági szintje feljogosítja. Az iratot továbbíthatja, határidőbe teheti (és visszaveheti), (számára látható) ügyiratot szerelhet, csatolhat, az ügyiratot módosíthatja, feljegyzést rögzíthet, ügyiratot lezárhat, irattárba tehet, az ügyiratot/iratot expediálhatja, továbbíthatja.
- ügyintéző: a funkciók bármelyike ügyintézőre telepíthető. Ügykezelői utasítások megadása.
- irattáros: lezárt ügyiratot átvehet irattárba, módosíthatja az irattárban lévő irat fizikai helyének adatait, irattárban lévő ügyiratot kezelhet, kölcsönözhet, kölcsönzésből visszavehet, irattári jegyzékeket, selejtezési jegyzéket, megsemmisítési jegyzéket, levéltári átadási jegyzéket készít, rögzítheti az ügyiratok selejtezését, megsemmisítésének tényét, levéltári átadását.
- lekérdező: kizárólag keresési és megtekintési joga van, a jogosultsági szintjének megfelelő iktatókönyvekben. Sem a küldemények sem az ügyiratok, sem az iratpéldányok csatolmányainak megtekintésére nincs joga.
- rendszergazda: az iktatórendszer működésének felügyeletet, a szervezet informatikai egységének vagy az önállóan működő rendszergazda feladata, ennek keretében:
- biztosítja a technikai infrastruktúra folyamatos működőképességét az elektronikus ügyintézést végző szoftverek hozzáféréséhez
- elhárítja a hálózati hibákat
- karbantartja és dokumentálja a jogosultsági adatokat
- karbantartja a partner adatokat, kapcsolatokat, hivatkozásokat, felhasználókat
- kezeli a helyettesítéseket
- karbantartja a kódtárakat
- karbantartja a rendszerparamétereket
- az összes iratkezelési funkció (iktatókönyvek nyitása, lezárása, szervezeti egységhez rendelése, irattári tételszámok karbantartása, partnerállomány konszolidálása (azonos partnerek összevonása) stb.karbantartási jogával rendelkezik.
- elvégzi az időszaki mentéseket (napi és havi) , archiválásokat (éves)
- tárolja a mentések adathordozóit (napi: az iktatási napot megelőző 3 napig, havi: három hónapig éves anyagok archiválása az iktatott dokumentumokon meghatározott selejtezés idejéig). A mentésről másolatot is kell készíteni és évente minimum egy alkalommal -az adatbiztonság érdekében- ellenőrizni az olvashatóságot.
Hozzáférési jogosultság:
Meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiába elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel. (a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység/egységek tekintetében gyakorolhatja.)
Jogosultsági szintek:
- Teljes szerv: a szerven belül minden iktatókönyv és ügyirat (a továbbiakban : elem) tekintetében használhatja az adott funkcionális jogot, függetlenül annak felelősétől.
- Saját és alárendelt szervezet: kezelheti az összes olyan elemet, melynek felelőse a saját szervezete, annak dolgozói, az alárendelt szervezeti egységek és azok dolgozói. Nem kezelheti azokat az elemeket melyek felelőse az ő szervezeti egységének fölérendeltje, vagy mellérendeltje.
- Saját szervezet: kezelheti az összes olyan elemet, melynek felelőse saját szervezeti egysége vagy annak dolgozója.
- Saját maga: kezelheti az összes olyan dokumentumot, melynek felelőse személyesen ő maga.
Egy felhasználónak több szerepköre is lehet és egy szerepkör több felhasználónak is kiosztható.
Helyettesítés: a vezető által meghatározott időszakon belül egyik felhasználó átveheti egy másik felhasználó szerepköreit, jogosultságait, hierarchiában elfoglalt helyét. A helyettesítő felhasználó „átváltozik” a helyettesítetté a rendszer számára (anélkül, hogy a helyettesített jelszavát tudnia kellene). A naplókban minden tevékenysége ügy kerül bejegyzésre, hogy azt a helyettesített nevében a helyettesítő tette. (mindkét adat rögzítésre kerül, de a különleges jogokkal nem rendelkező felhasználók számára a tevékenységeket a helyettesített hajtotta végre). Egy személy egyszerre csak egy valakit helyettesíthet.
A szervezetnek rendelkeznie kell az elektronikus iktatórendszer:
- ASP szolgáltatási szerződéssel
- tárolt és feldolgozott adatok tárolási szerkezetének és feldolgozási szabályainak leírásával
- az adatokhoz történő hozzáférési rend meghatározásával, valamint
- működtetésére vonatkozó utasításokkal és előírásokkal.
-
Az ügyintéző feladata:
- döntés a csatolt előzményeinek végleges szereléséről
- az ügyirat tisztázása
- az irattári tételszám meghatározása
- egyéb, ügykezelői utasítások megadása.
Elektronikus ügyintézési tevékenységet végző felhasználók feladatai:
Az elektronikus ügyintézésben közreműködő személy csak az erre vonatkozó szabályok betartásával végezheti munkáját, így különösen köteles:
a.) Az elektronikus ügyintézési szabályzatot, annak rendelkezéseit megismerni és munkája során azokat alkalmazni.
b.) A vonatkozó szabályzatok, utasítások alapján az elektronikus iktatórendszert használni, az iratkezeléssel kapcsolatos oktatásokon, képzéseken, ellenőrzéseken személyesen részt venni és tevékenyen közreműködni.
c.) Az elektronikus ügyintézés során tapasztalt problémáit, veszélyt jelentő rendellenességet, üzemzavart haladéktalanul jelezni köteles felettesének, és az útmutatásnak megfelelően eljárni.
AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI
Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását ügyirat térkép segítségével az elektronikus rendszer biztosítja.
Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása
Az önkormányzat hivatalához érkező, ott keletkező ill. az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével az e célra rendszeresített elektronikus programmal vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani.
Az érdemi ügyintézést igénylő iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktató adatbázist az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.
Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme
Az ügyintézők és ügykezelők fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért. Az egyes iratkezelők minden esetben, - más iratkezelő helyettesítésekor is – saját nevükben azonosítottként járnak el és nem férhetnek hozzá más ügyintéző azonosításához vagy elektronikus aláírásához használt adathoz, vagy eszközhöz. Ha az informatikai célrendszer az ügyfeleket az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos elektronikus dokumentum összeállításában támogatja oly módon, hogy korábbi adataik tárolását lehetővé teszi, az így tárolt adatokhoz való hozzáférést csak az azonosított dolgozó részére teheti elérhetővé.
A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolat-készítés során a másolat készítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését és azt, hogy minden az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás értékelhető legyen.
A másolat készítője elkészíti az elektronikus másolatot, megállapítja a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd a meghatározott metaadatok elhelyezését követően az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal – az eredeti papír alapú dokumentummal egyező – elektronikus aláírással látja el.
Az elektronikus másolatnak az eredeti dokumentummal történő egyezése biztosítható olyan másolatkészítő szoftverrel, amely rendelkezik a külön jogszabály szerinti szakmai akkreditáló bizottságok által akkreditált és tanúsításra jogosult szervezet által kiadott igazolással, vagy két független ellenőrzési algoritmust alkalmazó szoftverrel lefolytatott ellenőrzéssel, ha az ellenőrzés eredménye igazolja az elektronikus dokumentumok teljes egyezőségét.
Az elektronikus másolatot, a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. KIM rendeletben meghatározottak szerint kell a következő metaadatok elhelyezésével létrehozni és azt egyértelműen az eredeti papír alapú dokumentumhoz rendelni:
• a papíralapú dokumentum megnevezése
• a papíralapú dokumentum fizikai méretei
• a másolat készítő szervezet megnevezése és a másolat készítő személy neve
• a másolat készítő rendszer illetve a másolat készítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma
• a másolat készítés ideje
• érvényességi idő, vagy annak jelzése, hogy az érvényességi idő nem meghatározott.
A másolaton olyan, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást kell elhelyezni, amelyre vonatkozóan a hitelesítést szolgáltató kizárja az álnév használatát és az álnév használatának kizárása céljából, biztosítja, hogy a regisztráció alapjául szolgáló személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványban foglalt névvel betű szerint azonos a tanúsítványba foglalt név.
Több dokumentumon is elhelyezhető az elektronikus aláírás, illetőleg egy időbélyegző. Ez esetben a dokumentumok a továbbiakban csak együtt kezelhetők.
Az elektronikus dokumentum papír alapú másolatával szemben támasztott követelmények, melyek a papír alapú másolat minden lapjára – vagy roncsolásmentesen bonthatatlan kötés esetén az első oldalon - vonatkozóan tartalmaznia kell:
• az eredeti elektronikus dokumentum egyedi azonosítóját
• az eredeti elektronikus dokumentum tárolási helyét
• az eredeti elektronikus dokumentum pontos méretét
• a másolat készítő szervezet megnevezése és a másolat készítő személy neve
• a másolat készítő rendszer illetve a másolat készítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma
• a másolat készítés ideje
• érvényességi idő, vagy annak jelzése, hogy az érvényességi idő nem meghatározott.
A betekintéseket, kölcsönzéseket, másolatok készítését utólagosan is ellenőrizhető módon, papír alapon és az elektronikus iratkezelő rendszerben egyaránt dokumentálni kell.
Biztosítani kell az elektronikus iktatórendszer futtató eszközök védelmét, a vírusokkal és más rosszindulatú programokkal szemben, valamint a kéretlen elektronikus üzenetek ellen.
A rendszer kialakításakor megfelelő védelmet kell kialakítani az olyan nem elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos elektronikus dokumentumokkal szemben is, amelyek azért jelentenek biztonsági kockázatot, mert tömeges küldésük révén a rendszer üzemelését vagy annak egyes felhasználóinak hozzáférését jogosulatlanul akadályozzák. (kéretlen tömeges üzenetek elleni védelem).
Az elektronikus dokumentumokat oly módon kell megőrizni, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmű azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét, olvashatóságát. Az elektronikus dokumentumokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen.
A.) Az Ákr hatálya alá tartozó elektronikus irat kezelésének rendje:
a) Azokat az iratokat kell elektronikusan kezelni és tárolni, amelyek ügyfélkapun/hivatali kapun keresztül vagy legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátva érkeztek, valamint amelyek a hivatali kapun keresztül lettek továbbítva.
b) A hivatali kapun, valamint az elugy.hu-n keresztül érkezett dokumentumokat a jegyző által megbízott személy nyithatja meg, illetve töltheti le. A kijelölt személy minden munkanap kezdetekor, illetve napközben óránként köteles a hivatali kaput megnyitni, és az érkezett dokumentumokat letölteni, s a szükséges eljárások elindításáról gondoskodni.
c) Az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos előző pontban meghatározott feladatok ellátása a Hivatal kijelölt dolgozójának a feladata, akinek helyettesítését a jegyző által kijelölt dolgozó látja el. Mindkét kijelölt felelős távolléte esetén a jegyző gondoskodik a feladat ellátását végző ideiglenes helyettes kijelöléséről.
d) A hivatali kapuhoz és az elugy.hu önkormányzati kapuhoz való hozzáférés érdekében a kijelölt hivatali kapu felelős személyeknek rendelkeznie kell ügyfélkapuval, illetve az elugy.hu esetén dedikált autentikációval, amelyhez tartozó e-mail címet a hivatal részére megismerhetővé kell tennie. E kötelezettségüket a munkaköri leírásukban szerepeltetni kell.
e) A beérkezett és az e-tárhelyen elhelyezett levelek azonosítása a Hivatali kapu és az elugy.hu által adott azonosítóval (file_néven) történik. Ennek megváltoztatása tilos. Az elektronikus válaszlevelek azonosítóval (file_névvel) történő ellátása a beadvány azonosítójának felhasználásával történik.
f) Azon a tárhelyen kell elhelyezni az üggyel kapcsolatosan érkezett, keletkezett minden egyéb, az üggyel kapcsolatos elektronikus dokumentumot, amely felületről az ügyfél kezdeményezte az elektronikus ügyindítást.
g) Az e-tárhely és az elugy-tárhely az elektronikus iratok ideiglenes és biztonsági tárolására szolgál. Az irat iktatását követően az iratot át kell helyezni az iktató rendszer elektronikus irattárába, amely az iratot iktató feladata. Az áthelyezés minden az üggyel kapcsolatos e_iratra vonatkozik. Az e-tárhelyen és az elugy-tárhelyen ezt követően az irat biztonsági másolata marad.
h) Az elektronikus ügyek érkeztetéséért felelős az elektronikus letöltését követően elvégzi az irat kititkosítását, majd – irat érkezésről – e-mail értesítést küld az elektronikus levelek szignálásával megbízott vezetőnek, vagy (amennyiben az adott ügytípusra van ilyen) elindítja az elektronikus ügymenetet támogató workflow szakági folyamatot. E mellett közvetlenül is felhívhatja figyelmét. Azon esetekben, amikor az ügytípus egyértelműen meghatározott és a hivatali workflow automatikusan indul, az érkeztető személynek nincs feladata,
i) Az elektronikus levelek szignálása a jegyző feladata, melyre vonatkozóan automatikus szignálást is elrendelhet dedikált workflow támogatott ügymenetekben. Távollétében e tevékenységében az aljegyző, ha ő is távol van, a megbízott köztisztviselő helyettesíti. Mindhárom személy távolléte esetén az ügyiratkezelés felügyeletét ellátó ügyintéző helyettesíti.
j) Az elektronikus iratot az ügykezelő, vagy az automatikus workflow rendszer veszi nyilvántartásba (iktatja).
k) Az iktatás során – a szükséges feladatok felvitele mellett – az iktató feladata az elektronikus beadványnak és egyéb hozzá kapcsolódó elektronikus dokumentumnak az iktató rendszer elektronikus irattárában történő elhelyezése.
l) Az e-tárhelyen és az elugy-tárhelyen lévő elektronikus iratok ezt követően biztonsági másolatként kezelendők mindaddig, amíg az ügy elintézésre nem kerül és elvégzik azok irattárba helyezését. Az ügy elintézést és irattárban történő elhelyezését követően kerülhet sor az e-tárhelyen lévő ügyhöz tartozó iratok törlésére. A törlés az iktató feladata és a tárgyévet követően január hónapban kell elvégezni.
m) Az iktatást követően az ügykezelő e-mail küldéssel is közli a kijelölt ügyintézővel ennek tényét. Az e-mail küldés és visszaigazolás az irat része, ezért ennek mentése és az irathoz csatolása az ügykezelő vagy az automatikus workflow rendszer feladata.
n) Az ügyintézéshez szükséges információk könnyebb kezelése érdekében lehetőség van az elektronikus irat, vagy annak egy részének munkapéldányként történő kinyomtatására. A kinyomtatott irat nem hiteles, ezért annak más célú felhasználása vagy irattárba helyezése tilos.
o) A Hivatal által készített elektronikus irat hivatali kapun keresztül történő küldése során az irat előkészítése megegyezik papír alapú küldemények előkészítésének eljárásával.
B.) Iratkezelő rendszer és az E ügyfélszolgálati rendszer kapcsolata ASP Központ esetén:
Az elektronikusan beérkező beadványok esetében az érkeztetés automatikus.
Ha az űrlaptípusra engedélyezett az automatikus iktatás és az iktatáshoz minden adat rendelkezésre áll, akkor az iktatás is automatikus. Ellenkező esetben egyedi iktatás (iratkezelő, szignáló)
Az E-ügyintézési rendszer által biztosított ügykövetési szolgáltatás keretei között az iratkezelési rendszer átadja az erre szolgáló kapcsolati felületen az E-ügyintézési rendszernek az alábbi adatokat:
• a lekérdező személytől származó elektronikus beadványok
• érkezés dátuma és érkezési szám
• iktatószám (ha az iktatás megtörtént)
• ügytípus (pl. iparűzési adó)
• irattípus (pl. kérelem, bevallás)
• ügyfél (ha az iktatás megtörtént; eltérhet a beküldőtől)
• állapot: iktatás előtt, ügyintézés folyamatban, ügyintézés szünetel, lezárva
• előadó (ha az iktatás megtörtént)
• ügyintézési határidő (ha az iktatás megtörtént; üres is lehet, ha nem határidősként iktatták)
• érdemi válaszintézkedés típusa (irattípus), iktatószáma, dátuma (ha a válaszintézkedés megtörtént
Az elektronikus iktató rendszer minden felhasználójának személy szerint azonosítottnak kell lennie. Az azonosított hozzáférést és a hozzáférési jogosultság változtatását naplózni kell.
Elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni.
Elektronikus küldemények esetében az átvevő automatikusan elküldi a feladónak a küldemény átvételét igazoló és az érkezés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).
Elektronikus iratot gépi adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérő lappal lehet. Az adathordozót és a kísérő lapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérő lapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat (ok) tárgyát, a fájl nevét, fájl típusát, rendelkezik e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóság tartalmát.
Az elektronikus levelezési rendszeren beérkező, iktatást igénylő elektronikus iratok (e-mailek, csatolmányok) iktatását a szervezeti egység iktatással megbízott munkatársa végzi.
Elektronikus ügyintézés esetén az elektronikus iratkezelő rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy a dokumentum beérkezését azonnal, emberi közreműködés és a dokumentum megnyitása nélkül automatikusan visszaigazolja. A visszaigazolásnak tartalmaznia kell a beérkezés hiteles időpontját, valamint az automatikusan generált érkeztető számot. Az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének időpontja folyamatos működésű kiállított elektronikus visszaigazolásban (átvételi nyugtában) szereplő időpont. Nem folyamatos működésű rendszerek esetében a határidőt megtartottnak kell tekinteni, ha annak lejárta az üzemszünet időszakára esik, ennél fogva az elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát) a fogadó szerv az üzemszünetet követő első munkanapon állítja ki. Egyes elektronikus úton érkezett iratok elektronikus visszaigazolása esetében külön jogszabály időbélyegző alkalmazását írhatja elő.
Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent az önkormányzat számítástechnikai rendszerére.
A küldemény a számítástechnikai rendszerre biztonsági kockázatot jelent ha:
- a hatóság informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy
- az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének akadályozására irányul
- az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.
Papíralapon érkezet iratok különös szabályai, iratok digitalizálása (vonalkód alkalmazása)
a) A hivatalhoz a különböző ügykörben érkező vagy keletkező papíralapú iratokat minden esetben digitalizálni kell.
b) Az iratok digitalizálására az érkeztetést követően, illetve a hivatalban keletkező iratok esetében az iktatás után kell sort keríteni, azok vonalkóddal történő ellátását követően.
c) A beérkező iratok digitalizálása az a.) pontban meghatározott esetekben az iktató munkatársainak feladata, szervezeti egységeknél keletkező iratok esetében az iktatásra jogosultsággal rendelkező munkatársak, vagy szervezeti egységeknél ezzel külön megbízott munkatársak kötelessége.
d) Kötegelt szkennelés esetén a digitalizálás, majd az elektronikus állományok majd a rögzített iktatási alapadatok összerendelését az elektronikus iratkezelő rendszer, valamint ennek kiegészítő funkciói automatikusan hajtják végre a vonalkódok alapján.
e) Amennyiben a felhasználó egyedileg digitalizálja az iratokat, akkor a központi rendszerben az összerendelést a vonalkóddal, illetve manuálisan kell végrehajtani.
f) Az iratok digitalizált képe pdf, jpg formátumban kerül tárolásra, amelye az elektronikus iratkezelő rendszer vagy automatikusan rendel össze az iktatott irattal, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan csatolni az iktatott irathoz.
g) Abban az esetben, ha más adathordozón, vagy más formátumban érkező iratokat kell rögzíteni, akkor fájlcsatolással kell az iktatott tételhez rendelni. (pl.: e-mail formátum)
Az elektronikusan érkezett küldeményt iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
Amennyiben az érkezett elektronikus küldemény a rendelkezésre álló eszközzel nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított 3 munkanapon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az önkormányzat által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól. Ilyen esetben az érkezés időpontjának az önkormányzat által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni.
Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében a hitelesítés szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.
Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papír alapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus irat érkezése esetében az elektronikus rendszer által automatikusan generált, az elektronikus visszaigazolásban meghatározott időpont az irányadó.
A küldemények érkeztetése
A papír alapú és elektronikus küldemények átvételét érkeztető nyilvántartás segítségével hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. Az érkeztetés az érkeztető bélyegzőnek az iratra való rányomása, az érkeztető szám adása, a nyilvántartás sorszámának rögzítése az iraton, az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele.
Az elektronikus formában érkező iratokat ki kell nyomtatni és papír alapú iratként kell kezelni (érkeztetni, iktatni, a kinyomtatott válaszirattal irattárba helyezni) stb.; az elektronikus adathordozóra vonatkozó rendelkezések megtartásával.
Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – központi adatbázisban történik. Az érkeztetési sorszám évente eggyel kezdődően folyamatos.
A személyes postafiókra érkező hivatalos küldeményeket azonnal a központi postafiókokba kell továbbítani. A személyes postafiókok érkeztetést nem végezhetnek.
A küldemények érkeztetése, a küldemény fajtája, formátuma szerint:
• postafiókba érkező intelligens űrlap, sablon file segítségével offline beadvány érkeztetését a központi iktató iroda, vagy az erre kijelölt ügykezelő végzi az átvétel igazolásával.
• az elektronikus postafiókra érkező
• elektronikus file (word, vagy más formátumú dokumentum)
• az online kitöltésű beadvány
• ügyfélkapun keresztül – a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett közvetlenül kitöltött küldemény
• érkeztetését az ügyviteli rendszer automatikusan végzi a visszaigazolással egyidejűleg.
Beadványok elektronikus érkeztetése ASP esetén:
A Hivatali kapun érkező, a nyomtatványkitöltő keretprogram segítségével beadott űrlapok az ASP-központ címére érkeznek.
Az ASP központ végzi az átvétellel kapcsolatos vizsgálatokat és továbbítja érkeztetés céljából az iratkezelési szoftvernek az alábbi adatokat:
• érkeztetési xml - érkeztetési adatok az iratkezelő rsz érkeztetési webszervizek számára
• e-űrlap xml – a nyomtatványkitöltő keretprogrammal kitöltött űrlapadatok
1. Az érkeztetési folyamat során:
• Az iratkezelési szoftver átveszi az érkeztetési metaadatokat
• Megtörténik a beküldő és ügyfelek megfeleltetése a partnertárban lévőknek
• Az e-űrlap xml és csatolmányok bekerülnek a dokumentumtárba
• Az iratkezelési rendszer automatikus javaslatot tesz az előzményekre (opcionális)
Az iratkezelési rendszer automatikus javaslatot tesz az a szignálásra (opcionális)
1. A beérkező elektronikus dokumentumok az iratkezelési szoftverből automatikusan átkerülnek a szakrendszerekbe, az alábbi lépésekben:
• Átvételre váró iratok lekérdezése
• Irat iktatási adatainak lekérése
• Beküldő viszont azonosítása
• Beküldő megfeleltetése a szakrendszer partnertörzsében tárolt adatokkal
• Szakrendszeri irat felvétele
A Polgármesteri Hivatalhoz érkező, ill. ott keletkező iratokat - a 74.-75 pontban felsoroltak kivételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. Az iktatás elektronikus –- módon az ASP központ által szolgáltatott Iratkezelő szakrendszerrel történik az alábbi ügyviteli folyamatokra:
• Papír alapú küldemények átvétele
• Papír alapú küldemények érkeztetése
• Papír alapú küldemények bontása
• Elektronikus küldemények kezelése
• Szignálás
• Előzményezés, iktatás bejövő irat esetén
• Előzményezés, iktatás kimenő irat esetén
• Előzményezés, iktatás téves iktatás javítása esetén
• Ügy lezárása, irattári leadás
• Expediálás és postázás
• Irattári átvétel, irattárazás
• Irattári kölcsönzés
• Iratok selejtezése
• Levéltárba adás
Iratkezelési adatszolgáltatás– történik. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen:
• az irat beérkezésének pontos ideje,
• az intézkedésre jogosult ügyintéző neve,
• az irat tárgya,
• az elintézés módja,
• a kezelési feljegyzések,
• az irat holléte.
Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés)
• az elektronikus visszaigazolás
• a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás
Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített, elektronikus aláírást kell alkalmazni.
A kiadmányozáshoz használt és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az érvényességi idő feltüntetésével nyilvántartást kell vezetni.
Kiadmányozás ASP Központ esetén:
A kiadmányozási folyamat lépései:
• A szakrendszerben megtörténik a kiadmány-tervezet elkészítése és egyeztetése
• Az expediálási adatok rögzítése
• Iratpéldányok létrehozása
• A szakrendszer az iratkezelő rendszertől Iktatószámot kér
• Ügyfélkör viszont-szinkronizálása
Expediálás és az iratok továbbítása
A kiadmányozott iratokat az érintett címzetthez, címzettekhez továbbítani kell.
Lehetséges kézbesítés típusok:
• Hivatali kapu ügyfél tárhely
A kimenő iratnak minden esetben tartalmaznia kell:
- az önkormányzat nevét, azonosító adatait, (cím, telefon, fax, email)
- az ügyintéző nevét,
- a kiadmányozó nevét, beosztását,
- az irat tárgyát,
- az irat iktatószámát,
- a mellékletek számát,
- a címzett nevét, azonosító adatait,
- az ügyet indító beadvány hivatkozási számát.
A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:
- elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával,
- elektronikus ügyintézés esetén a rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést.
Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levél címe megadása mellett – kifejezetten kéri.
Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, ill. a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.
Az elektronikus kézbesítés lépései:
• Feladójegyzék készítése
• Átadás a kézbesítés-szolgáltatónak
IRATTÁROZÁS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS
Az azonos iktató helyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat, közös rendszerben kell kezelni. Megfelelő jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különböző iktató helyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók.
Az elektronikusan tárolt adatok, iratok utólagos olvashatóságát, használatát, a selejtezési idő lejáratáig, vagy levéltárba adásig biztosítani kell.
Az elektronikus iratokat háttér állományban kell archiválni, az irattárba helyezés szabályainak megfelelően.
Az archivált, két éven túl selejtezhető elektronikus iratokról a második év végén gépi adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni.
Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését – papír alapú, más adathordozón tárolt és elektronikus iratok esetében egyaránt – dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.
Selejtezés, megsemmisítés
Az elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése a selejtezésre utaló bejegyzéssel történik, a rendszerből fizikailag nem törlődnek ki az adatok, csak a felhasználó számára ad információt az irat selejtezésére. Megsemmisítés esetén a digitális állomány teljes törlésére kerül sor.
Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni.
Jelen elektronikus ügyintézési szabályzat 2018. április 25. napjával lép hatályba.
Mellékletek:
1. számú melléklet: Elektronikus Ügyintézési Fogalomtár
